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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
2 C8 ~8 e6 \. k$ U/ z 做会议记录，写着写着笔没水了； 4 |- A5 t$ i# E# K9 W
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
9 ~/ a! K u& S 用胶水时，找不到刷子；
* u: h1 J/ v8 @7 P( ~/ S- [ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
! ?3 W5 u# I& m 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
8 f* l% N) u. _' P- s& \* ^ 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
2 J5 i- C9 z1 d x 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
8 T! t3 t$ D' \" P 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 2 x! }3 l4 y. k/ N; f; Q$ s
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
8 p/ q3 | @) P' `, e& ]- Z 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 / v; x$ r3 b. b- S u( J- d
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ' z, B3 P0 k" C- \2 u* s7 ^0 k$ A
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 3 _, R" A0 M7 R* c Z' N$ s# q
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 6 j" q$ E1 |; j9 |# W6 K
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 # M' a1 B! [& H1 U% W1 U
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 2 O1 d9 U |% [! S H- d! k* c" h
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 6 L) O8 d8 N- M- Y5 s. Z; m
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
/ {2 \- v# i' ~/ B' H 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 $ g* J& F; p0 \" {4 `7 G9 \' g H& Y
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
( P; S+ D# r+ K 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
+ I2 W# `7 C* j+ L; v9 Z 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
' |: j5 M C. i9 Q1 v i; b 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 . H; [, |0 v! ~1 a
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 $ I2 {" r$ w0 @1 w, P# Q
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
0 h/ L8 Q0 ?& g0 d 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 9 t- _6 `8 |% M$ U. o
9、与本职工作有关的表格。 % O9 \; Z3 @4 m5 _# J
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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