办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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. t. [$ e: Z& l二、加强办公室建设

/ Z( _5 g$ O4 c0 g3 w: ^8 M' }三、办公室办会工作基本规范

' S$ {4 e1 e$ S# j: _% [# [0 @四、加强办公室的日常管理

0 m! f& A2 ~1 C$ e  s# n一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

' U! z5 ]. O2 j3 P+ X; {行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责

8 p& @( E) c& Q* n, a: i（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

: l) t+ |7 ]7 Y6 E程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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+ A7 f% ^# W% n9 ]3 v. A按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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0 H' N* S# }1 w综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求

% g  k) c2 h& B( G1、思想素养

( u6 A, V. {$ s4 R% [. V  [& c+ h3 s" |热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

( T( E2 }# x; J+ c; w责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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1 I2 \! C3 K$ U5 W' g踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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$ H) D! l9 U2 W7 I# w调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

1 ^4 T5 I! p0 e/ R表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

- w  @+ }) l* F- m) v! t3、心理素养

; c+ E1 e4 _$ M& e4 y- t3 M  k7 t1 I心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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4 i9 M9 Z) h2 p# D  T调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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* g2 \5 o6 y  L, {- \3 o! l" M（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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  A3 F) B3 Q- j7 B* [$ ^: w做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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. |) }; {2 {# M/ c9 Y全局意识
+ x) T6 y1 B, y- d. a
7 Q1 A6 v( N  R1 H, C责任意识
( L$ J, h, z+ q: a, b' K
- K# \- a( A6 m创新意识

5 _# z# Z1 f: {1 R, w奉献意识

: v- y2 J/ t) T: {. G1 S$ T信息意识
) a( }) s1 i8 h+ e0 d. G' q8 O8 H7 q
7 |9 S5 V, H7 T程序意识
- k0 ]4 L3 s; S( K: y5 F
% g) U  p9 \# C( d" b5 T  [: x学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

; {3 V, K) z2 [* @8 O1 S9 `1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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) X! {  M7 O8 r6 A7 R他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

6 p8 J; Y( S0 g9 d& _3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?

9 M( z4 C! w1 U6 A7 H) I4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

# l8 P# A5 A) ]( L0 y领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

( [5 E& C% s0 R+ P0 F% e能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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) }% g: r6 A" d" [; P. f6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

; D) e. M; m' p" t; o5 h6 n. d3 \  i他的工作有条理吗?

/ F$ S/ j; D9 C8 b. M  y; T) ~7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

3 G+ e5 V$ W7 Y" E' v# _% t8．他能否提高文件运转效率?

) i4 [! z7 c0 e! o- |能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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$ C9 W% g5 L4 M! m# D' H: h10．他在危急关头是否沉着冷静?

! h  c0 m1 b3 ~# H5 y: t当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

9 p. d4 Z; p) ^( P8 a7 `11．他对你的忠诚值得信赖吗?

1 b* q, @8 u. u! G  c8 J8 x' P你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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3 ^8 ?1 B  O4 Z7 m, ?$ h% d12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

+ S- o& E: R* o4 Z领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
0 B' ~3 O. u, B# [5 B& P: D+ N
. z6 d& k8 K- Q% E! @而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?

- e; O5 |% p- ?1 y能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?

: v9 D* R; x, C3 Z" l" S4 g领导测评办公室人员的20道题目
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" \+ L' q5 {3 r' s2 d+ a. @17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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, }7 k7 ?$ C% L, K& s19．在调研工作中他是否称职?
' q+ u+ l9 m& Z4 M
+ Y$ l- L2 e3 E' m8 l( c% y能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

3 l) H" i3 ]; h( O20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……

. E# M: i5 C; J' r7 @7 M二、加强办公室建设
# l+ w( o7 s9 z: r4 D$ s, v
（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作

# y7 Z% _8 u& S9 ]% A! C3、努力营造和谐人文氛围

. ^+ @) N/ ?5 K+ n2 l) s4、大力倡导团队精神

- q  C$ Z4 k/ B  F4 q/ R4 S（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

4 ?0 P8 S. Y8 u& {+ K良好的礼仪形象

良好的电话形象

良好的文字形象

良好的语言形象

二、加强办公室建设
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" y5 s7 ?7 d" R  G（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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& v; |1 q' q- i9 p* p$ w2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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+ |/ L( ~# Q/ F9 S% `7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

  e7 D0 Z% w, j! V* h三、办公室办会工作基本规范

4 D: L* u7 g; K9 R* V5 _% Z" c5 M（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题
. Q. ~/ b0 {3 J' g# o& b
; Y% \  A; H3 d9 G$ D4 {（1）确定会议目标

$ D( {! g* C, p( ]% O. X（2）拟订会议议题
. q: t2 y4 M$ N1 d
' @. s- {8 L( V* u3、拟订会议财务预算和会议方案
, {& @1 N4 S7 R# `2 L
1 {4 ]& Y, A/ m（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容
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* U# ?/ @$ N% Q* K会前准备工作

. |5 Y9 f/ z( u8 p. q2 Q) z' x7 a- N! H4、确定会议的议程、日程和程序
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  x* J# J1 H" A0 A5、分工撰写会议文件
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7 T& z5 P" r2 Z3 H- [6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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4 S% c' \: _# t' e7、会场的布置工作

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7 V8 z4 V* q8 f, P衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

, n; n# V8 W' x; @  c主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~