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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  " L- J+ ^! a# d9 a

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

! o( n( t. q k

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



( _- N' L/ q$ y. B7 v. t" E. b

 

% ^# Q# I" u8 ^7 ~/ w* W

 

" A* S' i g% t$ B9 ^; s' ]

引言

( ]: E. i) R. l' v$ D" L) l

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


7 C! k! h$ l q

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

3 h/ ]/ B# G0 p8 _! P' k5 p

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



% K& e8 _# H+ g, L

 

8 u6 g: B& n2 S" g, I \! t+ E

秘书的自我定位

: ]; x3 y/ S8 H5 ^$ E4 |8 [0 F

 

: Q4 Y, r# S- k. O

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

3 P& B/ W+ Q3 `6 S8 o; Z

/ g- G7 C' x) X3 A+ A) ^ c

 

2 g) h1 W8 n& n. e

1.秘书的工作内容

- b2 E) X8 Y: ? s# p8 `& G

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

, g; Q" L( Z: }

?辅助决策

8 Q$ p" W" {1 e2 B; m

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

( ?% P' y* H1 N/ J F2 g

?调查研究

: O( ^' V2 ]- B1 C% |/ ~ ?

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

: c, f0 J7 O' X0 b8 Y7 O

?收集信息

; M) x, g+ {1 i. T% y: @3 I I

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

" H1 e+ l2 ], f/ X" P$ i9 |

?文书处理

7 X& }; W/ w6 Z6 M0 c0 K

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

2 B+ m- v7 j, z( s5 x- n5 d( R( x

?会务准备

- }% v- v' d" O, p

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

) ~, O0 ^# V6 }. x8 G+ ^

?公关工作

5 p- y8 T" j: K; p

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

K7 D9 E* x' j9 \6 V* d

?档案管理

; X7 ^; C6 _( \9 t' c$ V) Y8 u

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

# Y2 m# {3 f$ M I

?工作日程安排

1 U* w1 ?) s! ^+ {: a

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

& ~( q" z) G( D+ T' f' @

?查办工作

i0 Y. h& T* {* N) Z

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

4 S6 v% ]) h+ i! J, d1 o K

?接待工作

* G4 N. U. u Q' y! a

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

% {* ]6 E a' i2 `5 D6 M( @

?行政事务

9 M* U2 [, d2 r# F" H4 h

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

1 y& e1 _0 N: a: A. G W

?保密工作

( x- t0 g% g5 O+ Z* @" p

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

( a: ^- B O& c5 o

 

' L0 b' L! H4 G- g

2.秘书应该具备的能力

+ Q, E9 w! g6 _, G1 W

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  ( A$ {' b6 R+ _4 z3 T6 R+ D

 

: U0 |+ ^8 q7 B! g1 e

. ~" Z# I) O3 F1 R! ?$ c6 W

 

! `; J5 t! p% y, b8 t, J! X

【自检】

3 |+ Z3 ` h1 H+ o

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

1 [: h9 I' H8 \6 c

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

9 u' C: h+ t! i; S, y3 W* o

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

" `2 O& l4 y% @% Q E3 L3 P

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

& c0 N* Q* G1 c( C8 k. O

 

( \- p$ m9 _" `( ~2 X' Q

 

- y9 i: e" R3 n' s/ t

人际关系与沟通技巧

1 ?$ b: L' a4 o

 

; P7 W8 r4 J9 \; O+ Y2 S

认知人际关系

+ \2 Z8 I& f9 }( `

 

8 X0 `6 a# A' O

1.增进人际互动

7 w1 w" ~+ u0 h+ h$ Q- D/ C

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

2 m @" Q- M8 r! e1 X! A( R3 g

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

8 U# |2 b# u" `$ C' E/ {% y

0 z4 h0 }' h9 r; P

 

+ h+ g" V! Z* t6 ^$ l& _4 I

2.人际交往的流程

?! N, h; c- K+ o5 |

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

5 g0 ?5 `, N B& Y9 o1 r

! }$ n( ^# U4 Q- o6 c

图1-1   人际交往的流程图

2 g5 ~; R! A+ f8 a! v

 

0 D- H; A# J4 ?& P; M& e. Q2 u

3.人际交往的四种态度

* d8 R4 \% b2 ~+ y6 ]: k

人际关系有四种交往态度:

$ q# j* z# [, P6 }# G2 T

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

& z/ \8 q5 k' u# b5 Q

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

9 Y2 p; \# Y- m; e

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

9 h3 X/ R) W% h" u8 H2 v0 B

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

& _$ r* e7 k$ h; V! w4 j* }

 

6 r: t& U; ?) n- b) C- U. J8 P

1.影响人际交往的客观因素

! y2 A5 ?- I' N4 @2 s3 }8 k$ u

?时代背景

3 `2 z: j6 p, S( X3 e& ]. z

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

: p4 m7 o+ l( J) `5 M1 x

?生活压力

0 B! L4 H/ f, H6 y$ Y) x

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

+ R+ q/ N% x% ^9 q9 ^3 d

?环境的阻隔

5 w' ?9 o% H4 G/ R7 |

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

& D6 a) Y6 d! x

?角色定位

5 W, a# u6 q4 ~* V

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

; }1 K+ }$ M$ K* R; |8 W8 l

 

