公文标题是公文的“眉目”,也可称作“眼睛”和“窗口”,尤可堪称公文所有组成项目中最精华的要素。它最能体现行文主旨和行文关系,最能体现公文内容和文种的正确使用,最能体现公文处理法规的最新规定,最能体现语法、修辞和逻辑等多学科知识的综合运用技巧,也最能体现作者的才华和智慧,因此在很大程度上能反映出行文单位制作公文的水平。公文标题不规范,往往会影响一个单位乃至整个系统的形象。所以要提高公文质量,就必须高度重视公文标题的规范化。我们今天就和大家一起就公文标题的规范拟制进行共同的学习和探讨。' g: y' K! @# j( ? C
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一、行政公文的文种9 f* w# j# |* x5 s! Q( w ? r* w4 z
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行政公文,是公务文书的简称,是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体, 具有其它文体所没有的权威性,有法定的制作权限和确定的读者,有特定的行文格式并有行文规则和办理办法。2001年实行的《国家行政机关公文处理办法》规定公文种类主要有13种:
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3 s; @* p% X0 k4 E6 m(一)命令(令) 3 k' B$ n3 f5 K& _+ U$ \
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适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
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. [' H5 ^. K2 n9 S8 g(二)决定 0 {4 v- n5 T6 R0 I$ J# G/ R& ^
8 S" O; Y$ c' l" b决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。这里的重要事项,是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项,重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然,重要事项和重大行动是相对而言的,并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定,比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。
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由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”,所以决定具有如下两方面的特点: 一是制约性:因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图,要求下级机关无条件执行,决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格,但比其他公文都要强,有些决定还有法规作用,在某些方面,决定往往是法规的延伸和补充,具有较大的强制性和行政约束力。二是指挥性和指导性:因为决定是对重要事项或重大行动做出安排,这对下级机关就有指挥性和指导性。
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××省人民代表大会常务委员会
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关于批准《××市环境保护条例》的决定
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(1990年5月10日)
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4 g" I3 S+ p0 N- x' p! L××省第七届人民代表大会常务委员会第十五次会议决定:批准××市第×届人民代表大会常务委员会第××次会议通过的《××市环境保护条例》,望认真贯彻实施。 $ @3 W( w7 M: U% K
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(三)公告 - w8 F R5 y+ l) ?4 f7 r
0 ] l) I# y# G2 L' I+ w适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
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6 }7 l/ l" M+ L' i(四)通告 2 ]" W7 I& A$ ~% [! p* l
: h B% I9 p& V2 x适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。
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, o6 C* U( t5 w) U( {6 o T(五)通知
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适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
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××市环保局关于转发《××县环保局
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关于开展环保自检互检工作的总结报告》的通知
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各县(区)环保局,各直属单位:
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2 o1 q) ?+ w- y ××县环保局是我省环保工作的先进单位,积累了丰富的工作经验。近年来,他们通过开展环保自检和互检,有效地推动了环保工作的深入开展,并取得了良好效果。他们的经验基本也适于我老秘网市。现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们,望参照执行,以推动我老秘网市环保工作的深入开展。
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××市环保局 5 x G7 d4 R& g9 A
# ~& B2 k$ \% g; N 一九九九年二月十六日
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; x U4 c0 N* z% W! u8 ~+ r [简析] 9 M8 y* q6 S& S) ^! b
. ?$ L3 b M( U (1)体式规范。文中已明确写出“现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们”,故不必再于正文之后落款之前标出附件标题;××县“总结报告”也不以“附件”出现,而是该“通知”的直接发出件,即为同一件。
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(2)理由充分。××县与××市无隶属关系,但××县的环保工作做得好,并是全省的先进单位,而且“他们的经验基本也适于”××市。所以,予以“转发”是正常的。
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(六)通报 4 j9 l* u: g! a4 W C& s9 a
$ i: [# p- C6 Y) R! S3 w. d适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
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(七)议案
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- ~1 [, d9 I: Z1 V( ^. x6 ^7 I适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 5 ~4 e: o* g! R
: Z% a) |& `1 M/ W3 Q(八)报告 $ N: V- p+ b; B7 a* ?
