word、excel、PowerPoint的使用技巧及常见问题解决办法

　　　　Word使用技巧及常见问题解决办法
　　　　
' a( b+ H; q3 Z( x2 j  b. k　　　　一、页眉页脚常见问题
　　　　1.WORD 里边怎样设置每页不同的页眉？
7 U7 n0 v% d8 A) t/ |8 S　　　　分节，每节可以设置不同的页眉。文件—页面设置—版式—页眉和页脚—首页不同。
　　　　2.word中怎样让每一章用不同的页眉？
　　　　在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“与上节相同”钮，再做的改动就不影响前面的了。
1 u  h; V& d6 a! F7 ^' f7 T　　　　3.怎样使WORD文档只有第一页没有页眉页脚？
; p6 `* R) R8 N1 U& c　　　　页面设置—页眉和页脚—页面设置—版式，选“首页不同”，然后选中首页页眉中的小箭头，格式—边框和底纹，选择无。
8 C* U: ^, W8 f! ^　　　　4.如何从第三页起设置页眉？
　　　　在第二页末插入分节符，第三页页眉格式去掉同前节。
! N$ P# M1 n  ~) l  O2 P- {1 g7 L　　　　在新建文档中，菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0，确定；菜单—文件—页面设置—版式—首页不同，确定；将光标放到第一页末，菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后，确定。第2 步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3 步应用于插入点之后。这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从1编号，完成。
( ~) Y1 H. F1 b" S  K　　　　5.WORD 页眉自动出现一根直线，怎么处理？
2 G9 v5 _2 u0 Y* p3 F7 J/ U0 ]( ^　　　　格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文字和箭头，格式－边框和底纹－设置选无。
3 P0 d, B% v. o) r' ~* B$ D　　　　二、删除网上下载资料的换行符（“↓”）
　　　　在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1),在替换框内不输任何内容，单击全部替换即可。
　　　　三、快速将文档转换成图片
　　　　先把欲想转换的文档保存到桌面上，然后打开一个新建的文件（word），把想转换的文档(鼠标左建按住该文档不放)直接施放在新页面上即可。
　　　　四、只粘贴网页中的文字而自动去除图形和版式
　　　　方法1：选中需要的网页内容并按“Ctrl+C”键复制，打开Word，选择菜单“编辑”→“选择性粘贴”，在出现的对话框中选择“无格式文本”。
4 ]3 O! g6 H1 Z: M7 M2 K4 o　　　　方法2：选中需要的网页内容并按“Ctrl+C” 键复制，打开记事本等纯文本编辑工具，按“Ctrl+V”键将内容粘贴到这些文本编辑器中，然后再复制并粘贴到Word中。
1 @+ U+ x. H$ b$ m& T　　　　五、Ctrl+Alt+F可以输入脚注
4 z$ L; r8 j% a' U　　　　这个对于经常写论文的朋友应该有点帮助。
) J* V8 e- y- j& m1 [4 j　　　　六、把Excel中的表格以图片形式复制到Word中
　　　　除了用抓图软件和全屏拷贝法外还有更简单的。先选定区域,按住Shift健点击“编辑”会出现“复制图片”“粘贴图片”,复制了后,在Word中选“粘贴图片”就可像处理图片一样处理Excel表格了。
) d% v1 j, A: o7 d2 Y0 h- Y　　　　七、使Word中的字体变清晰
　　　　Word文档中使用“仿宋”字体很淡，可按以下方法使字体更清晰：右击桌面，点“属性”“外观”“效果”，选中“使用下列方式使屏幕字体的边缘平滑”选“清晰”，确定。
　　　　八、让Word页面快速一分为二
) W. V( ^+ F7 N, z2 Y2 z　　　　将光标放在分开位置，按“Ctrl+Shift+Enter”组合键。
' d4 W( a5 f9 t3 f" e　　　　九、Word中双击鼠标的妙用
9 L+ C# a5 e$ t  `　　　　1、在标题栏双击，窗口在最大化和原来状态之间切换；
$ I( w6 H8 g2 x, x/ v　　　　2、将鼠标在标题栏最左边WORD文档标记符号处双击，则直接退出WORD(如果没有保存，会弹出提示保存对话框)；
* e6 j1 A$ Z  C0 u6 e　　　　3、将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击，则快速将文档窗口一分为二；
