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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

. P- B6 A5 Z6 P) u3 d: U2 H

 

/ q x! k9 j5 I3 n# { G* X' Q X% I

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

9 E, ?5 ^" t) b

 

; J& ]5 S: j7 ?

老秘回答:

: t% s& U) z2 i# `9 S+ L

 

+ i: K) |9 j+ G( g

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

! n I' _7 k0 e% m }, b

 

/ a4 e# U- Z9 e

●使会议开得卓有成效

l$ m9 v' _, p9 B; I

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

+ Q7 M9 T9 i. W( o( q& {

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

. @ \( P2 [$ t* e) I% H1 E5 _

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

! A$ {% Y0 E7 ?' C: F3 h& F

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

" b9 O4 _: n6 J$ s8 Y& `+ L

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

) d B/ I) G5 R7 a- @/ S+ Q1 B

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

& B0 g: a4 Y) Z: a8 i) o

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

h. K, p5 E9 g/ q0 l( D

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

% D' v7 z, O6 y; ~- g; F& E3 ^

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

* @3 L4 R" b5 Y2 N" \0 T/ P' C

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

4 H+ O* r- N% W$ @& }; f

  10.信息要加以选择,避免过多。

' [; }0 L' K/ n; R' w( j* @

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

( X# z/ {: C* V

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

5 Y. J/ O# k- h/ D; y' D

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

& B- W% C& t" w1 y6 j3 p

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

3 o j4 P& ]) V& |! i" L

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

3 \6 ?; Z8 v6 b2 R! s6 t4 A

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

, b3 @' a0 b. U( A# U% U% c, @" k

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

- v- A3 x1 F S% h" {: @) t

  18.会前先拉几个盟友。

" _; E5 u; d1 @/ W; g7 g' v- w

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

/ w3 r q5 t* j1 ?! _3 l

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

2 a) a. Z. C7 }$ x

  ●会议准备

7 f* e5 l. M& [/ B; _

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

) b0 V1 t3 \5 {9 K# H

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

" p2 J/ D9 B& S

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

$ ~( s& Z6 p( h( v8 A

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

9 M: i: c+ d% X$ k

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

' s; q* ?1 T& s& G1 ~8 z/ z+ R6 E

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

0 F2 E* P6 m& K( n

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

: m2 W0 \2 T: C0 g, r

  27.议程要尽可能短小简单。

7 \- @- v6 H) R5 B

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

: A- T) j6 b# {1 c( S% M

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

5 S3 Q, ?. R' D* `6 s5 }

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

% Y8 x, }8 d) X( k

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

" X( h$ L3 J' Z/ K5 B, c4 {3 f

  32.必须将电话转移出会场。

) R- D1 b) i# b

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

. l1 ] l( d1 H9 V% p' F1 \6 O

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

4 s+ @4 O" }# m/ F. ~% B0 }# x

  35.要找个确保没有干扰的会场。

& s' t0 s" K1 Z( m9 ~+ G/ q% n, i

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

" s S+ n1 e* j. {7 a4 ~" ?2 Z) x

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

5 N+ m. ^! j, A/ d

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

0 x9 x9 V, h. `( K/ d6 [5 R

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

- I* f5 i7 [/ J7 j) ]2 g9 N8 h5 d* _5 A

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

& a+ D) J. ?1 _% h! v5 u' o

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

* p: \( z. D& \! H

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

/ j1 b v, T, N4 v r/ O' ?3 E; L

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

( r$ ^% a# _& z) ~6 A& n5 m

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

: N: @0 k! E- P% U; e

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

: ?% g' S* y+ o* R+ r1 `, k

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

# p9 z0 U3 K9 Q% ]

  ●出席会议

1 q" V, J. h% ]+ F

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

% l/ }% [& s! U4 V6 L |7 K; }1 `; O; R

  47.会前拟出自己的发言稿。

- E( g4 R9 x* R6 k# S+ y% u! x# u

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

& C& s& {7 n/ V! c0 J5 Q& _# U- L! L

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

9 }; R" c. A- }% ]

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

$ Q$ f6 t" _) R1 S' b
. w2 o! T; K+ ]0 e" M$ V

  51.开始发言前先作深呼吸。

( T" O, P% b/ Q1 \

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

& M+ \0 x7 U* d" i8 s! @

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

" W; [2 Y( |; c2 e9 @9 {4 u

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

# O0 G( |4 M/ @; w) }

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

# w8 m& A( }) M" I

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

: U/ d9 _ N+ z) u* ]

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

2 n6 z% j, h D. p: v* I/ q

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

/ D/ t9 X$ o/ F& S0 `

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

+ T9 i' d$ x8 c5 D) K. s8 [

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

1 g9 m' t8 K( T0 `4 P. N

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

+ R" b' d" Q; S/ T* [7 B

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

2 z' z3 h9 C: \. @8 R. ]

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

0 W( P- C9 w: `6 b) d5 i; t) d

  ●主持会议

9 P3 ^2 F6 u$ J, }3 L {

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

! q- B% [/ M. }5 r) g, J, u

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

$ ^: Q5 T0 b b% I, s9 ?" A h

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

5 c- }9 y6 R) m3 i

  66.尽量于会前认识新来者。

2 ] M$ W/ K4 Q; j3 r" A0 q

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

* n2 ]' _; R3 U4 v3 r

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

5 ~& H. N/ d/ r2 z( C7 K8 q

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

; V9 p' t0 S0 ]% S: ^

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

2 o0 ^$ c ^& G, O1 n2 H: _ o

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

$ [8 d# `! M8 h+ h

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

8 e; l8 D' i- b% u0 C: _+ o$ y

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

7 ~# O9 C; w6 B. H: Z4 o# R; b1 h- r

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

; N9 O* f& i5 u) Q0 V' o

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

* F# F% p4 e& B1 k. ?

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

4 ~& s0 X! j! |' ` r& w

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

! _" l2 Z8 @& U4 s! L

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

! A5 E% J- D9 I

  79.必须清楚每次会议的规则。

y" s# b" t; ~" o

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

. K7 c8 D$ N+ ?7 W) `/ m

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

. L! B% m. K" [ W% e

  

) {$ G1 w) J1 \; e- Y& a

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。1 |1 q' l! _% y' k/ h" i
5 ?$ u9 W6 v3 _1 @0 C0 G0 u# E/ f
  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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