新任秘书注意事项
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3 \% C; q1 B0 ^4 l一、 考勤 . S& ]: o1 u8 l* T$ \0 W
4 G9 Y: ^: S' q% k( m每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。
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( \; h7 Y2 G3 Y4 f& o6 p; D二、 第一件事
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烧水泡茶洗杯子。 & C/ G* Q0 e: s& s9 j$ `, y8 ?4 O n
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三、 打扫卫生 , H; d* M6 f+ t
- \* g: X8 l3 U4 Z3 H% G) W' L每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。
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4 u: C5 L* ?/ `( S1 W& M四、 用餐接待 ' f/ n, t0 d5 }- V6 O6 t( h, ~1 @' c5 y
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1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。
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2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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五、随领导外出
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: H3 Y2 @: R( A联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。
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$ P# j0 u, I! {六、办公室待人接物 2 S% U2 d8 Y( T* h) X7 D
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1.笑脸相迎每一位领导。 v* O5 c0 P U6 i
+ S. s5 u6 X( s9 ?2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。
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3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。 3 C4 c' M5 k( V% ^+ I+ Q/ B
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4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。 ( }: f! {0 z9 I7 s2 D
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5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。
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七、晚上整理工作日记 2 t% J! P/ z% r Z$ E$ c o- Z8 H
( l9 _0 K1 ?% J/ Q- g$ f! c( G& s1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。
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( g" M' F* y; F: ~* v: h2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。
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* i/ E2 V( }, ]3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。 $ L3 n5 o9 u9 z/ |5 {4 f
# s9 e. Q" y- L7 y4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。
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5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。
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2 v0 R; d0 t6 ~4 H7 g8 z: c5 {, Y八、办会要点。
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, [& p+ p3 `9 a* {7 s+ A(一)县长办公室 3 x2 [9 f$ W& A9 ?: E& y
& P/ G% z# R; |( Q" Y6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。
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9 M. e( [. {# ^' M/ M(二)县内政府常务会议室 9 y2 h o( I* u- X
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会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。
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! b, q) S, _: V6 k/ A7 S- D1.通知机关事务管理局开会事宜。
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2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。 $ K. }) r: B+ W/ D7 j" @' W
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3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。
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4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。
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5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。 $ b5 [3 M' O! w* l/ \
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6.等参会人员到齐后通知领导开会。
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会中:观察领导 " g/ x7 r" M9 r! u8 M! J% g. @
% e+ H* q; i2 D+ W% X# x+ s1.通知政府办材料组参会。
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2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。
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& p) x- |9 T# L- Y! w3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。 ' c" ], K* N; E* f' T
4 F9 k n4 W! G会后:拿开汇报 6 l c+ \2 U- p8 f; m5 J% P t! {
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