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邀请书的概念与结构

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世纪秘书 发表于 2012-8-3 07:02:50 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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1、邀请书概念 & c% ?) W# y0 d. }7 @
  邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。! _" o" ?7 k& V9 ]( j1 l

( t  G  K. P# M" t  2、邀请书的结构3 ~( ^, {' h% H- l( p4 Q! ?* \

5 X& `$ m- f3 `% L9 i  邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。
$ ~/ Z% P# o; b7 C/ [
& c% w) ^. B" U. N3 ~  (1)标题 9 t: K5 M7 K# n8 b  D% ]

$ m& M% I/ f  J  第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。   n, l' [3 L+ D: }

/ f# w8 k( q/ g) t* `( H  (2)称谓 , Z5 e" l0 U/ |% v2 X8 n- [
$ `: ~5 Z5 B/ K) j( n
  换行定格写被邀请者姓名或单位名称。 2 U- I+ k7 e" Z) J/ U  `: C

* W; u. a" P4 `* W, a( H  (3)正文 1 k5 K5 T6 I/ v# ~  P$ I+ x; J

- @9 ^. f5 m* P5 G' Q: b  这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。
% D2 y4 i+ r, x8 ]: w/ ~% T, Q, i* S; k
  正文应特别注明的内容:# }+ p% C/ f% s+ d& f' T# v. I
2 k3 m5 S, x7 n  a
  附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
) a+ A9 v) |6 [, H5 z; n- }* c0 P, Q
  宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。
& r2 n; U9 D5 b
- {) g4 }6 K. ^( |  特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。7 ^0 I% O' m/ c+ c8 `. z

" C" e: |( R9 R, I  (4)结尾
" r0 B) n0 F" b" m8 o2 H+ n; ~( O" C2 ]7 C' P* F# a
  结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。 1 A4 o3 H$ B% ^$ X+ [+ t

6 O( y: F- L* l+ r  (5)落款
, O% e3 T) f: K; z3 Z3 p7 O
. d/ S- B, m( i( H  h0 w3 f7 w" J& o  在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
* x, ]- ]- m; t" q' d0 K$ T& h! r* |5 T5 K, z. V7 d0 X% p
  3、发信时间 / l* S- Y! w) G% P) P+ s' l
0 {2 R2 b! _  g8 {8 s( Y
  通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。
) E' `3 x0 @6 Z& k5 \, j2 w) e
) i; P4 ^& W" q) d' f  4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)$ e* ^: F' K; W

; ~  `3 }% u9 P( a2 @3 q# w  邀请书
- |0 I1 G* z) j
1 F1 f' H& z9 U; J7 C& U' l  ××大学校长:- _  v  j) {9 F* J  x
9 ]4 p# C: H- H/ Q/ T, C
      今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。3 ?; z3 _" {0 Z; Q

/ U7 s, p& w" I  敬请光临
- _! w" {& [5 h* P) j" l8 Q! u9 @9 \& z0 k" P8 O( K: C
                                                   ××学校40周年校庆筹备组( Z3 t: T! P% z9 G- z: v* u1 ?
7 g, m  h5 j3 j( B/ c; r
                                                                ×年×月×日
0 A2 C. d- X6 n% S5 E" n+ _: l2 Q) V% l) _% V
  5、对邀请的回复
7 S6 k& \% K: H: Z( f  f9 O! N" T) _- [$ j3 L4 S; p2 ~4 j
  对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
7 A3 g/ g/ w- a& r4 S. ]0 i4 o4 H9 \: I$ f; h# k& N8 G, o7 S6 i
  基本内容包括:7 H  S6 U' Q+ z: a# Q& A6 ~; X
2 x7 J; b3 V1 r
  (1)感谢对方的邀请。' p, H; T, h( m
" v+ F* e& k) H0 c+ ~. g
  (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。
, v+ W  c7 L' z! f0 _  r: B$ _1 K2 ~
  (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。
  J$ F/ |6 K1 u0 E4 P9 `
! N  g) ]2 }. m" ^; D, t% F1 ]2 w6 c  如:+ c- z  S" f; b% c/ B9 s
9 g+ n2 z6 d& k3 Z% x8 E9 A$ e
  答复函
) X# c: X/ K- x, m. W1 K
6 n$ f3 m5 v+ X& o8 w' I$ K; h" R9 P  ××先生夫妇:
" K) [4 `$ R, G4 `+ e/ l: D
$ S' C7 h& g, G  Z: l& O      非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。1 B# s, x- I* v5 P, I
) |; T% i( l$ n/ U* N
  此致' g) Y( u) k3 [  L- g8 G& h
( x* ?- |! A  A  i6 O& g3 e
                                 敬礼  u6 s& Q4 l7 A$ \! c1 }5 @9 N3 B
: K- F; u! W; C
                                                         ×××$ ?$ ?: s7 ~3 r5 `: n" {3 V& q

* _& u1 q$ h: o7 p( F2 b, X                                                      ×年×月×日
0 ^+ ]! R+ o4 v5 M8 F/ _0 w# T" y" [+ I! J; m
 
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