　　　　4、将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击，则取消对窗口的拆分；
　　　　5、如果文档添加了页眉(页脚)，将鼠标移到页眉(页脚)处双击，则激活页眉(页脚)进入编辑状态，对其进行编辑；在空白文档处双击，则启动“即点即输”功能；
　　　　6、在标尺前端空白处双击，启动“页面设置”对话框。
　　　　十、用Word写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上一行的字距又自动变大了，如何纠正？
　　　　因为这是自动对齐的功能，格式——>段落——>对齐方式可以选。还有允许断字的功能如果check上，就不会出现你说的情况了。
　　　　十一、在使用Word的样式之后，如标题1、标题2之类的，在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块，虽然打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢？
　　　　“视图”－－>“显示段落标志”，把前面的勾去掉。其实这个很有用，可以便于知道哪个是标题段落。
# i; h3 n8 a8 q; a. H　　　　十二、怎么给word文档加密？
" l  _; h5 ?. e& {9 @　　　　方法1：打开文档，另存为——工具——安全措施选项，打开，修改权限密码，保存。
6 `3 }9 A1 L* |! W6 x8 ?5 P　　　　方法2：单击“工具”按钮，打开 “选项”然后选择“安全性”，之后修改权限密码即可。
　　　　十三、格式刷的使用
( g/ e: v8 S6 E, I4 z  V( M5 r　　　　1、设定好文本1的格式；2、将光标放在文本1处；3、单击格式刷按钮；4、选定其它文字(文本2)，则文本2的格式与文本1 一样。若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用，直到再次单击格式刷(或按Esc键)为止。
　　　　十四、快速输入平方的方法
　　　　先输入2,然后选定后,按Ctrl Shift+就可以了。
　　　　十五、将阿拉伯数字转换成中文数字或序号
　　　　先输入阿拉伯数字(如1234)，全选中，单击“插入/数字/数字类型（壹、贰……）/确定”，即变为大写数字（如壹仟贰佰叁拾肆），会计朋友非常适用。
　　　　十六、快速定位到上次编辑位置
2 `& K2 |( _5 s8 f' r6 B* w3 I　　　　当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。
$ E# c8 o2 L; v2 W! @9 J3 m: V! C　　　　其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。
　　　　十七、快速打印多页表格标题
　　　　选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，就会发现每页表格都有标题了。使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
　　　　十八、如何快速删除Word中的空行
, R! [' T* `2 u; S; Y. \　　　　在日常工作中，我们经常从网上下载一些文字材料，可是从网页上复制粘贴到Word后，会有很多多余的空行，一行一行的手工删除，既费时又费力，令人苦恼不已。对付这一棘手问题，我们先认识一下两种回车符：硬回车和软回车。硬回车就是普通我们按回车键Enter产生的，在Word中是一个弯曲的小箭头（），它在换行的同时也起着段落分隔的作用；软回车是用 Shift + Enter 产生的，在Word中是一个向下的箭头（），它是换行，但是并不换段，即前后两段文字在 Word 中属于同一“段”。知道了这两种回车，我们可采用下面的方法：
+ ^9 a. L2 h3 g! S$ |2 W: n/ x　　　　1、硬回车：在“编辑”菜单中单击选择“替换”选项，弹出“查找和替换”对话框；然后单击对话框下方的“高级”按钮，出现高级选项；再把光标定位于“查找内容”框中，这时连续单击“特殊字符”──“段落标记”两次（或直接输入^p^p）；接着把光标定位于“替换为”框中，再次单击“特殊字符”──“段落标记”一次(或直接输入^p)，（如图6）最后单击全部替换即可删除Word文档中全部空行。 
& _% |3 l& A1 {& u4 j+ c+ J　　　　2、软回车：处理方法和以上步骤大致相同，就是在把光标定位于“查找内容”框时，连续单击“特殊字符”──“段落标记”两次变成连续单击“特殊字符”──“手动换行”两次（或直接输入^l^l）；接着把光标定位于“替换为”框中，再次单击“特殊字符”──“手动换行”一次（或直接输入^l），最后单击全部替换即可删除全部空行。
