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* k- F7 j+ I" s7 f8 X$ W% T
mso-font-kerning:0pt">2012 ' @/ {, D" v+ J/ l5 R. \
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 7 ~) ?5 B. t# T( R. c! ^$ E
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容) Y4 ]# F! r* O u8 D* a
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ; }4 V% Y% G( x. |
7 j2 h: P' i6 l8 e& J- x' f- D$ Q- h9 w* s1 Gmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。2 a, w6 m8 l- l8 g8 Rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' Y9 r+ |% A4 F M; \$ F
, ~4 G% Y k. c' j4 g# d0 \4 I2 i$ i! _2 L3 c6 }# N9 I8 y" qmso-font-kerning:0pt">1. . m1 `4 H3 {% W) }, Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 / r, s7 P3 C6 I- g2 t( e3 m
' M, D1 u; T$ ]% I8 u. Q+ F; ]
7 ]4 i3 A6 d8 K* G$ C, `+ D$ n0 j
mso-font-kerning:0pt">2. 0 ~: b. a5 `5 K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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# J/ I9 P5 v( o3 X. u; J f* w7 Y6 b2 E& a4 b; A u( `3 S
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。; _0 I- ?, r( E2 `* B0 t
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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* x% h! S* c, r- e# d; ?8 Q; u$ v- P( D+ W }
mso-font-kerning:0pt">1. . I$ i- m9 P! K- d8 Z* p6 V1 }
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
0 T. K; U- `# f/ r$ j6 e( v' K
' P; {) C/ D+ p+ X ]5 Vmso-font-kerning:0pt">2. / E* q( ^7 x- W: ?) D宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 & }1 y, R7 r' F, q$ Q# r" W! Q. k, S; P' u
4 A( _9 s2 W3 y2 M5 U: d! Q1 {( e5 ]8 P8 A' Ymso-font-kerning:0pt">3. 2 W2 x, _: n1 {
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
# Y, x) S+ t% ^, [/ |0 Z8 P
4 L S9 Z- M+ ?% K3 r( x0 B) R e* w0 z$ Rfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;! ?7 B0 K& P# U* k0 J, w
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。. o/ \3 ?0 H' Y/ Fmso-font-kerning:0pt">
z1 ^1 S. C N9 Y f6 e/ f
) }9 a# j) T4 y2 o6 a; s4 }! k% G- C9 a1 \6 \mso-font-kerning:0pt">1. 9 {% I% o0 [8 c3 R, B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 - ]6 L2 c1 f$ L7 P4 X5 L. g5 J
8 B0 P) x K$ x6 K) N7 X* L
% g# g7 {8 I8 amso-font-kerning:0pt">2. 5 Y2 w4 ], G! j7 h. H( S5 t% ~宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
0 H, ^% m- s R6 G3 k* q+ q7 D0 ~* N+ G3 Q" }& j* i: F
V. K9 T4 [, u; X2 }" Hmso-font-kerning:0pt">3. ) b( _1 g o: d% q' s1 F; d9 O- U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
( H4 p% ], j# t9 y# n: E$ w+ s9 v) ]3 h) u- L3 n3 T: N
2 Q) r% D- R. s# J6 V6 }mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。$ y9 F8 }8 t, U( |color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ; X9 ~$ @# R9 V/ \/ x2 `7 k3 F. l
" W. U J! h. [+ \% {7 ?, F) y! O" }% t3 Z( W3 T, B$ Q$ a6 W
mso-font-kerning:0pt">1. 3 E9 i- x$ m U+ X- t9 X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 % x/ Y. v5 n [2 o2 W
9 a6 t. f; Z% ]" D
3 h5 \7 J. ]6 a# c1 Nmso-font-kerning:0pt">2. 4 M" l# e# v( H8 A" U' \& S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 2 t. k) l4 J" x; @; j
+ k1 t$ z, i. o, ~7 @% R
/ \6 W2 u* W4 Cmso-font-kerning:0pt">3. 9 h6 o, |- V; t( J7 W+ ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。$ B: `5 N K' h9 n: ?3 x: r! b& ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + r d4 P# O/ ^; y9 b
& K7 U5 i2 m1 `+ n. S% e, e& n' h6 m, U# v) D+ hmso-font-kerning:0pt"> 9 m) o' ]. r& X/ n- S; D2 `% |4 I宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> / v, Z+ y" R6 X- z$ `+ f. o* v
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4 u0 _. C; ?8 y- c7 cfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考' u6 Q" e! R- A3 k$ ?6 X( B2 I
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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- l! X" b' k. q7 ]. ?* |: j' H2 L# Q1 ], k N' q
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
2 {9 Q. @0 |2 J: ]# B! ~9 T" \0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 [8 ^9 M+ y: J% s& {
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7 N3 E0 p3 e& r U6 p/ J4 h0 jcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
! g$ R: r) t$ E' i8 c% w/ t9 pAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ' H: E8 y6 V6 \color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:% z# i. x! Z, ^% @* P
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