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. h( S( ]% Z) y! B6 F! X, [, Z 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：4 C* y8 S1 t+ T! j y
做会议记录，写着写着笔没水了；
+ h2 N8 I) o9 T/ W4 @4 W 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ; M5 t! P w1 `( Y' M
用胶水时，找不到刷子； - B! _+ s( `. E/ h4 H# e
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； + E! X* C; u+ }( F
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 + M* m# g1 |- u% @4 `9 u. f2 v
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
) B' H2 ^, B# u- M0 Y! g" b: O 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ! v& d' y) B1 P; t' T% v( I4 \& F# L
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
7 \; ?9 u4 B7 Z/ Y 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 # A6 D6 H4 q6 l( ]
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 # p5 @$ S! v% X- X" e
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 8 W' I4 w; {$ e% w
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 5 l+ e6 M$ z' q
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 3 ?1 W' c9 U! f! |3 v$ B! Z
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 - }1 {. I2 \3 o
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
; q) `6 D5 a; L0 R7 p4 L% M/ N 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
) R4 J+ E- D+ l ` 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 2 N k3 A8 i4 C0 F
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
! n! _2 x( G L8 m 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ) V. o2 D+ H' C5 t. b, G
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 + O* Z; S9 N/ a# p6 h C* K3 o% t( R
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 : n( M' v" Z ~$ Z5 h/ F& m
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
$ D! a. l" P9 \# p2 d4 Q0 X- C) H 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
; I. e2 q7 ]' t2 w, S, w- [3 r 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 9 h& S4 s5 h" u! p& i" S& v% U
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
- Z3 u0 } j9 q: t8 ?" k 9、与本职工作有关的表格。 ( p* s3 g/ ~0 D* l( l4 I7 R- x
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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