　　　　十九、删除多余的空白页
　　　　经常在使用WORD中,清除多余内容时,最末尾多出空白页面,怎么删也删不掉,如何解决？
　　　　1.调节行距法:在不能删掉的那一页,右键-段落-行距-固定值(调一个最小的值)，你会发现在多余的页消失了，这种方法不会影响其他页面。
) A' u$ V% l" z0 u' q3 ?　　　　2.DELETE法:有时其实很简单,当你用BACKSPACE删除内容,页面不会消失。而改用DELETE最后删一下,却不会留下多余页。但有时这种方法并不奏效，这时你可能需要将页面视图改到普通视图下,将MOUSE定在最后一页左上角页面开始处DELETE。当有分页符时,你需要将MOUSE定位在分页符行前DELETE,分页符没了,切换到页面视图，多余页消失。
: V& Q8 e6 `* \, h* u　　　　二十、怎样把横版的word变成竖版的？
( g. L& z% [+ |5 d$ [　　　　如果是页面，“文件”-“页面设置”-“方向”改成纵向或者横向。
　　　　如果是文字，选中要变化方向的文字，点右键，选择“文字方向”，选择你想要的方向，确定就可以了。
　　　　二十一、如何自动生成目录
( W6 X$ Z' ~7 N! Y' p  t　　　　要想自动生成目录，打文件时应设置题目格式。
" z8 H  l) A4 _% y　　　　1.输入题目时这样操作
' d; N3 h0 L8 n　　　　（1）打开WORD文档输入题目时，点菜单字体栏左侧样式窗口，选“题目1”，并选好字体和字号；如果想在目录中显示二级题目，输入二级题目时应选择“题目2”。（2）输入正文时，则应在样式窗口选择“正文”。（3）文件已经写作完成，也可比照1的办法给题目设置级别。题目设置完成，题目左侧有一个黑色小方块标志。
. x- w; I: }5 y- l- k　　　　2.文件写作完成，要自动生成目录时的操作：
　　　　（1）将光标置于拟加目录处。（2）点“插入/索引和目录/目录”，在出现界面上在显示级别栏选定顶级别确定目录是几层；选择“显示页码”、“页码右对齐”及虚线样式等。（3）确定。至此，目录在你指定位置已经生成。
& {! s( A6 X. K* B& z　　　　3.已生成目录的字体、间距等可以在目录中直接调整。
　　　　二十二、为什么输入一个字却又覆盖了另一个字？
　　　　原因就在于word下方的输入状态由“插入”变为“改写”了。事实证明，在插入状态下是正常的，即输入前面的不会覆盖后面的；在改写状态下，就会出现覆盖问题。
8 Z, A9 H0 B/ s) h) S: S9 O% T　　　　Insert键:插入与改写的转换键。
. I/ ~+ {- J. _; Z2 |, p　　　　鼠标点击后，Windows系统默认是插入，意思是不影响后面的字符。Insert键的意思是插入覆盖，当按下Insert键后再输入，会覆盖掉光标以后的内容，再按下Insert键后还原为插入。
　　　　解决办法：按一下键盘上的Insert键就可以了。
　　　　二十三、Word中的常用快捷键
　　　　1、Ctrl+Z  撤消  2、Ctrl+A  全选 3、Ctrl+X  剪切
　　　　4、Ctrl+C  复制  5、Ctrl+V  粘贴 6、Ctrl+S  保存
　　　　7、Ctrl+B  加粗  8、Ctrl+Q 左对齐9、Ctrl+E  居中
　　　　10、Ctrl+R 右对  11、Ctrl+W 退出 12、Ctrl+P 打印
3 k$ c& g  b' ?* |　　　　13、Alt+Shift+D  插入当前日期
" K& ?- b  H* g  d2 @+ R　　　　　　　Alt+Shift+T  插入当前时间
　　　　14、Ctrl+Shift+=   上标
　　　　Ctrl+=         下标
; E6 m! |) R. l. `　　　　　Excel使用技巧及常见问题解决办法
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　　　　一、用下拉列表快速输入数据
　　　　如果录入内容是特定词组，为减少手工录入的工作量，可以用下拉列表来实现。创建下拉列表方法为：首先，选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域；再选择“数据”菜单中的“有效性”命令，从有效数据对话框中选择“序列”，单击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框；然后，在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“少尉、中尉、上尉”等，然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框，最后单击“确定”即可。
% O, F4 T' v8 l- w  p! }　　　　二、用“自动更正”方式实现快速输入
