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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  * Y: z" p% K* _' b( x/ }( ~

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

% J& u8 U# `( j4 v

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



- O* X& w* g, _# J/ U6 `( D

 

1 u( c+ O' i& G. K; F! \. l

 

" o" a5 E1 ~8 v) k# m

引言

" {: |( @ K) q2 r

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


6 n+ z5 l0 Q% l. Z. Q

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

! c5 e/ a. h& }$ T

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



+ Z" [5 @, E) C8 Q! Q

 

- O0 v8 a* x$ u& e1 H

秘书的自我定位

+ x5 z4 L0 ^( }+ q

 

) O7 {4 K: W8 _! a; h

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

& S/ h' k' B- w7 }0 y

# Y7 n9 Y) p* D, e: Q

 

0 Z o2 {4 y. s, q' Y* M; \: z

1.秘书的工作内容

" i0 l; c& r% a8 D7 `& ?

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

% s9 }# e: N4 I' M2 E& F6 ], X

?辅助决策

0 ^" h+ Y% e9 r- ~

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

- ]6 l* s7 @! A

?调查研究

7 | z8 a* o' i% N! l

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

" t* V2 B: g- q, E3 ?6 y1 ~: g% c

?收集信息

8 n3 W* Z1 W& M: ~2 Q. m5 ~1 K

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

* k7 e* r# t* b+ `4 ?1 J

?文书处理

; w; L9 g R1 b; m. Q% v

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

- \ x' i% p: Q/ |) j

?会务准备

7 G* Y/ ?# S9 l0 F

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

" n, ~6 D( `+ z+ ^8 |: v1 C

?公关工作

7 o, o# ^; w0 J# k5 L( E

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

) t3 O% D9 P, G, T

?档案管理

- t* {3 |# b5 h

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

4 X7 `9 j6 z) P G+ _

?工作日程安排

& x) S; ^* }1 U( \ D

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

% u$ C" v, g& t) K2 A3 R1 }

?查办工作

6 V) p; ~; f1 j% n7 M

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

% e8 v3 A; b I) y# I3 d

?接待工作

7 x/ Y y3 A, |7 V

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

& I) L9 x9 h6 V2 k7 K

?行政事务

( [. | L( j: d( k

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

9 U' K. ^) R) h8 N! e* u

?保密工作

0 ]( B: K" K8 A

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

( a" l) k3 [% @6 L

 

* Z+ q. z, g; |

2.秘书应该具备的能力

6 N( ]8 B% U( F$ l

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  & {! u/ y8 s% e/ ^: a: @

 

, ]1 y4 o9 g1 p+ T) }" W) B# }

3 i! I. t4 Y+ F7 {1 k, J

 

' y: m/ ]3 N9 o Z5 V9 y* i% F

【自检】

, j$ ~, c! E" T# e3 J

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

, k( y6 P8 h- `& P8 U" Y' g

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

' [" F2 }1 K) r, Y5 c

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

& a }4 |. P* u) K' Y

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

3 B, K! a9 o: i* E, U% E) Y- N" A

 

$ p) F6 X" C/ j. A B( o( c% S

 

3 T9 _' G3 l: ]! y8 l

人际关系与沟通技巧

- I0 j9 a4 M+ M( r

 

. l! J4 k+ L5 s; J( s- f( n* X

认知人际关系

! _& R- O7 V) v0 b: U

 

& Q$ y; z1 Q( h2 s4 e9 G

1.增进人际互动

5 e, g& C' |& ?0 {1 x; |' }/ h2 k/ P

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

: b1 ]3 v, N. o9 Y

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

. ?- ^3 F1 D% o8 T

; n; K& X2 ]2 f _1 q1 W

 

4 U1 ]& p& c/ q# J+ B5 d d

2.人际交往的流程

: k u7 P6 Y: }! f: v$ f% n% V

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

5 u" ]: L2 u$ Z

, }4 c3 @9 z! K

图1-1   人际交往的流程图

: J0 g7 p: L, w; R* ^8 R

 

! O7 J0 Y/ j. K, \" y

3.人际交往的四种态度

4 v/ c$ k( k3 \7 E, j

人际关系有四种交往态度:

, Q9 L7 k7 p {+ H- a }& m l

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

0 O4 i; d; w2 p# k% i$ R: ?

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

# e. ?$ {! ]# w% K

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

% Z) P H( @: o* b$ c$ F4 n

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

. E) Q$ h8 `' P! Z9 P

 

' m; ^9 j1 |, K8 D8 s/ K. b

1.影响人际交往的客观因素

. w" ]; X9 T2 g0 `; l( v8 d

?时代背景

9 z/ z6 E/ l5 @3 t# F* D8 D; n& o

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

7 M- m! M* c2 ^) J8 d! U8 r( u

?生活压力

0 F5 P2 w+ l5 p9 {4 Z" C; _

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

- V% P8 T5 v6 n) g* e

?环境的阻隔

. w' M; o$ c; q |

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

9 C e. \6 o; }+ N+ W

?角色定位

5 z4 k1 G& C7 L3 B, b2 `

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

2 _& T1 A d* l5 {9 {/ r

 

