办公室主任讲座：如何做一个称职的秘书

县乡干部 · 发表于 2012-4-9 17:38:33

  秘书是领导的左右手，他的责任是替领导分忧解劳，减少办公室主任无谓的干扰，所以，办公室主任如果能获得一个优秀的秘书的话，就能心无旁骛拓展业务版图。借此机会，我想与各位办公室同仁一起探讨下，如何做一个称职的秘书。

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克，当记者问他一生经营企业的秘诀时，他说：“没什么秘诀，只要请一位好秘书就对了”。

所以由此可见一斑，秘书在企业的角色有多么的重要。

秘书的自我定位

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特，其一生经营企业的秘诀时，他说“要请一位好秘书”，由此可见，秘书在企业中的位置有多么重要。

1．秘书的工作内容

秘书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说，秘书的工作包括以下几个方面：

A辅助决策

当上司面对多个选择而犹豫不决时，秘书要为上司收集相关资料，帮助上司分析情况。

B调查研究

当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。

C收集信息

当今的社会已进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需要的信息。此外，还要善于运用网络收集信息。

D文书处理

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

E会务准备

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备，也包括对外的会议沟通，准备工作主要是进行业务汇报。

F公关工作

公关工作包括沟通、社交、商务等方面，有时也要代表公司进行发言，或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道，与他们建立良好的沟通渠道。

G档案管理

在高科技迅速发展的今天，我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式，而是采用电脑来管理档案，所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

H工作日程安排

上司每天的工作日程一般都由秘书安排，秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京参加某个会议，秘书要把握好时间，留出往返的时间空档，保证上司能及时参加。

I查办工作

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进行证实。

J接待工作

当有客人或来访者的时候，秘书有责任做好接待工作，让来宾感受到自己受到礼遇，产生宾至如归的感觉。

K行政事务

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理，以及下对上、上对下的沟通与协调。

L保密工作

秘书要具备保密意识，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事询问，也不能随便透露。

2．秘书应该具备的能力

秘书的工作非常繁琐，而且经常有突发性的事件要处理，所以秘书的能力应该是多元化的，决不能只有单一专长。

人际关系与沟通技巧

认知人际关系

1．增进人际互动

人是一种群体动物，没有人可以离群独居，我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题，职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系，有一句老话说得好，“先学做人，再学做事”，如果不会做人，人际关系就会一团糟，办事自然就会到处碰壁。

那么怎样才能增进人际互动呢？这要靠平时的积累。朋友不会从天而降，也不会突然出现，我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友，建立人际关系网。

2．人际交往的流程

人与人之间从彼此生疏到彼此交往，有一个循序渐进的过程，一般来说，这个过程可以分为八个步骤，彼此生疏———沟通媒介———产生好感————找到相同属性————接触面————主动性————需求欲望————彼此交往。

3．人际交往的四种态度

人际关系有四种交往态度：

Æ我不好，你好，这是大公无私的态度。

Æ我不好，你也不能好，这是玉石俱焚的态度。

Æ我好，不管你好不好，这是自私自利的态度。

Æ我好，你也好，这是我们追求的目标，希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

1．影响人际交往的客观因素

A时代背景

时代不同，人们的观念也会存在差异，会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中，邻居之间的关系非常好，尤其在农村，一家办喜事，全村的人都出动，而在当今的商业社会中，人们住在电梯公寓里，楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展，尤其是因特网的出现，使得空间距离已经不是问题，为人们的交往提供了极大的便利。

B生活压力

人们在生活中难免会面对许多压力，比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等，这些都会影响个人的看法与想法，也会左右人们人际开拓的脚步。

C环境的阻隔

环境是影响人际交往的最直接的因素之一，环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心，久而久之，感情就慢慢地变淡了。

D角色定位

在人生的舞台上，有的人演主角，有的人演配角，甚至跑龙套，不管怎样，我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色，如果今天我们扮演秘书的角色，就要把秘书的角色诠释的尽善尽美，达到最高境界。

2．影响人际交往的主观因素

A人格特质

有些人生性木讷，不苟言笑，朋友自然不多；有的人主动外向，总有许多人围绕在他身旁。个性的不同，自然会带来不同的生活面。

B认知的差距

对事情认知的差异性，也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭，一个人要吃洋葱面，而另一个人要吃鱼翅，两人对美食的认识不一致，以后也很难在一起吃饭。

C态度习惯

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯，每个人都有自己的处世习惯，如果习惯一致，则容易相处，所以有“物以类聚”的说法。

D沟通协调

有效的沟通能够拉近两个人的距离，而失败的沟通则恰恰相反，正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处，结果产生彼此之间的距离。

E利益冲突

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了，朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见，在利益的面前，需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

当你总是把“我”字摆在第一位的时候，你的朋友一定不会很多。所以，一定要兼顾每一个人的感受，善于沟通，妥善维系人际关系。

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

1．促进人际关系的技巧

想要有效的增进人际关系，需要掌握下面的一些技巧：

A守信用

做人要言而有信，才能赢得别人的尊重和信赖，在人群中建立良好的口碑。

B说好话

心存善意，学习说话技巧，多鼓励他人，随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人，才是最佳的公关高手，赞美是人际关系的润滑剂，不花一分钱，就能获得很好的效果。

C勇于认错

许多人明知犯错，却碍于面子死不认错，甚至将错就错，丧失自己的公正性，这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人，却如冬日暖阳，令人觉得温煦可亲。

D尊重他人

“敬人者，人恒敬之”，一个懂得尊重别人的人，必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候，要因人而异，因场合不同，选择不同的方式。

E欣赏别人

古人云“三人行，必有我师”，每个人的专长不同，如果能做到不耻下问，虚心求教，就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸，做一个欣赏他人优点的鉴赏家，才能左右逢源，增加人际开拓的能力。

F善于倾听

很多时候，一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

G重视仪表

据调查，一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿，所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养，我们应该对成功者的个人特质多加揣摩，建立自己的印象特质，找出属于自己的吸引力。

H运用语言表情

说话速度如连珠炮，会使人无法完全理解，沟通时就会产生瓶颈；谈话时有气无力，冗长无味，也没有几个人能够忍受；只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态，才能展现声音表情的美学。

I运用肢体语言

优雅的肢体语言就像一块磁铁，能紧紧地吸引别人的注意力，发言时与肢体语言相辅相成，更能带来好的效果。

2．人际交往失败的原因

有的人在人际交往中常常会失败，究其原因，有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有：

A习惯动作不雅，如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等，让人退避三舍。

B讲粗话，言语乏味，口头禅太多，都令人不喜亲近。

C碰触异性身体，忸怩作态，夸张无礼等肢体语言使人生厌。

D思想狭隘，以自我为中心，攀龙附凤，好高鹜远，卖友求荣，都是不受欢迎的对象。

E浓妆艳抹，或者邋遢肮脏，都无法让人产生好感。

职场人际关系的建立

1．如何与上司相处

秘书在老板心目中的地位，就像公司的女主人，她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间，所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好，熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力，秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明，更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快，最重要的是对自己要有信心。

2．如何与同事互动

一般来说，同事会认为秘书是老板的眼线，秘书与老板是站在同一阵营的，所以会处处提防秘书，秘书要想与同事建立良好的关系，就须要放下姿态，对人谦恭有礼，不倚势欺人，对同事一视同仁，公私分明，并且欣赏同事的优点，不轻易许诺、不滥用职权，不吹毛求疵，做好上司与同事之间的沟通，日久见人心，最终同事们一定会接受你，与你通力合作。

3．怎样与客户建立良好的关系客户是我们的衣食父母，作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系，随时注意客户的动态，逢年过节记得给客户打个电话，寄张贺卡，从小事、细节处打动客户，有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

同事之间的相处之道

与同事相处是职场的重要一课，与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好，甚至彼此不讲话，久而久之就会在办公室变得孤立无援，继而影响工作的心情和效率。

