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" Y: j2 `- D% J8 f 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：+ P5 y, B% o+ C5 e P3 _: I
做会议记录，写着写着笔没水了； 9 Z0 U- f8 {7 g. b
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
: A- b; G# L; G" y& C# u3 H. z 用胶水时，找不到刷子； # ~& }3 g0 i- B# m3 i3 H4 H- c. Y
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 4 z9 J, F6 j8 e! N# O2 o
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
; k; x5 i" e8 T/ M 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 & I8 H+ K4 g8 s3 u
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
% n9 J+ u6 Y) a4 P. ]9 d5 F 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
5 P& l% T& m5 s$ _! Q/ p 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 & s. x R R2 S0 T
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
3 S* P0 z$ N$ V, C+ c 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 " a! L F( |7 s: H
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
/ i9 d+ q5 _4 L# c5 _ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
* }3 U' b9 T' u 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 . p2 _+ y- ^' l T1 m" T
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 9 X2 D9 X% w5 f I0 X8 ^* ?
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ! o5 o# W' L3 r% S) x0 l9 s
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
9 [8 v. d( v& W1 I& O7 ] 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
; ^7 R T1 }1 K& j2 }2 S. @ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 4 X5 _4 Q6 r: Z+ w/ N2 ^
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 3 p, g* T; r5 l1 L+ p. D( H0 X
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
" d$ l# j' C i8 g 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 4 W& p8 L$ F% ]
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 9 c4 A+ ?1 H o5 t* K
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
0 e; t* W1 W+ n 9、与本职工作有关的表格。 9 G, {. w/ I! A
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。: n6 l/ e7 ~# [4 z( K6 n& V' E+ Y
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