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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  $ ^. S9 w+ @( \ L2 F- V

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

) g% u+ h: F L' w

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



9 X; |, C$ X& t, J

 

$ Y) x' N( `9 e

 

) L: @- B0 q) H) j8 r. l) J

引言

2 C+ o3 l$ ?) g5 p9 B( n% ]; }

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


+ W; V! m6 S8 c

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

q9 F A7 [* V- A, B

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



8 U: p) z# h+ c; f+ R

 

( N8 f3 @6 A3 H. z8 S" t7 \: d! S

秘书的自我定位

+ b0 n% b5 e8 L+ z

 

1 ?) J: F7 R6 Z* _& X" o- H0 d

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

, w- j. o3 | \4 U( d' M: u

6 I) f$ C/ R9 o0 v" n" ~

 

; _( A, ~5 ~$ ^- f: O, d* K4 C) }6 a' [

1.秘书的工作内容

: F* `! J1 {1 P# }

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

, ~* u5 k7 t) B' U5 x! z0 W

?辅助决策

) r. A7 W' D0 i- d& y i

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

# o& Z/ d( {: ^" u% {# S8 P

?调查研究

$ f8 P5 ~6 y4 k6 P* A

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

6 p$ R5 m, `$ J% ?8 v

?收集信息

V' h2 j6 D0 t I

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

3 j! h( w! I+ {2 ~

?文书处理

0 [& i1 D/ ]; u( m' Z' C

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

; w' R9 w0 k# i

?会务准备

" U- x$ I" y& W( S1 o

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

8 y) |2 n1 \; Z

?公关工作

6 `5 p0 g/ i8 O& |: k

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

; n' S2 D$ Q5 O/ y, ^. Z

?档案管理

) N! w& e. g' [: ?2 \( d- m

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

8 Y# x! C( f* P: }: e7 D1 w

?工作日程安排

/ `( n+ \& a4 B1 Z' i; v

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

: i6 o) \7 f, _

?查办工作

C, b V$ E; q- ^: y

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

b$ ]. s0 ^8 O7 t( I% u, b

?接待工作

* O, Z. v+ i+ s, B9 ^! G

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

3 Z; m: m1 Z/ S! g+ Z0 G# V' T

?行政事务

4 _: `6 O$ a7 i8 q0 x/ F

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

* D. A( o2 {# _) b `( S* u

?保密工作

) a" C0 K( _/ Q4 d ^

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

7 \2 C# u: s* Q* Q( |

 

, `" _: |8 \) g. \8 i& Q( G, l6 S) f

2.秘书应该具备的能力

! ?3 m1 f: H3 }% V. \$ h1 c/ M. W

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  - Y/ X& r% C. J6 R2 e) g! |

 

& ^/ u. o# K7 l1 Q

* J) a% d# p( C

 

8 f, s# F. o5 l! Q' }" Q

【自检】

% u) @" E8 Y6 D, i# _& f

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

0 }5 x* s# d' {' J1 {

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

# t$ `/ \) R- ]' J8 C% i

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

# f1 N, {- M" @8 r

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

; `1 e9 x8 O* _. w' j

 

* ^9 A% \2 |2 k! X

 

$ _- ?! R$ Q# f" b

人际关系与沟通技巧

! O1 Z. u2 t& ` c

 

" K1 z) t/ F, m

认知人际关系

; b3 Z! W) W: Q, F1 S" d- R& [

 

5 c* z( P; L1 f# L" ~* S+ O

1.增进人际互动

( M) v9 v8 L U4 f& [

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

; _% X9 Q3 y7 C& |7 Z( u1 ^

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

9 {! U2 h9 Z* @. v( o

$ g9 N3 S4 [- X; _ L, \* m5 I

 

1 o7 B! t. V! V

2.人际交往的流程

! t/ s# `; f9 K! M' l/ ^

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

2 n( x9 D' U+ t5 p! D

* p+ Z3 Z6 `8 E! W# @2 a6 y- N( J

图1-1   人际交往的流程图

2 X1 h, R2 N; j _/ _* B v+ j; E

 

/ ~& r. Z& L& q( l# P. F& \! V

3.人际交往的四种态度

% h: D. P) m; u7 S) h

人际关系有四种交往态度:

/ L! r2 r. ] h: C: P8 P

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

' y8 A1 s; k3 ^" O

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

' s! I0 N! z* ?1 |3 Y D' f' ~& s

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

+ y& j S5 k. L

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

' [4 k" ~. ]* A0 J$ Z

 

: {6 t9 m% ^& p/ L" Z

1.影响人际交往的客观因素

+ `4 Y0 H6 u" \; v9 D7 z

?时代背景

" I* n; \! J& F; f& ~2 o

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

. V( _, T6 v! d( f, `/ s L! e; E8 |

?生活压力

8 Y# j2 D& |7 M. F

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

1 w3 w2 Q: ]* N2 b- w9 {

?环境的阻隔

4 ^; |0 Z# Z8 e2 I+ ^ _

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

) v- u3 q9 E2 M3 O

?角色定位

1 K2 C& P6 i, U1 D

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

: d# B5 a. d- r1 h

 

