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1 E7 \5 d6 i+ v7 Z$ z' Qmso-font-kerning:0pt">2012 % O5 o8 R8 V# Y% A: M+ ~
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 " X& }! H" s, v, F: o7 p
3 Y; z; H. ]3 Y' |( N0 y1 F3 z, C6 i% ~& S3 u, V* G& G. Sfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容" n+ O, I' H$ S# }4 Ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 0 ?. K" m) d: S; R# [4 {7 L
& S1 Z3 D) @+ p2 B: ? _: A3 s5 ?# V' ~4 J) m8 N5 T0 i
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。- v; h4 L* D* i
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! V0 M0 a4 h& a% z6 c& \( C% X6 R1 R4 @" l* B% ^4 p
mso-font-kerning:0pt">1. ( J8 U% d( m0 S( `# z! V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 9 X8 T& P0 m, W+ G' K9 m$ \
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mso-font-kerning:0pt">2. ; |+ X, p0 O+ o% u% l6 {* d. r, r
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 . r6 w1 B' i2 ]6 K; G9 b
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。/ e& O7 T$ d# q" n! U7 Z. I# h: e
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mso-font-kerning:0pt">1. 1 _+ ` a3 g/ A0 F& O8 c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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3 }1 ^4 ~: }* o3 w5 Y* Zmso-font-kerning:0pt">2. ' b4 T5 b6 N8 y: G5 h! J$ t宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 " M( W/ G/ D0 A1 ^
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- H( I, r5 A6 E" u: G7 _. s9 gmso-font-kerning:0pt">3. & N+ w- g+ G! Y" L/ A宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 ) W: ?, P$ B) S0 v9 s
# H' Y# i: N( T- ~3 f3 r# R* M B. y2 a) o9 \: Nfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
`3 e" h1 L1 n! ~3 l- y7 x; qcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。% j( v& v' `( x, O+ c9 y: U6 Bmso-font-kerning:0pt"> 2 J& j/ H: K7 U- q
, `& S9 N5 v" v3 \1 W+ b* [% X9 k0 \+ I; M
mso-font-kerning:0pt">1. ; t* [/ Y5 M2 |/ `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 - o5 H) p& ~3 B) R
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mso-font-kerning:0pt">2. 4 a9 [# P; |' ]3 @0 K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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& s. S/ K) f E, K e t$ nmso-font-kerning:0pt">3. " f/ R0 B d- P9 x0 ^! s) t
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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7 M8 l z) Y8 ?: ~& ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。# i# P: _6 E7 f J, ^
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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# g' C! v/ }9 t& @5 [0 O% F, H+ N G+ t) Omso-font-kerning:0pt">1. , K9 K/ M& X. I$ M) Y& _* M5 `5 C; _
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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M4 Z4 f: m; |$ K# n9 `- v% j7 C2 I. F4 Z' }% Vmso-font-kerning:0pt">2. ~# X# a2 t. F) s- B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 4 Z7 i* |9 v1 x1 L
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mso-font-kerning:0pt">3. 6 ^ y$ I' X8 Z0 u, _0 O" w* ^* F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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5 H, `8 Z6 G8 C# j1 W; tmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。; K' {; J0 H# m' d, kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ T! q# _; K6 p4 D( }* [
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : K9 ?! |' M% E) D/ S. E
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考( ~* N9 [% I- j2 d* u
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 U9 z* f" M, Y4 o2 g
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:6 W* g& m& [) ?) m8 E; Z
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 + S! V. o8 V; K
4 |0 _5 G8 G r5 F7 ]1 M; Z" d8 Lcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
) @$ d* v9 `# }. l6 v$ I uAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 , H; J8 E( W: |/ Z3 o5 G5 i2 u9 o6 C
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
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