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办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

2 Y5 }9 f3 ^. ^. ~. v- w) } mso-font-kerning:0pt">2012 & G& i$ D4 K% c# D vfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

( O/ |6 n9 M% c 4 u9 q2 u0 C/ W* u# m

; t+ i2 B# _* r7 n1 d. `font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容+ F* D8 `& D* R+ x( b0 S color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

, ~- K8 u1 u2 {7 a' N {. E5 C8 w& w2 @6 z: |' t- O9 W

% M) z3 \9 N) G5 c/ S( W mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。( C4 B& l: V. k" `4 } color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

1 n, M5 c/ r% k 7 O! p& v% O$ E" @

& k6 i, G% ~0 b3 g1 O( f/ s mso-font-kerning:0pt">1. 6 e* a+ W! B( b# n6 S 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

2 Y0 X- o7 B- i % N: M- }# t% H8 a' F7 O, m

5 X' M0 ]9 |4 F mso-font-kerning:0pt">2. 2 m% a+ ~4 `. D) A' b/ }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

7 r5 p, ~+ g6 S5 U) \/ t# _8 g+ g0 J; y% ~7 ?, ]/ Q7 Z

) G- J- {# E% D9 b7 jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。1 b2 ]7 f5 U8 vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

! j0 I- f1 I) a* _ @ 6 X/ {- h4 {" K

; M: x) L2 G1 \& c7 ]/ K mso-font-kerning:0pt">1. ( ]) y6 i k- f9 \' T/ l 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

, }# v* g V; |& B8 b6 f 7 o3 a. `& V/ j% G- u4 E% o

8 c4 t/ A' B: P _( [ mso-font-kerning:0pt">2. 4 |4 H8 ]' N3 r9 \- p. U* e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

8 c! {3 L1 g1 K; y+ Q& h( m, C: z2 B, X2 Z

+ K, _* Z# \2 w& Nmso-font-kerning:0pt">3. % ~- D4 o4 \/ Y1 V4 L( e 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

4 p/ u. I: |( D 0 d& L+ o" L% f W2 h- c

$ U6 q, l- V; Z' G' h1 f w font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;9 z8 P0 B9 k) Y: A$ f# s color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。 b% f# @4 S( J! bmso-font-kerning:0pt">

/ X. j/ k/ t) l8 C6 m9 f, H s$ D/ D) }* S/ k& G% j

4 D1 J/ G" i, ^8 a mso-font-kerning:0pt">1. 0 R/ Z8 m$ i7 N# {, H% l/ d 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

4 P8 R0 L2 h+ ~ / B! i2 B. l7 N6 X, ^& o; `6 W

6 V# D* X k4 w* [2 D2 \" tmso-font-kerning:0pt">2. " a! x" q$ M) d# s$ w* _% d0 k 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

# z% [% L# R2 m - f; q n/ q5 q. |9 r

- b: k* ~3 S3 Tmso-font-kerning:0pt">3. 5 i) [5 ~9 ^, V 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

, S1 i1 v3 Z; j3 u3 Q& U/ F+ J4 D" `, `7 e* K1 R$ {1 ]3 c/ {2 v

# c9 k: \4 ~% P+ Y1 Tmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。) N" A9 S- U# ~3 @, Z7 N4 ], N; m1 T/ Rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

- Q: k( N& S( t) \9 b 6 `9 ^1 O$ D) R3 l" \1 L

]: i5 S) S; D2 O8 N mso-font-kerning:0pt">1. ( j( c: h+ V A宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

3 H9 @9 S% h, A7 Q8 v9 c ; _, y, H1 v5 K& `' p* e& D

9 U) f$ X3 S, [9 Z' V* s; }8 rmso-font-kerning:0pt">2. . v6 P q: m* Z3 @- s/ Z3 K: P 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

% s' n& [/ k+ v, }; X4 q/ f2 k , q# A$ l3 O5 N' x7 ?, _

/ D6 p9 L2 U1 O" g: F9 G$ [7 @mso-font-kerning:0pt">3. 0 S' l, y' E5 I) z: Q( n" N0 { 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

8 [: u6 `+ e: H 0 j& M }% D. s! N* {

" v: }* a5 f% ^: X$ N& l4 D mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。3 [* Z: ], n" k8 C7 c& z color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

* D* u4 U( z8 I) p7 d( J3 D2 L' ^* S ; }0 q: F+ T Q

3 I; ?# q# w! t, x p* P mso-font-kerning:0pt">

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' n+ g( W) }7 D% v# \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

. N/ p7 K8 j3 Y* {9 h 6 Y* K; m. R/ S2 N9 n

; W4 G. Z- \0 @4 O7 }7 e font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考2 s; M6 b- D. F5 rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

0 f3 l' K0 a( S8 c3 O; ?. a* [& p5 @9 w! V

' a7 T. h' p9 V7 e+ v+ t4 ~) ^ 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:* Z" p% v5 s: q7 p' L* z- C1 K6 C% s 0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

8 ?2 }( y& [, t5 J3 B8 U0 {% ]+ B, |% [. m$ ~% K& w3 n8 i. M , X' Y& n. V1 y5 {( \& Hcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: * x1 q( S8 i9 G) N& @AR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 $ X/ M7 x0 E/ c* J( y" l B! w, Ecolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: 1 a6 e1 P9 p) \7 kAR-SA">)

 

精彩评论4

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tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。" S! `1 V& C( ~7 v3 i( s
 
yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
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