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网友提问： ! c# Z n3 K0 s/ i' F) B
; U& y7 p; |7 v; W. l, Y* @+ {现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 2 k% P! ?0 o: \% C) E; _
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老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 % ?# B& H+ x: C# P4 _% N2 D
0 ]% v* P& O8 u1 I' R●使会议开得卓有成效 1 e+ A! Y7 u# i5 }
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
5 w4 D7 b5 h$ P# x1 ^, j# e9 [ 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 ; B7 Q# B6 U% h! Y+ |
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
$ W! n$ T( p, V/ t 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
- Z& R; ~1 _8 G 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 5 G8 ?5 s! O$ ?! `7 c- {# ~. J
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 & C" D% q' H' W3 R9 i% T$ J1 A
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
5 Q+ A# b8 G, A; m 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 ' c8 i9 `* P" j3 V
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 3 }' ]8 i$ ]8 L6 m1 i Q( }; l6 d
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 0 m1 W, z* W: w3 A4 k
10.信息要加以选择，避免过多。 # @2 n3 J+ U) N7 T' G
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 ) g3 F8 t- P: J, u1 Z
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
, ]. o& O$ h8 v" b" E9 D 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 & e, e. o* ^& ] Z1 l
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 . v( y# Z! Z2 @1 m/ v8 g
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 5 [0 S8 H2 o& G. p
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
$ `$ o% x+ r0 A& P2 \ 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 # Z9 I; }8 w) ~8 _! U
18.会前先拉几个盟友。 / o, T6 {& @$ V
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
6 @6 f6 G3 h6 z 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 & ]( V" K3 X2 N4 K. }3 C* n8 x
●会议准备 # ]5 v* e' N6 B
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
7 I* B$ _; t. ~$ T- P 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 6 |: Q5 n# c, I+ s% t( ]1 U7 N2 b: q
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 4 p$ X, B, E# }) ~2 e0 U6 ]. l
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
& W% K) Q( C7 { 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 ) D' t5 W* `' O) p
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
. N" N% M& J3 q$ x) p 26.任何议程变动都必须通知主持人。 6 l3 q* r# ^( A8 c- |3 [% V
27.议程要尽可能短小简单。 ~3 S5 j& {3 k% A6 j: | p% B
28.尽量将议程限制于一页纸上。 $ e5 }+ d8 y5 [2 `" G! g; C8 w0 k
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
. A: q$ c& r2 N* i: u 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 & f3 o( F4 F+ _2 D8 n6 p
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 6 X& u# e$ ^& o& K4 {
32.必须将电话转移出会场。 # V9 }7 t$ N, Q
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
2 @# w) o% a9 c7 e( S 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
3 n" U+ M/ ~, j; f6 i# v 35.要找个确保没有干扰的会场。 ( w6 C q2 @7 s/ F
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 / N% Y: `% E. e y7 r+ ?% O, }0 {
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
$ d( W0 a+ k! x5 d; e 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
7 C; W. M% d$ x 39.座位之间应有一臂长的间隔。 4 t" z! k; {3 L0 n
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
2 q4 k' b4 O @% A. Q' e 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 ! s6 M1 r- e8 ^/ P
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ( E3 d6 ~! D* y& y1 w
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 0 g/ |% _" m9 |+ S
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
# M& _9 T+ E& g* d6 b8 z 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
" a$ t1 a# j+ w" l; b; C0 Y4 \ 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 + f% F/ R9 Q0 n* |" `
●出席会议
5 e' r7 a" i# W8 z 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 # t. W* x+ i9 G
47.会前拟出自己的发言稿。 - k. } r8 H; y' A
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
/ `/ \' S- Q( I8 V 49.要保持积极的脸部表情和音调。 S7 ~" h' Q0 U% u) e% M
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 2 ~( b# V7 O" \& p, `
7 o4 h' y1 o9 n 51.开始发言前先作深呼吸。 9 o) w; v5 ?& K
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
) m# t+ I, q3 \ 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
: y: b; y8 Q2 y: t9 \5 y! U' P 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
4 }- A* w& `. V* W6 ?+ M! b, i 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
; F8 C' M$ u5 g& i2 g- B. f* w5 d2 b. e 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 / c$ J7 _0 V) n5 O
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
3 Q( I0 F3 q# k4 P' ~8 n 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 3 o P1 F1 ?+ E, y3 H
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 7 T' m5 v, b8 |9 f- R7 d n# [
60.必须按照议程顺序作会议记录。
' U$ a$ e% y& _2 g 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 8 i' g$ w, _2 a4 K
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 1 l o1 R- l0 a) s4 b1 V
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
2 N+ a$ y2 s# R P8 b# M0 Q ●主持会议 " i' b O; r1 D) }
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
4 Y3 Q7 v9 Z* c7 D 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
$ X0 M3 m* M9 ?, G1 _3 f5 W 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
) }' v) f& k& ~% i 66.尽量于会前认识新来者。
0 e% x1 J$ d) x) G; G 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 0 u* u3 q5 k+ P6 |7 L/ A
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
* J' ]: l2 r5 m- p( y9 R 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 5 A( U( x4 j0 l! I
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
# ` {0 P2 Q8 N9 ^2 G U. K 71.要制止支流辩论和私下交谈。 ; p0 `- Q0 _# b) r" a: X4 h
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 0 B% g1 U U" O7 h% H1 L- |1 x
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 8 E c8 e0 V/ v* m5 }, i& D
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
' T' @5 h! ^- \+ I; M+ @ 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 : y7 b$ [" P; x S9 s
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 ( J2 c7 a" m# {- s1 q* W
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
( L2 m& a9 h8 e8 c 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 % p8 O* M/ A7 z- G+ i0 C. j
79.必须清楚每次会议的规则。 0 A6 j; h: A8 p6 M' N$ F& ^ |
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 2 ^4 C8 [ Q% N5 T8 ~% b1 g
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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