职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 7 `" u# n8 ]1 B1 c
9 D3 S" ?- I# c2 F' j5 R6 @( }1 Q 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
]. i4 y; ?& A% L- P8 I, `% l/ n8 i- O+ C: Y& L/ G# Q+ Y7 ~
一、秘书的职能
, s2 P( C, p( s& c# E3 H# C 1.辅助决策
/ n1 s) r, @. l! D7 q
* g+ Z4 u( K Y7 ?: _# K （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
+ q1 ^ M6 W9 e6 a- ^! Y, E
% D; R: ^9 K/ f" n% l% d （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： ; s* Q# l1 v, \) U: K5 g2 N$ I4 n% S
) U( V. W* G4 k, q5 D. b
辅助内容的综合性
- @( p; T3 W$ S
' ?% q2 m1 u2 C7 f4 z* w' _6 H+ n 辅助时间的经常性
9 ~, P! I$ ~9 Q' A* n) L6 z0 X: \1 ~7 ~- J- X* U
辅助环节的全过程性 V& k3 ?7 j0 A5 a8 x* _% g8 c
. _- N/ R9 Z- d# a （3）、辅助决策的原则 A% D* {' T) o1 o6 o. s2 _
7 d2 a4 b- d: f6 z
超前原则 9 w4 k7 P$ o. m# b( A( G
, |) w8 E+ r* S6 }% G0 Z7 C
定位原则
8 Q$ } ]( E3 Y2 l( H/ F/ b$ L* C" [9 P# z
信息原则 * Q: Q* J( b1 z
3 Y+ F/ R9 T+ n' ^/ G
谏诤原则 . B4 c' j4 l; X8 |9 r4 Z( o$ e# P5 c
7 v, H( I' d3 v) e. w, p
（4）、辅助决策的过程 2 M) Q' E7 A2 l
" w$ R+ \3 J |$ y' t 协助领导确定目标
# @$ Q( s7 t# n
* a6 m' s! a! ~3 y4 c) s$ D 协助领导设计方案
. Q) A- N& U$ U0 O) K4 Z0 `3 ?3 s! ~2 f- S- a6 {" Y/ `; ]# I# k
协助领导评优选优 * `' F0 h$ n8 m0 x! }
; W8 A2 E/ G. q- n, G: E
协助领导实施反馈
/ y: \6 |4 c& O" ?/ T8 c
; G& n# w& I9 r/ q2 g 2、协调关系
8 _% S7 ? X3 D2 S4 Y% R4 ]
3 T+ {" a* @* j. t# T3 j （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 % T. d* M" Q3 ~/ [; I2 I
5 `) B7 {+ a/ t4 _% V E( G2 s （2）、协调关系的特征
# a1 s( `. e# b7 M6 N5 _& d4 R: s, X
从属性 1 {* l6 t% b& [) F
6 R2 u: L, T* Z8 ~/ z& L
广泛性
& Y) A& D3 t8 y* r$ @2 J3 i4 i+ F0 n1 D( k/ v
间接性 r2 d2 Z/ u: D( }' L4 @
) k9 u5 [, f5 L- h; r （3）、协调关系的原则 - q s4 [0 o* U# j m6 s; ^
1 T! X9 I: C7 L( X 政策指导
' `$ y( Z# L/ |: c* ? F1 A/ v# C. y' t
客观公正 ' | ?! E$ k" w2 E* ]
% A/ j& K) }% A1 r8 c1 c$ H$ ~" P 平等协商
; R0 I( r- ~9 `# W; Y% j$ n/ [# G: s* c" P* |: z% a4 M% q
注重整体
w9 X# \1 c c% \ w$ X+ C2 q' U" M) ~
灵活适度 # Y* W# @- G2 H. {" i
{# E& Q* w: \ （4）、协调关系的过程
8 ~, r& M& c$ ]$ ^7 I @; k( T/ m1 `/ g
摸清情况
3 l8 W' e$ _2 w: d$ |
+ x1 A8 ]0 W9 z" p0 L 找出症结
& ]1 R+ t0 _6 @0 K, y. e2 K/ V2 k
恰当协调
" g9 d% r/ t w$ \7 C2 G$ J$ J) [ l/ f9 B
督促落实
, C% D' ]5 b7 c/ B) k" w% t t+ J( u3 C1 z
检查反馈
, l" u6 E, A9 O# ^
* M) ]) [9 w. ~1 w- n9 d 3、处理信息 , ]6 u+ H: ^. \
* q h: j7 x; W! V
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 + H* K! e2 E1 z) E4 b
' n1 R& s/ q R- a9 t （2）、处理信息的原则
! b. s3 v3 v( v- v& y a
+ p! \: P- R9 y5 ~+ D; J: X3 r# F. h 及时性原则
6 o$ h; y) a5 O& ^' Y, ^+ X
6 i3 u0 \6 ^3 w 保真性原则 / ? F4 `1 t% @5 ~7 ^; A# l; N& I
2 C5 a# A2 X1 h* H8 V" [ b: `% P
适用性原则 ( ^( c3 Q- M8 d6 x w, C5 ]5 A
6 W" \: Q/ `! `3 ` I9 ? `8 r; l
预测性原则
% T1 V4 p( ^' T8 t3 E( a8 g1 z
! H) J5 h( {* ~1 `& ` （3）、处理信息的内容
4 D$ A' K2 e! u2 l6 r' B# u- N( o2 `( I3 i% P+ n
历史信息 - q8 Y3 }5 \/ A/ ~8 Z' y
. P) E# ^5 C K6 s0 p
上级信息
. X, E' S0 ~# V1 n$ \4 I D
; z6 o/ b% x( H# |" T( Z; b( V 内部信息 + m- j1 j7 Y3 w) ]1 P) o: ~
+ N5 t, n- Q1 R* r( i! F) V; W
公众信息
* e+ x6 a* A4 c
$ \/ N1 S* A8 ?4 n" }& }/ Z- Y4 N) t$ \ 社会信息 2 g5 n- z& i4 H/ A0 s" \4 T
1 g4 T5 q+ \6 ~- R# [
（4）、处理信息的过程
( {* g/ ~9 p" F4 ~2 u
8 G. k. w* b: ?6 A 信息的收集
. L7 |" |) Z& T5 ?
