成功秘书的秘笈----向上司学习

    向上司学习。放弃批判如果说每个领导人身上有许多这样或那样的毛病和缺点，那么他们身上肯定也会有许多闪光点让你敬佩。例如，如果小诗当初能端正自己的心态，她就会慢慢地发现“霸道”的张总并不是一个很难打交道的人，因为“霸道”的人大多心地善良，为人正直，从不背后整人。如果小诗能从这个角度去看待张总的话，她一定会慢慢地适应张总的工作习惯；如果小诗对张总的霸道多一些耐心和宽容，张总一定也会慢慢改变对小诗的态度。因此，秘书不应该用批判的眼光去看待上司，而应以上司为中心，积极地适应和理解他，并用积极的眼光去寻找上司的优点，这样，你不仅会进步得更快，而且工作中会有更多的乐趣。规范：提高效率，减少误会小李是北京中唐公司总裁办的秘书，他原来专门帮助程总处理日常杂务，由于程总工作调动，小李上个月被安排给张总当专职秘书。按照惯例，每天收到邮件后，小李将写有张总“亲收”等字样的邮件分开，作为私人信件由张总亲自拆封。但没过几天，张总就对小李说，很多信封上写有“亲收”字样的信件大多是广告信函，所以，今后不管信封上写什么，都由小李拆封，先对信件进行“过滤”。有一次，小李将一个冒充张总亲戚的人的电话转给了张总，对方在电话里纠缠了张总好几分钟，这让张总非常不满。他在批评小李时借题发挥：“该你接的电话却转给了我，可不该你拆的信你却自己拆了。”原来张总已经离婚多年的前妻上星期给张总写的信被小李误拆了。小李对接错电话的事挨剋心服口服，但对拆错信被剋的事则觉得自己是无辜的。他想与张总争几句，但最终还是忍住了。小李没有对张总“出尔反尔”的行为据理力争是对的，但是问题并没有解决。对于这种问题没有个既定的“说法”，那今后仍将有可能出现这类“误会”。如果秘书不将这类误会降到最低程度，那么不仅会影响与上司工作的配合，而且会影响上司对自己的信任，从而影响自己的职业发展。那么，如何预防工作误会的出现呢？最好的办法就是将秘书的日常工作尽可能地程序化和规范化。
    所谓“程序化”，就是按一定的步骤进行处理；而“规范化”就是按一定的规定处理。尽可能地将秘书的各种日常工作程序化和标准化，这是由秘书工作的特点决定的。秘书在日常工作中有很多需要当机立断处理的事情，例如，上司正在主持一个会议时，秘书接到上司的一个老朋友打来的电话，对方要求找上司亲自接电话。按有关规定，领导在开会时原则上不得接电话，但是如果秘书机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定上司想了解某种信息而早就在等对方的电话。遇到这类问题，秘书与上司之间就得有个说法，不然秘书就不好处理，容易造成误会。

    作为秘书，不仅需要当机立断的工作多，而且工作内容的变化快。例如，按原订的日程安排，秘书今天下午两点应陪上司去在郊区的车间检查工作，可就在一点半，集团公司×总的秘书来电话，说明天下午×总有急事要出门，希望将原订于明天下午听取汇报的时间改到今天下午三点半。如果改到今天下午三点半，那么原订于今天下午去郊区的车间的时间就得改期……面对这种多米诺骨牌效应，秘书又要重新与各方联系协商，及时调整上司的工作日程；调整之后，又要尽快通知有关部门和人员……因此，秘书的日常工作显得非常“杂”和“乱”。“杂”和“乱”不仅容易影响秘书工作的效率，而且容易造成与上司之间的误会，例如，秘书把上司要接的电话给挂掉了，却把上司不想见的客人给安排了。因此，要治理这种“杂乱”现象，秘书就要尽可能地将各项日常工作程序化，并形成一定的规范。
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    多与上司沟通，达成共识，“约法三章”。秘书在将各项日常工作程序化和规范化的过程中，应找机会与上司沟通，就双方的“权责”进行划分，例如，什么样的电话秘书可以自行处理，什么样的客人按什么方式接待……只要不违反原则，一般就要尊重上司的工作习惯和意愿。但是双方的“权责”一旦确定下来，就应明确秘书对自己分内的工作有“权”自行处理，上司不能“出尔反尔”。有了一定的规定后，秘书就不需要事事都请示，这样既提高了工作效率，又大大降低上司的误会。不过，秘书要对上司实行“约法三章”得有个前提条件，那就是上司对你的人品和能力非常信任。冷静：给领导创造再次决策的机会小温是北京远方工贸公司的总经理秘书。今天上午十点左右她正在整理档案，老总来电话让她去他的办公室。一进门，老总就说：“小温，我刚才起草了一封给深圳隆源公司钱总的信，你马上把它打印出来，用传真发给他！”
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0 q9 K) U+ f) V0 {- z- `' l/ z: J    小温接过草稿，信的内容大致是这样的：钱总，你我两家公司打了这么多年的交道了，你怎能做出这种背信弃义的事来呢，我决定断绝我们两家公司的一切往来！