4 r/ j6 E9 @, O' J. x

2.影响人际交往的主观因素

( l. T2 `+ l8 A! G' d1 I

?人格特质

' p% a) s, `+ l1 w- n1 M2 H) \

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

" K& c+ R! n1 D) T/ M1 t' y! s, {

?认知的差距

" m; S9 S9 }* B8 T

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

% k+ @& Z0 r6 U7 W9 y+ C

?态度习惯

5 e3 U: }" T2 @( ^7 r

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

4 L2 t5 O; G* u2 t* }$ e! X

?沟通协调

+ a1 _" R% P: U* K; S

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

. Q' k& O, \1 y ~

?利益冲突

; g+ x: K+ a& f. W3 E% x [7 F0 C

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

) r1 T4 U( l6 g' G

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

% S$ l1 N8 N1 v+ E+ c

 

! R( [' l' @! C$ `5 h" w( t

【自检】

. h2 `! O/ U |; p- S4 k8 B

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

6 |4 L8 U1 E4 N/ L

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

4 w, H7 ?6 l4 ~+ [

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

8 o- @8 _( n' t" O

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

0 _9 P. ^* `0 r6 j" W; D

\$ m% n+ O* ~6 t5 `

见参考答案1-2

! `. M& D' R, o. ~0 ], d

 

9 e- H* \! h! ~8 t/ W

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

6 q5 ] P; }1 m% q" c

 

) R' j' ^4 K& [5 X. }

1.促进人际关系的技巧

# L3 g9 r/ N) Y6 r

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

8 y6 `! l# H8 Z }: J8 i+ p

?守信用

& X* o, w3 J6 F1 J( c4 z5 c5 O: F

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

/ [7 L! w9 ?- d6 W8 k

?说好话

( C5 w0 C m, q+ S3 U, f f: ^

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

4 ^! |0 X" q0 H) K2 X

?勇于认错

" Y: H" L' ]1 o; V

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

: e+ V& D7 ]8 F8 a, ^& Q8 ?! v

?尊重他人

1 q0 @! p/ d" Z7 d

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

; @6 g. q% }! Q1 y8 R! ~

?欣赏别人

; e& f5 Z0 _7 {1 c5 U( J/ n

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

: ^" B5 y$ y9 z4 D- F$ F3 j6 p

?善于倾听

" o) s3 G' a+ K& W

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

6 r0 r: M6 [* @ G) g. ]

8 H v T8 Q) J/ W4 j) j* F- D

?重视仪表

( ^, e, x; l+ j3 S6 R

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

1 M4 p- k& x3 l* A% Y% b; P0 l

?运用语言表情

& G/ B9 h9 g4 B# P) a5 y

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

& w6 N( F" ~+ j, R

?运用肢体语言

0 k: z2 e/ d1 m( B4 J2 P+ u$ g' X3 k

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

5 i0 j% p' p' W9 }! |

 

" X0 s! P9 _5 B4 r- ~7 }

2.人际交往失败的原因

/ Z9 N) a4 r( U! B' P1 F

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

- `' l* [& `/ r7 Z

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

/ [, U0 s8 s' c- n4 i# k4 r, A& e

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

" ]. C6 z& F: R( J

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

0 w+ S& O1 d* X# P, b$ q8 ?+ Z* i

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

6 }( U. l5 M$ J$ `7 N3 ?

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

) L @* T% C: l h+ T

 

! _; E* ~: q7 e, V

职场人际关系的建立

$ W" _7 u/ x5 D$ w1 y

 

: i+ e6 n* D- y6 X* k

1.如何与上司相处

6 Z# \% _/ Z( X4 `% x/ }7 w3 E" V

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

7 U1 ^5 h" }' U4 o. w. v

 

, b! J+ F9 d4 _# }: R2 C

2.如何与同事互动

2 R9 m8 k+ @7 }0 S, i; K

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

8 m7 e. d& h+ [ x) g% A2 n; ]/ e! e! {

 

! p* F1 L# a4 G: n* {

3.怎样与客户建立良好的关系

9 B0 Y' r& P1 V$ T1 W- q

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

0 D2 @. Y/ a) O; M1 U( V

 

: f, G- _) x l) ?" X/ b$ Q e

【本讲小结】

8 o1 {5 U8 _8 I" u6 L

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

7 ]! G/ k. `8 [$ N; P2 H5 }

 

% r& i8 R4 H |" M1 A2 U

【心得体会】

$ ^, ^, X6 Q2 R- a' @4 Y: m

____________________________________________________________

4 `' t! M n$ u. q. z$ v5 n

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0 H O4 u2 t% U0 n5 e* g6 a1 p' I

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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