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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：( I# g; L: v- h0 ?4 F! \* u7 L/ `$ h
做会议记录，写着写着笔没水了；
0 @" z$ F' z+ D7 v$ A5 L$ P 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； / ~' D3 u' S9 N$ V( o& L3 Z
用胶水时，找不到刷子； " V' E- M7 I2 D& F
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 8 B: ?, l$ b9 q8 h/ y
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ! d4 b: @; L k5 Y% t9 h7 y2 i
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
% `* _ K+ E+ g7 E) [ 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? % |; z$ X$ G( k
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 - {" Q0 a) Y! ^1 }8 F9 U
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 + D& z- I( v6 Z
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ; `' U! o. x$ `# R4 Q/ |
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
7 a# m- _" S* k8 e 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
. E. a* l, s7 d2 @' x 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
8 {- \- C$ F! Z w( c 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
, L+ x' K9 n0 {: |' y 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
! u8 t# Y, v y+ d0 J- {1 [ 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： - P" N1 v1 Z0 ]$ G; k
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
$ e" Q$ O* B: b0 w7 V, [/ U; s 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 / E3 J `7 ~! P# p8 A
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
$ s5 Q5 C' e7 R z7 ~+ t 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
+ m# @9 t4 J8 J4 h/ J5 c& T 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 / `+ I0 |7 i! L) O$ {
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 1 p# O. v# J2 N* @# Z6 x
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
, q+ L7 U: `6 r7 K/ G+ r 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
8 f; U9 B) q/ T% K; m2 i 9、与本职工作有关的表格。 - @$ |- A5 L- l4 S
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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