, J6 q; p" m$ J适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
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! ^. \5 f: R g: A(九)请示
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适用于向上级机关请求指示、批准。
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) Y* l; k+ h/ A6 K【政策性请示】 ; U: t) G9 \* t+ l* I4 Q
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×××化工厂关于贯彻按劳分配政策! g5 N) V% D$ i2 _
9 t5 T) t% Q% b ?# X! W- K1 f两个具体问题的请示
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省劳动厅: H; K2 e g& Z5 G) Y. k
4 G; M7 J* r4 O: @! f 按劳分配,是社会主义分配的基本原则,也是社会主义优越性之一。几年来,我厂由于认真贯彻了按劳分配政策,极大地激发了广大职工的社会主义劳动积极性,使得生产率成倍地增长,乃至几倍的增长。 : z4 ]- b! L( A9 n
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为全面贯彻按劳分配原则,进一步调动职工的劳动积极性,现就两项劳资政策问题请示如下:
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一、拟用1990年全厂超额利润的10%为全厂职工晋升工资。其中,1990年4月30日在册职工每人晋升一级,凡班(组)长和车间先进生产(工作)者及其以上领导和先进人物再依次晋升一级;全厂技术突击组成员每人浮动一级工资,组长每人浮动两级工资。
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! q+ z6 `* D1 _9 J 二、拟用1990年全厂超额利润的10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均100元,具体金额按劳动出勤率和完成定额计算。 , X7 j7 V; w. q% N, L9 u7 v8 `; S
: K ]& \0 \$ W1 u9 E$ H0 j% S N 以上请示,妥否,请批示。 * |6 P" @$ C9 L" M9 T. G- `
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×××化工厂
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一九九○年十一月十日
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【简析】:
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0 L; p0 F6 e# q) `5 r (1)“拟用”用得好,工厂“拟用”这笔资金给职工晋升工资和发奖金,先行请示,这是请示的关键一环。执行得好。 / c0 {# b6 W4 J
3 [ P4 }: E$ w (2)注意政策的请示,政策问题是个原则性问题,凡把握不准时,都应及时请示,以便工作主动。 % R2 @- T1 _8 m
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【嘉奖性请示】 - Y, k4 i% c% {! F
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省经济研究中心关于嘉奖刘××的请示
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4 m' L3 `' Z2 Q省总工会:
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我中心是省政府的事业机构,负责全省的经济研究工作。由于中心尚无工会组织,故未能及时参加工会的有关活动。近闻总工会正在全省开展评奖活动,故将为我中心刘××同志立功一事请示如下: + r! K% C- m+ Y/ ?& Q
0 P6 U1 d4 M y: o# q 刘××,男,52岁,1964年大学毕业,现为副研究员。该同志长期从事农业经济的研究工作,做出了许多卓著成绩,多次受到领导的好评,并为农业生产创造了显著效益。其中《×××××××》和《×××××××》两篇论文分别荣获全国农学会一、二等奖,《×××》一书被评为全国科普鼓励奖,其本人已被编人中青年科学家辞典。 ! \4 Z5 X1 { R; }: N$ ~6 u
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根据×总发【19××】××号文件精神,刘××同志符合立功条件,望予嘉奖。
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以上,妥否,请批示。
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% x7 ?% a: O: P- t 省经济研究中心 / u8 }: x" v n- M
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一九九○年×月×日 - G0 i" q! W& G
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(十)批复
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适用于答复下级机关的请示事项。 - }4 p1 R: @3 k5 ~4 v ^) L5 P
( a7 }1 y+ y$ f; p5 r8 C2 }) O6 ]××市教委关于修建××师范学院教学楼的批复
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2 b0 a8 F2 \" m' v0 f; u××师范学院: 8 @ a, T, X/ d) V
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你院关于修建教学楼的“请示”收悉,经研究批复如下: ( Y( M. n9 y9 L; c |
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一、同意教学楼面积为8000平方米。
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5 ^; V/ [: _* b9 R6 j; L8 Y 二、投资400万元,分二次拨款。不足部分请自行解决。
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) r0 J4 n1 D6 p( [) `0 {) O 三、建筑材料和施工力量请自行组织。
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9 W4 L1 D& o5 C& m9 W 请抓紧组织,并加强管理,降低成本,提高效率,力争明年底竣工使用。
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8 M, E0 Z' o" p) [5 p; E' N 特此批复。 & x' ^. ?! m1 M- }+ O! P8 o2 D, k8 e
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××市教委
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1 C, T( U6 `: S/ B" e; U 一九九○年三月十五日 0 [7 B3 I0 A9 X