1．树立男女平等的意识

在当今社会，男女同工同酬，彼此之间是平等的，所以不应认为自己是女士，就可以让同事帮助自己干这干那，而是应该树立平等、独立的意识，自己的工作应尽量自己独立完成。

2．规范礼貌的称呼

对上级要用职务来称呼，比如“李科长”，“王经理”，而不能因为彼此熟悉了，就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率，一般以姓氏、名字相称，而不要叫人外号。

上下班在电梯里遇见同事，或者在茶水间遇见同事，要礼貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也应该点头示意，不能高傲地视而不见。

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁，应该对他表示由衷的祝贺，而不是说一些尖酸刻薄的风凉话，“嫉妒是人性最大的致命伤”，一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

3．言行谨慎

不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎，否则久而久之，同事看到你就会掉头走开，免得听你诉苦。

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的，专打同事小报告，到最后只会落得孤立无援的地步。此外，我们不可在同事背后中伤或散布谣言，伤害同事形象。

4．工作积极主动

认真工作的人总会受到大家的尊重，如果别的同事很忙，而自己比较空闲，这时就应该主动伸出援手帮忙处理，而不能一副事不关己，高高挂起的样子。

在工作中如果出了差错，要主动承担责任，一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

5．遵守公众礼仪

办公室是公众场合，必须遵守公众礼仪，首先，尽量不要在办公室里抽烟，因为办公室的空气本来就很浑浊，抽烟会使空气更加恶化，影响他人的工作。其次，有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉，这样做非常不雅观，而且有的人还有脚气，使别的同事更加觉得难以忍受，如果一定需要让脚轻松一下，可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

6．慎重对待办公室恋情

办公室恋情往往会招来议论纷纷，尤其是秘书容易与上司产生感情，当这样的恋情产生之后，一定要低调处理，不能因为自己与老板有了感情，就摆出一副老板娘的驾式，事实上，将来的事情谁也不能定论，给自己留一条退路才是明智之举。

要有敬业精神

1．端正工作态度

工作是一个人的生活基础，按照马斯洛的需求理论，工作也是一个人高层次的需求。人们常说，“认真工作的女人是最美丽的”，因此我们首先要端正工作态度，才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书，做到结婚就辞职”的想法，这种想法是工作上的致命伤，使得人们不能专心于工作。

事实上，在当今社会，不少女性即使结了婚，也保持着经济、工作上的独立性，而且在工作上做得非常出色。

当然，秘书行业也有男性，一些男士当秘书也可能会有自己的想法，那就是希望多学一点经验，以后可以开拓自己的事业。不管怎样，只有重视自己的工作，端正工作态度，才能把工作做好。此外，感情是感情，工作是工作，办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

2．树立专业形象

我们已经提过秘书的形象很重要，所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情，具体来说就是要有高雅的言谈举止，不过于做作，不流于俗套；有整洁大方的外表，不邋遢，不浓妆艳抹；有丰富的岗位知识和工作经验等等。

需要提醒的是，哭并不是解决问题的法宝，不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪，这也许是习惯，也许是想用眼泪来解决问题，不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足，能力不足就该加强学习。

指令的接受与汇报

指令的接受

1．接受直接上司的指令

一位有经验的秘书，知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说，接受指令有三个步骤：

A清晰地响应，并即刻前往

听到上司的招唤，应该清晰地响应，并即刻前往，但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档，则应该先把这些文档收拾好，放进抽屉或保险柜，以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

B向主管询问应办事项

在进入主管办公室之前应先敲门，得到回应后，才可进去接受指令，同时要面带笑容，诚恳地向主管询问：“请问您有什么事情要办吗？”

C逐条记录应办事项

对于主管交代的事情，秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后，如果仍有疑惑应马上请示，不可一知半解地离去，否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示，并且表明：“我会马上去办您交待的工作，请放心。”

2．接受其他部门主管的指令

一个公司里有很多部门，一个部门有可能有几位主管，有的主管可能会跨部门指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般来说，秘书最好先向自己的直接上司请示，如果本部门暂时没有事情要办，上司同意秘书去帮忙的话就可以去，如果自己部门的事务非常繁忙，则尽量不要接跨部门的工作，以免影响到自己的分内工作，如果碍于情面勉强应允，却又不能如期完成，会让人怀疑你的工作能力和诚信。

指令的汇报

秘书在接受上司的指令之后，不仅要及时的落实工作，还要定期向上司汇报工作的进展和成果，不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

A汇报的时间

何时进行汇报？隔多长时间进行汇报一次？这要根据上司的习惯来决定，如果上司喜欢了解工作过程，秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展；如果上司只重视最后结果，秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

B汇报的方式

如果工作比较简单，秘书可以采用口头汇报的方式，直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大，则应进行书面汇报，把工作成果写成报告，供上司批阅，并存档以便今后查阅。有时候，还要召开专门的汇报会议，这时必须事先准备好充分的辅助工具，如制作投影片、幻灯片或海报等等。

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档案管理的原则及常用方式

档案管理在现代社会扮演着越来越重要的角色，因为公司的资料越来越多，只有把这些资料进行整理、分类，在需要的时候才能随时找到相应的资料，而不至于翻箱倒柜，将大量时间浪费在查找资料上面。

档案管理的基本原则

档案管理包括收集整理、分类、建立检索三个步骤。收集整理是指快速且大量的收集整理相关资料；分类是指区分建档，避免累积档案；建立检索是指建立检索表，通过检索表可以迅速缩小检索范围，方便查找档案。

常用的档案管理方式

1．抽屉式直立档案

所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉，这种方式能够将种类繁多的档案详细地分类，而且可以上锁，易于保密，并且使得档案不容易毁损。抽屉式的档案管理检索起来比较简便，因为抽屉里一般都有垂直的隔板，资料层层放进去，每部分资料上面都有一个突出的标志，对这些档案进行简要说明，图书馆里见到的检索书目就是典型的抽屉式直立档案。

2．开放式横向档案管理

所谓开放式就是我们在医院里常见到的档案管理方式，可能用木板，也可能用铁柜，把所有的资料一摞一摞的排列整齐，采用这种方式的基本条件是资料比较统一，如果有的资料夹很高，有的资料夹很矮，就会造成高的两边倒，矮的被挤到中间，寻找资料的时候如果用力不当，就会损坏资料。

开放式的档案管理常常使用颜色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示，如红色的柜子属于会计部，蓝色的属于销售部等等。医院、户籍单位最常采用这种区分方法。

3．穿孔式活页夹

穿孔式的活页夹最大的优点就是易于保存资料，不必担心资料次序错乱或遗失。其缺点是必须先对文件资料进行打孔作业，有孔资料需要改孔，有些档案、样品格式会被夹住，或被穿孔破坏，无法展现完整内容。这种方式一般用来保存重要的参考目录等。

4．档案盒

档案盒的一般规格是，宽315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，这个标准现在全世界通用。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。

5．金属文件夹

金属文件夹里面有一个弹簧片，可以很方便地拉起来，再扣下去，夹住资料。金属文件夹适合于开会的时候或者批阅资料的时候使用，可以随时取放资料，其缺点是不能存放太多的资料，而且容易脱落。

6．透明资料袋

透明资料袋一般被用来暂时保存文件资料，使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢，它的好处是方便拿取，因为透明，人们一眼就知道里面放的是什么资料。如果不是很重要的资料，都可以暂时用透明资料袋来保存。

7．两层或四层资料盒

这种资料盒一般放在桌面上，人们可以随时拿取其中的资料，像表格、便条纸或者其他经常用到的东西，都可以放在资料盒里。

四层的资料盒一般上面两层放本年度的相关档案或者经常需要查阅的资料，下面两层放去年的或其他不常用的资料，这是根据人的身体特征来设计的，四层的资料盒中，上面两层便于拿取，所以放常用的资料，下面两层要躬身拿取，所以放不常用的资料。