0 I% |8 j6 \4 T/ k& c( d p, K O8 T

2.影响人际交往的主观因素

/ H2 R% Y# l( K6 u

?人格特质

, b9 n( C1 |& f- Q' n

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

" l I p# B, j6 S1 ?' o; ?1 X& J

?认知的差距

. x+ V3 i. p+ q

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

- t& x- S0 F! M

?态度习惯

( m8 F$ V! b7 u6 m* W

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

& d: P* h: @- V! P0 |6 I- U# j7 _7 o

?沟通协调

9 N- T9 f2 c6 n! A5 U

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

# ]9 @8 g( U) p. Q; r _! M' o. v

?利益冲突

! M5 u; R1 @4 }0 q# [ }1 V

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

# o$ e6 }2 `) d) @0 T0 y: r& ]

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

$ u& Y4 D; R, }6 y$ z

 

+ C7 {% T" W- V$ }, H0 a5 p6 z

【自检】

! p- L" v; I3 b; t1 |

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

3 }* O5 g' v5 D) \

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

1 O) D4 w5 c9 N- i, q

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

) R% ^5 I/ _& M8 M6 _3 E

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

- |2 N* B- [4 W4 ]' p

" B% b$ T. [# M9 ^3 V' ~

见参考答案1-2

^) ^4 h/ {+ T2 F1 ?1 v4 ]

 

. ^( N- [4 w0 d3 g: F" l$ N" Z% b

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

) h$ f! s$ L3 { v) U3 Q- ]

 

/ e/ V$ k- K7 g1 W: X+ @

1.促进人际关系的技巧

( i! L& p* A& O! i- W/ Q6 Q2 c4 @5 S

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

+ D. L- G9 [# U

?守信用

( z% g9 N- T; s5 M+ I

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

3 ~8 I# L2 {+ E/ e0 ~! X. {9 F

?说好话

* @9 J+ a& G7 x. @2 }. p6 {- `. P

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

" s$ m* E& S5 K$ w1 u+ D

?勇于认错

8 g, \4 N2 C" l; R0 ]. ?

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

( k3 I' U! i. m* n7 J; Y+ S

?尊重他人

8 ^* J; g. `1 y6 c4 q Q7 Z

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

, C+ x# W. B( }6 f

?欣赏别人

; G; y8 |: ?& ~; [; x" Z

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

+ c8 }$ N- W) a# F) N/ A3 N

?善于倾听

9 v1 L/ V. z2 N: |8 j/ I% L

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

" A2 ~1 d" C) r$ m' H5 |+ X( U

- f9 E* ]1 l7 [, P% p5 T

?重视仪表

8 N+ D+ e! o& [% Z& m2 V

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

1 f* e6 @/ j" p0 T; p9 h( s0 V' F9 x

?运用语言表情

; U% b$ J$ F% Q0 |

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

$ v/ z3 U, F3 ~. F4 ^" Z, Z; J( I

?运用肢体语言

5 i9 Z/ s$ S* O1 c& F

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

) k6 F% i0 H3 W% y* z

 

& y R, l1 m! t& d. X- U7 e

2.人际交往失败的原因

# t y. B7 w) t9 v3 N$ e$ H

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

+ i8 W: O! Y7 f3 t3 m4 N b# U: [

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

$ e4 t/ s# j" P: o

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

' P9 l2 ^0 L6 m4 ~

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

8 \+ V& ~* D: t0 g7 U# h

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

5 l; I7 q* a8 F* F7 F. X; s

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

9 ^; o6 z' a7 d: k% n6 H8 a: |

 

& B5 t: k0 U( [9 i7 Z& ~5 T

职场人际关系的建立

/ [* g% y6 t" A. ~' i) n

 

6 Q' ~4 A# D+ ^7 H: u. F" y9 |+ N8 ^

1.如何与上司相处

% X/ F. j( f- X G! w* j+ f

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

6 r ^5 U7 b! B6 z" K$ Y: M! X

 

2 ~- X" c" B3 J# I/ k+ C

2.如何与同事互动

# y. F' I: y# m# `7 b

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

# ]7 u7 A7 }6 l" S

 

. ~: K. n+ V. y$ z

3.怎样与客户建立良好的关系

& ^- O$ U' U8 S- u( P6 G3 b

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

( C" N9 F+ `! m

 

5 w0 z0 ~& Y5 V; G# ]# }9 l" ^; F

【本讲小结】

+ {1 ^& o+ P6 u

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

S' a* ]! V- s/ }+ N4 E: [& v0 ~1 s

 

* k1 l/ @) k0 F/ ~' w7 s

【心得体会】

& U' J) x& y' @* l

____________________________________________________________

3 i( F8 c' G, p

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6 ^2 X# Y4 D/ t) }% d

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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