   对于本公司与隆源公司之间的关系，小温也知道个大概，因为钱总每次来北京，都是她负责接待的。她觉得钱总的一些做法虽有不妥之处，但老总也没有必要这样大动干戈。于是，她对老总说：“老板，您这么做是不是意气用事？”

    见小温说自己是意气用事，老总更是气不打一处来：“你怎么知道我是意气用事？我就是意气用事又怎么了？”狗咬吕洞宾，不识好人心！小温在心里嘟囔着，回到办公室马上把老板的信打印出来，用传真发了出去。快下班的时候，老总问小温传真发了没有。当他得知传真上午就发出去了之后，眼里露出了明显的悔意。小温也看出来了，老板对自己也非常不满。老总之所以对小温不满，是因为他觉得小温作为自己的助手，在自己不冷静的时候也跟着不冷静，从而让自己失去了纠正因冲动而作出错误决策的机会。企业的领导人每天都面临着激烈的竞争压力，他们不仅在生意场上会遇到挫折和失败，而且在公司内部也面临许多不顺心的事，因此，他们在工作中失去冷静，感情用事也是正常现象。
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6 c1 [' D& q/ G    秘书发现上司有些意气用事之后，提醒老总，这表现出了一个职业秘书应有的素质，但是秘书不应用“老板，您这么做是不是意气用事？”这种口气跟上司说话，这等于变相顶撞上司，是非常错误的。为了企业的整体利益，勇于谏言，这是忠诚的表现。对于一个秘书来说，没有这种“忠诚”，就不可能成为一个好秘书，但仅有“忠诚”，也不是一个好秘书，因为秘书既不是公司政策的制定者，也不是公司的最后决策人。更为严重的是，上司因不冷静对秘书说了不冷静的话之后，秘书也跟着意气用事。

    小温的老总也是普通人，他也有自己的喜怒哀乐，也有控制不住自己情绪的时候。当他火气消下去之后，他一定会反思让小温给钱总发传真的事。通过反思，也许他会觉得自己做对了，也许他会觉得自己过于情绪化。因此，如果小温回到办公室后不急于发传真，而是在快要下班的时候，问问已经心平气静的老总，要不要把传真发给隆源公司的钱总，那就有可能会出现一个皆大欢喜的结果。
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    给上司创造第二次决策的机会作为助手，秘书在发现上司缺乏冷静之后，要更冷静些。首先，你要仔细分析上司失去冷静的原因。这就要求秘书要经常了解上司的工作内容和真实的想法。例如，小温的老总，他作为公司的最高领导人，他肯定有自己看问题的角度和思维方式，经常在权衡各方面的关系和利益。他之所以对隆源公司的钱总怒不可遏，可能是因为他早就与隆源公司积累了许多恩怨，只不过是小温作为秘书不知道罢了。其次，秘书在工作中发现什么问题或有什么新的设想时，应当及时向上司提出来，但是当你提出自己的设想或忠告时，应全面了解各方面的情况。在不明白上司的真正想法之前，秘书仅仅是上司的助手。当你确信上司决策出现了失误之后，那你作为助手就应想方设法给上司创造再次决策的机会。周到：让领导的决策更简捷小柔是北京中福集团的总裁秘书。按昨天下午下班之前订好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与宏图公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟通恒公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，通恒公司的李总准时来到公司，小柔请李总在会客室稍等，自己以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示李总已到，可老总对小柔的暗示一点儿反应也没有，还是从足球到汽车，前三百年后五百年地与刘总穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十，见李总等得有些不耐烦了，小柔只好又一次来到老总办公室，这次她递给了老总一张纸条。纸条上写着：“老总，李总已到。他有些不耐烦了。现在该怎么办？”老总看了小柔的字条后皱了一下眉头，便置之不理，继续与刘总谈笑风生。小柔只好悻悻地退出老总的办公室，她不明白老总为什么会这样不负责任。
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