0 M) y" Q7 E6 ?& D0 A( ~) n2 y! B% ` 档案管理的方法

档案管理要有具体的管制方法。有些档案一旦被借出，如果不能进行有效的管理，到最后就会无从查找，不了了之，造成档案的遗失或损坏，所以要设计完善的借出卡，在借出卡上详细地记录档案的借出日期、档名、借阅人姓名及归还日期等信息，将每个档案都落实到某个具体的人负责。

1．运用颜色管理

运用颜色来区分不同的档案是一种直接有效的方法，通过这种方法可以一目了然地找到所需要的资料。在运用颜色管理的时候，有如下几个方面要注意：

A使用颜色区分时，颜色种类不宜太多，一般以红、蓝、黄、褐、绿五色为佳，中间色及粉嫩色容易造成混淆，要尽量少用。

B档案夹本身要用同一色系，一般不采用档案夹的颜色来区分档案，颜色太多，会使人眼花缭乱，不能区分。

C应该避免同时使用过于接近的颜色，比如青色、蓝色、紫蓝色等，颜色太过接近，不容易一眼就区分开来。

D颜色如果不够用，可以增加卷标，如贴二个红色卷标或粘贴一个红色一个蓝色表示不同的档案，5种颜色互相配合，可得出若干种不同组合，应用的范围就更广了。此外，还可以考虑颜色和数字的组合，比如红1、黄2等等，使得档案区域无限的延伸。

2．尺寸要统一

要想进行高效率的档案管理，应该使资料具有统一的规格和尺寸，这样才能便于辨认和管理。

3．档案堆放的技巧

档案应该竖起来摆放，整齐的排列，这样相关人员寻找资料的时候就可以一目了然，而且可以很方便地取出

来。如果一层层地叠放资料，上面的资料压着下面的资料，要想拿下面的资料就比较困难，需要费力的抽出

来，而且不容易找到相关资料。

4．档案的分类方式

一般有五种档案分类方式：

A按对象划分

根据资料来自何人，与哪些企业

有关进行划分。

B按主题划分

根据不同的主题进行划分，比如把资料分成技术开发领域的资料和销售领域的资料，或者按照产品名称区分资料。

C按形式划分

根据形式的不同进行划分，如适用于会议记录的资料，或者规定格式的文档等。

D按项目划分

项目也叫专案，可以针对某个具体的项目划分档案，比如要做情人节的专案，可以把历年来情人节的专案资料进行归类、分析。

E按时间划分

按时间划分是比较常用的分类方法，比如可将2002年的资料都收集在一个资料夹里，将2003年的资料收集在另一个资料夹里。

名片的档案管理

名片虽然小，却是人们拓展人际关系的桥梁，所以要认真地收集好名片，作为秘书，还要替上司管理好名片，在上司需要的时候，能随时为他找到所需的名片。

1．管理名片的工具

我们常常看到有些人把名片用橡皮圈圈起来，随意放在抽屉里，这样做容易造成名片的破损或丢失，我们应该利用专门的工具来存放名片。当名片的数量较少时，可以使用最常见的名片簿，当名片的数量较多时，可以使用名片箱，此外，还可以使用便携式的电子记事簿，把名片资料输入，随时可以查找。

2．名片的分类方法

对名片进行分类，可以有效地管理、查找名片。

3．名片的整理方法

对名片进行适当的整理，可以便于保存和查找名片。

A对于超大型的名片，应该将其仔细修剪成正常尺寸，或者用计算机另外打一张，也可缩小影印后再建档。

B收到名片后，应在空白处记下见面日期、地点、谈话主题和重点、对方特征、业务项目，便于以后回想。

C对于长期中止联络的人的名片，可以将其过滤出来，放在固定的地方，或者丢弃，否则日积月累，名片会泛滥成灾。

D如果客户变更了地址、电话，秘书应主动向客户要张新名片，将旧名片更换掉，或者在名片上进行更正、补充。

运用电脑管理档案

在现代社会中，电脑是必备的办公工具，利用电脑来管理档案是秘书应该掌握的技能。

1．利用文件夹管理档案

建立专门的文件夹来管理档案是一种科学的做法。文件夹可以根据档案的内容和自己的习惯进行分组，否则档案会越积越多。全部存在Ｃ盘或Ｅ盘同一个目录下，当需要某一个资料的时候，仅仅是浏览各个文件夹的名称就要消耗很多的时间和精力。

2．定期备份档案

备份是保证档案不丢失的最好办法，档案备份的方法有以下几种：

A最简单的方法

直接将档案进行复制并存到另一个档案路径，但是一旦硬盘发生了问题，备份的档案也会丢失。

BＮＯＲＴＯＮＧＨＯＳＴ2002

把整个硬盘或硬盘分割扇区所有档案做为映像文件，当系统损毁时通过映像文件直接覆盖硬盘或磁盘来恢复系统，并提供硬盘及磁盘的直接拷贝映像文件的检视及编修功能。

C数据处理器（Ｄａｔａ  Ｐｒｏｃｅｓｓ  Ｕｔｉｌｉｔｙ）

专门用来备份编辑中的档案，可以针对同一件档案进行多份备份。

D压缩程序

当档案必须存放在磁盘时，可以通过压缩方式进行区分，这样以后可以解压缩使用。

EＷｉｎｄｏｗｓ备份精灵

如果把档案存在“我的文档”中，就会自动把资料备份一份。

F光盘刻录机

可以将档案刻录到光盘中保存，这种方式比较简单、可靠。

3．对重要文档进行加密

对于一些重要的、机密的资料，人们必须具有保密意识，否则机密的泄漏会给公司、企业以及个人带来很大的危害。要避免在无意中被别人看到机密，使用者就需要对自己的重要文档进行加密。

如何建立专业形象

秘书的形象常常代表着公司的形象，所以秘书一定要注意自己的仪表。秘书的专业形象包括穿着、精神、态度、语言、动作等多方面的内容，只有一一进行训练，才能使自己的形象变得完美。

优雅的仪态能够显示一个人的教养和内涵，使别人不由自主的对他（她）产生好感，所以仪态训练是一名优秀秘书的必修课。

1．从容不迫的走路姿势

模特们在舞台上走一字步，确实很好看，但是对工作中的秘书来说，这种步法并不实用。对秘书来说，走路的姿势要自然、稳重、从容不迫，收腹、抬头挺胸，两只脚走成平行线。

2．优雅得体的站姿

秘书在站立的时候一般采用丁字步，这样站的好处是，因为弧度的倾斜，侧身的时候会有三条线：一个是臀线，一个是腰线，一个是胸线，这三条线形成一个曲线，看起来会比较优雅。

如果采用立正式的站姿，短时间站立还可以忍受，站久了就会觉得很疲倦，因为两只脚平放在地面上，久而久之双腿会发麻。而采用丁字步的站法，可以左脚在前，把重心放在右边，过一段时间站累了，可以不露痕迹地把重心移到左边，让右脚轻松一下，这样两只脚就可以轮流休息了。

如果是男秘书，站立的时候两脚应稍微跨开，保持一定的距离，手轻轻地放在腹部或者贴在大腿侧，要注意的是，一定要精神抖擞。

3．稳重端庄的坐姿

坐的姿势非常重要，因为人们日常坐的时间很长，平时工作、开会或与朋友聚会的时候，大部分时间都是坐着的，而有些人有各种不良的坐姿习惯，比如抖腿、驼腰、过于前倾或后倒等等，这些都会给人留下不好的印象。

坐的时候要保持身体的挺直，大概坐椅子的三分之二，双手轻轻的搁在大腿中央，至于男士，可以将双手放在大腿两侧，男士也可以两脚稍微跨开，与肩同宽。有的人习惯翘脚，同时将身体歪在一边，这个动作会影响自己的专业形象，应避免采用这种坐姿。

