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) g# s# w# z' R$ m8 ^6 u 一.总则
3 P1 K( n2 W7 r( ?* ] 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ! g2 A6 h) W7 F! |2 u
本办法适用于全公司各部门。
4 p2 M7 ]7 `$ A" ~ 二.对外接待范围 $ ]& N$ j7 D$ Y b Q2 }$ G
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 . @* u# `+ M8 i# \; U; ?1 [
接待的对象分为内宾和外宾。 ; H8 `; P* `! U" s$ X( ~3 F
三.对外接待部门 . V) v# ?, X3 J4 w" g$ Y z
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 6 X6 R# @& J% I3 I+ e7 z( w$ Z) u
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
7 U; w0 L0 F* @: y3 s1 w 四.对外接待原则 ) @$ T3 ?$ W1 `0 Q, h4 @
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
5 k1 q$ ]! L& y8 T$ W1 o- U 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
* t- @- ^% F1 G0 v9 c: d! { 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 " `" S2 S' ~! ~8 W6 U
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 # P0 Q. Q O8 U! P
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
! h8 o+ a* l5 [5 o) K 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 . ]& K3 u! a: L e0 V7 {. `+ n
五.接待规格的确定。 * r" \; u1 Y, D
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
( A9 J$ J1 g2 `5 h% m 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 1 {6 M- j; T5 ]5 n3 b9 {& R
六.接待礼仪 9 r1 x* {" Y& M# k; g# T5 ]
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 9 N+ a9 Q/ d% B
2.接待：主动起迎，问明来意。
; l; W! M0 z$ P p9 m 3.安排交谈地点： 8 y4 j# M2 G# D' _
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
9 E% n4 h; w9 i b* l; V1 b ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 5 H+ o! U+ t: Y6 ]
⑶切忌让客人久候而无人问津。 - G2 k# M+ N, `8 u; Z
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 : A0 O7 F0 O1 O/ M! {
七.引见。 - ~, {6 O, P$ c+ e
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ( @0 \" ~1 ?: G" l& ? T$ l
引见顺序；
4 ^- Z) E+ v2 O6 {% W9 W ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
3 g! w3 O0 V4 J1 V3 n ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； , ^- e& l+ l) }7 n' F0 G+ q/ f6 d
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
4 l7 i4 l K' K, }* b5 w) v: F ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
4 ~$ B5 M9 _9 L9 E; K 八.行路。
: F3 I; W% H" {3 e- ^9 A9 n+ W! ~ 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
" |! c C+ p, o5 Y. J. S0 i) k 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； # f& n; A* x& B: m; a
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 " e; T7 Y8 g- x# \; m
九.其他。 : i3 g/ {' G4 x& L$ I: K5 f/ [: ^
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； $ o6 M: S& q) a0 z7 u# ~
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； # @" x1 i q8 H0 w
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
% W3 o) }2 U- f: U 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 4 J5 b5 `& G% R" R' f- o: x$ _
㈠接待内宾。 ! e+ k$ b5 A: W/ p8 z+ K+ ?" M7 `5 @
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 ! V% z; Q, a' `) X9 R. e( d. U# C
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
, X1 _* e2 `1 G U! }0 _' Z 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
# P" L! N/ ?( ?. e' C$ E4 Q: @ 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
$ X# F# b+ @7 d1 [7 }6 e 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 7 U+ b w ^$ T2 Z% @
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
- t9 L2 B' z* @. p; | A7 ] 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
" R. K( X! l0 E. D: |) N 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 - v6 E/ B7 a* n# {3 k% @) v! w
㈡接待来宾。 ' A" p# K3 {4 l# Q* S
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： " u: H' Y$ _! F" x/ B3 [
迎送。 " J E/ ^5 Y% t! p
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
- r0 e# _6 m) ^ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ! B% G) a5 E% H; Z
会见会谈。
7 P7 G0 F- a3 R 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 7 I$ A$ g0 S) y! d
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
/ l' S7 S& i" ~$ @& T1 C, z1 X5 @. r4 | 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 # C7 J6 m$ x" b+ Z# [4 p) }
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
! A6 \ `* L6 |& T$ n& J5 y0 R 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 ; X" x' `2 B( g5 @
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 # y& @: c- T' {. b" a8 a
宴请。 ( Q, W0 [+ Y# L0 ?+ {
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 / h( Q; |3 `( q: g2 t
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 / v% }$ T4 r, A; D+ `$ v, u' x! u
文艺晚会。
) V8 t: v' C+ @0 R% g2 I4 ?# S 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 / G* A$ Q# K- z
参观游览。 4 ?9 \" s! U t' D' D# i/ t* Z
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
! a7 L- s x1 i8 [' h 接待标准 4 I' j* P6 J4 w6 A6 K- u
⑴用餐标准。
I) r! x* G( z; U3 l2 L7 B# _ 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
9 q/ S! E e, ^: G4 ~ 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
# f6 X5 }$ M, ]& J* l" k6 J 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 , @3 e0 m6 ]8 h
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
# v# w' P+ ?$ \5 V# K* c+ Q6 ? 5、常客 员工标准
" P, o+ Y' P/ _$ w; n (2)住宿安排。
/ J' I" ]# s/ x& s 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 . L6 @5 S7 }8 L& o2 o( W' k" U
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
* J. K6 ?+ c5 Q/ q 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。- H7 g! C; @# h* k- c; Z% E1 G
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