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* M; u0 S6 w: X: U8 h 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：: ~9 ]1 h0 g9 V6 a/ A3 @7 V
做会议记录，写着写着笔没水了； Y; P; l) |; e6 A5 l
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； # d5 y! [, Z* C- U8 t* \. r6 b
用胶水时，找不到刷子； 6 o7 [6 U3 f3 e2 o/ c# A& Q
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
- k9 z3 ?; A% | 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 % d- E8 _% E8 t& G& `6 J$ Q' c/ _
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
( x5 `/ f {( S+ L* S/ i 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 6 L% n- j, n( |0 |: @8 Q
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
$ d, B3 N6 f7 X6 m 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 & s( k% ~6 j3 B2 O+ L
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 . T+ t: N0 u, _* G- g( ]0 _
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
' y, {6 K2 V0 Z* B! L, p, O3 \* A: E 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 + y, {/ \5 O1 `
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 0 ?; T6 t* O3 H2 Q) ~5 U( W1 h6 O
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
- w0 Q# t3 s3 W, n5 D 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 , d1 M5 D* h" J
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
+ H1 J: A# \, A: V+ E n 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
: E0 v. L! }5 a$ i- N 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 x* x6 @+ b! u: `4 w) v
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 5 v* j* D% K& {1 n. k" z
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 Z; H6 p* g: N; U8 _; c5 m& H# G- y9 A
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
* m2 v. X [ I, t 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
' U) L% m$ B# F# b( h 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
- E9 f8 h6 U) O* ~9 l 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 0 W: A N& g. [, U
9、与本职工作有关的表格。
* N% r5 _8 Y4 B5 q& G 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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