当与他人谈话或倾听他人的意见时，身体应轻微地向前倾，表示对对方的尊重和重视，但是不要过于前倾，否则会显得不自然。

4．适当的肢体语言

人们在说话的时候经常要运用手势，手势运用得当，能够有效地增加说话的效果，但是如果运用不当，则会适得其反。有的手势在某些地方具有特定的含义，我们要先弄清楚具体含义再使用，比如在马来西亚，竖起一根手指是骂人的动作，如果随便使用，很有可能会引起误会。

此外，人们还可以运用眼神来进行表达，尤其在面对客户的时候，双眼注视客户是表示对客户的尊重和对客户意见的重视，反之，如果眼睛到处乱看，或者一直垂下眼帘不看客户，则会给客户留下很不好的印象。

男性的穿着艺术

1．正装

上班族的穿着有一个基本的原则，那就是根据场合选择服装，比如陪同主管去应酬，就要穿得正式一些，如果是公司组织出去郊游，则应该穿得休闲一些。

A西装

西装分为很多款式，有单排扣的，有双排扣的。选择西装款式的主要依据除了流行因素以外，就是身高了：个子比较矮小的男士，最好不要选择双排扣的西装，因为双排扣的西装会使腿显得短；对于身材比较高的男士，双排扣的西装是一个不错的选择，会使你显得更加挺拔。西装的长度标准一般是：当手下垂的时候，西装外套的边缘刚好贴在手背。总之，选择西装的目的就是拉长身材，使自己显得高大挺拔，而不是压缩自己的身高。

B衬衫

与西装搭配可以选择小翻领的衬衫，高领衬衫，或者竖领衬衫。选择衬衫的基本原则是款式要简洁，颜色不能过于花哨，尤其是上班时穿的衬衫，一定要大方、稳重，这样才能给人以可信赖的感觉。

前两年非常流行条纹式的衬衫，近年又开始流行浅色的衬衫，如米黄色的、鹅黄色的、粉红色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都适合上班的时候穿着，对于那些过于复杂或夸张的服装，最好留在下班以后或者休闲娱乐时再穿。

C领带

随着时尚潮流的变化，领带的宽度长了又减，减了又长，不管怎样，选择适合自己的领带是一位男士所必备的。在选择领带的时候，一般要根据当年的流行因素选择一两条领带，但是不要太多，因为时尚是经常变化的，而且几年之后又会轮回。

佩带领带时，很多时候要用领带夹，领带夹的使用也很有讲究，男士上衣的左胸口部位一般有一个口袋，这个口袋的中间位置就是夹领带夹的标准高度，如果太低会使得上半身拉长，如果太高则会凸现大腹便便。

2．服装配件

服装配件包括皮带、皮鞋、袜子、眼镜等等，这些配件是整体着装的点睛之笔，专业秘书不但要使配件与正装搭配得当，而且可以通过配件来显示自己的品味和修养。

3．礼服

在一些非常正式的场合，男士必需穿礼服出席，比如参加一个国际会议，举行一个晚宴，这时礼服就是必备的服装了。

礼服又分为早礼服、晚礼服和燕尾服，下面将分别进行介绍：

A早礼服（Ｍｏｒｎｉｎｇ  Ｃｏａｔ）

早礼服盛行于18～19世纪的上流社会，适用于在早晨至下午6点前的典礼，一般是单排扣或者只有一粒钮扣，礼服的下摆顺着腰际斜削下来，目前只有在非常正式的场合，才会看到早礼服。

B晚礼服（Ｆｏｒｍａｌ  ｄｒｅｓｓ）

晚礼服出现于18世纪初期，现在在各种正式的宴会中最常用的就是晚礼服，晚礼服一般就是小礼服，这种礼服的衣领部位常常镶绸缎，有的是丝瓜领，有的是标准的西装领，在腰际平行裁剪，由腰侧斜下往身后裁剪。

C无尾夜礼服（Ｔｕｘｅｄｏ）

无尾夜礼服属于夜间的半正式礼服，样式与普通西装相似，差别在于这种礼服一般采用西装剑领或丝瓜领上缝上绢领，长裤外侧缝上一条绢缝边，裤脚不反折，不系腰带，用腰围或吊带，搭配小领结。

女性专业形象塑造

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县乡干部 · 发表于 2012-4-9 17:41:33

如何做一个称职的秘书（下）

餐具的摆放与使用

1．筷子的使用

筷子是一种非常实用的饮食工具，在中国已经沿用了几千年，但是还是有不少人不知道如何使用筷子，其中不仅仅有外国人，还包括许多中国同胞，在餐桌上常见到有人挟菜挟到一半就掉了，就是因为拿筷子的姿势不正确所致。筷子是利用杠杆原理设计的，有支力点、使力点、着力点，需要三力合一才可以挟取食物，用大拇指来固定两根筷子，中指与食指一起作用使筷子一开一合，无名指和小拇指在下面支撑筷子。

2．举菜的礼仪

在举菜的时候，一定要注意礼仪：

A太远的菜用汤匙跟着，拿过去把菜承接过来，避免中途掉下来或撒下汁水；

B夹菜的时候不要在碗里挑挑拣拣，夹起一块又放回去；

C如果有掉下的菜，应该夹起来放在自己盘子的边缘，而不是任其停留在桌面上；

D嘴里含着食物的时候，最好不要说话，以免含糊不清，而且也相当不雅观；

E喝汤的时候，汤碗应稍微提高，在碗的边缘上稍微剐一下，再送到嘴中，这样不会弄脏桌面；

F使用过的汤匙不要倒挂在盘子边缘，而是让凹槽朝上，放在托碟上，避免汤汁倒流到桌面上；

G使用公筷的话，用完之后要及时放回原处，方便别人下一次使用；

H每次夹菜的时候少夹一点，不要在自己面前堆积大量的食物。

餐桌上的形态礼仪

我国自古以来就讲究“坐有坐相，站有站相”，在餐桌上也是如此。

1．注意动作的雅观

在餐桌上应该坐得端正，挟菜的时候身体稍微前倾，但是注意不要整个人趴在桌子上，或者把手臂从一头伸到另一头去，这样的动作既会影响旁边的人用餐，而且是不得体和不雅观的。

在吃饭的时候，要以碗来就口，而不是用嘴巴去就碗，平常用餐中经常可以看到有的人在喝汤的时候，把头低下去够碗，显得弯腰驼背，而且压迫着肠胃。

2．保持桌面的整洁

随时保持桌面的整洁，既能让人看着舒服，又能显示自己的修养，所以在用餐的时候要留意。对于吃剩的残渣，万万不可“呸”地吐在桌面上，而应该轻轻地吐在骨盘上，如果骨盘满了，可以请服务生帮忙换一个干净的盘子；如果不小心弄脏了桌面，要及时请服务员帮助清理。

3．照顾同桌

在餐桌上不仅仅是一个人就餐，一般来说，我国的圆桌都会安排10个人就餐，所以还要注意到同伴的存在、留意同伴的需求、照顾好同伴，尤其是男士应该视照顾同桌的女士为自己的责任。

4．餐桌上的酒文化

中国有一个比较特殊的传统，就是敬酒的文化。以前人们常常以喝酒的多少来衡量感情的深浅，比如我敬你一杯酒，你如果不喝，那就是看不起我，所以你必须一饮而尽，而且你喝完了，还要回敬我一杯，否则还是表示看不起我，这样一桌10个人，你至少要喝18杯酒，酒量大的还可以支撑，不胜酒力的人就难以忍受了。

幸运的是，现代的礼仪不再勉强大家喝酒，一般来说，每个人根据自己的酒量适当的表示就可以了，有风度的男士更不应勉强女士喝酒。一位成功的秘书应该知道在各种场面如何维持整体融洽的气氛，所以当餐桌上有人不会喝酒时就不应勉强，而且如果别人非要客人干杯，秘书应该及时为客人解围，这样才算招呼得周到。

