老秘谈行政公文写作的三类常见错误

  国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称新《办法》），同时废止了1993年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称旧《办法》）。新《办法》已于2001年1月1日正式施行，但有的单位在行政公文处理中尚未严格执行新规定，特别是行政公文写作中出现了一些常见的错误，影响了公文的严肃性和权威性，影响了它的法定效力，从而影响了办文的质量和效率。

    一、公文眉首常见错误

    公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来很简单，内容也不多，但由于对新《办法》不够熟悉，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"、"发文字号"三处。旧《办法》的公文格式规定"秘密等级"、"紧急程度"标识于公文首页左上角的相应位置，"发文字号"中的"年份"要用方括号"[]"括入；而新《办法》的公文格式中则明确规定了"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"要标识于公文首页右上角，"发文字号"中的"年份"必须用六角括号"〔〕"括入。例如，现在有不少的单位由于受旧《办法》的影响，而将公文的"发文字号"写成"×××[2001]1号"，这是不规范的，应改为"×××〔2001〕1号"。

    二、公文主体常见错误

' E8 @7 i" e  i( ~. ?" ]    公文的主体包括红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，它由"公文标题"、"主送机关"、"公文正文"、"附件"、"成文时间"和"附注"等构成。这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地方，主要表现在：

    1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成，每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。
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$ D- ?6 C) m4 I4 t( Y0 {  X    文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都体现着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不可混淆使用。但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。首先，仍按旧《办法》的规定选用文种。新《办法》撤消了"指示"文种，而增加了"意见"文种。目前，有不少单位仍在使用"指示"这一文种，而未将"意见"作为一个单独的文种使用，如"××大学关于印发《关于严格教学秩序的意见》的通知"，应该改为"××大学关于严格教学秩序的意见"。其次，文种的混用现象严重。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比如，"请示"和"报告"、"请示"和"函"以及"公告"和"通告"等文种就经常被混用，有的该用"报告"的用"请示"，该用"请示"的用"报告"，甚至"请示报告"同时使用；有的按旧《办法》的规定将"公告"和"通告"作为同一类文种来使用，新《办法》对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将"函"用成"请示"，如"××县办公室关于追加2000年度办公经费的请示"（给县财政局），应改为"××县办公室关于追加2000年度办公经费的函"。决不能乱起"名称"，生造文种。如"××大学关于教学工作情况的汇报"，将"汇报"作为公文文种来使用，极不规范，应改为"报告"。
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% \8 t; h* k) m& O# Z4 Z* [    由于文秘人员对公文主题的把握不准确、不全面，对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不准确，如"××县工商局关于摆摊设点的决定"，此"决定"对摆摊设点究竟是"禁止"还是"准许"、摆设地点等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为"××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定"。
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5 C( x6 r* J- O: D( @$ _- S    2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。新《办法》规定"主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称"、"行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告"，从而使整个行文规则更加严密，更加具体。但在实际工作中，部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确，影响了办文的效率。
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    主送机关应当明确，否则文件发出后，究竟由谁来主办不清楚，从而造成办文的推诿。特别是上行文时，主送机关只能有一个，如××高校车辆更新问题，按上级规定应主送市教委，抄报市财政局和市机关事务管理局，行文时，主送机关应为"××市教委"，而不能将主送机关定为"××市教委、市财政局、市机关事务管理局"。
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    此外，由于没有使用规范化的简称、统称，也容易造成主送机关的不明确，特别是一些办理性的文件，无人办理。主送机关应根据上级机关规定的简称确定，如"××市城市建设综合开发管理办公室"上级规定简称为"市城建办"，不能随意简称为"市城建综开办"或其他不规范简称。

) h& E* R) q, L- U* ^    3、由于内容混杂或语言的歧义等原因，造成正文主题不明确。在日常的公文写作中，报告夹请示、请示夹报告的现象非常突出。报告夹请示，上级机关就可以不批复，请示就没有实际意义；请示夹报告，造成文字冗长，不简洁，影响了办文的效率。特别是在请示中，请示的问题必须明确、具体，必须一文一事，不能在一个请示中请示多个事项，能够批复和不能批复的事项混杂一起，或该具体的没具体，上级机关难以批复。比如××学校向县教委请示修建教学楼，在最后请示问题时，写成"特请示修建教学楼一幢"，没有教学楼的面积及经费投入，县教委就无法批复，应写成"特请示修建教学楼一幢，面积××平方米，需建设经费××万元"。

. d+ n7 F  }- n9 s: \    此外，公文的语言讲究精确，其每一个词、每一个句子必须保持意思的唯一性，以避免对方按各自的理解行事。但是，由于在公文写作中使用限定词语不准确、滥行省略、语序不当、错用标点符号等，出现了语言的歧义现象，从而造成对文件理解的混乱，形成了文件执行中的偏差，给工作带来了麻烦。如，"初级职称评定后，5年以上可以申报中级职称"，对这一规定究竟包不包括5年，界定不准确。
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: x3 |" M3 ^( S5 r    4、由于对公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的错误。
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5 m9 E& h5 _  _! T9 z* L公文成文的日期，新《办法》明确指出"以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准"、"电报以发出日期为准"。由于不重视这一点，很多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期，或用印发日期作为成文日期，从而使公文的时效性受到了影响，甚至严重影响到文件的贯彻执行。会议集体作出的决定，其成文日期是以会议决定的日期，还是领导签发的日期为准，新《办法》仍未明确。
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# |5 W) v3 `5 X! Y( [    5、几个特殊地方，也容易出现错误。新《办法》规定："当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识'此页无正文'的方法解决"，再如印章使用的规定、"请示"文件应当在"附注"处注明联系人的姓名和电话等等，这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别注意，以避免出现错误。
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三、公文版记常见错误

    公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名称和日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。在这一部分中，最容易出现错误的就是主题词了。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组，其作用是便于计算机的管理和检索。从当前的公文写作实践看，由于文秘人员对公文内容把握不准，对主题概念提炼不准、不全或提炼过多，从而造成了在公文主题词标引上存在的标引随意性较大、错标和漏标的现象。如"动员群众禁止贩卖、吸毒经验交流"这样的主题内容，如果提炼成"动员群众"、"毒品犯罪"、"经验"这样的主题概念就不简炼了，未起到主题词的作用，应根据《国务院公文主题词表》选用主题词。

    此外，在公文版记部分，新《办法》已经取消了"份数"，但仍有不少的单位在公文中标识"份数"。