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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  : D. }) M1 v+ h; ~0 P" |

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

; f! @( f3 j/ t" h$ ~

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



6 O0 H% i! L4 l4 D8 @

 

! @8 ]4 H6 ~+ N1 c. X" @ U

 

7 }3 a& d4 w Y0 r) @7 b

引言

0 Q4 E, H: i5 I _

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


: q" i B0 @1 R* H _

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

) m3 _9 [; j0 m& V( G

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



& J+ u4 x) ?! z7 C- X

 

2 C. q7 t b k( @

秘书的自我定位

' ]/ D( ^! r& i0 U- L9 D, k

 

" w, A7 M5 O# U+ g6 n" k9 ^

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

; M, I2 A0 [4 l4 V5 c2 ~

, i+ \* d! n+ c3 |' V6 I0 Y8 G5 N0 V

 

9 z2 c2 A9 K* n9 d% X) }( r& m

1.秘书的工作内容

' ^/ n4 o" Q- ~* P7 K

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

& h9 Y& ~, Q* n( [3 c8 D

?辅助决策

' t) G/ x2 s2 G8 [' A6 B9 u" l

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

( J7 p. H3 F8 n( ?' ~

?调查研究

' ?; x0 L( Q: K& p; z

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

4 K& `! O! } x5 \7 D+ V8 b, U

?收集信息

9 V; Y8 G! @" w! G. ]' h

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

* E4 ]! H6 e& p+ z" j: V0 W# O

?文书处理

9 M( Q; e: V! q/ Z: T; I% b

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

6 S' v7 O/ [9 E: m

?会务准备

2 x* }8 P* U2 \% v6 [

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

, A' ]5 w5 J0 ]6 ?9 S H* C2 [1 Q

?公关工作

7 e Y+ k8 i, A x7 x. |

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

5 _; a# y1 U1 l! ?' i

?档案管理

, V. h, c, B4 N4 F$ R

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

2 e, a' X6 ]' G& t

?工作日程安排

% F- [4 }1 T& g' X; Y- l: f- Q5 k* m

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

d: t# A- ]& q4 A

?查办工作

4 b, ~$ v: n( X

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

' b# b- V; \" _5 m8 s4 H# }. ^

?接待工作

6 p) Q& d9 G6 O5 [* J

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

* N# g- `3 Y; g# d Q( J

?行政事务

! V/ f. }) i% U- w2 m3 h3 F

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

; g1 O3 W8 ~1 H. [0 W9 B$ S

?保密工作

& O+ s7 t" c( @# w1 n3 O- {% u

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

* d/ Y/ o8 t8 O8 x9 s" z

 

( |' W* L4 [' v

2.秘书应该具备的能力

7 |' c6 k) ~* `2 M- P0 S$ C

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  5 Y7 [0 @ q8 t

 

2 f/ R- c# i4 i, T& l8 V

) ]# [" L4 K& ~' f5 S

 

7 @2 n) e7 [/ e. v% n3 x

【自检】

& S8 w$ N* v% r9 |

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

# ^( m n9 E: z H' }

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

& {* y8 R" z3 n

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

( C. \ H6 Y5 G- X8 L) D, s8 r

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

& S0 K! Y. d4 L" j8 C' z$ \

 

# ^ e& s4 j& z% Q( _7 i( z2 x

 

; E' X. @; Q- b' V

人际关系与沟通技巧

. |' |- E+ ?4 [8 O0 _; s6 t6 {6 G

 

% \ o1 @1 s, L( r. D

认知人际关系

5 ]& I9 A& d$ n+ a; b( ]& ]. b: o7 c

 

# j" Z! \- b/ H4 J4 {

1.增进人际互动

1 I) ?; v- A7 h" ^) i1 P; r, d

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

V! v) S8 V- z# L

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

9 a$ p; N2 y. J5 A' b% ^- [6 u; i

: j6 f7 o* u0 S

 

d! e: v* F3 p# v! i3 L& W

2.人际交往的流程

: W# X# v+ x, a* ^" R- C& W

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

; Z) G2 |0 d |4 W$ ~# a9 Q

0 V. P8 C& o( G4 I) j

图1-1   人际交往的流程图

' G2 w9 F& f0 e3 n# n

 

; c" b9 M5 U- i4 s# S5 d7 }

3.人际交往的四种态度

3 _, r9 a& R3 R: [4 _0 G f

人际关系有四种交往态度:

$ \# Y' ^$ q( h3 t

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

0 I* N/ F: S* D) m F1 u, l

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

, J- D7 H8 H6 M# E" _5 K* m! i2 a

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

. D2 g4 {. O5 ^/ O& s

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

' d9 B. }- |# } Z: ^

 