3 c0 U& O2 k$ N3 g- }7 i4 [

2.影响人际交往的主观因素

# [9 A% `3 N9 R, t m

?人格特质

8 D( E0 n ?9 v5 E4 D x: `# J6 K2 f

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

) n+ l @' F+ e4 ~2 K

?认知的差距

1 `6 c; k) `; I( d2 I, j

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

1 I; z2 X$ h% x/ p* [5 e- s1 N

?态度习惯

# ~. Q( s9 { Z4 S

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

( b- s) M! ?8 e& J/ y% c

?沟通协调

, d, {6 m1 C& O% j% }

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

5 v8 Y0 Q9 _7 G! m6 J5 S) b3 K

?利益冲突

8 o# u8 P D( K

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

" z T6 \% k% z/ X. C* o/ [; }5 g- ~

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

; @( {% _+ n8 [! h# _

 

1 p( e, X* _, d4 X$ B$ H1 C; E: r; h

【自检】

' [+ b$ r+ Z0 ?

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

9 B% b4 a8 x2 d3 E' j

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

# K, Q% @7 p( G' q% O0 ^

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

+ [; f. x8 ~" I/ `. z4 l' g* ?

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

! F/ B( O+ K3 m/ o5 i# f

7 g! G7 t+ I# X

见参考答案1-2

5 I" O6 @+ v" L# A$ M

 

! W& |4 v: G" ~4 M0 ^, o& K

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

2 Y$ C$ G. v8 G

 

. j; r S$ o3 o- U, l5 _" [+ u/ k

1.促进人际关系的技巧

' P. S s; `9 R% q* o/ d% J

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

9 y0 H/ {" h4 L3 v" V) l

?守信用

! A' t4 r( Q2 Q# t6 a! c$ ^! e

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

5 q; m4 X$ {4 o) s" p: e

?说好话

! ~1 _( }* }% d( y& \6 ?9 q

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

9 E n6 z6 F8 x: s' Z7 K

?勇于认错

+ |) D' a- `) z, [: n

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

8 T+ u+ p% J% V Q! f

?尊重他人

$ @# y8 i, y; Q

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

2 J+ q& T" N( M! j9 D& C# G* T% E

?欣赏别人

7 h# O6 l7 `2 I: |, a1 D

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

9 K8 L/ j: O/ r' ]' F2 _

?善于倾听

& x+ ~8 p1 a1 P

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

, q% D# \ }6 \6 X% G. T

0 \1 j- A6 F; y

?重视仪表

/ V. k! ?- ~5 W M; ^5 Q. i, p' G

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

' m) D; l2 K0 m0 ]& U

?运用语言表情

& w7 w- I# L$ t' i6 O% f _, z

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

" ?0 H2 R% g: S) n+ ?/ r

?运用肢体语言

1 W S+ z3 U7 F9 e

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

4 ]. M. _0 k, v

 

# ~8 p& E7 e* D" z9 o

2.人际交往失败的原因

# q8 U7 D+ V& A( V' A2 d! D

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

. p) j( E+ ^1 `' ~, M$ o1 o9 n

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

) X' U6 E5 B- c3 }

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

9 G) x; C# c" o5 U/ {9 M- |0 V1 N

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

- M0 q# Q g6 W$ i

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

; t2 I5 c8 {1 U0 L4 j

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

! e; F0 p! ^, A7 [! e3 _/ L

 

. L5 r b3 C- m) ?6 e$ y+ X

职场人际关系的建立

o) i3 f' ]* J6 N" ~

 

8 e$ P+ J0 f: Z, P

1.如何与上司相处

$ ^6 B9 d) H; n; w

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

3 S/ y6 \6 ~4 L0 P8 T/ H0 D1 C% o

 

+ m0 w8 S9 h! u5 z1 {* U# m

2.如何与同事互动

/ J6 z3 }2 X7 v9 L! [

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

* s* `% b1 H) i+ u

 

3 U/ o' m9 F# a; m9 b0 g0 f1 D

3.怎样与客户建立良好的关系

2 P9 M! z0 `4 p: G

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

8 ]4 a! Q8 N _7 g2 g0 {2 a- @& @

 

7 c2 J9 f4 v" @ d t/ J

【本讲小结】

4 c) I; y2 V/ r: d- m; E( P% ~ N

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

2 d4 S2 B# K% l' p% H

 

% K' @/ J/ c) L! d# }9 H

【心得体会】

& i- R/ y ^0 z7 T6 V/ i

____________________________________________________________

- `! s4 F$ C3 v! I8 u1 @

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4 f$ A0 c8 D: V z, U/ h( [" Z

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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