4 k+ P2 r" G! t" F 信息的加工 g! P) b* ^, N7 e# z
4 c; H. W; C* \
信息的传递
1 }8 m( u+ J8 i$ Z
" g9 f y" ]. O6 k# i+ v 信息的反馈
6 ~7 v v1 K1 g/ t! z* s) ^% A7 p' `% s* T( }% O6 m
信息的储存 6 Z7 |* A" O5 m" m6 q3 }4 ]8 N
, {5 S9 N$ }5 [1 S8 a
4、办理事务
; u6 R+ \5 y! l1 O+ C
* l6 d- O( E3 |% B1 J% Y! j# l, u& Y1 E （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
3 |3 c, u7 e+ K9 Q2 ^8 r7 Z$ V8 V6 s: ^& l1 G
（2）、办理事务的特征 ; l4 R- t7 T2 G* f/ S' t, ^$ y
/ w3 q% `/ v: Q2 g
综合性
$ t1 y$ m6 A( W( @" B3 K9 }+ `; G7 A; L) \8 H0 N
服务性 $ N( [3 Y0 ?* [# {* i' r; F
$ S3 @1 m) x( j 繁琐性
# w9 o! N& @/ f
: \$ i/ z b1 G$ U 突击性
7 \" X! R/ x. l& `0 }5 L9 J! e x" a$ j' c
（3）、办理事务的原则
0 P U- x( P( z0 {8 v Q) R
! O# X5 q3 l$ b/ }, u6 f 被动中求主动 9 [ f& @$ z) J/ {+ K
: a$ v& S x' J7 U$ x E- c 原则中求灵活
9 e0 N% |* U; R% N6 {0 R
3 k+ P. `. K. o* N3 h7 ?% [9 T 繁杂中求规范
/ W7 U5 V* D, O
$ W& A+ n1 o7 w6 V% x （4）、办理事务的程序
- J3 v# H2 N- [9 h6 N& k% f% n$ M
, h+ H! w/ d. J$ s2 V 自然程序
- W, c) M/ `. C" b, q+ P( P' }8 k3 H1 ~" n# q$ Y
理论程序 2 Q# Z# S. `: g1 U6 M9 ~' r
& o: Y1 d7 A: X! F3 r6 U9 v
指令程序 / g4 l, t/ u# Z
! I9 S% v- d, L( m; y6 L 法定程序 0 U( v% p" L0 U! t, c. t& v
5 s6 L1 e- q/ z* d% A! H0 U
技术程序 # m, F7 G# a+ c% i; N
" V0 a% v# `1 d( u
习惯程序
$ h5 e( z1 P& A; K* G. t8 F" }; Z- [. K% d+ m6 N8 d
二、秘书的职责1 V: J3 o$ X# y: p' D5 }! r8 v
大致也有以下11个方面： 4 x7 b1 z% Y2 g$ P
^" ?; C/ H; U1 J! T 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
' F( [2 l: T) |1 c2 b6 k7 x5 j3 p" V0 H3 y) v8 U0 R& w
接待事务（来访接待、安排服务等）
4 w; b1 Q% a/ e& a. I, `
! ]8 A ?% m ~6 T- f9 m+ v7 Q 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
5 ]( s: @$ t' a' |4 ]) ]8 O: x$ E& g, m" G+ d0 Y) s
行政事务 2 ?# g( g% i1 \0 D9 g) u+ C
4 q f/ g( Q1 T. ?7 q8 u 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 6 y3 F) R4 g& z; E7 P* T
- H8 e0 L: z/ l1 x: R- \' p
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） 2 y8 { E( {4 f+ v8 N
; e& Q: ~. Y# s% `9 t- c+ Z/ I 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
8 S3 J- Z1 o/ B
% H4 L* @/ n) t8 f6 Y) m% t 写作事务（各种文体的写作） 5 i$ k. w9 e7 y
7 i8 _0 B& m$ Z% B 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) . z% J& Z' J. X9 S
$ j; G/ M [" I2 D1 Q
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
$ z2 Z4 a1 B3 o6 L& S
+ q. U$ }0 T- E, c# X 其他领导临时交办的任务 |
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