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, g% R) k) ^7 b$ }$ A, ]! S 一.总则
: L' o) b w# o9 Y 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 , |2 o2 J* l' \+ e
本办法适用于全公司各部门。 & l9 F a- E; p8 h
二.对外接待范围
6 O" Q3 x' }0 z& A% c" d 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 ) _9 Y; |& j+ D) I& D
接待的对象分为内宾和外宾。 $ _& D& Z& j, o+ Z( K" q2 ^ \
三.对外接待部门 4 _8 n" U' C* g0 l
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 8 P% ]9 j# Z8 z9 Z+ z' A( I# |' w
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 + P) F* \1 i( I( L
四.对外接待原则 . a9 \9 h* ]' |: Y" L, O- ^+ f
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
5 C8 c$ M Z4 P0 I7 D) [4 q, L 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
+ ?7 S' d8 J" P; a" ] 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 9 L4 \6 ^0 i( ]. D
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
. [( I% g4 G+ l1 E 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 o; F, Z2 S/ J6 F A) Y
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 8 e* B- h% N, m" q& i
五.接待规格的确定。
' l$ s$ S2 ~1 a 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 . `: M/ N' ^+ s9 c5 k! o4 y
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
: F1 R( B2 o8 r/ r( ~ 六.接待礼仪 ) g- c; F( w$ M. H& b
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
# d8 P+ e+ j4 t E" p 2.接待：主动起迎，问明来意。 * z, e6 {% g, m8 s, P
3.安排交谈地点： : u U- {1 u6 H/ ^
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； $ [% ?! S* E* z
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
. |/ K+ u; K3 k I ⑶切忌让客人久候而无人问津。
2 `5 U ^% W9 e( F ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
, d3 |# [! A) m! _5 Z3 @# s 七.引见。
. a# x# g" V0 Z, H- T9 J 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 . q5 i. }" |% \1 G! T
引见顺序；
/ C( X, s) r+ X$ }1 Y9 X0 e ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； ( K* c0 E4 `+ H( J$ o6 G
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 9 v1 N C2 T( Q* }
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
* ]! G: C- ^. S: ] v' u7 J ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
, q7 c; M' p, _; a: K 八.行路。
. D0 W% A$ t$ D8 K+ X4 e 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； ; C5 k5 x, b2 Z
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 7 L3 q; l; A- c- Q* B; |
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 % m( W8 ` ~9 d" V% q& Z
九.其他。
$ x$ x# K. u$ o: b& r: {# W 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 1 B* J) D3 e6 x/ u
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； ; K3 a1 ?, _5 `
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ) A. o! ]; S( Y
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 5 [/ K. y5 n! `7 H
㈠接待内宾。 9 i! W/ ~5 Q4 G& j) R9 F
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 5 b: |$ b5 x f' x% r
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 $ M: h% n2 t2 m
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
3 k1 q4 h8 V7 j. H1 c 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
/ ^6 f1 B% J" [4 C9 r 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 : S) s/ ?# U" R
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
) E8 A7 f$ ` ~* k$ ]2 V 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 $ _: M# q% c; u% k; V
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 - J5 N3 d# t" p
㈡接待来宾。
& m2 O& F/ T( I, `1 | 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
' b$ M+ I% _8 q q F2 c5 B4 o 迎送。
) h# ?- J8 l5 E' |& f7 K 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
: p, ^7 V: ]8 \: |) G% a" P2 W 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 % H4 f2 l" M4 H* v9 R% x- @
会见会谈。
( ~ x2 K* ^" P% g 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
! v. \ x% S4 f 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 0 i* }8 `. W3 M% [ T& m- \; p
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ! F n/ A4 n: D8 L. P3 s7 ~! N
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 7 k& \4 P+ a! `& S G
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 : m% B. \2 ~: |% f
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 & d4 o% ?& }8 S# v
宴请。
+ _: U3 }7 t9 d; R) q. B7 m A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 ) `7 U/ z; k/ w* g% }
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 6 [3 h0 x% k& A+ a# E2 y
文艺晚会。 & q( _7 S* w7 A. k9 Z! ]
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
: x5 i0 b! @" w ? 参观游览。 N @3 \, d+ ~0 Q6 x
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 P" y$ |' F& P! S, E4 o0 t
接待标准 # t) G4 J' \3 \2 u( p
⑴用餐标准。 2 q( B+ ^9 o8 E
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 5 L# ^$ O) S, }* S. ~
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
9 H; Z& {/ C# P2 T 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
- H7 l9 g Z, s4 h3 q T 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
) J# B. K2 e$ z c8 M 5、常客 员工标准
' b% \. _" h% u$ ^. l- J (2)住宿安排。
8 _! B# e, |" C0 z8 b+ X. X/ \! g 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
9 Z$ P# K3 c; T' m- w( c 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
6 i' A' A$ s% B- U4 U' T 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。% j8 ^2 {7 l4 I' p+ F0 H
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