% U& U5 N8 u- m% K　　　　使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的“自动更正”项目：首先，选择工具中的“自动更正”命令；然后，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入要替换的内容“边防检查站”；最后，单击“确定”退出。以后只要输入“边检站”，则整个名称就会输到表格中。
　　　　三、快速输入大写中文数字
. Y6 v% H$ X7 A! G$ G6 S　　　　将光标移至需要输入大写数字的单元格中,输入相应的小写数字（如12345）。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“类型”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮，这时输入的“12345”就自动变成“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。
5 _7 }( ]4 U) z' c! m0 |' J　　　　四、Excel单元格文字随时换行
: d) j7 K5 z0 h/ p' ]　　　　在 Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字内容，实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别简便。
" W# Q( }: J+ B1 A. {　　　　还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了，又快又方便。
　　　　五、多个工作表的页眉和页脚同时设置
　　　　有时要把一个Exeel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很繁琐。
　　　　如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：把鼠标移到工作表的名称处，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。
　　　　六、批量转换日期格式
1 Z) D$ ^' ]: ?6 d: a" g, n　　　　以前在Excel中输入单位人员出生日期时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式，那么手工转化上千名人员的出生日期肯定费时费力。最快速的方法是：先选定要转化的区域，点击“数据-分列”，出现“文本分列向导”对话框。勾选“固定宽度”，连续两次点击“下一步”按钮，在步骤三对话框的“列数据格式”中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下“完成”按钮，以前的文本即转化成需要的日期了。
& c5 @: O# [- O  Q8 Y　　　　七、保护工作表中的数据
9 Z0 ?9 t' j6 G# H: Q　　　　先选定所有单元格，点“格式-单元格-保护”，取消“锁定”前面的“√”，再选定你要保护的单元格，点“格式-单元格-保护”，在“锁定”前面打上“√”，点击“工具-保护-保护工作表”，输入两次密码，点两次确定即可。
　　　　八、让不同类型数据用不同颜色显示
　　　　在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。
　　　　1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”颜色设置为“红色”。
　　　　2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。
　　　　3.设置完成后，按下“确定”按钮。
* N6 Y0 k" _3 b  l' N* C) }) i* R　　　　看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
! W, }; D0 F6 w+ H　　　　九、简单的公式计算问题
! q4 J3 a0 i  a) G  J　　　　在Excel中进行加减乘除运算属于公式计算。只需要按照标准的格式就可以了。公式的标准如下：
8 R% X- D0 O0 k5 h9 M　　　　1、必须以 “=” （等号）开头。
　　　　2、公式中可以出现数据、运算符号等。
! D$ H9 b3 c: K/ p  ~3 }' R! B　　　　3、公式中如果要改变运算顺序只能用小括号（不能用数学中的中括号和大括号）且必须为英文状态的括号。
　　　　4、公式中乘号用 * 表示，除号用 / 表示（如3×2写作 3*2，3÷2写作3/2）。如要计算123×456的结果，只需要在单元格中输入 =123*456，回车就可以得到结果了。要计算456÷123的结果，只需要在单元格中输入456/123，会车即可。
