一段：发通知
9 i: |5 g9 I% f% C/ t用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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二段：抓落实
: H( F5 n6 p: u3 U" [发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到2 m5 a& w/ f: G$ u) S
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三段：重检查
- A' b7 @! b l, z' s" H& Q9 h( n发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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( N8 T( z: N4 j- b+ h( Y0 O; ~四段：勤准备7 t" F, n- ^! z$ S! Z
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议* F" o0 \9 x I! S6 u
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五段：细准备$ \+ g/ w, Q, p' m3 K
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录
( R: P- _9 ?9 i) P* T发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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6 m# l* B0 ]. E; Z' j, z七段：发记录
0 [' S- M8 ]0 |) {* N- ?会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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" V1 J, K. O( T+ B7 Y八段：定责任# R6 [' B+ M% ]; w- K& g
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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8 E; b7 @( ]( r# r9 J: `6 l5 x7 Q2 I九段：做流程
9 N& h$ U4 }4 h把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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