通知和通报的区别与写法

一、通知与通报的区别
    《国家行政机关公文处理办法》规定：通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免聘用干部。通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。从上述定义可以看出，通知和通报有相似的一面，两者都具有知照性的特点，可以用来沟通情况，传达领导机关的意图。但两者的功用又明显不同：通知提出工作意见和办法，要求遵照执行或限期执行；而通报则着眼于思想和路线方面的教育。
    二、通知的分类和写法
8 |& c' o9 Z, L5 o! t    (一)通知的分类
9 Z/ O! D! A% C( e2 B9 O' B    1?指示性通知。用于指导下级机关开展工作，要求下级机关办理或共同执行的事项。
& J& W# ~5 }" ?  N. x    2?批示性通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章等。
- _' O9 w# @( r3 E% @- f    3?一般性通知。用于向下级机关知照一般事项。如要求报送材料，告知机构的设立与撤销、人员的任免等。
( ^) l3 N2 X5 ]* ?" c3 q% v  @    (二)通知的写法
    三类通知中，一般性通知比较简单，只要做到言简意明、没有遗漏就可以了。以下只介绍指示性通知和批示性通知的写法。
    1?指示性通知的写法
    (1)标题。通知的标题要注意完整性，在准确的基础上求精炼，以方便阅读和存查。(其它几种通知的要求也是这样)。
    (2)正文。一般包括三部分：
    第一，通知的缘由，即制发这个通知的理由，说明为什么要这样做，以提高认识、自觉行动。
  R, t! [3 d0 E& [    第二，通知事项，即要求下级机关贯彻执行的事项。这部分内容在写法上要注意原则性和具体性相结合。一方面所提政策必须要有明确的原则，不能含混不清；另一方面，措施必须具体，以便于执行和监督。
    第三，执行要求，指发文机关对执行“通知”事项提出的要求(如工作标准或完成时限等)。这方面的内容可以集中写，也可以分散写到通知的具体事项中。
) z. G4 L+ i7 k- R) X% F0 @    2?批示性通知的写法
" D( T* E) Z- u8 @) g. s    批示性通知又可以分为“批转”式通知、“转发”式通知二种。
% F5 _) C: d8 `4 i. p/ c9 [    (1)“批转”式通知。即对下级机关的文件，用通知的形式加批语下发，要求下属单位贯彻执行或参照执行。批转式的通知正文一般应包括三层：一是表明态度，即“同意”什么；二是做出决定，“现将”什么“批转”；三是提出要求，请“研究执行”、“贯彻执行”、“遵照执行”或“参照执行”。除了这三层内容以外，有的还就如何执行提出具体要求。
    (2)“转发”式通知。即如果认为“上级机关和不相隶属机关的公文”对本地区、本部门的工作有指导意义或参考价值，用通知的形式加按语下发。“转发”式通知的正文，有的开头就写明决定：“现将×××转发给你们”。有的表明“同意”是指上级领导机关“同意”，如自治区人民政府办公厅的转发通知：“自治区人民政府同意《财政厅关于×××的安排意见》，现转发你们，请遵照执行”。在实际运用中要特别注意，对上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文，可以作出某种评价，但不能说“同意”或“原则同意”，更不能把“转发”写成“批转”。因为“批转”带有“批准”的意思，把“转发”写成“批转”就背离了行文的原则。
    三、通报的分类和写法
    从通报的作用看，大致可以分为三类，即表扬性通报、批评性通报和情况通报。
) Y, G4 ~' L  c* E; X/ J+ ?; H9 L    通常情况下，通报在写作上应体现以下几方面的要求：
    第一，要善于抓住典型。通报的力量在于它的典型性，因此无论是表扬先进、批评错误，还是传达重要情况，都要善于抓典型。具体地说，就是要牢牢抓住带有倾向性的、具有代表性的人和事，摒弃枝节性、偶然性的事件。
/ `% g& q/ ~' o' n1 t    第二，要注重分析。通报介绍正反典型，传达重要情况，讲清事情的来龙去脉是非常必要的，但叙事一定要观点鲜明，防止就事论事。要努力利用正确的立场、观点进行分析，力图揭示人和事的性质、意义。
    第三，要运用正确的结构形式。通报的标题要用通用的格式。正文一般可分三部分：一是介绍通报的依据。二是揭示性质和意义。三是写明决定，提出要求。
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文 | 郑立新

