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公司对外接待办法

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秘园老董 发表于 2009-5-10 20:42:53 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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6 O$ {; R$ O# @7 O, F8 v- I, z) b# q v0 h' @" X/ ]& b) f# V6 @7 C t0 e" h9 c+ v7 y0 H% A+ I* H& V7 i
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) g# s# w# z' R$ m8 ^6 u 一.总则 3 P1 K( n2 W7 r( ?* ]

    对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。

! g2 A6 h) W7 F! |2 u

    本办法适用于全公司各部门。

4 p2 M7 ]7 `$ A" ~

    二.对外接待范围

$ ]& N$ j7 D$ Y b Q2 }$ G

    本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

. @* u# `+ M8 i# \; U; ?1 [

    接待的对象分为内宾和外宾。

; H8 `; P* `! U" s$ X( ~3 F

    三.对外接待部门

. V) v# ?, X3 J4 w" g$ Y z

    公司行政部为公司负责接待的职能部门。

6 X6 R# @& J% I3 I+ e7 z( w$ Z) u

    遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有公关部门要积极主动配合。

7 U; w0 L0 F* @: y3 s1 w

    四.对外接待原则

) @$ T3 ?$ W1 `0 Q, h4 @

    接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而 去。

5 k1 q$ ]! L& y8 T$ W1 o- U

    平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。

* t- @- ^% F1 G0 v9 c: d! {

    对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐。

" `" S2 S' ~! ~8 W6 U

    节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。

# P0 Q. Q O8 U! P

    周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。

! h8 o+ a* l5 [5 o) K

    保密原则。不定期向来宾介绍情况,注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。

. ]& K3 u! a: L e0 V7 {. `+ n

    五.接待规格的确定。

* r" \; u1 Y, D

    高规格接待,陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。

( A9 J$ J1 g2 `5 h% m

    对等接待。适用于一般性接待活动。
   
    低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。

1 {6 M- j; T5 ]5 n3 b9 {& R

    六.接待礼仪

9 r1 x* {" Y& M# k; g# T5 ]

    1.见面。原则为主动、热情、礼貌。

9 N+ a9 Q/ d% B

    2.接待:主动起迎,问明来意。

; l; W! M0 z$ P p9 m

    3.安排交谈地点:

8 y4 j# M2 G# D' _

    ⑴根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交谈;

9 E% n4 h; w9 i b* l; V1 b

    ⑵比较忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接或另商时间;

5 H+ o! U+ t: Y6 ]

    ⑶切忌让客人久候而无人问津。

- G2 k# M+ N, `8 u; Z

    ⑷客户提出和领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。

: A0 O7 F0 O1 O/ M! {

    七.引见。

- ~, {6 O, P$ c+ e

    首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。

( @0 \" ~1 ?: G" l& ? T$ l

    引见顺序;

4 ^- Z) E+ v2 O6 {% W9 W

    ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的;

3 g! w3 O0 V4 J1 V3 n

    ⑵按职务高低,依次介绍一行来客;

, ^- e& l+ l) }7 n' F0 G+ q/ f6 d

    ⑶职务相同,先介绍年纪大的。

4 l7 i4 l K' K, }* b5 w) v: F

    ⑷领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。

4 ~$ B5 M9 _9 L9 E; K

    八.行路。

: F3 I; W% H" {3 e- ^9 A9 n+ W! ~

    陪同客人行路,请客人行于自己右侧;

" |! c C+ p, o5 Y. J. S0 i) k

    乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门;

# f& n; A* x& B: m; a

    自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。

" e; T7 Y8 g- x# \; m

    九.其他。

: i3 g/ {' G4 x& L$ I: K5 f/ [: ^

    穿着不得过于随便,按规定着装,衣着整洁,有风度;

$ o6 M: S& q) a0 z7 u# ~

    主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士;