　　　　另外最好引用单元格，比如A1单元格中的数字是 123，A2单元格中的数字是456。要想用A2单元格中的数字去除以A1单元格中的数字，可以找一个显示结果的单元格，写入等号，然后点击A2单元格，再输入/号，再点击A1单元格就可以了，也就是 =A2/A1。
　　　　比如计算对象是A1和B1,结果放在C1中
& ^( t1 d' E5 n. P$ O) Q! d/ w9 G　　　　那么C1的公式就是:
　　　　加:=A1+B1
　　　　减:=A1-B1
　　　　乘:=A1*B1
　　　　除:=A1/B1
　　　　十、Excel表格每页打印相同表头标题的方法
　　　　单击菜单栏文件——页面设置，单击工作表选项，找到“打印标题”，然后单击“顶端标题行”右边的带红色箭头的按钮，可以随意拖动它，把鼠标移到标题行的行号选择后，标题行会变为虚线边框。如果标题只有一行，可以直接单击行号选择，如果标题有多行，可以在行号上拖动选择。
　　　　这时“页面设置—顶端标题行”窗口已变成：“$1:$1”，表示有一行标题。如果是多行标题，后面的变成相应的行号，也就是第１行至第几行。最后单击“确定”，设置完成。这样打印时excel表格的每页都会打印相同的表头标题了。
　　　　十一、输入文字过多单元格不能完全显示
6 w' k; I  \+ T* [) D+ S5 ~　　　　选择单元格后右键“设置单元格格式”→“对齐”→“自动换行”就可以了，可以全选所有单元格后对所有单元格进行此项操作，但是这样设置换行后如果行高不够的话仍不能完全显示，需要设置“格式”→“行”→“最适合的行高”，这样在输入文字较多时就会自动换行并且调整行高了。
　　　　十二、关于excel打印时表格过宽不能完全显示在同一页面上
6 j0 z0 A( p6 b! S) i　　　　当表格制作时如果表格宽度过大导致本应在一页内的表格分成了几个页面，首先可以先调整每列的列宽，到适合程度表格便可以显示到一个页面之上。若调整到极限后仍不能在一个页面显示，但阅读时必须要求其在一个页面，则可以调整“文件“→“页面设置”→“页边距”，将左右页边距值调小即可。若仍不能满足宽度浏览的要求，可将打印输出设置为横向打印：“文件“→“页面设置”→“页面”“文件“→“页面设置”→“横向”。
　
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  k' g6 ~# N+ x- Q5 ?; ePowerPoint使用技巧及常见问题解决办法
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　　　　一、快速放映：无需点击菜单栏中“观看放映”选项，直接按F5 键，幻灯片就开始放映。
　　　　二、快速停止放映：除了按“ESC”键外还可以按“-”键，快速停止放映。
2 ~, l- \# h5 u4 f　　　　三、任意进到第n 张幻灯片：在放映中如果你想回到或进到第n 张幻灯片，怎样操作能快速实现？此时你只要按数字n，再同时按“+”和回车键，就可以实现。
　　　　四、快速显示黑屏，或从黑屏返回到幻灯片放映：在放映中如果你想显示黑屏，此时你只要按一下B 或者“.”键，就可以实现。此时再重复按一下B 或者“.”键，又可从黑屏返回到幻灯片放映。
8 I5 c/ s6 H5 h- A　　　　五、显示白屏，或从白屏返回到幻灯片放映：按W或者“，”键，就可以从放映状态切换到显示白屏，再重复按一下W或者“，”键，又可从白屏返回到幻灯片放映。
& o9 Z- E' V6 X: J( ~　　　　六、隐藏和显示鼠标指针：放映时鼠标指针老是出现在画面上可能会让人感觉不舒服，此时按CTRL+H就可以隐藏鼠标指针；反过来按CTRL+A 隐藏的鼠标指针又会重现。
　　　　七、返回到第一张幻灯片：你要同时按住鼠标的左右键2秒以上，就可以从任意放映页面快速返回到第一张幻灯片。
6 H8 @- R' x% W5 M. G　　　　八、暂停或重新开始自动幻灯片放映：对于自动放映的幻灯片，如果你想暂停或者重新开始自动放映，此时只要按S或者“+”键就可以实现。
　　　　九、放映过程中也可以在幻灯片上书写：a）在幻灯片的放映过程中，有可能要在幻灯片上写写划划，例如画一幅图表或者在字词下面划线加注重号。这时可以利用PPT所拥有的虚拟注释笔，在作演示的同时也可以在幻灯片上作标记。b)使用注释笔方法：首先在幻灯片放映窗口中单击鼠标右键，出现图5，再依次选择“指针选项”、“绘图笔”即可，用画笔完成所需动作之后，再按ESC 键退出绘图状态。
　　　　十、在幻灯片放映过程中显示快捷方式
　　　　在放映PPT 幻灯片时如果你忘记了快速快捷方式，你只需按下F1(或SHIFT+?)，就会出现一个帮助窗口，参照其中的内容。
