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网友提问：
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9 ~7 ~6 J! a' x. j* o. ^8 F现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ ! L5 F, X; F5 n" c: y
% S( h4 f+ I5 R老秘回答：
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7 a+ H( P8 _, r/ ?, L) C会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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; N" P8 B, H3 S●使会议开得卓有成效
/ W+ p' W7 \. E- ]/ e5 w 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 % m! `9 r# c! o; h( o9 X
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 : g) c" k0 J8 v2 G9 [* f
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
1 t+ }6 N+ ^# h+ b" p 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
* W) k% D8 k5 m+ ^$ E; O 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 . t0 A8 f5 o5 F
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 2 z# m2 o ?. Y1 {- P7 _" ] v
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
- j0 y% l$ c/ s# l. |( U' B 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
/ s6 V/ b6 O) g' N 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 7 @2 p6 m u5 r4 m' x1 u
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 5 ~, c; G4 E1 Z. u2 C. r
10.信息要加以选择，避免过多。
( s' f2 ~! F& J' O5 b7 K 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 3 N: F) Q( n9 g3 s) n
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
" \1 o. F7 B1 X" C9 E 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
" Q9 a+ H) ^7 V0 V9 _ 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 ' f: G# z! b+ G! M# g8 y/ S( A
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 9 K6 w% v+ `. q2 \4 j2 b
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
9 v8 d1 \* Q( Y5 z# O2 f8 I 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 % ^$ f* k7 M% B- k% {
18.会前先拉几个盟友。 * k9 P7 }# \$ V9 N# ~
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
4 T/ O, T/ O8 b. ]5 G( E3 v. Z, b" a# f 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 5 |$ y2 |/ K) u3 W+ Q% E: L9 c) b
●会议准备 3 [4 T% n7 K6 e8 K1 q/ g) w
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 & N: d. }. {1 V2 g+ ?9 J4 O/ e$ Z
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 1 g/ {& H) q- M% U* D0 V0 A) Z# h; S1 b
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
( F. }4 t3 N: Y0 I0 W: j' }7 N 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
* r2 R/ W+ |' i6 t( b 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
1 ^+ Z. ^' w0 w 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
. f0 `( x2 H7 L1 h6 P% A0 `. I 26.任何议程变动都必须通知主持人。
1 Z/ c7 x9 q6 A 27.议程要尽可能短小简单。 * p" x# O; ?% y, ~7 B; g% v; D
28.尽量将议程限制于一页纸上。 1 z5 A- H4 G, q. E: z# S3 E% t
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
. x9 y; x p2 {9 S8 i: e5 K; C9 t! h( S 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 " N; y9 n& M; R- E( M1 z b
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 - x4 j& J: Y# H& x/ r
32.必须将电话转移出会场。 8 O) w# S0 J8 e% Y: d& L; x% Y3 z: F
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 * J; J2 R! R* D$ ?$ B4 N
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 1 }) Y4 @7 a7 i o* l Z
35.要找个确保没有干扰的会场。
3 ]8 w$ i9 Z3 U6 c# Q# B) \ 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
8 i- z; ~: z" z, w" s3 r8 {$ H 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 1 r4 i' w" |" e" L5 j* J* G+ B' k
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 ( Y$ E B) D* A4 r7 O* B
39.座位之间应有一臂长的间隔。
; ^+ e" H; t9 l) g4 x- ?& e3 i. ?* Y 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
( I9 U' d9 E5 K 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 6 b8 y# ^8 j9 N1 d. T/ S& {( c
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ) k& A+ X, }, P" B8 W8 ^8 J: b
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
L6 Z" l# ^" [4 s 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 r. H% p; V" S
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
2 \6 L ?, Z1 |- y: B 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 0 D* S! v1 T1 J R
●出席会议 % ]& ?* A! _: n; J2 X. Z8 |
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 4 E- t0 B; G& G2 q# ~: p% @
47.会前拟出自己的发言稿。 8 L. z7 M4 s& @9 L# z( @
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 4 k8 N/ r7 ^4 D: F* S; i' q& o
49.要保持积极的脸部表情和音调。
2 D ~/ l6 D) e2 t 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。
- o: V( ]3 R; v# m; ` 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
2 ?+ ~5 M! J) H8 V9 K, }. K/ c5 }6 { 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
( G: [6 F: O; X+ x. c$ c0 |% L! h# e 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
! d$ r9 d9 d9 u8 w 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 7 q/ M+ a+ A {& J( E& I. N
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 `* o3 O) u5 `! Z8 |
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
( j* F8 D/ l& n$ f 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 & c0 [4 }2 v) ?4 Y
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
$ p) |1 A7 G6 {: f8 N% x/ a9 A3 x4 S 60.必须按照议程顺序作会议记录。 2 D5 m- M- g, I6 ?% m$ b( O
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 8 k6 |0 r. ?$ L; @. i( [
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
9 \ ^) E/ |' z& _' g( R( ? b& j% f 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
" T* c7 J) ~9 o! g/ P2 T$ d ●主持会议
# C: }$ r' {+ I 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 0 {6 m3 P- p+ `5 c* U
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 ( ^$ Y( w9 ]- H9 X/ s
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
) G p8 h. J8 U 66.尽量于会前认识新来者。 / _6 C. ~ @( I% K$ Y5 u# l$ m$ ?
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
+ I; F w" S" t! `$ w/ S 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 . B) B9 Z" f' w T
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
6 O" i9 H# z+ x. }' T2 h$ | 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
( ^8 b) u7 Y! h 71.要制止支流辩论和私下交谈。
7 x v! [, |: q4 G 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
2 R, h( @: n# |# S H 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 8 z T9 y9 j8 S ^$ i8 v
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
8 G) t& }0 x. _9 W/ I 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 , l# L) W0 z9 w, B
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 . I! y1 ~& B: d5 B" z+ Z
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
, |+ z% z9 j! y. c$ p 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
* W' n! D% A. h; h) s 79.必须清楚每次会议的规则。
# J( w2 _; x0 @0 i, {; } 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 ; u: T) w, S% _6 D* L2 {1 O2 z
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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