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7 q" A9 w+ p+ W& P 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
, O4 V# _7 l7 I 做会议记录，写着写着笔没水了；
9 s9 o0 s# a0 b1 H! [ 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
( \1 e- ^8 B+ u7 Q2 `3 k' a9 P2 C 用胶水时，找不到刷子；
1 L# y* S1 ?) k 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； : o( B. X5 @% }) S2 |' T
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
, u0 Y) S& f, c8 e6 E 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 4 L/ W6 Z0 ?. O# [1 ]( ]
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
- h+ ~1 O4 Z! n0 a- Z 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
5 V; U( G% T( }) `! b; ^3 [ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ) K& H3 ~* P. \7 T: ^9 ~# {+ g7 b
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
0 Z( N O% B# {# `+ ]$ R 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 7 l. x8 r, l6 e! B
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 4 _8 u9 p. u# y/ L7 E
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 % t. H$ g, ~7 O6 ~1 A
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
' {7 V' ~* }/ k R, n% q 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
3 ? j( B: d9 N( U# R" e# |% @% Q 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
7 j# t$ C/ a! i" J6 { 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 2 p5 H& t( D7 j$ O
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
& E5 W9 `7 X0 w, `, {4 w 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
; K. _1 V: I$ Y! _2 f 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 1 s) b: a6 G' A+ h, s- v+ Y
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
5 S, t) s+ h' l# v5 l: u- j% ^ 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
' `4 V6 g& Y! e! C+ u 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
% x3 z% t5 A5 \+ T4 u 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
; C$ j1 g+ [# A8 d# T 9、与本职工作有关的表格。 * I8 c( X5 s$ d
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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