4 V4 K- X' ~7 o1 \

1.影响人际交往的客观因素

7 f3 d7 G5 K0 \/ F0 E

?时代背景

( e; l; R& b" D/ P0 x$ t' }$ s4 Z i) I

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

' }- x# n$ ^# ]4 {

?生活压力

0 k; I: g- }1 \; F. p$ m' q; l

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

2 Z8 V$ v; l, ]% S/ S

?环境的阻隔

& D, \1 ?7 W& I5 s* S) P4 k

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

M9 j+ L1 C3 y' f5 F

?角色定位

1 J& H5 G3 [% ], z( |' b

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

9 c" r: t) q8 y; z* _

 

& g- ?' ^& Q( [# O' T

2.影响人际交往的主观因素

, i* e3 L0 x3 ~1 O

?人格特质

) V/ ?; O( i0 W

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

" Y7 A7 r) a7 Y5 w

?认知的差距

% v( Z8 b5 n2 c; |5 o/ [! f9 X

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

( y6 m9 K7 ~: D

?态度习惯

9 g! {, e+ Z3 p" Z- G% r3 C( V

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

) i0 L7 e- c- R8 Z+ C) h5 [# G

?沟通协调

; K& z! O9 E) l% @% P$ p" y

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

7 `! ?7 r9 U6 s- q( i9 n/ Q- R( k

?利益冲突

' b, J5 H; ]6 k0 [" b; F* |

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

8 N: x8 [- p0 C- P

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

) ?- R7 R0 x3 w: m7 K1 I# c

 

* ^1 p. z2 ^( {/ V T

【自检】

/ b Y5 ?4 @1 A; M+ S6 W8 ^. W

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

) m5 O7 s" g7 ?

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

5 u- q% I9 w7 O5 A. v) V

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

7 ]) u+ l$ N! n; X+ S

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

4 G3 F. Z2 }7 z+ K4 n

& k8 n2 u. m$ t! ]* i' X: x A

见参考答案1-2

! K& d7 J+ E' ?2 K4 P. ?' }

 

4 `1 s7 L" q4 B. R/ i* k

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

5 ]* g3 T- m% Y, E. U0 f

 

4 q' K+ w" Z/ ^$ G. V3 y! Y1 c

1.促进人际关系的技巧

7 [' f5 T8 e+ m6 J$ V) M; f9 h' W4 C

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

. w6 ]7 Q: T/ w* e

?守信用

4 \2 H3 K2 A; r: [% P' M% o

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

) A r& e; q6 c% N' F

?说好话

0 n0 @8 l; w5 L: Z# B5 I

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

* d4 x8 M2 i% x) b+ [3 L1 a& j

?勇于认错

. {, F% G+ V, ?8 x6 _

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

9 n9 l( b K/ `& M& D9 V4 i: }

?尊重他人

2 f- b! p* ]: k

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

S: i& R. }0 W5 F! m5 N2 ~

?欣赏别人

5 p# X0 N5 t0 _0 q& A$ v

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

4 y) G- J. |6 O1 ?, i* s! S

?善于倾听

$ V! C" V& g. L( ^" M

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

z' X/ p/ C% p% g) M

! l% @' Z( r! _

?重视仪表

7 M8 N6 p( I6 i: I* G& b

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

, }0 j& a6 W5 |# r/ d

?运用语言表情

" S) r! X/ {) I, [/ p

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

) b/ A& V- Y" k2 C

?运用肢体语言

/ V4 K+ A6 m3 k7 x( s5 |" v! H; a

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

- f, @( @" V$ L- C

 

" m6 f& H$ [4 P( n9 D6 O4 ?( W. Z

2.人际交往失败的原因

3 D+ {( ]5 ~2 ^ _# o5 U9 w; Q+ U

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

3 ?+ G4 c! V: A1 g: b7 y

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

1 w, W; m: ?" i+ @1 b

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

4 G. c7 t: k5 M; Q$ A

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

8 A9 T4 }, o% Q1 v

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

3 T6 w3 g* J3 c

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

" ^( d9 Y+ H( [

 

8 T" N1 K+ n/ H; k u) p

职场人际关系的建立

4 c: \/ n# ]' l3 K3 u; ^( C

 

3 t2 x+ P9 \! x: @& ?$ ]$ X% t

1.如何与上司相处

1 q6 t6 I' e) l1 V0 L

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

5 S8 }; u; B: C: z! r

 

; {3 } P- u) T, K6 H0 s

2.如何与同事互动

1 r K5 O3 I* a( r7 t( H

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

6 P7 I; f% R" l3 C3 m! l

 

2 F* x1 `* \) ^3 h9 ]5 S

3.怎样与客户建立良好的关系

8 b1 E( \" V! W/ L5 T

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

* M5 e4 Q# E9 G5 p; v

 

# R; W- h! v6 A Z2 n

【本讲小结】

4 e7 |- q1 m; I0 _5 j) H& K

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

1 D$ Z& e; `+ S0 _* T. r6 P

 

% l+ {7 X0 G5 j. T7 }$ y

【心得体会】

: q9 V7 L4 f6 y" T- }$ t

____________________________________________________________

. @9 R' {* _4 r8 r$ E

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: p) ~" ~( s$ u2 v' G4 t( l# }

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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