$ R5 S. x: [" h8 j(十一)意见 # I' m8 `. A5 {+ Y- ^' W$ b
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适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以上行、下行,也可以平行。“意见”作为平行文,一般是在答复不相隶属机关询问和征求意见时使用。 % V5 f" b( A! k2 C$ ^
@+ ?; k6 n- A0 @(十二)函
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函适用于平行机关或部门或不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项的平行文。结尾,用惯用结语,一般不离开“函”字,如去函的结语为“特此函商”,“特此函告”,“请即复函”等;回函的结语为“特此函复”,等等。
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- f8 C! `" l, U- [ f5 R××市统计局关于请求拨款的函% A5 o; c7 v! E3 j8 U1 |* V, P7 F
) x$ Z/ |# |3 s% |- d市财政局: 2 D! j+ s/ P; c; O) t
, @9 x# K% U* I( _ 我局原有132m2砖瓦结构车库(平房)一处,因年久失修于今年雨季突然倒塌,急需修复。经测算,共需资金30万元。因我局除财政拨款外无另外资金来源,故请能予临时拨款为盼,以便解决车辆越冬之急需。 6 `6 \& Z5 C8 ]8 ~1 f0 b) s0 O
4 B1 z0 g7 S# O( u 以上,望关照。 % P# l! T! S) `- ^* f" l, b5 E# `
, n X" P, D! ?1 G9 U" s 附:维修图纸与预算
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××市统计局 9 l( L8 [2 ~7 u& F
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一九九七年八月八日 1 S, c3 z D* H' C
4 l& M' Y$ [7 `7 v# Y[简析] 4 p M6 {" _# v. P# d
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这则请求性函的优点就在于理由充分。
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$ A2 Q* Z) B2 M8 [: U6 `9 e(十三)会议纪要
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适用于记载、传达会议情况和议定事项。 ' {8 f# q P$ }6 k) ]
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二、行政公文文种使用技法
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6 e2 z( X: @, m0 _9 _$ Y(一)公文标题不可张冠李戴
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: o* V, w( }( T! F* T6 \公文标题“张冠李戴”主要指对法定公文和非法定公文分辨不清,把“规范”、“计划”、“要点”、“安排”、“方案”、“总结”、“制度”、“讲话”等一般常用公文以及“办法”、“细则”等法规规章混同于法定公文,冠上法定公文版头,直接编排文号上报或下发。
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& |8 H7 _" B9 e0 ~( {( g如《关于实现全省党风根本好转的规划》,则不可作为“万能”标题。正确的行文方法是:若呈报省委或中纪委,可修改为《××省纪委关于呈送实现全省党风根本好转规划的报告》;若直接下发,可修改为《××省纪委关于印发实现全省党风根本好转规划的通知》。
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(二)公文标题不可乱抬身价
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“乱抬身价”主要指司空见惯的“两告一通”的滥用,即应该用某些社会事务性文书(如广告、启事、声明等)而不用却滥发公告、通告和通知。
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; k' h& [- z9 a; D4 b(三)公文标题不可文种并用
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“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时使用,除比较常见的“关于……请示报告”外,还有“关于……请示函”、“关于……决定(批复)的通知(通报、决议)”等。应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种,“函呈”不分的“请示报告”则应将“请示报告”改为“函”。9 ^3 E; R- r$ Y' a2 p
- a5 j# @6 b/ E# D. x(四)公文标题不可文种错用 * K* w! }, u/ V! V) C
) M7 K- ~2 K- `4 R* }2 T
(1)公文中的数字应当使用阿拉伯数字。数字单位和小数点位数应当前后一致。概数用汉字,中间不加顿号,如“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等。
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( M3 E' s2 a" I$ N$ \+ U' B8 T(2)除成文日期外,包括标题在内年月日也应用阿拉伯数字。“1999年”不能简写成“99年”,“1998-1999年”不能简写成“1998-99年”。星期、农历用汉字,“星期三”不能写成“星期3”。尽量不用“今年”、“明天”、“下个月”等概念。成文日期用汉字而不用阿拉伯数字。 “二○○三年”不能写成“2003年”或“二零零三年”。年、月、日要标全,不能省略年份,也不能用简写。如“二○○二年”不能简写为“○二年”。用汉字的小写数字而不用大写数字在标识成文时间时,最容易出错的是将“○”写为“0”,如将“二○○二年”误写为“二00二年”。“0”是阿拉伯数字,属于阿拉伯文字系统,应与其它阿拉伯数字“1、2、3”等搭配使用,而不能与汉字的数字“二”搭配使用。 $ `4 q5 R% W- l& y
1 y t) D* j5 g; P3 }
6、序号使用不规范。公文文稿中,序号使用不规范的问题经常出现,主要是层次混乱,或者是序号中标点符号使用不规范。
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R, W9 g0 }0 U% O& t. F! z" {第一层次为:“一、……”(作为小标题时,句尾无标点);# n# y9 M+ ]1 y; g8 H
7 ]- v4 `, ^6 `6 T6 V, u: a# B1 {第二层次为:“(一)……”(括号后不加顿号。作为小标题时,句尾标点可有可无);
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! @# U3 G9 e6 E0 R% {第三层次为:“1、……”(无论是否为小标题时,句尾要有标点);
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第四层次为:“(1)……”(括号后不加顿号。句尾必须有标点)。
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