办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

2 m; R2 t# `" h  b- ]- ?加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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7 q0 U: g: I1 F& z+ X$ o: _5 j9 U一、办公室人员岗位认知与基本职责

9 Y$ A3 d5 e4 F& I) V（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

, \+ [* a! W4 M联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

9 u/ G! v7 l6 l- \4 V) d" d% i职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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' g; K* E  B$ |) C4 D- r# [一、办公室人员岗位认知与基本职责

* g; [- q: j6 |/ }2 G（二）办公室工作内容与特点工作内容：
- D. K; X9 g" [( f1 S
* q; t3 X2 C0 P5 ?7 t1 c8 T2 i按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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$ e: ~% b, b$ g# H( ?  }按内容分：
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( P3 G+ \; O  o; [办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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1 G8 O; g' o- M4 H4 m三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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# k, A( o6 t' j; e+ y8 r一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。

9 W0 f8 \6 j: P( c  f（四）办公室工作对人员的要求
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5 o9 p7 A/ z" _4 ~1、思想素养

' q. v  R, G0 w7 m5 w热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

$ P& O* E1 L+ J/ y政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

6 K$ h1 _. x8 X; f6 d* }责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求
. r4 K% T9 ^" V- T9 Z, w( Y& o
. J2 \: b; S  M1 I4 p5 _( U/ a9 j6 p4 j2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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& v8 L' U0 P# W( z- z调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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! ?! B7 j' v9 n" V) p* T! j0 f思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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2 h+ ^8 q: y* m2 O- l表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

- ^$ z! o5 K5 ~7 l- S! V3、心理素养
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% R( f6 p  l$ k8 t: e" c6 h; t" T心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

2 j! |: ?& C/ d; S注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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2 p' L6 P7 p  a2 G, }: T& M做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

责任意识
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创新意识

( ]* i" u5 T1 \) V$ X, e奉献意识

信息意识

) T0 S3 U2 F. u* G程序意识
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6 ~, O2 {( c" C+ O. T) f6 l学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

, L& |5 f* k0 I+ T. ]他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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' b9 H1 {4 x/ X/ S" |能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

# X4 m0 j- x- H& P7 |  |能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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" \. M9 ]9 j* r2 Y9 v能否制订新的工作制度或工作程序?
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8 b6 c" T* S" S2 N他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?

! A! C6 H" s: `' \" H8 {% [5 ?能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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/ }# s# }( I9 J2 _能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

. l$ f9 w% C! _, U7 G( H9 j7 d9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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% w  B9 B" S2 h: \' G1 A$ t/ e10．他在危急关头是否沉着冷静?
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/ ]+ l2 y2 H! x' M8 x( v. d# x当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

; k3 u: ]% w% h$ a; g11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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2 V& w5 h& |0 H# p5 u' G12．他是否有较广的阅读面和知识面?

0 I1 o' d$ O$ B+ C是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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& {2 w# W! J; C- M- [16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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, F; w" T4 G0 K: b18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

: t! r1 O; |; l19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

, e/ ?' }. ?) k6 `. @# f启示……

/ `7 L% k4 v7 R4 ?二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向

( d7 }6 w3 `* S7 p1、不断优化硬件和工作环境

5 C! E3 L- |$ i# @5 c2、积极推进建章立制工作

7 b; w$ ]$ W$ T- ]3、努力营造和谐人文氛围
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3 G: J; v7 L: c+ ]4、大力倡导团队精神

' @) R# K$ I; C3 p（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象

4 l/ v4 y- }4 H/ j1 _. l9 K. N7 N良好的电话形象

# y3 m& N" M0 y& f良好的文字形象

良好的语言形象

4 }: ^& |: W  K, G  }$ R. y/ V二、加强办公室建设

$ p( ?& p, Y0 t, U. s（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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' y/ h& k! M! Z4 r1、设立会议承办部门和服务机构

, y& K0 h# _, L; f2、协助领导确定会议目标和议题

, K$ L' V$ \, X" m+ T6 m4 O（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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' e/ V4 A+ Z: K3 m' C（2）拟定办会方案

4 Y" V9 N8 l$ H& ^# A# x（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序

+ M+ X! X- m6 H+ P/ w) U; ]9 e3 o5、分工撰写会议文件
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& k, n/ J7 q/ y/ N6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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2 D6 W" p, @, w* a+ n衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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- x2 o5 ^' }6 t; h# S# E主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~