                                                      西餐

1．对西餐的认识

西餐体现了西方的饮食文化，以前国人对西餐感到很陌生、很好奇，现在经济发展了，对很多人来说，吃西餐已经是一件极其平常的事了。但是，自己是否已经掌握了吃西餐的礼仪？尤其是在正式的、重要的场合，是否能够做到得体不失礼呢？

如果在西餐厅吃饭，你必须尊重餐厅的全部顾客，尊重帮你准备晚宴的工作人员，还要尊重餐厅的气氛，所以说话的时候要轻声细语，吃东西的时候不可以发出声音，餐具要尽量放好，不能让它们发出“吭吭嚓嚓”的嘈杂音。西餐厅里一般会有人演奏，还有烛光、鲜花，气氛比较好，所有进餐厅的人服装衣着都比较正式，如果你的服装比较随便，服务生会把你挡在门口，客气地请你换一套衣服，由此可见西餐对餐厅气氛的重视。

2．西餐的菜谱与上菜次序

传统的西餐具有固定的菜谱和上菜次序，依次是：

A餐前食

餐前食也叫开胃菜，一般是提高食欲的小菜，如生蚝、腌菜、炸面包、熏鲑鱼、鱼子酱等，餐前还可以喝一点雪利酒或香槟。

B餐汤

餐汤有清汤和浓汤之分，浓汤多是奶油汤。

C鱼菜

蒸鱼或黄油煎鱼之类，贝类也属鱼菜之列，味道较清淡，适合以白葡萄酒佐餐。

D肉菜

在简式全餐中，此道常为主菜．一般是牛肉或鸡、鸭等风味浓郁的食物，宜以葡萄酒佐餐。

E果汁冰

果汁冰是加了酒的冰品，一般用以调剂口味，以适应后面的菜式，大多数用果汁、香料、糖制成。

F烤焗菜

这是晚宴的主食，通常是烤鸡、烤鸭之类，味道比较清爽。

G沙律（生菜冷盘）

一般是配合烤焗菜而安排的。

H甜品和水果

甜点有糕点、冰激凌、果子冻等等，种类比较丰富。水果的种类也多种多样，一般根据季节而变化。

I咖啡

咖啡一般是西餐的最后一道程序，在用完餐之后用小咖啡杯喝一杯香浓的咖啡，被不少人视为一种享受，餐后所用的小咖啡杯是平时咖啡杯的一半大小。

怎样准备西餐宴会

1．宴会的准备工作

在宴会前必须要做好准备工作，而秘书一般应担任起这个职责。

A确定宾客的名单

首先，要确定宾客的名单，包括宾客的姓名、性别、职务等等。在选择陪宾的时候要注意与主宾的社会地位、辈分等方面相当，比如宴请国外一家企业的总经理，应该邀请企业界的各位总经理、董事长相陪。

B确定宴会的时间和地点

有的西餐厅礼拜六休息，礼拜三小周末，不适合办宴会，所以秘书要根据自己的要求和西餐厅的情况来选择一个合适的时间。在地点方面，要求目标显著，停车方便。

C确定食物菜单

主人应该在宴请宾客的前几天把菜单确定下来，并且对于大型的晚宴，一定要试吃，因为有的菜看起来很好吃，其实却不然，只有自己亲自体验，才能知道哪些菜好吃，会受到欢迎，从而确保食物的品质。

2．邀请宾客

邀请宾客的方式有四种：请柬、传真、电话、口头邀约，应根据具体情况选择不同的邀请方式。如果是三五个好友一起吃饭，口头邀约就可以了，也可以采用电话、传真的方式，如果是比较正式的宴会，尤其是商业用餐，一定要事先寄出请柬，对于大型的商业宴会，请柬最好能够在14天以前，甚至一个月以前寄出去，因为越是大型的宴会，前置时间要求越多，要包含信件来往的时间和双方准备的时间。

请柬发出去之后，如果没有重大的事故不得轻易更改时间，或者临时取消宴会，这对所有的来宾来说是不尊重的，在举办宴会的前两天，应该用电话再次确认，同时显示自己的诚意。

3．准备宴会时的注意事项一次大型的西餐宴会，准备工作千头万绪，秘书需要考虑到各个方面，其中有一些比较常见的注意事项，须要引起重视：

A要求回贴

在寄出请柬的同时，要请对方回贴，并且要求对方在回贴上注明对方的联系方式以及其他相关事项，如是否有素食者等，通过回贴专业秘书可以掌握更详细的宾客资料，做到确保宴会万无一失。

B准备一个座位卡

可以在座位卡上写上各位宾客的名字，这样来宾依照座位卡的指示就能够方便地找到自己的位置，当然还要有一个专门的引导人员引路。如果是跨国性的宴会，座位卡上的文字要同时使用中文和主宾所在国家的文字。

C菜单的设计

在准备菜单的时候，应该考虑到不同地域、不同民族的特殊要求，尊重客人的饮食习惯和宗教信仰，否则可能会不小心触犯客人的忌讳，从而造成很大的误会和麻烦。

西餐桌上的礼仪

1．座次的安排

中餐一般坐圆桌，而西方人一般坐长桌。

西餐的长桌有两种方式，一种是主人坐在桌子的两边，女主人的右手边是男主宾，左边是男次宾，男主人的右边是女主宾，左边是女次宾，依次排列，距离主人越远的人年龄辈分越低；另一种是男女主人坐在桌子的中间，女主人的右边是男主宾，左边是男次宾，男主人的右边是女主宾，左边是女次宾，夫妻是交叉坐的，因为他们认为在任何社交场合里，都应该开拓自己的人际关系。

如果是方桌，夫妻一般坐对角线，女主人的右边是男主宾，男主人的右边是女主宾。现在还流行厨师现场工作，表演特定的技巧，所以要把最佳的观赏位置留给男女主宾来坐，男女主宾坐在中间，男主宾的左边是女主人，女主宾的右边是男主人。

2．餐具的摆放与使用

西餐所用的餐具比中餐所用的筷子要复杂得多，在整个用餐的过程中至少要换好几套刀叉，西餐餐具的使用具有一些基本原则，只要掌握了这些原则，大致上就不会贻笑大方。

A刀叉的用法

吃西餐时一般左手持叉，右手握刀，自食物左侧起，每次切下适当的大小进食。注意，握刀太浅得话，不容易

用力，握得深一些才能动作利落，食物切下来后要用叉子送进嘴里，决不能直接用刀刺住食物往嘴里送，否则很容易伤到自己。对于配菜用的小豆或蔬菜粒，可以改用右手握叉舀来吃。

B洗手碗的用法

在上水果的时候，一般会随着水果碟端上洗手碗，洗手碗里常有几片柠檬，我们不要误以为那是饮品。进食水果后，如果手指沾上汁液，可以把手放入碗中清洗，然后用餐巾擦拭干净。注意不要将两只手同时放入碗里洗，或者将整只手浸入碗中，以免把水溅出来。

C酒杯的用法

在西餐中，吃不同的食物要配不同的酒，相应地要使用不同的酒杯，比如吃红肉、黑胡椒牛排之类，一般配白酒，用“大肚子”的郁金香杯，如果用芹菜搭配，可能就要用香槟酒杯或鸡尾酒杯。经过冷冻的葡萄酒、香槟等，要用高脚杯盛装，喝时用手捏住杯脚端起，避免手的热度传给酒，影响其味道。

D如何喝咖啡

西餐的最后一道是咖啡，咖啡奉上来的时候一般杯耳在左匙柄在右，用匙盛方糖，轻轻放入咖啡中，注意不要让咖啡溅出来，搅融方糖后，把匙放置在杯碟的边缘，用右手端起咖啡，先闻其香味，然后再品尝其美味。

