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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  + B4 k3 ]- i* G; Y8 t

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

$ t. ^. T7 Q7 w$ w8 X/ ]% G

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



h3 i2 k! B9 Q8 J

 

% B0 o) ?9 \; @

 

+ x% ?. F& [( B5 h" D" w+ T

引言

& e; T' [- ?1 L& w

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


, }6 v. k" {; c, I! X1 F( J

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

% {& I0 f0 N' x

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



* E! |; N5 q) r% c, o3 P2 p

 

; O. M Y, A; _0 a; F. E

秘书的自我定位

% V+ g. ?$ j, ]) Z

 

( w, b: @8 s1 f4 o$ n5 r, {

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

0 |6 k( z# b' U H: s, H8 f" o

* ?8 \& J x0 R% R( J0 X4 K8 `% Z

 

) |) g5 @0 B9 q' Y

1.秘书的工作内容

+ R# B6 p+ E# x# G2 |

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

- e# t3 [: ~* Q6 [" L1 g2 d

?辅助决策

: b# A. G z$ S. M0 j$ h" A

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

! R8 q9 X$ p8 l) J& w- S* n

?调查研究

2 V0 x/ c$ T7 _- A( m

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

5 \# t6 I& V$ A' p" `9 n$ H

?收集信息

$ O& s3 t" W2 v0 @9 @- s+ d% K

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

* {1 \0 v1 d7 S) Z' R% N0 I

?文书处理

+ o, j% `! D+ s; i) `) U- J$ X/ w

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

" s$ c f* B; L- X$ i( P8 v

?会务准备

" u1 x- g% z: Q$ v. [! T

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

8 R0 I9 f5 ^/ [% F

?公关工作

- Z( x+ S, T9 V2 L2 {7 K$ s' w

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

- h6 {. V1 {. } y/ M" p

?档案管理

' Z) b, J) q8 V2 s5 q3 o

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

0 A6 Y. {4 M5 G) p. {

?工作日程安排

& G/ |& G- T5 _5 | k* H

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

. @7 `1 ]& A `. {6 b

?查办工作

2 _' F: `" \3 i8 C

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

: K, q, t' d' Z `0 U- J+ {

?接待工作

. e! }* L9 U1 ?9 k

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

1 ^* M R& g3 I- ]" U! ?

?行政事务

5 }4 S2 M4 X4 Y9 {" {2 O

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

5 x, n. Q2 \( }0 U

?保密工作

8 W: A v* [: i1 \# [1 L$ {/ P

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

# p" C! n2 S1 Q: P8 j) |4 |/ s' S

 

6 }; n1 ^8 n4 P0 V% S

2.秘书应该具备的能力

& O* S/ c+ k2 H/ ^

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  ! ` k) L1 f6 w6 l

 

1 s9 c, V. X2 ~+ i6 `- M6 b

* w/ f% Z: m O8 T2 k- u. ?4 T& T

 

8 |4 M5 H$ e4 w' _+ \( Q! m+ a, Z

【自检】

$ V9 c. {0 t7 q; m+ n: T& l+ X0 m

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

- W$ q; G R4 f" ^* i" ?) W0 R

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

& _6 D! ?4 i, K8 c7 r9 s

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

- \ c% U4 c* s3 h- F

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

5 N/ g$ Y# J( E

 

+ i# r/ f8 G# L( G& F! v

 

4 m* G/ `9 R E3 l; K" Y- @5 r

人际关系与沟通技巧

1 x( G$ p( ~" P- j0 y' [$ p

 

! i2 H2 A; w$ H. i9 M: G6 P" y

认知人际关系

$ i7 ]' Q7 G7 d% y/ j

 

W( W- S0 O, `7 d

1.增进人际互动

% G; C2 Z3 v3 F* A8 T

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

$ D8 A1 a6 W/ i, B% f

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

4 ?- F% d3 A t

9 m1 ~: O' D8 J' |7 {& d

 

2 Q# H; T4 {( c

2.人际交往的流程

1 z d& J H1 z2 S

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

+ S" S" I0 {; @3 n& z

! _3 K4 F( [. \7 t) }/ P

图1-1   人际交往的流程图

0 V9 @8 [# ~8 A* ]1 m

 

$ [4 P( R" H3 k+ m3 ^ L3 w

3.人际交往的四种态度

6 r6 r# X: E" j* o9 m% d& T7 s& T8 J- B

人际关系有四种交往态度:

; }7 x- o# ]8 }- ]; }0 G6 H b

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

9 @9 ~1 k' x, S7 [

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

& U+ ?3 Q$ P+ [, h9 @! z1 {5 L

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

9 z: m! t" M2 p/ D

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

+ E$ E& E7 B1 Q2 O& G( Q( o

 

