办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

  V# ^1 f0 m( s7 \+ s6 N三、办公室办会工作基本规范

8 x, \, o1 j9 E+ C; a4 X四、加强办公室的日常管理
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' n5 P4 @# b& J$ H一、办公室人员岗位认知与基本职责
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8 L2 G& Y1 i* n3 D% C. ~8 [* ?; X（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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) t5 F- Q8 x. \" S' u职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

* x' s6 O4 X4 y9 P! A6 F9 H$ b# |一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：

4 |1 j, G' Z( Q# |" `0 v程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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- w2 ~7 S4 u; K9 B) s! C办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

, }" W& m7 M8 x; H, d一、办公室人员岗位认知与基本职责（

4 ~1 ]/ c: F! ]" w' G三）办公室人员角色定位

: e( e0 h8 y* ~' a4 m办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
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5 X) T1 h9 y" _1 Z6 X8 C, a. [! C2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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$ ]+ F* t6 ^  i8 e, {: Q) j: I一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；

% r6 _* S# Q7 m' _" U) B, t) ~# w四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求

$ I# C0 W5 Y) u" G# R1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

& j: _8 ?- h8 m& I8 f责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

; |. ~0 Y3 J: z7 h: d- {/ N踏实肯干。舍得为工作投入。

8 L: `1 Q9 M; }7 \* B4 ~4 ]7 d（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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- ]$ V( j1 J( H8 F5 c5 I- g3 ?调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

/ q. p% l, ~- A4 R3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

3 g3 V# k6 }" e& w2 m. }, Y. M, C注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。

- t1 R$ _' L. D（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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8 Q# @6 u( B7 [做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识

责任意识

创新意识
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奉献意识
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& d6 p7 l0 p& m* t; a信息意识
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# S, k! A& ]5 Q) y7 d) c+ l程序意识

2 }' t: ^0 J2 M+ A: J学习意识
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  `# O( s) Z6 {" E5 c; f" ]. `（五）领导对办公室人员的期待
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9 g$ N( r" {) ^& b+ N5 v8 `+ I领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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& t  h% A$ ?$ D# u  J( I1 b他是否了解你的目标和意向?
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( c) M9 I) V7 n9 N  Z% ?& i2 E他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

, e$ I0 H  L$ C, c3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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0 t  ^& G. i0 c/ V6 ?3 a他是否很会安排时间?
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9 w0 A+ h- v) Z4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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% ?6 p" \# ~& |9 @6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

5 C9 j. n9 R8 q& U他的工作有条理吗?
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6 `1 ]0 q# R) e- y* m& c7．他是一个机智的人吗?

! i0 {! p# d! ]! w8 k! m能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

) w- M6 t  Z. [6 |: D! _/ n领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

& T+ T, c" @9 h) b7 E$ u10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

, f: d: W- n$ g$ ?  s+ v! F2 A6 h11．他对你的忠诚值得信赖吗?

7 k) R- R' S* t9 b. l你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

1 v7 n3 j; Q4 s' z4 p1 \是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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" W: d2 ]5 x4 \( i. w; S14．他是否有个人学习计划?
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% v4 h: o4 Y! O3 P' s- A) w5 ]  }是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

0 @$ u2 ?) C2 g4 P能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

& l& a+ V, A: t$ a, l1 d, o* M+ k16．他是否按时完成每天的工作?

$ G5 R0 O3 E# `" t: R5 V. f是否根据需要自愿在休息时间加班?

% y1 j+ i6 L9 C& E1 I领导测评办公室人员的20道题目

; p* U. G+ j# N' z17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

9 F5 E, q; c: h3 p19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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* X; c8 d$ P" H  D+ Z$ O: U+ z启示……

二、加强办公室建设

' p4 T/ I# |3 ?  ^5 u  n（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

( {* X7 c6 m; B0 [$ R4、大力倡导团队精神
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4 u; Q3 y' ~4 y. G% t( f% w! X1 ]（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象

+ S& {$ ?% f8 Z: G: F良好的电话形象
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良好的文字形象
( ]4 E# K8 A7 H! n6 {* ~# G( u  ]
良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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5 A9 _( ?/ y5 o) ^# P, F1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

; h7 H1 @! e2 \' ?! `8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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7 _+ N' e* g4 o* Y' m) \（一）会议服务的基本内容会前准备工作

6 r% W7 t  p6 X! k& c3 u. V* D1、设立会议承办部门和服务机构
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& T# {( c% S% Q7 v5 H' M2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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9 O- U+ X% K) k) L6 i' R（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
) H% E- r* f3 O& U: V$ m9 Z5 V- ^. X
7 m2 u# ]! [- L* C: ?（1）拟订会议财务预算
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8 @3 B/ G; B7 c3 s1 e# C* e（2）拟定办会方案

. R( _# O# J5 J4 h- e（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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- V' U+ @! R1 V3 }4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件

$ l7 l" h/ N  g" U& j( T6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~