E餐巾的用法

餐巾也叫口布，有两个功能：一是铺在大腿上，避免食物掉落弄脏衣服，二是擦拭嘴巴。有的人把餐巾塞在衣领，或者塞在裤腰，都是错误的做法。

如何成为称职的主人和受欢迎的客人

如何成为称职的主人

要想成为一位称职的主人，应该做到以下几点：

A准备工作必须完备，宾客名单拟定，菜单、宴客场所的安排都应仔细推敲，才能宾主尽欢。

B在宴会的前两天，要用电话提醒宾客，在宴会的当天恭候在大门口迎宾，以表示对宾客到来的热诚欢迎和感谢。

C主人负责为每一位来宾互相介绍，打破宾客之间的生疏感，等来宾基本落座时，男女主人方可入座，并举杯感谢大家的光临。

D在就餐期间，主人应控制上菜的时间，不使上菜太快或太慢。

E席间应尽量畅谈一些愉悦的话题，避开敏感的或有争议的话题，以免破坏餐宴气氛。适当的赞美会让客人感到高兴，但不要厚此薄彼，应该随时关怀每位客人，不应让有些客人感到呆坐无趣。

如何成为受欢迎的客人

同样，要想成为一位受欢迎的客人，应该做到以下几点：

A准时赴约，不要让主人久候；

B穿着得体，与宴会的目的与性质相符；

C不要喧宾夺主，锋芒毕露，引起主人或主宾的不快；

D既然接受邀请，最好全程参与，如果有事要中途离去，应该悄悄地通知主人，并道明原委；

E在宴会中要维持欢乐的气氛，不要过于严肃，或因为别人的无心之过而表情不悦，即使单独赴宴，也应主动积极地伸出友谊之手；

F吃相要斯文，切勿张牙舞爪，左右开弓，狼吞虎咽，引人侧目，不要批评菜色，免得让主人难堪；

G主宾离席时，陪宾也应准备离席，同时向主人道谢，告辞离去，隔天还应捎一封感谢函或打电话向主人致谢。

1．明确会议的目的

在准备会议之前，首先要明确会议的目的是什么？是要传达上层决策者的精神、策略，还是为了解决某个具体的问题或危机？不管具体的目标如何，召开会议的基本目的都是传达并贯彻所要执行的经营方针，使各个部门的经营策略与公司目标协调一致，群策群力，找到解决问题的最佳方案。

2．准备会议的6Ｗ原则在每次准备会议的时候，专业秘书可以用6Ｗ来问自己，检查自己是否已经了解了6Ｗ所提出的问题，并且一一解决了这六个问题：WHY：为什么要开会。WHAT：会议的议程如何。WHERE：在哪里开会。WHEN：何时开会。WHO：参加会议的人是谁。HOW：开会的方式是什么。

3．准备会议的注意事项

在准备会议的时候，要注意以下事项：

A考虑周全

要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，须要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，会不会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的人是否有替代人选，怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当；会议需要什么辅助器材，由谁负责；会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作，才能保证会议地顺利进行与圆满结束。

B选择合适的会议场所

会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室；有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地，一边开会，一边度假；至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式，对会场的基本要求是一致的，即：会场应该舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好，没有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清楚，安静不嘈杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。

C用文字记录会议的相关事项

在准备会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。

4．会场的器材准备

现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。

A桌椅、名牌、茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。

会议上的茶水饮料最好用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

B签到簿、名册、会议议程

签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

C黑板、白板、笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

D各种视听器材

现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

E资料、样品

如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

跨国会议的安排

如今已经进入国际化、全球化的时代，参加或召开跨国会议并不是新鲜的事了，很多企业经常会参加国外合作厂商的跨国会议，或者接待外宾。从国际会议上的表现可以看出一个企业的实力如何，可以判断一个企业的制度是否完善。

1．与会议有关的安排

一个经过培训的秘书在安排国际会议的时候应该顾全大局，并且对所有的细节都进行周全的考虑。

A翻译人员的安排

会议的接待人员必须要熟悉外宾的语言以及国际礼仪，在会议上应该有专门的口译人员，可以及时、流利地传达双方的意思，甚至对于一些专业名词也要现场翻译出来，不会在信息的传导上产生误差。

B会场的布置

会场布置包含海报、会议桌的排列、视听器材的准备等内容。在国内开会，典型的做法是挂红条幅，但是在国际会议上应该换个形式，比如可以用电脑输出一张海报，请美编人员做一些美工设计，贴在会场，在会场的门口要有两种语言的指示牌，让所有莅临现场的来宾知道如何到达会场。

2．外宾的食宿安排

首先要为外宾提供一份行程表，告知他在中国停留的这段时间里行程是怎样安排的，如什么时候开会？接待人员是谁？怎么联系？入住哪家饭店？在哪里吃饭？在开完会后是否安排了观光旅游的时间？有的话是去哪里？

国际会议一般以高级饭店为接待场合，并且要请饭店代为准备鲜花或者水果。在接待重要的外宾时，可为男宾准备一瓶洋酒，为女宾准备包装精美的巧克力，同时在桌子上附上一张短笺，感谢他（她）不辞劳累长途跋涉来参加会议，说明这些礼物是公司特别准备的一份心意，祝他（她）在中国的这段时间能够过得愉快，留下美好的回忆。

3．接待外宾的注意事项

在准备国际会议时，有一些事项与国内会议有所不同，需要注意。

A了解外宾的生活习惯、风土民情与禁忌，才能做出让外宾满意的安排。

B外宾如有家眷陪同，要为家眷另外安排轻松有趣的行程。

C要了解会议礼仪、接待礼仪、餐桌礼仪等国际礼仪。

D对外宾既要做到礼节周到，又要不卑不亢，维护民族尊严。

会议上的礼节

1．开会应有的礼节

秘书应该协助上司掌控会场气氛，在会场秘书与一般的行政人员是同等的，应该尊重出席会议的所有人员。

在开会的时候，应该关掉所有通信设备，如手机、呼机等，或者把它们设为震动状态，如果在会议期间，自己的手机铃声大作，或者接听手机，都会显得自己对会议及参加会议的其他人员不尊重。

在想要发言的时候，应该先向会议的主持人示意，请求发言，得到同意后再发言，不要别人的话还没说完，就打断他人的谈话，这是非常不礼貌的行为。在提出自己的见解时，应该做到对事不对人，不能因为个人的喜好而偏袒或攻击某一方。

当会议做出决定时，应服从会议的决定，如果会议的主持人征求大家的同意，应该坚持少数服从多数的原则，不能认为大家都应听我的；如果自己的意见确实很好，可以等到以后有机会，或许意见成熟一些了再提出来和大家共同讨论。

2．会议上的失礼行为

事实上，在会议上经常看到一些失礼行为，有些是因为本人没有意识到这是失礼行为，有些是因为对礼节问题不以为意。下面列出一些常见的失礼行为，专业秘书应在今后引起重视，尽量避免。

失礼行为：与旁人窃窃私语，不专心开会。

               在会上打瞌睡。

               在笔记本上涂鸭，心不在焉。

               咆哮，倒喝采，扰乱会场秩序。

            出现与会议主题无关的意见与质询。

            与会者使用纸条来交换意见。

            频繁出入会场。

            沉默不语或滔滔不绝。

上司出差前的准备工作

秘书的一个重要职责就是帮助上司安排出差行程，对于这项工作，不少秘书都感到头痛，因为有关行程安排的事项非常琐碎，如果准备不周，可能会影响上司的公务，秘书自然就会受到上司的批评，甚至其能力也会被否定，所以要想成为一名优秀的秘书，必须学习怎样来安排上司的出差行程。

1．确定出差行程

秘书在上司出差之前必须先帮助上司拟定详细的出差行程，包括出差的目的，是去拜访客户，还是推销产品？出差的时间有多久，什么时候出发，什么时候返回？在出差的行程中要到哪些地方，每个地方停留多长时间？

