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, W {; I8 V* m2 i9 Y# V" O; \: y 一.总则
8 W6 P6 [6 J! d% u% \ 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
4 m; s) t Z4 I& g 本办法适用于全公司各部门。 " `) G1 y; Q+ i, ]
二.对外接待范围 r. R/ \" F4 C9 B* K; w
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
7 J' _1 X3 \) q; i" F, X* F$ ] 接待的对象分为内宾和外宾。
/ c6 c" U- r/ G) O- L 三.对外接待部门
) u, ~6 S' T& M0 ~' R 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 : }, n2 p8 }, {4 H, Z# K9 N
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
" I; Q: B! H$ p ~* g i 四.对外接待原则
# E0 o, A' W7 C 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
& {' j) K v2 [/ ?- H 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
% |" u/ o+ G0 W+ h% o4 J5 I- V. F 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
: \; T( I( F) y3 @' _. V& t+ ] 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 ; d" D+ H/ |$ y) R& ]" o% b
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
: {+ j$ h \0 z+ h. O 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 + M& c* P& t+ O3 \
五.接待规格的确定。 / B+ i3 p/ U. ]! U/ {( `9 b
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
: U3 ^6 y( o: T/ T 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ( G% \, N0 D( w: r( H) s
六.接待礼仪
0 M3 ?' a& T1 Y" j' ` 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
1 H4 v8 [# u5 G& ~, ^9 O 2.接待：主动起迎，问明来意。
4 q! H8 y) H; `+ U) t 3.安排交谈地点： 1 v- Y. T' m* ? p: [5 C9 S* R8 S0 t
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； Y ]6 T6 f+ K# @' }% H
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
8 s3 I J. v; M N, B ⑶切忌让客人久候而无人问津。
" L. p" b& N8 ^ ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 0 f' j5 O( H- `! {! T/ y
七.引见。
1 E4 {' K' p$ t! j# L0 ~ 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
3 B- q! @3 f5 c7 p7 r 引见顺序； / z% l/ H# Y5 k- Y0 i4 z9 p) K! _
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
: O1 q7 ?9 B# j2 h8 H* I3 o ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
( L! y( S( s- R ^0 z( b: B ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 % x7 n" j. u. N! o
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 $ Z5 v/ S/ G3 {' t r* r/ {4 }+ N
八.行路。
5 C6 V3 Z0 V% T" Q O( q) t1 F 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
; I* O9 m6 {8 o; u- K, W% [ 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； . ~' |' d! W5 F7 h! J9 ]
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
# C( v4 j1 \7 ^* v& w- y 九.其他。
8 W1 ?4 _& `% y( P8 z: M' ~ 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ) j% l# |( S6 n/ r1 A% Y3 k
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
8 Y8 U. M. t& k \- ? 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
5 E6 Y! s2 N) p: F3 E 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
: s7 i# L5 W! p- ~2 f ㈠接待内宾。
, {$ ^: P" Q/ y2 ~! a. V 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 * x3 K* G8 y( L, Q' x( b
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
" g7 S6 L1 W* I% e/ Z- v 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
, K2 }( g! T$ ] 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 0 e" z$ r# \0 C9 V9 [" [% Z
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 ! ~. a9 d2 ]+ |8 I
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
; f; n. ?- h+ c 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
9 k; p2 s9 t9 [# f! L6 ] 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
) [$ T( C5 D; }- x9 | ㈡接待来宾。 ) N3 @, t. \5 N0 E& k" F5 L1 P# a0 ]9 c
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： ' x! W& T, D5 Y2 a
迎送。 # x2 p* T5 l+ J) U7 ]" G1 P4 \
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 & {0 W" a d6 R6 U- \
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
+ G+ ^7 C; {% d0 q; P# }- R4 S 会见会谈。
" e0 ?5 S0 D' V2 z* ]: V 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ! x. Y+ d- H) `1 m& U2 K
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 9 j+ d( [# ~4 w. V2 [
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 8 {( R) m+ R z F: s7 O6 Y' [$ w7 h
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 4 l, V- N' B* ~1 {; C
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 5 `" d+ |6 i: D8 j
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 + m8 m$ R8 y' t
宴请。 ! ?* r" S# l3 K$ e# Z# u- L
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 6 e& f2 s C' k2 G# Q) K
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 # h# ]3 C/ t" t. Y& o. K
文艺晚会。
+ J3 C2 | G& [0 _( ` B4 Z$ } 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
h' @9 n+ S. c- [4 m) {5 y 参观游览。 ?! {7 w3 E, e5 u$ R/ B$ V+ J
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 ( h0 \2 `8 l# S2 Z5 W4 d9 K1 N
接待标准 8 Z/ R0 I1 P! ^ o" @
⑴用餐标准。
5 l4 a: N, B& q K/ Q 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 " U, r4 @ l1 F* \. @4 H
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
5 C! q" g9 _. X. o- f% m, ]- [ 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 : \9 l! }" \; M. |! \0 i
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 4 V+ W, o( @1 I
5、常客 员工标准
, ]+ Y5 Y5 F1 C* L' m (2)住宿安排。 - d0 J& Y6 |3 }& A+ z8 m% J1 H
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
) p1 G9 Q; x# T1 S 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
/ e" |3 R2 y2 a: h$ x 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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