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网友提问： . P- B6 A5 Z6 P) u3 d: U2 H
/ q x! k9 j5 I3 n# { G* X' Q X% I现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 9 E, ?5 ^" t) b
; J& ]5 S: j7 ?老秘回答：
: t% s& U) z2 i# `9 S+ L
+ i: K) |9 j+ G( g会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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/ a4 e# U- Z9 e●使会议开得卓有成效
l$ m9 v' _, p9 B; I 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
+ Q7 M9 T9 i. W( o( q& { 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
. @ \( P2 [$ t* e) I% H1 E5 _ 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
! A$ {% Y0 E7 ?' C: F3 h& F 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
" b9 O4 _: n6 J$ s8 Y& `+ L 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
) d B/ I) G5 R7 a- @/ S+ Q1 B 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
& B0 g: a4 Y) Z: a8 i) o 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 h. K, p5 E9 g/ q0 l( D
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 % D' v7 z, O6 y; ~- g; F& E3 ^
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
* @3 L4 R" b5 Y2 N" \0 T/ P' C 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
4 H+ O* r- N% W$ @& }; f 10.信息要加以选择，避免过多。
' [; }0 L' K/ n; R' w( j* @ 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 ( X# z/ {: C* V
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
5 Y. J/ O# k- h/ D; y' D 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
& B- W% C& t" w1 y6 j3 p 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 3 o j4 P& ]) V& |! i" L
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
3 \6 ?; Z8 v6 b2 R! s6 t4 A 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 , b3 @' a0 b. U( A# U% U% c, @" k
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
- v- A3 x1 F S% h" {: @) t 18.会前先拉几个盟友。 " _; E5 u; d1 @/ W; g7 g' v- w
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
/ w3 r q5 t* j1 ?! _3 l 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
2 a) a. Z. C7 }$ x ●会议准备
7 f* e5 l. M& [/ B; _ 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
) b0 V1 t3 \5 {9 K# H 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 " p2 J/ D9 B& S
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 $ ~( s& Z6 p( h( v8 A
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
9 M: i: c+ d% X$ k 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 ' s; q* ?1 T& s& G1 ~8 z/ z+ R6 E
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
0 F2 E* P6 m& K( n 26.任何议程变动都必须通知主持人。 : m2 W0 \2 T: C0 g, r
27.议程要尽可能短小简单。
7 \- @- v6 H) R5 B 28.尽量将议程限制于一页纸上。 : A- T) j6 b# {1 c( S% M
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
5 S3 Q, ?. R' D* `6 s5 } 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
% Y8 x, }8 d) X( k 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 " X( h$ L3 J' Z/ K5 B, c4 {3 f
32.必须将电话转移出会场。
) R- D1 b) i# b 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
. l1 ] l( d1 H9 V% p' F1 \6 O 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 4 s+ @4 O" }# m/ F. ~% B0 }# x
35.要找个确保没有干扰的会场。 & s' t0 s" K1 Z( m9 ~+ G/ q% n, i
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
" s S+ n1 e* j. {7 a4 ~" ?2 Z) x 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 5 N+ m. ^! j, A/ d
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
0 x9 x9 V, h. `( K/ d6 [5 R 39.座位之间应有一臂长的间隔。
- I* f5 i7 [/ J7 j) ]2 g9 N8 h5 d* _5 A 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 & a+ D) J. ?1 _% h! v5 u' o
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
* p: \( z. D& \! H 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 / j1 b v, T, N4 v r/ O' ?3 E; L
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 ( r$ ^% a# _& z) ~6 A& n5 m
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 : N: @0 k! E- P% U; e
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
: ?% g' S* y+ o* R+ r1 `, k 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
# p9 z0 U3 K9 Q% ] ●出席会议 1 q" V, J. h% ]+ F
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
% l/ }% [& s! U4 V6 L |7 K; }1 `; O; R 47.会前拟出自己的发言稿。 - E( g4 R9 x* R6 k# S+ y% u! x# u
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 & C& s& {7 n/ V! c0 J5 Q& _# U- L! L
49.要保持积极的脸部表情和音调。
9 }; R" c. A- }% ] 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。
( T" O, P% b/ Q1 \ 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
& M+ \0 x7 U* d" i8 s! @ 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
" W; [2 Y( |; c2 e9 @9 {4 u 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
# O0 G( |4 M/ @; w) } 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 # w8 m& A( }) M" I
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 : U/ d9 _ N+ z) u* ]
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
2 n6 z% j, h D. p: v* I/ q 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 / D/ t9 X$ o/ F& S0 `
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 + T9 i' d$ x8 c5 D) K. s8 [
60.必须按照议程顺序作会议记录。 1 g9 m' t8 K( T0 `4 P. N
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
+ R" b' d" Q; S/ T* [7 B 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 2 z' z3 h9 C: \. @8 R. ]
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 0 W( P- C9 w: `6 b) d5 i; t) d
●主持会议 9 P3 ^2 F6 u$ J, }3 L {
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
! q- B% [/ M. }5 r) g, J, u 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
$ ^: Q5 T0 b b% I, s9 ?" A h 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 5 c- }9 y6 R) m3 i
66.尽量于会前认识新来者。
2 ] M$ W/ K4 Q; j3 r" A0 q 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 * n2 ]' _; R3 U4 v3 r
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 5 ~& H. N/ d/ r2 z( C7 K8 q
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
; V9 p' t0 S0 ]% S: ^ 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
2 o0 ^$ c ^& G, O1 n2 H: _ o 71.要制止支流辩论和私下交谈。 $ [8 d# `! M8 h+ h
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
8 e; l8 D' i- b% u0 C: _+ o$ y 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 7 ~# O9 C; w6 B. H: Z4 o# R; b1 h- r
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
; N9 O* f& i5 u) Q0 V' o 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 * F# F% p4 e& B1 k. ?
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
4 ~& s0 X! j! |' ` r& w 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
! _" l2 Z8 @& U4 s! L 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
! A5 E% J- D9 I 79.必须清楚每次会议的规则。 y" s# b" t; ~" o
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 . K7 c8 D$ N+ ?7 W) `/ m
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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