# @" x1 i q8 H0 w

    尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

% W3 o) }2 U- f: U

    因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序

4 J5 b5 `& G% R" R' f- o: x$ _

    ㈠接待内宾。

! e+ k$ b5 A: W/ p8 z+ K+ ?" M7 `5 @

    接受任务。弄清来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

! V% z; Q, a' `) X9 R. e( d. U# C

    布置接待。提出接待意见:接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报请上级批准。

, X1 _* e2 `1 G U! }0 _' Z

    迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点,按抵达时间,派人派车迎接。

# P" L! N/ ?( ?. e' C$ E4 Q: @

    看望、商议日程。来宾住下后,公司有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。

$ X# F# b+ @7 d1 [7 }6 e

    安排有关领导会见。按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

7 U+ b w ^$ T2 Z% @

    组织活动实施。按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;对上级检查,安排汇报、座谈会。

- t9 L2 B' z* @. p; | A7 ]

    送别。根据客人意见,预定车、船、机票,协助客人结算食宿帐目,话别送行,派人派车送至车站、码头或机场。

" R. K( X! l0 E. D: |) N

    小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进后续工作。

- v6 E/ B7 a* n# {3 k% @) v! w

    ㈡接待来宾。

' A" p# K3 {4 l# Q* S

    接待内容与程序基本相同,主要内容和注意点为:

" u: H' Y$ _! F" x/ B3 [

    迎送。

" J E/ ^5 Y% t! p

    安排迎送陪同人员和译员,要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。

- r0 e# _6 m) ^

    对身份较高的外宾,事先应在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,并备有饮料。

! B% G) a5 E% H; Z

    会见会谈。

7 P7 G0 F- a3 R

    会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划;会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时,身份一般对等。

7 I$ A$ g0 S) y! d

    我方人员应提前到达,并在门口迎送。

/ l' S7 S& i" ~$ @& T1 C, z1 X5 @. r4 |

    对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。双方人员较多、场所较大时,宜装扩音系统,桌上放置中外文座位卡。

# C7 J6 m$ x" b+ Z# [4 p) }

    会见的座位排列:外宾在右边,我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。

! A6 \ `* L6 |& T$ n& J5 y0 R

    会谈时用长桌的,中外各一方,请外宾坐上方,我方主谈人坐自己一方的中间位置。

; X" x' `2 B( g5 @

    如有合影,事先安排合影图。合影一般主人居正中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。

# y& @: c- T' {. b" a8 a

    宴请。

( Q, W0 [+ Y# L0 ?+ {

    A .有宴会(早宴、午宴、晚宴)、招待会(冷餐会和酒会)、茶话会、工作进餐。

/ h( Q; |3 `( q: g2 t

    B .举办何种宴请活动,根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。

/ v% }$ T4 r, A; D+ `$ v, u' x! u

    文艺晚会。

) V8 t: v' C+ @0 R% g2 I4 ?# S

    根据活动目的、外宾兴趣、接受能力,安排和选定节目,根据客人身份安排好座位,一般以第七、八排座位为佳。

/ G* A$ Q# K- z

    参观游览。

4 ?9 \" s! U t' D' D# i/ t* Z

    根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣,选择有针对性的游览项目,安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。

! a7 L- s x1 i8 [' h

    接待标准

4 I' j* P6 J4 w6 A6 K- u

    ⑴用餐标准。

I) r! x* G( z; U3 l2 L7 B# _

    1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐

9 q/ S! E e, ^: G4 ~

    2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐

# f6 X5 }$ M, ]& J* l" k6 J

    3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐

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    4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐

# v# w' P+ ?$ \5 V# K* c+ Q6 ?

    5、常客 员工标准

" P, o+ Y' P/ _$ w; n

    (2)住宿安排。

/ J' I" ]# s/ x& s

    招待对象      标准         审批权限
    A .较重要官员    200~350元/天       总经理
    B .公司分支机构   按公司标准
    C .常客       自 愿

. L6 @5 S7 }8 L& o2 o( W' k" U

    十一.附则
   
    1.涉及重大接待活动,需行政部会同公关部协调执行。

* J. K6 ?+ c5 Q/ q

    2.本办法由行政部解释执行,由公司总经理颁布生效。- H7 g! C; @# h* k- c; Z% E1 G

 
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