公文写作基本知识

一、公文基本知识
' d7 c2 ^7 ^* e  t! W) l# H- c
% z; r3 D; n2 ?! {' d5 l# _（一）公文的分类
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1、不同材料有不同文种。
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: w- ?. A' _; @●公文从内容性质及其作用看，大致可分为三类：

①专用公文。如外交部门的照会、护照等；司法部门的起诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门的经济合同、商品广告等。

②技术公文。如说明书、图纸、图表等。
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③通用公文。《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。

' k3 m3 _! E8 g' S) P0 d- d●公文按行文方向分，也大致分作三类：
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8 S" ]4 P$ A5 B( D①下行文。如命令、决定、通知、批复。
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& h2 \. R* w$ ]" h( v②平行文。如函。

1 s' O8 }- t5 W/ p2 M7 X③上行文。如报告、请示。
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- E4 w" V' z- j5 g3 n* \" ~2、一个材料只能用一个文种。公文最讲究的是“对号入座”。如平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，有的为了表示尊敬而用请示是错误的。
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3、几种常见文种。

. i% h; @  q6 r5 F* e. r- T* h8 D（1）通知。通知是最常用文种之一。

# v, f/ G' K5 k. ~9 G, i①通知的特点。通知范围广；发布方式灵活。

②通报与通知的区别。

9 z$ u4 q7 E' F* |1 Q●内容范围不同。通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，告知需办理和周知的事项；通报只是表扬先进，批评错误，传达交流重要情况。
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/ C* u3 m" N( t1 I: x$ x●表现方法不同。通知的写作主要是直叙式，语言平实；通报的表现方法则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩。

（2）请示。请示是机关单位经常使用的一种请求性上行文。
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①请示的写法。
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●标题要注意不要将“请示”写成“报告”或是“请示报告”；原由中不要重复出现“申请”、“请求”之类的词语。
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! v6 @1 x+ W8 d# H3 b/ f4 g9 {4 v●正文包括请示原由、请示事项、请示要求三个部分。
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●结尾一般有如下写法：“以上请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”，“以上请示，请审批”等等。这是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。
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$ @) E" C' R6 Z; N②请示的写作要求。
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●一文一事。

" v7 b+ |+ ?1 S6 |2 D4 z, {●单头请示。
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●不得越级请示。

●不得同时发下级机关。
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③请示与报告的区别。

报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。它是一种经常使用的上行文。

; D9 t% ?$ q8 I* O- h●行文内容有无请求性。
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●行文目的有无求复性。
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0 K" N: z) L# N3 L. E●请求事项是否单一性。
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（3）函。是指不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。函也叫信函，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

①函的特点。

●适用范围广泛。可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项，也可用于答复审批事项。
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* J! i- z, E/ ^) Q2 ~●行文多向性，既可平行，又可以上行、下行，但其基本性质，应看作平行文。

●短小精悍，简便灵活。一般的函是很短小的，内容单一，语言简洁，简单明了，有的便函只有三言两语。

②函的写作要求。
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1 G' S& _$ d) S2 s9 n0 H% q●有的函可以没有标题，有的函可以不打印，不编号，不盖印，这种函叫便函。因为联系的事情比较简单，三言两语便可以说清楚。

% a9 [( a0 ?* t( {( q●写函的原由时，指发出本函的原因，一般简明扼要。如复函的原由一般写：“你单位XXXX年XX月XX日关于XXXX的来函收悉。”
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) e, i3 S" B7 P: P, _) s. [" t●写函的结语时，指函的结尾。一般使用公文术语，如“特此函告”，“特此函达”，“请复”，“特此函复”，“此复”，等等。
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- u0 _! p8 O; Q1 }（二）公文的格式

