浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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: }9 p9 b6 c; G　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策
7 R4 F1 h% L0 w# H: e! \3 ]- @+ f* c
! c9 E0 _9 x3 L　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
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( r' Y4 X- k% B# ]; O9 I　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
6 o* N' U! A1 p7 P, P
3 @& g4 L  A7 |9 k2 y' ^& @　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性
" q8 j# T  u$ g- ~& ]
　　辅助环节的全过程性

　　（3）、辅助决策的原则

5 B0 E5 a! O2 j0 U/ M6 d　　超前原则

　　定位原则
1 `% b0 X/ n+ v1 z) V- q/ V
　　信息原则

/ H* E. f" d' Q　　谏诤原则
+ g' V& i3 m3 k! a7 ~6 b
: G6 }7 ?2 h! B. J　　（4）、辅助决策的过程

　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案
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　　协助领导评优选优

0 ]8 O* `0 y( D, f4 M　　协助领导实施反馈
/ M) ^# T  [( p
+ X2 @1 Y* x5 _: B7 O　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
1 @1 T) T# ?* C4 t
( p% {. s6 g0 P- n+ ]% N% z( b　　（2）、协调关系的特征

　　从属性
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+ V; S9 E$ P$ [, c7 o9 W5 f　　广泛性
( f7 L8 _) ^* N5 @
  ?8 Q4 d" {  |" |: c　　间接性
" s! r. g6 E7 ^) d2 @: n8 ]
　　（3）、协调关系的原则

3 S6 g9 M* }7 ]  s　　政策指导
  V+ x3 r5 h3 x: C- ]+ I6 S
　　客观公正
; ?: r  {+ H% K0 X& [
( O4 O: s+ H% u5 o6 c% ?　　平等协商

& Z. k& ?# t/ O5 C　　注重整体
% `. T& K, f. a' t
　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程
: s6 M3 m5 D) W
　　摸清情况
  h: W- t' d; h
3 i, p$ `) k5 V8 C4 e# M8 a　　找出症结

　　恰当协调
6 W' n$ y, j: R
+ X! x4 H: E/ Y7 M0 h" ^　　督促落实
% d6 O2 @6 \. K# s, v$ `2 X) K
, y( H$ K$ k, r3 u2 m　　检查反馈
2 R% S3 @& ~9 U) Y* ]  E; V- y
0 m* k3 E3 E- |7 v+ C) b　　3、处理信息

! R; U7 G4 t4 [, j, |+ V$ S4 H　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

$ o7 ~6 y  W9 d4 I: T! O+ I　　（2）、处理信息的原则
# ]+ Q) E# ^: M
　　及时性原则
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, g% o, d  N- w% j+ _　　保真性原则
! c9 A: n( P! ^- b; x- f$ k
2 N3 X- `$ R+ \- s2 O　　适用性原则
2 T# n3 a# q& K! b2 l
/ q: ]4 r! y: m6 `　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息

　　上级信息

: `; k6 j0 U: g& Z% ~　　内部信息

　　公众信息

" A. i5 X9 N8 l" T　　社会信息
4 g% \& S; |& M
. c$ A0 ^6 ~# d2 b. I. S　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集
7 e. \) N* x% U  I" ~
　　信息的加工
' q  d4 n/ r  D& M
　　信息的传递
0 |; A* p! ?! X3 ?/ p
3 L' O4 o9 M" Z/ S" u* q　　信息的反馈
* v- m& |$ G8 M, f! V. Y3 n; d
# y' h0 J0 ]6 s: |* t; T8 c2 U　　信息的储存

: x4 ^9 B- f: t. X9 i7 V　　4、办理事务
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　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
* E. w! E8 p. @
/ n+ E) N+ E+ Z, t& _9 \　　（2）、办理事务的特征
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  B# W; n  ^# z+ u3 b% @1 Y　　综合性
0 m( v5 \6 i; r
　　服务性
+ B* \0 y3 F1 V3 _  c" J/ C
　　繁琐性
( C' s2 |# ~8 ?
* L) y4 p0 f+ ]& M8 J8 Z　　突击性

* M; T2 X+ g$ W% Y) V, a, L! B4 U　　（3）、办理事务的原则

　　被动中求主动

　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范
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　　（4）、办理事务的程序
+ |' ~: b+ H$ e6 e; y5 A+ q
* I& |; q1 E( {　　自然程序
; I( I) _, |% W2 X
7 l9 v" l* _7 x* u　　理论程序

　　指令程序

　　法定程序
5 r) J. w% [0 J  d
% W4 K9 v5 n+ K# p9 `" ^　　技术程序

. }$ E6 h/ \/ \' r  F; G/ B9 K　　习惯程序
2 m% X0 N3 G% w' ?1 R
/ ]7 n  g; T8 ~9 N8 M　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：
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; L  L! N% V+ ^7 i! Z5 B% O　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

　　接待事务（来访接待、安排服务等）
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　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

5 ^6 {) U) [% o　　行政事务

9 P$ p, R* {2 g/ y1 {　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

. T- t2 y1 ?# H　　写作事务（各种文体的写作）
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! Y) t0 `# ]; A7 ^/ l　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

1 b1 v5 N& c8 A　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

　　其他领导临时交办的任务