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) E/ F- s8 a& H( L5 c, t5 C$ r8 o5 I 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
/ z" }; U8 R- W0 G4 K 做会议记录，写着写着笔没水了； . ]$ |$ m' @8 P9 S0 k" i i; K
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
6 g2 r" E5 f) i7 T$ o 用胶水时，找不到刷子；
' l! o$ {, A8 c, W5 l* b. T 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ) j' y& }0 M9 O0 a7 d- D+ L' J
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 % o: k1 _) i1 M, j9 p; y U g! V$ z
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 0 L# b$ u3 Q f0 l6 X
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 5 s4 u5 q. D! o" q; h
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
& P0 j' y( |( [1 |' W2 t* w 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
3 N4 X" z- T, K! m% s 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
2 w$ F4 b; a# B+ R( z 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 3 F& {3 \4 X+ w) A! @# O
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ( i1 W$ O3 |! f# h; j
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
7 s1 j! g' V4 v) E0 |/ ] 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 9 F2 c; I6 a& B$ d' }
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
, i7 {9 ^* ]0 ?+ B: {+ y1 w 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
% N0 X+ x% f9 Z/ S0 Q l; \ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
. Z8 a' G* `' p 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
0 H' u: I$ x! L4 y' K2 u) | 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
5 q+ U% P9 b, D7 I( Y% F' ` 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 / D5 J2 o1 _ P' `, E7 [8 p
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 & E' B" X" C8 M9 P; O
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
! o/ Q1 L3 h/ R( T, P 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 & ~ p2 Z5 S1 |2 G
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
7 b' _+ f% W/ v 9、与本职工作有关的表格。
3 |# ?0 Y/ _8 q/ f6 t 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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