2 }9 Y  y0 [$ t, W! D公文具有规范的格式是其一大特点。《国家机关公文处理办法》对公文格式作出明确规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人//标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章//附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”这18个部分分属在文头、主文、文尾三大块里。
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2 u& g* C# U4 r①发文机关标识。由发文机关称谓加“文件”二字组成。如“中共中央文件”。它处于文头部分的中心位置，多用红色宋体大号字印刷。发文机关标识中发文机关的称谓，一般应用全称。如是特指且不易混淆，则可用简称，如“中国共产党广州市委员会”可简称为“中共广州市委”。如是联合行文，则联合发文机关并排，主办机关排列在前。不同类型的文件，必须由相应的发文机关发文，不能搞错。

②发文字号。简称文号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代定、年份、序号三部分组成。如“中发[2009]30号”，表示中共中央在2009年度内发的第30号文。机关代字的字数一般不超过3个；发文机关的年份要用阿拉伯数字完整书写，不要把“2009”简化成“09”；年份要用方括号括住，不要用半圆括号。联合发文的发文字号，只标明主办机关的发文字号则可。

③公文成文日期。是指公文生效的法定时间，一律用汉字小写数字写全称，如“二OO九年十月九日”，不能与阿拉伯数字交错使用。一般以实际发出的日期为准，具体说本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后一个机关负责人的签发日期为准。
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1 F* S) J2 M  J' s: i" c  _$ P" y④印章。指压盖于署时之上的机关公章。它是机关最权威的代表形式，是公文效力的最权威的凭证。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文的机关都应当加盖印章。印章必须盖得端正、清晰。其位置上沿不压正文，下沿要骑年盖月。

: M; e+ _$ w7 \& M/ g" @# E' F⑤主题词。是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语。主要作用在于方便电脑储存帮检索文件。其位置在抄送机关上方。一份文件的主题词一般不超过5个。注意使用主题词表。

二、公文写作基本要求
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/ L3 Q* m, S! n) j+ T* k（一）思路要清晰。

1、针对性。公文写作与应试作文、文学创作不同。要把写作要求搞明确；把领导意图搞清楚；把具体情况搞明白。
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# j; {# k7 j6 P% p- F- w( s2、逻辑性。要清晰、简单、易懂。
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3、鲜明性。要有观点、有深度。要善于思考，学会借鉴，注重修改。
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“三言二拍”。“三言”：言之有物、言之成理（60分），言人之所未言（80分）；“二拍”：领导拍案惊起、看后拍案叫绝（100分）。

（二）文字要干净。

1、要流畅。无病句、少长句；要规范、顺口。

2、要简洁。不能过于拉杂，拖泥带水。特别是举例三五句话就行。

% V* a/ e; P! L- H( H字，书写要规范。不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字。
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3 J! s3 b+ T4 G9 A! s词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，少用口语；用现代汉语，除通用的个别文言句式外，一般不用文言句式。即使运用文言词语，也要注意不得生吞活剥，要适当、活用、自然、流畅，不要文白夹杂，故意简古。
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句，遣词造句也要规范，重视“约定俗成”的习惯，少用世俗俚语，不用网络新语（火星文）。

点，标点符号也要使用正确。
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2 _0 z+ y9 k# l4 A. g# q  a3、要有起伏。善于运用各种句式，不能过于平淡、干巴巴的。注重起承转合。“千古章法，不出起承转合之外；虽千变万化，其宗不变”。
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4、要准确无误。一是准确；二是正确。校对是关键，校对是基本功，是写作能力的体现。细节决定成败。
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①先通读，看有没有重复的、错误的、标点、数字不准确的等等，这个过程要多看几遍（特别是姓名、职称职务、级别等）。如有的只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字。

9 L; p  o! h- g, @4 \6 P②再看结构，块数差不差，有没有顺序颠倒的、缺块的；

% g. A2 {) y7 M# ~! U, K③然后检查标题、日期、作者有没有错误；

9 @% b0 t) y% f6 f④最后在成稿印刷后，出手前再看看有没有漏页、错页、空白页的。
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⑤交稿后，要有备份稿，以防意外。

