职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
: z$ z4 t) A$ n) @0 z' Q3 Y: H7 U8 a" y" v$ v- c( C/ m4 O% n! q
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 / J. _& e- \. \" _6 d
4 U& I$ H2 H! D9 [) c
一、秘书的职能4 K& T5 W2 H. n& x# ]8 [% P
1.辅助决策
8 Q) Z$ }0 q( G' B1 @& P9 i `$ g3 Z0 z% y( d: P7 z% U! g: \0 i
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 . C! a/ t4 I0 y
9 f) N+ R e5 ?
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： / ~# c g3 D1 a8 i
# T+ J% V( v2 d; @+ u
辅助内容的综合性 / V2 e' `7 M1 S- Z3 i, J
! x# d; } _9 n3 G 辅助时间的经常性
" m" W! a+ _- Y2 X' |) k
! ` t6 M& ]" G! i, }7 m 辅助环节的全过程性 + b* F- w+ I% a3 ?! F' v
) |, w! G2 H% Y
（3）、辅助决策的原则 : w' v: ?+ }0 e3 M6 R, t
% a6 {2 h8 r _2 f. u2 n
超前原则 , v* n; Y, E6 u$ b. s2 ]
/ z) @3 ~& c6 R% {- ]' a 定位原则
8 s4 j6 e! u; `# D! z$ D( p% y) q3 D( a0 i' I
信息原则 % G3 p* W( o. ]7 S
1 e- W) a U' ~1 }( l- R# @
谏诤原则 ! e: J2 q/ g# ?( _* Y
% X+ }' I( G4 ^9 R2 V ]8 z
（4）、辅助决策的过程
h" {1 P% D) U$ Z$ X8 Y
! W- C: O$ l0 |. R 协助领导确定目标
~: }$ Y7 c2 W1 Z u7 S2 F
% J9 c" H) @4 W' s: ] 协助领导设计方案 4 X" ^: `( r1 u% G
: B, H L1 ?8 e+ t8 y& w: M0 w 协助领导评优选优
9 _# K$ l% S$ I) I
& h+ o+ H2 }5 z2 H/ O# M 协助领导实施反馈 5 }5 q- p ?5 n! B& W! T4 i
0 q" X2 b! B s( ~, K [" E
2、协调关系 % C+ T2 J* Z E- L2 M) n" V8 N3 J
6 i$ G2 Q) f/ d# V% G; H: S （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
8 l5 q" {3 x* y7 n; b
' d0 A+ b; `8 W( ^ （2）、协调关系的特征 5 Z9 ^% p( F, K9 F5 @5 R9 {6 n9 k
3 q! B+ S+ R! ^7 t
从属性
; J- G5 z9 w9 y1 u. u2 z
$ M; O: c: X2 J' t- Z 广泛性 / l% ~ E5 b6 H/ R) B; y# G1 Y; O
; P7 y' n0 J$ K4 ~. C9 U6 O 间接性
) q6 S# }9 l# C- F+ m$ g
. R- r- {) U- |" B x （3）、协调关系的原则
0 o8 Z1 s$ |$ p0 W4 s# X! ~1 P5 ~+ B5 b ?; f% o
政策指导 s, d0 Z s h/ g0 ?
' n3 |; e+ U9 S: _0 T
客观公正
0 X( k8 B. ?( s% i+ [+ T
3 l6 @ ~9 V9 I1 |" M4 X 平等协商
6 r& R: w; g- u: l( S- P1 u) i/ m( B0 V, W
注重整体
" ?6 ?6 U3 L C- }; Q
7 g. L! c2 i# h 灵活适度 4 F" u) u. F" ?! }% ]$ T9 S
+ w) i) s1 F# e0 [5 K( p6 k% }2 M6 g （4）、协调关系的过程
6 B! W: Q+ o, [* N2 r0 ] ~7 r5 k2 h" L& u+ k
摸清情况
9 F# W8 K4 _8 r, N: e& F4 e/ h/ L" M
找出症结
# g- R4 y0 @, o$ w
1 }9 Z8 Q. C, I" V+ U/ G' I 恰当协调
& |* ^& q) B3 G" M
& U, f- N" \3 z b- g3 K$ ] 督促落实 * I% p$ C( W# s$ F# h
5 {* E, p1 C, L' @' j
检查反馈
4 M0 B+ }9 C+ J# H+ I6 l( |6 |4 D$ e
3、处理信息
' r* v3 G8 W6 n( T# x# k3 U, }* Z
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 + z( n- o( S/ @
: D, a+ s+ ]7 E （2）、处理信息的原则
' c) `2 o! t& O& n3 G
; ]5 J1 s7 \; Q2 K8 C1 Q% D0 U 及时性原则
) o1 Q( E3 x' N
/ y- }- [. s% f4 f& n' ]/ X 保真性原则 ) ], E B! l4 Y5 `: x/ W. j, v
. f' U& ^( D1 j/ E G; D
适用性原则 3 ^ G0 R6 F r" @2 I; G
% C* s7 X' |8 x9 I
预测性原则 - c: f9 M( Q1 E9 e/ D
! h( {' q' m$ d: t+ B7 R: `; \
（3）、处理信息的内容 6 w3 u0 |4 r/ o$ k1 u' D( s
3 l' v, G2 v) C1 y 历史信息 2 h8 l& W* L8 l' b) ~" Y
+ U( C1 a- M0 J8 E& o 上级信息 8 \% Q( \0 l, V. @9 {2 K6 \3 E& n9 ?
