秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。1 d7 Y; `+ \3 E2 V/ N2 D: K! V' _
8 t6 f9 l! y3 l- [) p' c- `- f; e) O1 I' x+ z
一、如何办好领导交办事项" C; }# c d B$ T4 c
/ q0 c" ^2 l; x- ~! a9 a" f0 A! c' b/ O
; e; K; D+ k" X
(一)接受工作任务要弄清"三要素"
9 B% M" x7 b% }, M7 j! U& `2 i9 a- q3 V: {4 q
0 W, ^3 `: g" F
$ N. |2 w2 t; Z
领导交办工作任务,大体都有"三要素":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把"三要素"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。% E, I$ Q8 E" B9 P, G
" Z3 W$ @4 B2 u' ]3 ^' p/ g) m4 l- c
+ u! y1 @( [# v. y& |3 N" z
Q4 [ q& h5 M7 d7 z
(二)优化办事成果"三比较"。
+ H) I3 `' n I4 l; a# W- s/ M9 b2 B' l; ^# E; s6 i, Q& ^- k
* F8 O) M2 ?! O$ t1 `9 E
! F4 Z3 |6 s3 R; o 办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。/ n/ ^. g4 S' _* D3 o
4 G) a8 ^. F* G
/ ~0 V" A! V" B& |
- E; m! t3 W$ t/ H (三)把握好办事"三形式"
( I$ `& e5 o" B3 J S6 b
* P2 ]! V: X. j4 n9 X! \; g4 j) f8 I
2 h6 F: [. @5 |: D# S; d+ g" y9 Y# I8 W4 V; T* d
办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
# X) E6 m8 }7 T% g8 x% }
) k1 }, L7 O. U% \0 f( `9 e& ^+ |7 [/ n2 A/ m" Z
7 X, O& P1 d0 B0 r3 B Z( K7 l% r (四)检验办事效率"三标准"
6 U5 }3 t7 B x$ r# Q/ f
( G9 o. r- L( l6 S- s+ y
; Q( l/ E* Q6 L3 X, v3 h
) h2 H% g# r$ p: i0 Z, o. Q 秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
! R1 p* @$ c5 }* E! f0 Y+ }6 i! |2 @$ M+ l* V
- F" f& G3 E5 \. t0 Q: D7 Z: v X3 Y- V6 P7 q) t: {4 M# u( W- X. `
(五)向领导复命"三注意"
8 Z+ C8 b# E; u7 E; n8 S: N
3 P$ l5 g- b# m w, s3 e8 \; ~" U) I3 |* z# b* h3 f3 f
5 F; u; }" L5 P: f* D" R" P. Z) S5 p 工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。
8 i: o4 d: X* v. Z- e2 H4 o6 L" H- r* ]- i, v' M- p: I
_. V3 F! ^" z2 q, X) s: c
! N3 T; g# U" v! q. @& m$ `$ Q
二、如何办好请办事项' _' @# J& q7 Y0 y# t0 i) t
2 F! F" }! h9 e( P5 x3 A% Z2 h4 X
2 _1 T9 h# w5 l( E. t+ g& ^3 r- R- {6 r0 b$ a8 s
做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
, Q! u7 {5 ?$ _" I; S( L7 {% R! l6 t1 ^: o2 Y2 X" W- _
9 d$ [# p, P& H. J% S6 x
7 c# F* W. t8 r+ c (一)精心准备,提出合理建议
: n) @/ X# r& h/ Y& d
" e8 \% ?: B$ S9 b! P8 z. H
" t6 I) s4 A" l8 S! U/ L8 `; x$ F! C4 u( X- w; `- E
(二)讲究方法,选择适当形式
) d4 n' H$ w) @, U1 d# L/ R9 h8 Y* T. E* W" c
" |# W* g1 O1 I' i
& a7 O, x- S: P: x+ B' {% a (三)注重程序,坚持逐级请办1 p8 \; a: H1 H3 F- ?6 ~& Q, W# i
, j" \% g# Q6 A) Y& r8 [- G2 i8 s8 r$ \% X* Y( V
* J9 x9 j5 I* V( _% u/ A9 W
(四)提高艺术,优化请办效果/ I( R& s" ^( L2 j P
5 c9 K0 T, L) w& O4 i5 _0 a) {* M3 e) L; x
( a2 A- r1 O$ F
(五)以缓应急,避免紧张出错 |