　　通知、通告和通报是使用频率较高的三种告知性公文，但写作实践中经常出现文体不分的情况，比如表彰先进、批评错误本该使用通报，却用了通告或通知；向群众或机关、团体公布应当遵守的事项理应用通告，却用了通报，诸如《关于×××等社区停水的通知》、《××公司转发国家发改委关于完善差别电价政策意见的通报》、《关于××公司安全生产事故的通知》，都属于错用文种，应分别改用通告、通知和通报文种。在这三种公文的起草工作中，也常有不合规范的现象，如有的公文标题中的文种是通知，正文却写了很多情况，类似通报；有的公文标题中的文种是通报，正文却主要是布置工作，与通知无异。凡此种种，常使受文者弄不清发文意图，达不到公文应有的效用。

Ａ相同点辨析

1

文种性质相同

　　通知、通告、通报都属于告知性公文，文种名称中都有一个“通”字。按照《现代汉语词典》（商务印书馆）的解释，“通”有“传达、使知道”的意思，而“知”即“使知道”，“告”即“告知”、“把事情向人陈述、解说”，“报”即“告诉”。因此，这三种公文都有沟通情况、传达信息、告知事项的功用。

２

行文方向相同

　　通知、通告、通报都是下行公文。通知用于向下级机关发布、传达某些事项，或批转下级机关的公文，或转发上级机关和不相隶属机关的公文，或要求下级机关办理、执行事项。通告用于在一定范围内普遍告知一些事项，多是禁止或要求遵守的事项。通报用于在所属范围内表彰先进，批评错误，普遍报知一些重要情况。通知和通报的发文单位和收文单位之间有直接的上下级关系；通告的发文单位与收文单位之间没有隶属关系。

３

发文时效相同

　　通知、通告、通报的发文均强调时效性，即要求迅速及时。通知的事项一般要求立即执行、办理或知晓，有些通知（如会议通知）只在指定的时间里有效，待会议开始或闭幕后就失效了。通告的事项，大至政策、规定，小至社会生活中的某些具体事务，须及时告知有关单位或个人，以便遵守或办理。通报的内容往往是近期发生或者正在发生的情况，凡是过时的或已成为“历史”的材料，无论如何重大或典型，一般都不作为通报的内容，时效性是通报对公务活动发挥作用的基本因素之一，是通报的生命线，只有迅速及时地对重大的典型事例予以通报，才能使通报起到特有的作用。

B相异点辨析

１

受文对象不同

　　通知、通报的受文对象均是具体的特定的下级机关。通知的用途是传达上级的指示，公布、批转、转发有关公文，布置工作事宜等。通报的用途是上级机关把工作情况或带有指导性的经验教训通报给下级单位或部门。所以通知和通报的受文对象只能是制发机关的下属单位或部门。通告的受文对象则较广泛，具有不确定性，可以面向单位，也可以面向公众个人，所宣布的事项往往具有政策性、法规性和某种权威性，要求人们遵照执行。因此，通告一般不写主送机关，属于普发性公文。

２

制发时间不同

　　从制发公文的时间看，通知、通告制发于事前，即工作开展之前传达、布置、告知有关单位及人员。通报则制发于事后，往往是对已经发生了的事情进行分析、评价，通报有关单位并要求从中吸取经验教训。

３

目的要求不同

　　通知主要是通过对具体事项进行安排，要求下级机关在工作中予以执行或办理。通告是在一定范围内公布必须周知或遵守的事项，有着较强的、直接的和具体的约束力。通报主要是通过典型事例或重要情况的传达进行宣传教育或者沟通信息，以指导、推动今后的工作，一般没有具体的部署与安排。从执行要求上看，通知一般要求必须遵照执行或限期办理，具有一定的约束力。通告一般只需周知或遵守。通报则只要求了解情况和精神，有倡导、警戒、启发和沟通作用。

４

发文形式不同

　　通知和通报的发文，需按组织系统或专业系统逐层下达，必须通过公文交流渠道，以文件的形式印制、传达至有关部门、单位或人员，告知范围有限，一般局限于单位内部，有一定的保密性。通告不涉及任何秘密，制成之后往往张贴出来直接公之于众，或在报刊、电台、电视台、网络等媒体上公开发表，大力宣传。

５

内容性质不同

　　通知、通告、通报都具有告知功能，但告知内容的性质有所不同。通知和通告告知的是“事项”，以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而且都是事前或事初告知。通报所告知的是“情况”，如工作情况、事故情况等，是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为，是事后告知。

６

表述方法不同

　　通知、通告一般较少叙述情况，由于重点在于发布应当遵守的事项，提出工作要求，所以多用祈使句。通报主要是叙述事实情况，使人了解，或针对典型事例提出相应要求，所以多用陈述句。

　　（本文刊于《秘书》杂志2016年第7期。）