在安排上司的行程时要估算好时间，既要让上司高效率地完成出差目的，又不能让上司的时间太过紧张。

2．旅程中的安排

在确定了出差行程之后，秘书应根据行程为上司提前打点好有关住行方面的各项事务，使上司能够省心、省力，从而能够致力于处理更重要的业务。

A交通

首先根据行程的远近和时间，选择合适的交通工具，是汽车、火车、飞机还是轮船？并且确定中途是否要换乘交通工具。在选择了交通工具之后，就要预定车票或机票，注意不仅要订前往目标地点的票，还要订返程的票，不然上司出差已经很辛苦了，还要去挤车回来，这就是秘书的失职了。秘书要把订好的车票、机票用信封装好，并且在信封套上注明开车的时间或登机的时间，以免上司遗失或遗忘，信封里还要装上地形图、拜访公司的地址电话、接待人员的联系方式等资料。

如果须要在中途转车，应尽量挑选比较小的站转车，因为越大的站，月台越多，中间要穿过高架桥或地下通道，会增加转车的时间，而比较小的站一般只有一两个月台，可以不用换月台就直接换乘车次，比较方便。

如果是上司自己开车，秘书应该为上司准备好沿途的地图，并且在地图上把路线和目的地用红笔标注出来，让上司一看就知道什么时候上高速，什么时候下来，下来之后又怎样走。

B住宿

预定饭店也是秘书的职责，秘书可以直接打电话预定饭店，或询问拜访的公司是否有合作的饭店，或从网上查询。预订时要依照上司的喜好习惯，如果上司喜欢豪华型的饭店，认为只有五星级饭店才能凸显个人的身份地位，那么秘书就应依照上司的需求，帮他预订五星级的饭店；如果上司是属于务实型的，只要求房间干净、不噪杂、安全就可以了，那么秘书就应该选择这样的饭店。注意预定的饭店离上司的目的地不能太远，不然每次上司去拜访的时候都要舟车劳累，而且浪费时间。

在选择了饭店之后，应该打电话进行询问，了解一下饭店是否有附带餐厅，是否提供早餐，有没有其他的休闲娱乐设备。一些高级的老秘网会提供免费的服务，如健身房、桑拿等，秘书最好在备注上写明饭店的附带服务，当上司劳累的时候可以有所选择。

C接待

在上司出发之前，秘书应事先与出差目的地的有关人员取得联系，并且沟通好接待事务，如确定对方是否派交通工具接送上司，如果没有，怎样克服这个困难，是坐出租车还是选择其他的代步工具；如果对方有餐宴，秘书要说明上司的饮食习惯，尤其是上司有禁忌或忌口的食物，更要提前打好招呼。

3．注意事项

在为上司准备行程的时候，有一些细节问题必须注意，对于上司没有考虑到的方面，秘书应该为他考虑到，这样才是一位优秀的秘书。

需注意的细节事项有以下几个方面：

A打电话询问出差地的天气如何，如果与当地的气温相差较大，要提醒上司注意添减衣服，如11月份从上海到北京出差，上海的气温还比较高，穿一件衬衫就可以了，而北京可能已经穿毛衣了，那么就要准备毛衣、手套、围巾之类的衣物。

B出差前再次确认行程，确定对方是否有变动，并口头向上司或陪同人员说明。

C记得为上司准备一些常用的感冒药等，如果上司身体不适，患有宿疾，秘书则需要为上司带好备用的药品。

D帮助上司备妥名片、公司产品目录、新产品的样品以及其他辅助工具等。如果上司出差是为了签约，秘书还要准备空白的信封，当合约书签好之后，上司可以将合约装在信封里递给对方，以此表示对合约的重视，同时表明自己的公司是一个规范的公司。

E如果需要准备赠品，应该把礼品妥善包装，并在包装盒里附上主管名片或是公司的有关资料。

上司出差当中的工作处理

1．向上司汇报工作

在上司出差的时间里，公司的业务照常进行，这时秘书应协助上司处理相关工作。首先，秘书应该定期向上司汇报工作，如果没有紧急的事情，可以两三天汇报一次，如果业务繁忙，则需要每天汇报一次。汇报的方式有打电话、发传真、寄快递邮件等。

2．处理力所能及的事务

在上司出差的时间里，秘书除了要尽职地汇报工作以外，还要承担起一部分责任，帮助上司处理自己力所能及的事务。比如有人打电话问候上司，秘书可以代为转告并感谢他的问候；如有客户需要增加订单，秘书可以帮他转到销售部。

如果任何事情都要上司亲自过问，上司会很辛苦，所以说一位优秀的秘书是上司的得力助手，尤其是当上司出差在外时更是如此。但是，如果碰到只有上司才能处理的紧急事件，秘书则应该马上与上司联系，以免耽误了商机。

上司出差回来后的工作处理

1．迎接上司归来

在临近上司返程的时候，秘书必须提前做好迎接工作，安排车辆到机场或车站接人，如果上司的行李比较多，可能沿路带了很多大件的样品回来，这时要考虑到小型汽车是否装得下，如果装不下，就应换辆大一点的箱型车并配以适当的人手。

在上司回来之前，秘书还需要把上司出差这段时间里公司的工作做个简单的总结，写成文书资料，放在上司的办公桌上，便于主管一回来就能进入工作状态。

2．上司回来后的后续工作

上司出差回来之后，秘书应该帮助上司处理一些后续工作，如资料的整理、报销差旅费、寄感谢函等等。这些工作虽然琐碎，但是却不可缺少，秘书主动替上司分担了，上司才能迅速地、全身心地投入到公司的主要工作中。

最后，需要提醒的是，秘书应该把每次上司出差前、出差中、出差后要做的各项工作和注意事项记录下来，并且记录在专门的本子上，这样可以为以后的工作提供参考，而且还可以作为继任秘书的职业训练内容。

陪上司出差应担负的职责

1．做上司的助手

有时候，秘书可能会和上司一起出差，这时正确的自我定位非常重要。秘书首先要弄清楚自己的职责是什么，那就是上司的助手，应该帮助上司处理事务，尤其是衣食住行方面琐碎的事务。比如下了飞机，秘书应该立即寻找接机人员，而不能向上司说：“我们到了，怎么没有接机人员呢？”这样的话就是把自己与上司的定位搞反了。

在上司出差的过程中，秘书依然是上司的助手，比如上司与拜访单位的人员交谈时，秘书应该作好记录，如果上司或对方作出了任何承诺，都要及时记录下来，并用红笔标示出来，便于以后提醒上司。

2．不要喧宾夺主

在整个出差过程中，秘书必须时刻提醒自己不要喧宾夺主。在安排饭店、选择车次的时候秘书应该打前锋，而在有关人员的会见、产品的推介时，则要由上司亲自出马。

企划案的撰写

对企划案的认知

企划案是一个比较时髦的名词，是现代企业管理的一个术语。很多企业都有专门的企业策划部，所以对于秘书而言，并不需要做专门的企划书，但是帮助上司做一些简单的策划书则是秘书不可推卸的职责，比如部门要举办一次促销活动，秘书就应撰写促销的策划案。事实上，开展任何一个活动，都需要进行策划，只是有的形式和过程比较简单，有的比较复杂罢了。

企划案到底应该怎样写才能达到预期的效果？下面以举办促销宣传活动为例，说明企划案的组织格式。

1．主题及副题的拟定

一个优秀的企划书首先要有一个准确的主题，人们常常可以在报纸上看到一篇文章非常醒目的大标题，然后下面有一个副标题说明文章的大致内容，做企划案也是如此。例如在情人节做促销手表的企划书，可以把主标题定为“真心真意表真情”，这样既能吸引别人的注意，又能和手表的主题联系在一起，那个表达的“表”就是手表的“表”，用手表来表达真情，可以吸引人们购买手表作为送给情人的礼物，然后副标题可以与公司联系起来，比如公司名为时代公司，可以用“时代新款手表送给您，让另一半满心欢喜”，从而用副标题与主题相互照应。

