 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
% z2 j7 u0 w: P% D 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
; W! y" G* U( P7 }$ D一、分步安排，按序进行 % Q8 x" S1 g1 p/ r6 T9 ]! d! W
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 : L1 u7 @8 w6 H4 m& c, Y
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患 ( \, m; ~5 ^: k. e3 i
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
4 f. j. W9 c1 f! ~ 口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析
' ]4 v! M- E" ]# R+ n ㈠听众
' j4 p" n% }& K% o0 {% _ ⒈人数？
. _# X: l% G. J. ]$ Y0 s ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ 7 {. F1 N" D1 z$ Z" O/ Z0 z6 |8 N+ y
㈡目的与种类
+ w% _6 |" m$ ]& L, F* g# r | ⒈通报情况？ 0 `0 l8 Z6 `' i" y& i
⒉形成决定？
% j/ u* k" S/ |! O9 l& K( D5 k ⒊审查重要细节？
0 j5 r( U L+ u; f1 I9 z ⒋协调统一行动？
, o3 \6 |5 [# Z# u2 D3 I ㈢主题
, P' s9 d9 i+ X' a* t. S ⒈具体题目是什么？ 3 u) u/ B c, h$ R, j
⒉涉及多大范围？ 6 ?& ]5 J: F% D4 Z9 @. ^
⒊拟用多长时间？ . R8 S ~# r3 H% U% A
㈣设备 : W2 @/ y9 h* b* N
⒈汇报在何处举行？
/ }9 G1 Z1 H3 G% Q- d$ g ⒉需要作什么安排？
" \( B6 {7 n9 |- A$ R$ O$ e% X8 o ⒊视听辅助器材有哪些？ : Q( L( Q( }$ r
⒋有何不足之处？ ! w$ l) s# ? I9 d1 h `0 X
⒌需要采取什么措施克服不足之处？ . S) a5 t# V, G7 @6 ]; g
二、写出初稿
2 @+ P( W, q( p% D6 C& o8 h9 w ㈠搜集材料
8 H3 J d v2 D& Z h ⒈认真研究。 6 V7 f$ T+ W \% r0 |
⒉熟悉主题。 5 M8 _3 f0 k9 J( v+ e
⒊搜集权威性意见和事实。
' L3 \5 q4 P2 b2 q9 g6 O ㈡草拟初稿 | 
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