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& A/ b5 v5 f2 h, z. o0 w$ D 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
9 k) p7 Z/ t- k$ V 做会议记录，写着写着笔没水了； ) W" N- o2 Y+ {7 X! ?
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
0 Q0 ]' S( O$ L; S2 e/ J 用胶水时，找不到刷子；
8 b4 ~" l2 k& R1 K- v 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ! D# r- L: N" o6 W" y
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
# z7 ?( Y2 `2 L+ i$ X 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
- A" q/ I8 T" S" o0 w$ e: | 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? # E$ A( r7 X A6 E
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
! K6 k, n) C, b; m: | H" ? 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ) m# W D2 g* B2 y% d
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 # u) s3 F) {, k# E9 X$ R
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 $ B' w" `* o0 v' _
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 / u0 Y+ d, t4 n: {# H
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
7 R. }# H" N9 b' i 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 2 X" M1 K% W1 f3 F# J
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
0 V v X/ I$ z* c" ]2 s 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
# S5 C7 v$ C3 p9 M% H; `0 l 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 7 q# |- |! E! S$ Z
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 7 i/ G% W4 u: a, b
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 # `( \8 ~& `: g; N+ u/ K
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
& f" d7 F& E! J( N: X l. i6 n 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
0 O( H3 q1 t. r' C 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ' N% N) Q$ s. f& `! s
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 7 c+ m+ E6 x2 R
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
7 C6 Q, S( X2 P# ?5 W8 e 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
4 L; X' A& p. R3 z8 q 9、与本职工作有关的表格。 & {! V: {7 A! L. `6 M
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 9 O6 k7 y+ G& `$ X
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