5 e" g1 F5 ^4 m! O7 ^　　　　十一、在PPT当中把图片裁剪成任意的形状：首先利用“绘图”工具栏画一个想要裁剪的图形，如椭圆。选中椭圆后单击“绘图”工具栏上“填充颜色”按钮右侧黑三角，从列表菜单中单击“填充效果”命令。打开选择“图片”选项卡，单击(选择图片)按钮，从“选择图片”对话框中找到合适的图片，单击(插入)按钮后返回到“填充效果”对话框最后单击(确定)按钮后退出。此图片当作椭圆图形的背景出现，改变了原来的矩形形状，获得了满意的裁剪图片效果
　　　　十二、从已有PPT文档中提取母板
　　　　1、用PPT打开已有的PPT文档；2、点击视图→母板→幻灯片母板；3、点击文件→另存为，在“保存类型”中选择“演示文稿设计模版”(文件后缀名为.pot)。
0 o9 X! c- B$ V9 E: e  |　　　　十三、 有关PPT模板设计
　　　　PPT封面模板、背景模板以及正文中图表模板在封面模板的设计中，要充分考虑以下几个因素：1、所讨论的主题特点；2、所处的行业特点；3、所面向的受众群体。
　　　　背景模板尽量简洁流畅、色泽选择能突出你的内容。记住：好背景是为了突出你报告的内容。千万要预防这种抱怨：“听了整整一个下午，就没记住那位专家到底讲了什么，晃在我眼前的尽是美丽的图片。”
　　　　正文图表模板的选择要注意的：好的PPT片绝对不能是整片都是文字，否则你的报告可就要渣了！记住能把文字变为图表的都要变为图表，当然也别因为本栏目提供了大量的精美图表模板就可以滥用．
　　　　十四、在演示文稿中插入表格的方法
# H! D9 y8 o3 q8 E$ ]( j% A　　　　1、插入Word表格
- Q& K6 G2 `" w: x　　　　单击“插入”?“图片”?“Microsoft Word表格”后，在“插入表格”对话框上设定行、列数，然后单击“确定”。仔细观察菜单、工具栏等后不难发现，此时，相当于（调用）进入了Word。表格的编辑方法与在Word中一样。编辑完成后，在表格外任意处单击，即返回PPT。若需再次编辑该表格，则在其上双击，即可进入Word。
+ q4 z2 ~( z2 \; B# H　　　　2、插入PPT表格
% V! U3 Q8 C% F6 |- n1 N　　　　若（创建）插入新幻灯片时，选用了“表格”版式，则在“双击此处添加表格”处双击后，在“插入表格”对话框上设定行、列数，然后单击“确定”。表格即创建完成。借助“表格和边框”工具栏，表格的编辑方法与Word中编辑表格的方法基本相同。
　　　　3、插入Word表格新方法
　　　　（1）将Word文件中的表格复制到剪贴板上。
8 o% G0 v" h! ^9 F& l　　　　（2）将光标移至需插入Word表格的幻灯片（在PPT中），单击“插入”，“对象”，再在“插入对象”对话框上，选中“新建”单选框（默认选项）；在“对象类型”框中选中“Microsoft Word文档”，然后单击“确定”。
　　　　（3）将Word表格直接粘贴进幻灯片上的Word文档框即可。此后的编辑方法与Word中的编辑方法相同。
4 i4 c  t5 O. O/ v, \　　　　十五、Word转换为PPT文档
- p1 b; ?3 j* f/ q4 L& x" h　　　　如果在PPT中反复使用Word内容，复制和粘贴非常不便，而且每张幻灯片还要设置格式，工作量十分巨大。
　　　　首先打开Word文档并按下Crtl+A全部选中，执行“复制”命令。然后启动PPT，选择“普通”视图，再单击“大纲”标签。随后将光标定位到第一张幻灯片处，执行“粘贴”命令，这样Word文档中的全部内容插入到了第一张幻灯片中。接着，你可以根据需要进行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等。然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处，直接按回车键，即可创建出一张新的幻灯片。如果需要插入空行，按“Shift+Enter”。经过调整，应该很快就可以完成多张幻灯片的制作。最后，你还可以使用“大纲”工具栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。比起一张张地进行编辑，这种方法自然快得多。
　　　　十六、几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换
　　　　1、点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。  
　　　　2、让PPT在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并点击“幻灯片放映”按钮。点击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。  
