一段：发通知- b" x G+ W( A$ V; v, q7 r/ w/ `
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议' _& b' R6 {& J% w
; S) w1 J! n9 {) x( ]* j4 ]# s5 [二段：抓落实
1 `' g. i8 ^4 T! m( [" \发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到) ]4 M) J) d3 X9 z6 C6 p) ]
R6 O7 @8 ^, q三段：重检查% p* @1 Q/ D+ r: J
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间6 d, }2 v7 O4 e5 J9 @
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四段：勤准备
" y O3 l" a$ }+ t6 m6 a" m发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备
4 q' D3 Z6 @; L; B4 |7 K! D发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）# {8 Y, z6 K* K) w4 r! H) i' e1 `
# r4 `, K! X; u5 m0 a5 R六段：做记录
: z; @1 b. n c5 B' S' p发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录6 @, }/ R( j4 J% N) i9 v8 K- O
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任3 R. ^- S+ a7 w; v9 y- I
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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) A# q6 |2 T+ c5 f" }九段：做流程
1 D0 S; ]4 r4 ?6 Z' a; O把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系& M" I5 u9 k+ ?7 } U) v- w R( H
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