办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理

3 W$ ^7 ]. @* g! L* j" I) O8 _* ?2 {一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

+ c7 P8 k7 R& ?1 G# N6 g9 s职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

; S% v5 H  E( f/ k" N) ^/ D- G按内容分：
- D$ f1 z4 d2 v) [- }
) v6 M$ s" O7 s9 V+ a  i$ p; D$ a办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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  H2 X2 t  v2 s. B( q" D综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

- L9 M) f8 ?& W1 h6 w三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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; H2 v& u4 k4 l& @一、要讲事业心和责任感；

: e) ^0 j; |. a- P/ z二、要认真细致；
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! @" S% i8 L) p7 I5 J8 }' I9 \三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
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, O, R$ X2 J, N0 X+ \2 }* k& H（四）办公室工作对人员的要求

% Y9 y% g% R, D1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
  y! X: m8 k6 }$ x- F( z2 a
, R$ F" y; P' |* L! b3 c0 \政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
6 @" K% }2 p; y
* _" b: m6 y8 l& A# }责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
2 _' T9 k( x$ |6 i' g, b. d4 S
7 V, P) G0 f/ s' s调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

! t; ^. H- T+ v6 ]" C6 r思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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+ m5 T4 K( o& m& N6 U（四）办公室工作对人员的要求
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- g5 b& I" g. U) n. Q3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

  ^0 U& \2 g; X) N2 X意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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# _3 R" I8 N' ]0 q  x4、角色意识
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; k, w5 l# [5 z0 X# j, Q3 P$ D4 Z做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
: q& [$ ?  R+ S# z6 C4 P
责任意识
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创新意识

+ p5 t0 n4 i; a1 O5 {) P奉献意识

信息意识
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: O+ I: y) i! w3 o2 ?& `5 C* r程序意识
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; n7 ]% e5 ~+ k5 f; C* V学习意识

+ t3 X8 Y+ M; E! n（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目
6 Q* o! w4 L3 k3 o/ e
% S* G5 j5 }2 t& f/ N1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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2 q4 x, ~: t+ ^0 F/ A5 g他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

& C+ E# j8 T4 U, B' m4 ~2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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0 [3 a! O5 E- I! v" I( A, A4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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$ b  m: F& v2 T, F. W$ q能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
" n! H) @1 H; @% i# g
8 Y  S4 b* Z& V; p( Y$ m! S! a6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
. w+ Q  A0 ]# u- j, \& [: b# d
* c( N/ I# g7 o  q3 t能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
! M/ [+ K" O% f3 o6 @" Y$ u+ J3 X
2 |4 {3 ~0 _6 u+ a能否制订新的工作制度或工作程序?

" F2 }. L; n& q; w/ Z7 S他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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4 r: Y: X2 B& h2 d; p8．他能否提高文件运转效率?
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: Q0 M; A& G' i) h6 k* x能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
) v/ r" X( f/ h% o
' k0 B2 U8 ]3 y# w领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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) p2 C5 g. u4 v2 S8 }当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

* r; Z9 I& d1 H% n, M你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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! r1 y$ X7 `4 F% \2 V. l- O9 S12．他是否有较广的阅读面和知识面?
$ w* O: D2 u* P- J$ H6 ^
% T. P5 Y2 {; R* P" b是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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+ ^& V/ ~) t  c1 P3 W13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

. t: |9 }: s$ @14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
! u: X/ Q3 T9 G6 n" T# ]4 t
7 G! J# y  n# m6 t, M) |4 E  L6 {是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
! l* ?, \2 U5 F  }# x5 c
能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

. _: n- \0 x9 t" @0 [+ z: M是否根据需要自愿在休息时间加班?
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3 b  S2 K! L/ c/ R领导测评办公室人员的20道题目
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% y. j/ h/ f+ O# O17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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! p! Z3 q* I/ V% q能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……

/ M! i& V1 A4 Z8 X- a8 a, h二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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- Q9 b3 L, D% s1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

良好的电话形象
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良好的文字形象

/ \9 |' s' E  N) o良好的语言形象
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$ g7 d0 P- D. K9 D" Y" o- Z1 ?二、加强办公室建设
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3 [3 r8 A( E. j5 S9 T（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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) y( T* i# O1 ]; g  E6 ?1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

0 k. O4 ]* Y, h5 ^  L4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

2 ?( ^6 r1 X% L2 P5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

$ E- i# F# y/ [, M三、办公室办会工作基本规范

6 M1 t  b! h, e9 M! B! J（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构

: F( ~! S' U" A4 G5 Y1 P2、协助领导确定会议目标和议题

" A; a1 Z$ q1 O3 Z! o; \- ?（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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+ ^* r7 M  Y# p; k2 S（2）拟定办会方案

- J8 D) q% O) v- ?（一）会议服务的基本内容
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9 X1 ^3 ]9 c/ p) Z4 F会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序

8 x. E3 R2 ]3 Z, P, g5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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, _- k, q0 M; x. Z+ U: z) m衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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: S8 _9 ~6 h; ~  @, v主讲：姬瑞环
1 N. c" q7 ^9 b2 O2 t

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~