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# R4 W5 d. R' j, zmso-font-kerning:0pt">2012 2 j0 D) T+ V$ Y' |font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 - x8 [" p. m; @2 d; D
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: d) t1 u0 o. d& L N) H- _/ Z/ Ufont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容+ ~6 n1 I# ~# W N
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。6 W8 F" L& A2 Q9 k; Ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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; P g5 r- f( I/ j) k8 S1 i1 C0 l1 f2 | S5 {, R$ ~mso-font-kerning:0pt">1. . C9 {0 M( g4 h/ \
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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/ A; d# `6 O3 q: x' |& [; K$ f' E8 Q: ^. o5 ]4 gmso-font-kerning:0pt">2. * [4 m" O1 f' Q3 b; q- k
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 % S5 o& M1 v2 e5 d+ K l0 D2 g
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9 ~& X; _% m0 e, w6 \, lmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。! V6 ~8 D l& {" E
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> / @: t( E9 V% C: `3 h) f
7 Z# w' H/ L; g" \# V0 u; D- Z$ p8 ?, o1 ~. Cmso-font-kerning:0pt">1. / M0 j* t* l+ }* a: {5 D U5 \$ ]" h) P宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. 4 t& Q Q. D, _宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 * w) f L* A; ]! r' K1 \. r
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mso-font-kerning:0pt">3. " V' m5 {9 n% }" o P8 M/ U- o, z7 z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 1 F/ J' ~/ r1 N
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
! X4 r2 N, B& E& |3 s% @color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。7 e6 H2 B- H8 a0 P6 V' @mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 0 p, c% `8 @2 {: z. r9 `- I: F' h7 l宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 9 L0 V& f& ` I+ A6 G$ E' L
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mso-font-kerning:0pt">2. ' S0 G4 c) Q- R7 g0 j3 w1 U! _6 X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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& v ?8 s2 m& X. g$ {( a9 L1 Vmso-font-kerning:0pt">3. 4 {% @7 {: R6 e& q* _宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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{7 `2 B/ q; s0 |* k& `2 Z- w+ |% g7 v/ O3 n/ K% Amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。+ @/ W4 L! f4 e& j" X' Tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " J+ x( m, [7 }' J3 y9 N8 e
( F( V+ f: w2 R9 Q( l' L$ C5 F
4 j f% Z0 k6 y& h& ]mso-font-kerning:0pt">1. ! U& z! j: D' q/ ?- h8 T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. % p) O4 m. m; }' b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 4 A6 E* M8 r' M, _ e' q$ c
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* F! S5 X( n A2 m$ Z6 Vmso-font-kerning:0pt">3. - A, V# [# p2 U4 c- u
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 5 }7 X, b3 T! m8 p$ [ q
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。8 j+ R1 N* D ~6 J7 K; N0 B
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> ; \. k/ S5 k& y2 q7 b* [/ S' _
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - I/ u" h4 s: f& b
( m$ C6 R& _' u3 j# m, G' a/ T. R) P/ m0 s" Q n! }font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考8 B3 x9 h4 H1 g0 f' S, q* acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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, {# B- H# m5 h. D M+ `, Z: s, T
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
, V# _& j1 L% D: ^$ l5 X0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 * @1 g3 z3 X2 F& G
9 G! q, ?' g! [5 n$ I! ` h7 v% i) @* _5 ucolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:! B) X& K5 ~/ |* p3 R' T- Y' g1 ?
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 " L) O9 j- w- R* |2 wcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
% F* s0 k: M# {* I1 C1 hAR-SA">） | 
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