秘书的事务处理艺术

    某大公司人力资源总监张先生说：老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条，在办公室一呼即应的秘书;是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书;是用脑多于用手、善于管理时间，而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就的秘书。
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(一) 加强纵横两方面的密切联系
; s  C8 k7 m* t- b4 E3 g6 e) f7 b1.纵向
; j7 K. c4 H( y  p! E% W- f: n2.横向
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4 v+ D- H: K7 u% [: _, X0 v& j* f  A- W(二)把握事务处理的先后次序
. K2 }: N. l& o  W, m5 f- Y9 }1.事务工作系统分析法
2.用"5W1H"法来检查现行事务处理系统的的合理性。
这"5W1H"法的含义为：
1 \: g8 s2 R" M: Z) S(1)Why(为什么)--这是探求现行办法必要性的起点。就个别事务而言，要考察其处理方法是否合乎领导要求与企业目标，就整体事务而言，要分析这一系统是否合理，科学。
4 i7 u: B- V: m2 _5 H& `  [8 G(2)What(做什么)--这是研究现行工作的每一具体内容，重点分析这些内容与目标间的联系。
9 }$ T6 y/ O0 r: B(3)Where(何地做)--这是研究现行事务处理的空间位置及相互关联性问题。
(4)when(何时做)--这是指对工作时间的分析，一是时机上是否合适，二是时间长度是否合理。
(5)Who(何人做)-一这是指事务处理中的人员定位问题。
9 \  t. c6 m; I# J( q, A(6)how(如何做)--这是指方法分析。如何做最好?有何注意事项?有无更好的做法等等。
: S* f! `( q7 q/ ~$ d5 ^3.用"ABC分析法"来理顺事务处理的先后顺序。
"ABC分析法"是重点分析法的一种，它强调对一切事务应有根据其价值的不同而有不同的努力程度，以合乎经济原则的观念。"ABC法"又叫"主次因素排列图"或"巴雷特图"法，它有两个纵坐标、一个横坐标、几个矩形图和一条曲线组成。左边的纵坐标表示频数(具体数量)，右边的纵坐标表示频率(以百分比表示)，横坐标表示各种要素，主次因素图的习惯用法是把累计百分数分为三类：0-80%为A类，80-90%为B类，90一100%为C类。
6 \2 u5 c- e7 h  \& S( i试以某公司秘书事务处理系统进行分析：我们将该秘书所处理的事务概括为五大类：文书，会务，接待交际、临时交办、常规工作(办公室布置与整理、通讯、领导日程管理，档案管理等)。经统计，一月之中，该秘书所处理的各类工作时间为：文书3800，会务2180，交际接侍1020，临时交办1900，常规工作1870，总计10790分钟。各类工作占全部工作时间的比重为;文书35.4%，会务20.2%，交际接待9.45%，临时交办17.6%，常规工作 17.35%，累计100%。
画出前述坐标图，将各类工作按比重从多到少，顺序在坐标上画出矩形图，然后，再标出各类工作时间的累积数，最后将累积数的坐标点连接起来，就得到了累积频率(百分比)的折线.
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- d4 n, D* L7 t. g(三)妥善管理工作时间
' J, X! W) {7 ?" V. {4 @5 A$ K1.确立时间的资源观与效率观。
秘书工作效率=资源+效率
) n# v$ [6 N5 C! N5 M5 y9 R2.学会时间诊断和制作计划。
5 p6 i. D! ^7 C$ X$ O- X! {: F3 P3.营造良好的办公环境，挖掘时间潜力。
[案例]：
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