" E$ T6 T8 B- o8 Y3 J

1.影响人际交往的客观因素

' ^" E, p& W2 u- p6 V* u9 D7 y

?时代背景

; X( Z2 Y) \1 W, d0 V

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

Q; e5 F x; d% C D& p/ q1 M

?生活压力

9 t+ A5 h1 t+ Y. X0 |( C

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

! O% h7 S7 l7 M2 w

?环境的阻隔

9 |6 G/ @$ P6 ?! a* @

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

+ w& ]% c( g7 [2 A# _& Z: Z! n: H

?角色定位

* `. q/ w% u- ]0 U. x; C. X, G

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

$ A- f8 ~& x' ^! j- m' C3 v: }- x

 

$ x0 f- A2 z8 u+ g

2.影响人际交往的主观因素

/ C. x1 ~$ P. _

?人格特质

8 J0 F N. P0 b6 i

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

( z5 ]# ~: Y1 s0 N

?认知的差距

& a0 l3 q9 c5 V1 q$ P: D/ ~

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

7 |8 o0 L5 ~+ T

?态度习惯

* s9 ^* D1 j/ [" n# g/ T

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

6 Z$ \8 A4 Z& n2 l7 g' y4 W9 w9 o

?沟通协调

8 Q( D8 Y- l9 N4 P6 \8 b

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

! L( t: V+ W: Z; B O

?利益冲突

" m% r4 o9 y/ B- `+ s

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

+ g9 [4 r' ?! b

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

5 V; v5 W/ L8 n# {& a8 f

 

; q' z7 U( D& M4 E/ {+ F

【自检】

$ t5 E" N# s, M2 `1 E) r7 U

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

) W6 ?" |; O" k ]; X) s; H

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

% S6 F: c. [( ^7 k2 k3 O5 L

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

T) C7 a$ ]+ ?; x8 m' D

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

- n& s# M- j r: S

- Y2 M! A9 e# I0 J

见参考答案1-2

, s/ }7 \9 O+ ?

 

; T5 d$ |+ [5 x% T

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

! _, j/ b: L6 U/ K6 |( s5 j

 

- a; i8 N- Y3 r, D d4 l

1.促进人际关系的技巧

5 }4 R/ ^! L; u; P/ D

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

& X7 ]3 ?0 O+ n, O+ N7 Q

?守信用

0 ~: f3 W; ]. ^

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

- G. J1 m, c3 ^: H* a: k

?说好话

# `2 `: r- ?/ H3 a

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

3 I4 ?7 b5 a2 _3 Y/ z7 ^

?勇于认错

8 K K' x0 g, X( }! @( {

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

, ]. X% Q# d. W' j: ~$ L0 s

?尊重他人

, S7 d) ]0 D1 w$ ^. u* p

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

* c% m+ x# {' D/ U$ b, k

?欣赏别人

3 ~: k+ }9 R) f& o% p

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

6 ^' {* @# f% H7 T+ `

?善于倾听

8 A2 Z* H6 W f9 Q1 q" [3 J# P

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

7 ]( c7 P% q; L" g8 K, u

2 v8 g& H e n1 F5 z$ N+ s

?重视仪表

+ Z. R1 s! {" q [& @5 |7 Q1 Q

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

( Z! p' z8 \9 I0 u7 B

?运用语言表情

9 Y) Q# Y+ d8 v0 J, D D2 Z

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

" o8 g3 H% m* @3 M! b# N

?运用肢体语言

O9 D# ?9 X9 o2 o" Y

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

- A- w( A, s1 j; K# s% u- L( F

 

; ^' c! o) F; r/ O8 E5 Y0 ^

2.人际交往失败的原因

- @7 Y ?' e0 q* k

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

6 E$ H/ X* |2 ?/ `1 h# Q

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

: ^# [6 K2 n( F* ], _

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

9 |, r: g: x7 \- ]; I2 A1 n

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

8 e. v U) p- p& T4 t0 K

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

/ m1 |4 y B+ m- J

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

7 R9 i, C4 E: j

 

. f5 h1 L$ E& B! {5 K

职场人际关系的建立

. q7 s) {7 i# v( k* ^' _) B

 

3 A7 D" r# h- G' r4 O: h! `

1.如何与上司相处

$ v$ N9 L) p+ f

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

3 a$ J- ?4 C1 d4 X3 u/ ?

 

m2 P: ^! G0 j( ^; s z+ a

2.如何与同事互动

' D, H6 e1 Q0 b

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

! A1 T, c, U2 e" n$ K+ J

 

& g0 j' E. I o

3.怎样与客户建立良好的关系

) @: C$ L* l# p" i

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

* x* L: m7 Z8 p' N7 O+ f

 

& {5 E6 J2 i5 |* P& A

【本讲小结】

8 C2 y& D& Q! b' l( U) M% R0 F) _5 P

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

7 C9 B+ [4 P. o

 

3 O+ S2 B. D* b. z( v& | Y

【心得体会】

; n: h( J N, ]& V# ?) v. \: a& V" U* B

____________________________________________________________

; n4 s# E& T" e* T/ y5 V

____________________________________________________________

$ b: `/ b6 d+ o5 ^8 z$ L! v

____________________________________________________________

 
 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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