" o! f+ H/ S* k2 j9 L, D 内部信息 3 U. G) N$ m' F7 U, i; i7 S
7 ]' t& O0 t! D' l7 O' V$ ]: s
公众信息
' N/ ]( L6 h3 {9 d7 T: ]. L+ e5 y
3 v7 a D% p8 t) ^+ S: ?% o. `: p 社会信息
% V& ?9 s- a* q; d- j- f: H, }( R8 ]$ k0 D
（4）、处理信息的过程
4 B$ L6 n( V+ B& Y3 [. H4 `* O; Q7 m! `
信息的收集
! B0 m2 e- E8 X1 j
! g7 H# V; R% O: O6 i/ Q, H! b 信息的加工
- i4 d) g7 `$ |+ x& J, o7 ~/ F4 w8 d$ V
信息的传递
4 r" V) @# O& m* X; k3 S5 f" x2 y! C T1 C9 Z; b9 s; ^) r
信息的反馈 9 G, Y$ T! v* T% c6 n
6 l# T* n! t4 h, e 信息的储存 3 J* [- D- p# ]# Z
5 g% r) k; D2 N6 `) o1 k5 M1 j3 O 4、办理事务
$ l, z/ s" B2 @+ f
' H7 L6 R' }7 e, H1 o （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
/ k* h2 g- d9 a* ]2 q @% B& t. K+ M4 p/ x
（2）、办理事务的特征 " }8 G1 [+ G/ Y
) g b0 |/ j/ D. ^
综合性 : B' W6 E3 j! R4 N1 ?/ _
, H; d' G7 m% A5 u* m3 g& Y2 g 服务性
8 `* ? f5 n! P% `/ _5 C s1 r3 ~. Y- x l8 x f# w
繁琐性
& E" s1 f/ T, e; |( L; J- U& t ?$ v) h) n! q* m% t
突击性 & `4 X3 _2 l0 A) d2 d
1 L: U# R7 e5 Z9 _( V( ^ （3）、办理事务的原则 % T$ v$ q1 B3 E
' |3 U( o0 w8 ~5 Q6 w
被动中求主动
/ ^( ~ ~( o `& @, d9 R, h2 b) P$ ?5 f9 p
原则中求灵活 7 U% s+ e4 ~( i
. y6 H; E8 D5 t& l0 }
繁杂中求规范
2 w" \4 E2 `8 q) W1 f! @" h+ b; \# y, Z/ g) r6 W1 w6 X' `2 C
（4）、办理事务的程序
; l/ K7 B8 e, g7 d) s9 g4 k
. u; V! B7 S$ w6 S: y7 } 自然程序
' S6 A$ F2 K- J! I. o$ G* e1 c" N4 H! l1 w
理论程序 " [) u) u- V3 p: I
- \- O* f( p0 @- G
指令程序 % P% d# [8 i' m$ F: p& _8 \5 s
0 y& b2 k# [1 I# ^ 法定程序 ; Q, C2 s P# K) F; I( Z$ D
4 x) T; W& T' i4 m+ F
技术程序 9 L6 I- I0 Q: ?* G3 j: O [2 A
* h8 D$ S+ b' ?# B) W. { 习惯程序
3 K# y1 I: ~, Q8 \/ o: D# Q7 g: Y f% I& X% f. h
二、秘书的职责
* G" l m8 y5 x 大致也有以下11个方面：
) k5 L3 s( L o; G
7 _0 @$ {0 t3 K/ \6 X: T 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 0 I+ k, T& w6 M2 N. q/ j3 r
2 r1 Y' a+ {' G& I
接待事务（来访接待、安排服务等）
1 e# q; K" U2 L; `" i, k( L
6 O* U+ t. L0 x* e9 j 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 1 G7 x* p9 x5 b/ H$ {1 b
# Y U# n* B! z) T. D 行政事务 8 I5 h2 m8 g7 \& j
# Z+ Z+ _7 V0 \8 s. ?
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
; n/ C s& U2 W( e* f* b& z3 F" V+ N M7 @$ w
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） $ i8 r; K- I0 P. E3 _ B) v5 ]
/ J) H6 @4 `0 Z1 p" v& ^" R/ n' ~ 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
/ n, L# j' M7 w) `2 k& _: O% Q" B8 b9 X; m
写作事务（各种文体的写作） / |* @* n# r5 w: y$ [
" a* p) f9 m1 g! w% k 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 1 y# j1 b3 R: p
$ j- z& N- J0 O8 g# D* k8 ^
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） , C0 Y+ `: V- `% V5 l
, `( z/ G9 {/ T6 x3 \6 `9 ]- L0 _
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
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