（三）文风要清新。
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2007年12月31日，国务院办公厅下发《关于国务院办公厅精简会议文件，改进会风文风的意见》，要求从上到下精简会议和文件，精简会议文件、改进会风文风。
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1、关于精简会议、改进会风。

8 }# y: i+ H2 I# ]$ M  \  ]' ~1 ^一是控制会议规格。从严控制以国务院名义召开会议，能由部门召开的会议，不以国务院名义召开。

7 [! R6 }# j1 L" s二是控制会议数量。已经发文部署的工作，原则上不再以国务院名义召开会议进行部署。全国性工作会议每部门每年不超过1次。

三是控制会议规模。国务院召开的会议，只安排与会议内容密切相关的部门参加，会议代表最多不超过260人。
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四是控制会期。国务院召开的会议一般不超过1天半，部门召开的会议一般不超过2天；电视电话会议一般不超过2小时，各类专题会议一般不超过半天。
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3 M/ u+ g2 C9 e/ v2 v6 r五是改进会议形式。提倡召开电视电话会议和网络视频会议；不涉密的会议特别是直接开到基层的电视电话会议。
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4 Z4 j6 q7 d4 _六是简化会议程序。尽量少安排大会发言，确需安排的，原则上每次全体会议不超过5个，每个发言时间不超过8分钟。一般不在国务院召开的会议上安排部门的表彰、颁奖等活动。

+ {+ r4 M6 Y0 d& Q8 D3 S七是提高会议效率。会议安排的汇报，汇报时间原则上不超过15分钟；其他与会人员发言一般每位不超过5分钟。
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八是降低会议成本。
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+ {& j4 ?7 f, W4 `5 c. O! ?4 B2、关于精简文件、改进文风

一是控制文件规格。能以国务院办公厅名义印发的，不以国务院名义印发；能以函的形式印发的，不以文件形式印发；能以“白头”文件印发的，不印发红头文件；属于部门职责范围的，原则上由部门发文。

二是减少文件数量。凡能通过电话、传真、政府专网解决问题的不印发文件。要控制文件发送范围，减少发文份数。国务院领导同志的讲话，不宜公开发布的，以《内部情况通报》形式印发；可公开发布的，应在中国政府网及时发布，并即由新华社公开报道；已在中国政府网发布的，一般不再印发《内部情况通报》。凡已及时公开发布的文件，各地区、各部门不得层层发文转发。
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三是压缩文件篇幅。国务院印发的普发类文件一般不超过5000字，国务院办公厅印发的普发类文件一般不超过4000字。起草国务院领导同志在全国性工作会议上的讲话稿，一般不超过8000字；在其他会议上的讲话稿，一般不超过5000字。领导同志讲话印发《内部情况通报》时应视情做必要的精简，原则上不超过5000字。
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四是提高文件质量。起草文件和讲话稿要注重针对性、指导性和可操作性，突出主题，不搞“穿靴戴帽”，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。

0 t% W) ~: r+ B& F8 r' U五是精简简报。国务院召开的会议一般不出简报、快报。国务院办公厅各司局一般不再增加新的简报种类；简报一般不超过1500字，调研报告一般不超过4000字。

5 O1 e, ~+ o7 ~3 Q. O4 G& Q六是提高公文传输效率。在严格安全保密的前提下，充分利用政务信息化系统，减少纸质公文数量，提高公文处理时效。
) l) }2 u* c) o6 Q
+ R8 d) C1 l! r（四）样式要精美。

    文字材料工作要讲求美观，注重细节，保证质量。

# ~6 L: H6 F- n4 E. [; U( D1、字体设置。字号、字体、行距；大标题、一二三级标题醒目；重点内容字体突出。

2、版面编排。纸型要合适；排版要美观。数字、百分号不能中断起头或翻页，最好不要把一级标题放在一页最下排；整体效果大方端正。

* F, c2 |) W: G# d3 d3、印刷装订。总体美观（订书针），封面，切割齐整。