　　　　3、按住Ctrl-Shift键然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl-Shift-“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。Ctrl-Shift-“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl-Shift-“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。
　　　　十七、使用动画效果
　　　　动画效果通常有两种实现办法：按照一定的顺序依次显示对象或者使用运动画面。你可以对整个幻灯片、某个画面或者某个幻灯片对象（包括文本框、图表、艺术字和图画等）应用动画效果。不过你应该记住一条原则:那就是动画效果不能用得太多，应该让它起到画龙点睛的作用；太多的闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。  
　　　　1、对一张或几张幻灯片使用动画效果，选择“幻灯片放映” “动画方案”。可以看到一系列预定义好的可应用于所选幻灯片的动画效果，如果你已经勾选了“自动预览”复选框，只需点击每个效果名称就能看到预览的动画效果。  
0 ]8 D% i$ |  |/ M　　　　2、对某个幻灯片对象应用动画效果，选定该对象然后从菜单中选择“幻灯片放映” “自定义动画”。在“自定义动画”的任务窗格中点击“添加效果”按钮，然后从弹出的“进入”子菜单中选择你想要的效果。如果想得到更多的选择，你可以点击子菜单中的“其他效果”项，它会打开一个“添加进入效果”的对话框。勾选“预览效果”复选框，然后点击各种效果查看其具体表现形式。如果你找到一个想要的效果，就点击“确定”按钮关闭该对话框。  
　　　　应用动画效果后，会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记，这些标记被用来指示动画的顺序。另外，这些幻灯片对象还会出现在“自定义动画”任务窗格的动画列表中。如果你想改变动画的显示顺序，就选中某个动画然后点击“重新排序”两侧的方向箭头；你还可以在列表中选择一项动画，然后按“删除”按钮来删除它。
　　　　十八、绘制路径  
+ @" Y4 |# O& \: S2 @6 y; s& ^　　　　PPT中的“动作路径”允许你在一幅幻灯片中为某个对象指定一条移动路线。使用“动作路径”能够为你的演示文稿增加非常不错的效果。
　　　　如果想要指定一条动作路径，选中某个对象，然后从菜单中选择“幻灯片放映” “自定义动画”。在“自定义动画”任务窗格中点击“添加效果”按钮。在下拉列表中选择“动作路径”然后再选择一种预定义的动作路径，比如“对角线向右上”或者“对角线向右下”。如果你不喜欢子菜单中列出的六种预置路径，还可以选择“更多动作路径”来打开“添加动作路径”对话框。确保“预览效果”复选框被选中，然后点击不同的路径效果进行预览。当你找到比较满意的方案，就选择它并按“确定”按钮。  
6 @9 x9 d6 b- n; H　　　　PPT也允许你自行设计动作路径。选中某个对象然后从菜单中选择“添加效果” “动作路径” “绘制自定义路径”，然后再从列表中选择一种绘制方式（如自由曲线）。接着用鼠标准确地绘制出移动的路线。  
　　　　在添加一条动作路径之后，对象旁边也会出现一个数字标记，用来显示其动画顺序。还会出现一个箭头来指示动作路径的开端和结束（分别用绿色和红色表示）。你还可以在动画列表中选择该对象，然后对“开始”、“路径”和“速度”子菜单中的选项进行调整（在“自定义动画”任务窗格）。
' V" B; f1 \" q) j$ i/ q" w　　　　十九、应用多个模板
　　　　可以在一个演示文稿中应用任意多个模板。比如，你可能会应用第二个模板来引入一个新的话题或者引起观众的注意。为了实现这个目标，你需要在“普通视图”中显示该演示文稿，并且让标记区域也显示在屏幕左侧。在“幻灯片”标记中，点击你想要应用模板的一个或多个幻灯片图标。从菜单中选择“格式” “幻灯片设计”（或者直接点击“设计”按钮）来显示“幻灯片设计”任务窗格。选中你想要应用的模板图标，然后点击模板图标右侧的下拉列表箭头，并选择“应用于选定幻灯片”。  
　　　　二十、各种各样的小技巧  
　　　　1、增加更多可取消操作数。选择“工具” “选项”，然后点击“编辑”标签。在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入你想要的数值（从3到150均可），然后点击“确定”退出。需要注意的是，当你增加PPT的最多可取消操作数时，它所占用的PC内存也会随之增加。  
　　　　2、重复利用你以前的作品。首先，在“幻灯片浏览视图”中显示当前的演示文稿。用鼠标点击你所要插入新幻灯片的位置，选择菜单中的“插入” “幻灯片从文件”打开一个“幻灯片搜索器”对话框。在“搜索演示文稿”选项卡中输入文件名（或者用浏览方式找到它），然后按Enter键。点击你想要插入的幻灯片，然后按“插入”按钮。