会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。 }8 Z9 U6 j! @
笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:/ F/ l. Q6 k) R( E. @- W/ p
; d0 l5 w9 U# y3 R1 c 一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。1 L1 L. J, w# x- C4 e
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二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。* O! ^+ p0 q/ A0 o4 ]( t
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三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。
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* c& F$ C" |" O- O+ N1 ] 四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。+ y9 Z* N; t; @- ~
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五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。5 G* m# P' |5 r" ?. @0 j
& H2 g. n8 x2 B; V2 m 为了提高档案质量,笔者认为做会议记录应该注意以下问题:
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