办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

6 S# P5 \3 ^, L6 i加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
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$ q& S& U# a/ `  `7 K一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

3 w; p2 B2 v, f8 |& b职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

7 s& k5 p! q/ g9 Q一、办公室人员岗位认知与基本职责
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  V, v; ?/ f( q, T$ `（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

1 H" ]) ?2 d0 s7 R1 ?: u一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位

5 ^' Q* L2 |. @- ?办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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' R& w9 W  W* e; Q+ _: F# U（四）办公室工作对人员的要求

5 z7 K7 G) d# e2 M: [/ I2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

: B9 S  k  `2 K! Y' k5 J6 D二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
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3 v/ w$ o) h* F1 o9 ?* g: S（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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! m6 R% V/ X  h% }热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

+ a4 K' x1 \/ V; {. b1 f( o$ M* k政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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7 x/ }5 d  K, g5 X责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

! z, g' e' `1 J% W& L; v7 l' _2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

0 P, F' `' r+ Z) W' T6 ]; E! O（四）办公室工作对人员的要求
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2 A0 b7 j) w2 A7 A  r3、心理素养
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4 H/ ^9 k* l. J心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

2 w" X( g- S5 e" _; T% Y7 |注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

, `! N; \0 y, |4 P) b调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

  d8 V  X% M4 G! E（四）办公室工作对人员的要求
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/ r/ ^- Q+ T. r) q2 U7 \0 q4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识
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9 p2 i  C$ K$ j# w( g责任意识

! C9 Y5 U4 {! s0 A4 d, ]9 S. u% v. u创新意识

+ i( s* W' M$ q% H奉献意识
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信息意识

- f0 n- h0 _" |- m程序意识

学习意识
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6 J- O8 E: v- P; u( z" c（五）领导对办公室人员的期待
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* t( s6 I: l/ j8 n6 f& U6 j$ c领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

( l$ }" _; q0 A, A他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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* Y- i! k( ]9 m& P, n3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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3 W7 b# l7 B$ c. w7 g# {( e4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

% z& q" M" `. \领导测评办公室人员的20道题目
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) F$ ~) [8 Q: o* _+ T5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

, T% r0 C% J, _& y' R6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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& l' b1 x7 p9 @" M1 Z$ F能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

4 O: L) R% y" b" s: x3 s5 z能否制订新的工作制度或工作程序?

. ?% G+ A$ M3 O, P/ z# `; o他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
3 q. ~5 A) h- Y: D3 l: `
( d% M0 F5 h  Z9 S能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

; j, m4 K+ C/ N能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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% e- M( E! `2 k/ Q4 \领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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' ~2 X+ A  }: y. B10．他在危急关头是否沉着冷静?
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' |- k' B# c3 {7 v4 Z4 B& S% e& _当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

' W& Y" b) @( f" z: P( s* ?是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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! |* P8 ^- s1 S8 G领导测评办公室人员的20道题目
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' Y: O! {8 G6 _( m) G: R! j7 Z13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

' L% t5 |8 ~. J5 W而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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3 I; w- p( A% D( a14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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* f- D" o) A3 Q9 l9 y6 N+ ^是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

1 H3 e  i# x. W15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?

7 s0 {, S+ L9 Q* Z4 b8 z6 [能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?
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& f. Y* x4 U) H& W, T4 @4 H' q是否根据需要自愿在休息时间加班?

: v7 E2 o4 I& S' n! H领导测评办公室人员的20道题目

- ]& |- {9 Q: E17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

: \& q3 \- E9 ~) u, a' l/ g18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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' P( X5 f7 v: z4 Q二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境

5 o3 k2 |/ V: U: a2、积极推进建章立制工作
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+ {5 R# u$ E( G( I$ E6 Z3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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/ O9 j* y9 T7 o（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

: [: f* D) q  B. S良好的礼仪形象

2 b8 L6 J. |8 M( Y& R8 z0 W" S1 J良好的电话形象

良好的文字形象

- n+ B, [, Q9 R* E( v! r9 [/ w良好的语言形象
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% c  G  n( j! H! O/ v% h0 d二、加强办公室建设
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& g" ~" G: l% ~" y（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

( C4 x8 z" r: c$ x% z3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

: ^$ _7 p9 X1 h  v" C7 n4 S8 q7 P4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
6 p' g9 ?. P7 j# m+ |9 x
' v' S5 Q; h  h8 G3 ]) J0 H- c' R5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；

, E8 ^% @8 W, K/ l: W7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

  e7 i* ^* t" `( z$ j1 ~4 D) {8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

$ u$ a# `8 t: U9 k3、拟订会议财务预算和会议方案

7 ?7 o& P/ \0 U# e（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案

" T5 ~5 X! b7 M* h- Y- O7 P2 Z（一）会议服务的基本内容
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9 v6 U6 t/ W0 S) m; T" I. l会前准备工作
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* c6 B% a. v4 ?# _4、确定会议的议程、日程和程序
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0 R2 P2 ]4 Y. C( U6 Z5、分工撰写会议文件

5 K8 g1 s$ V9 i0 g/ i  S! {, h6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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% T" V$ [) Y, ]+ ?8 l7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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% }% o* A2 g) A0 w6 j主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~