|
/ E1 @: c8 J$ b) h2 N- d. v
mso-font-kerning:0pt">2012 ( X) _ x! b5 `' W# C0 B9 V& F
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 7 `5 k" ^. D3 J, ^/ [/ Y5 d
$ {6 H0 W6 W- a0 ^& z" r) `% X
/ m% {2 U. g, f% F. l4 k: B5 Nfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容- Q: B& U# J( c% zcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 m# I/ Q/ m% i
4 H$ b2 n' K f& A# k) e( r4 D" v3 G' p- s+ i" E$ d$ E% }mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。3 w8 M$ d+ N0 l1 [6 v' Dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ H! X7 P* W5 K9 `* [
* T, S' _: d ~$ J) ]
# g3 K6 R4 d' y. n7 x* Y$ H
mso-font-kerning:0pt">1. 6 L9 |( ^4 R% _$ q Y+ N9 P宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 7 a8 j6 ^1 O9 k6 T! P
" ?# l4 T+ ?6 c" s [9 O6 R9 k
H# J- t5 \$ t: Z
mso-font-kerning:0pt">2. 7 {! N' m. |( a2 I! N# d! v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
; p7 @) [3 ^6 e: L3 I' |0 k
. \: d' Z/ `6 q) `4 d6 Y3 P" e* Y
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。* p+ b: t' o/ C) fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> C% ^2 @7 N/ O# O* E6 a& i1 B
* L: C+ N% E U$ t9 }" i$ M3 J4 E0 I4 z G: y3 Q$ x
mso-font-kerning:0pt">1. ) I- }9 A2 z9 n7 {, d8 L" {0 r
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
# a) u7 j* g; o( X' B! `& a. ~% E- b% U# w, V2 F' N
" r$ q/ S5 E @ ]/ I
mso-font-kerning:0pt">2. 6 l4 X. k/ h; T* |( L! q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
' r& _- T% S3 p( H8 W# Q) ^1 f6 B( W: ^5 O
$ y! d0 c; m9 s. w* ymso-font-kerning:0pt">3. 6 D0 ?% a2 y$ S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
. L9 }. Y2 q" P3 c e* s: [: k: W; n5 S; b+ [
k* M& v1 p) X
font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;: l) q, ^9 T3 _+ b- k6 G+ l$ z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。+ @# _% |' y8 d% y# I5 S Umso-font-kerning:0pt">
7 c& ?5 J1 {+ L0 t4 O; i/ Z2 Q+ t7 F* @+ ~
9 t) T) k! \% z* q" o/ h" T
mso-font-kerning:0pt">1. ( q5 X) n/ n& |2 u: E: z4 |) M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 - m7 A6 H$ S% Y) g) ^* g
5 z# d# B$ O9 k1 w+ b" r! H$ D/ k, E- V' `% R3 n* b/ R0 Y( p
mso-font-kerning:0pt">2. 8 o- ~4 z# M: v% n6 u( e9 g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
5 B: e9 J$ b. a: A! P! `/ J4 }9 u8 s. I/ `7 V
+ L& i9 @$ J+ J5 J* D5 N
mso-font-kerning:0pt">3. 5 [4 }6 s+ d) \; E) b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
- J/ B' D' [3 J M: t W/ C) r$ D f0 b9 [% V
+ {8 l1 _0 \# {( b# S" O
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。7 J& m" y* i5 b8 E! z! wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
# S/ O( k6 R! G, B
) u9 w& \& g& w* D0 @# F$ R; y/ {+ l6 d+ `2 ]2 R
mso-font-kerning:0pt">1. $ \, C( {8 F0 R6 g" s, r# @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
3 N5 ^/ J# h% @4 {1 E; Z+ f9 _' v0 C
. m% J4 @3 m. J* v2 N, F0 x" m, z- C% n
mso-font-kerning:0pt">2. 9 F4 s, A7 N. m0 g3 O
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
# D1 d7 c% E) w. k& n" | i2 I! Z
% S3 e3 ?2 |( ?( T$ ^( j2 y/ l& f5 a! s
mso-font-kerning:0pt">3. 6 i# q& N% Y/ @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 R* l9 ^0 n' E/ _/ t5 T
. \. z: J. N* I! E: D+ q' A5 b0 a$ r5 H
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。9 E u m) v2 h0 s$ d8 o1 B+ n7 k
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " l' V, j2 m' t3 ~# Q
( n2 p9 U' d* |, J! O* D
! p+ K, H) [/ r
mso-font-kerning:0pt"> 5 H5 R" N$ O) e# o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
3 y1 S E. ]) s, @! C6 {3 r+ N' D8 v, w
3 S; m; o" e- }' t3 y$ a9 Q
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考+ }3 ]) y! x$ W# y% W' T" O
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 B7 @. C' Q1 C4 D+ ]
& ^0 C4 `& k. ^/ z" ?# R0 k
1 f2 {0 U9 }* y! P4 X$ S
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
. s8 b+ n; Z& y. p0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 7 [( t# k- `3 a: u" j _* j
' A' h0 I: C$ n9 t ?7 z5 u* R, k u, I! }$ {8 r( z; h' S
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:# L& J& J. l! y$ G7 h! x2 ^& j7 s
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 $ f+ g/ \0 q: X: }; P5 L( fcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
, } Q* i! D# ? z% A1 _* L6 `$ PAR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