2．企划目的

企划的目的自然是赚钱，不能把企划目的写成为了服务社会大众，这是虚伪的，一个企业的最终目的当然是为了赚取利润，否则早就倒闭了，所以“为了提升公司的营运目标，达到利润的收益”是比较适当的表达。

3．企划商品

举办促销活动所宣传的商品就是企划的商品，比如举办过年节庆的促销，过年的时候人们一般都喜欢呼朋引伴的去逛商场，这时应节商品，像糖果、玩具等将最为畅销。

4．企划对象

每一个商品都有特定的顾客群，例如玩具的顾客群是孩子，巧克力的顾客群是年轻人，针对特定的顾客群，企划案应有所不同，所以要先确定企划的对象，让企划能够锁定对象群。

5．企划内容

企划内容是整个企划案的重要部分，对于促销而言，就是要采取什么样的促销手段和促销形式。比如促销巧克力，首先应强调包装，因为很多巧克力都是买来送人的，所以在促销的时候应提供免费的包装服务，然后推出套装组合，也就是礼盒装，可以让顾客直接赠送。

现在的促销方式多种多样，最常见的就是赠送礼品，比如顾客买100元的商品，商家就赠送一个小巧的打火机，如果买两个礼盒，就赠送一幅保暖手套等等，我们可以选择适合自己商品的促销方式。

6．企划目标

在企划案里，应确定预计的目标，比如在过年时搞促销，每天能有多大客流量，相对的营业额为多少？假设一天销售额为2万元人民币，活动期是7天，那么这次促销的目标营业额就是14万元。

7．活动场合

活动场合的选择也是企划案的一个主题，要选择合适的场所来做促销，是在自己的专卖店里？还是在百货公司的柜台？或者搭建专门的促销棚？选择活动场所要综合考虑商品的特点、经费预算、季节气候等因素，如夏天可以搭建露天的宣传台，而冬天则最好选择在室内。

8．活动日程

企划案里必须注明活动的时间与期限，从什么时候开始？到什么时候结束？比如在我国，几个盛大的节日———“五一”、“十一”、“春节”一般都是7天左右，这是商家的黄金时段，一般商家都要锁定这段时间进行大规模的促销活动。

9．店面装饰

有时在做促销的时候，应对店面进行相应的装饰。比如过年的时候，大家都喜气洋洋，所以店面也应装饰的很喜庆，可以在店里、店外贴上“福”字，挂上彩球、彩练，播放欢快的音乐，营造一个喜庆祥和的气氛，从而吸引顾客。

10．宣传

企划案里还应该制定具体的宣传方案，现在的宣传方式很多，要根据具体情况选择最适合的宣传方式。如前面确定了14万元的目标营业额，如果选用电视广告进行宣传，仅仅是广告费就要5万元，肯定不可行，如果选择报纸广告，也不是很经济，这时可以请一些工读生，在路口派发宣传的广告单。

11．营运计划

营运计划是整个企划案执行的动力，其内容包括人员的安排、器材的配备等。在人员安排方面，除了工读生以外，还要有现场的销售人员，而且需要几个销售人员进行轮班，如何轮班，如何分组等都需要在企划案里进行阐明。

此外，在过年过节期间，百货公司的销售人员拿的是双倍工资，这样费用在无形中就增加了，所以人员的配备很重要。

12．企划成效

当前面的步骤都完成之后，还要估算最后的收益，例如7天促销一共获得14万元的营业额，那么扣掉成本，可能有10万元的毛利，但是这10万元的利润当中，还包括百货公司的提成、广告费用、管辖费用、税金等等，等到这些都扣除了，剩下的才是纯利润，这个利润应达到企划的目标成效。

13．做企划案时的注意事项

在做企划案的时候，应注意以下两个方面：

A使用图线来说明

在做企划案的时候，应尽量用图像、曲线来形象地说明问题，例如计算前面所说的14万元营业额的纯利润时，可以用曲线图来呈现数据，用蓝色表示盈收，红色表示支出，这样毛利和纯利就能一目了然。

B执行企划案的时间

在制定好企划案之后，要控制它的执行时间，如果太早，会造成人力、物力、资源的浪费，如果太晚，又赶不上预定的时间。以过年促销为例，如果农历年在1月20号过年，那么企划案在1月10号以前就应该制作完毕，在10号左右应开始执行，所有的文稿要定案，所有宣传单应设计完毕，送到印刷厂，印刷后交给工读生，这些动作一环接着一环，其中一个耽误了，后面的工作都要往后延，所以一定要掌握好时间。

公文写作技巧

1．公文的分类

公文一般可以分为两类：密件公文和一般的公文。密件公文上面有一个秘章，表示这是机密文件，机密文件的抬头必须要写某某人亲启，亲启意味着只有本人才能拆启，就是秘书也不能代劳，所以秘书在收到这样的信时要把信件交给上司本人；一般性的公文是用来传递平常的信息的，例如某某公司举办活动，寄上一份公函，邀请大家到公司来参观等。

2．公文写作的原则与注意事项

在写作公文的时候，有一些注意事项需要了解：

Æ公文结构严谨、主题明确

公文的结构要严谨，主题不能过多，一个公文尽量只有一个主题，如果主题太多，就会使接到公文的人不知道哪个是重点，哪个是非重点。所有的公文都要简明扼要，而且要采用条例式的格式，明确地指出自己的主旨是什么，目的是什么，内容是什么。

成语【举例】

一家企业要举办新春酒会，发邀请函给各个业内同行，本文由老秘网推荐，邀请函的格式简短，内容非常明确，第一，诚恳邀请各公司的总经理莅临指导，共享喜庆；第二，公司准备了明年的新产品样本，要赠送给来宾，所以请各位准时参加。

A用词得当

公文格式简短，更要注意用词得当，平常多学习一些成语，正所谓“话不在多”，有时候一个成语就可以完全表达我们要说的一大段话，所以多用成语可以让公文简短有力。

B使用正确的提称语

如果公文是呈交给上级单位的，提称语要用“呈”，例如要送到政府机构的公文，信函上要注明“呈交某某单位”；如果公文是平行发送或者发到下级单位，那么提称语用“函”。标头的提称语不可以弄错，如果给政府单位的公文上写着函，就是对主管单位的不尊重了。

3．公文的格式

一般的公文具有固定的格式，主要包括版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、附注、抄送及印发时间。刚开始学习写公文的时候，可以参考以下范例，写了几次之后，就会熟能生巧，很快做到流畅化、规格化了，然后再在文笔上下一番功夫，就能写出很好的公文来。

简简单单 · 发表于 2012-5-7 15:58:52

一次见，一生恋。一段情，知心人。一壶酒，一生守。一衷肠，永难忘。千帆过尽，不见君的踪影，繁华散尽，梦归无路。

小葱青青 · 发表于 2012-5-8 08:37:39

{:soso_e100:} sssssssssssssssss

青海王建锋 · 发表于 2012-5-10 11:44:12

你不错的一篇文章，值得学习哦！

延安秘书 · 发表于 2012-7-28 10:23:31

不错的帖子，学习一下下

lxbmy · 发表于 2012-8-1 10:26:27

学习了，谢谢{:soso_e100:}

wjjkathy · 发表于 2012-8-3 14:33:52

很实用，谢谢楼主分享！

安好 · 发表于 2015-4-7 11:00:14

很全面啊，受教了！早两年看到就好了！

美少女壮士 · 发表于 2017-10-24 19:45:43

我们的论文题目为《如何做一个优秀的秘书》，希望可以从这篇文章中借鉴。

《文稿,还能这样写》作者雄文	《笔杆子碎语》作者王一端	《机关文稿写作入门》作者杨新宇	《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间	《公文写作百法例讲》作者房立洲	老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫	《公文高手的自我修养》作者胡森林

办公室主任讲座：如何做一个称职的秘书

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