老秘谈常用公文“通知”的写作方法

浙江老秘 · 发表于 2011-12-22 08:56:15

（一）概念

通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项、任免人员。

（二）特点

1、使用范围的广泛性。通知是一种非常灵活的文种，在使用主体上，上至国务院、下至最基层的单位，都可使用。在通知内容上，大至国家重大事项，小至单位内部一般事项，都可用通知。

2、文种功能的指导性。通知作为下行文时，在文种功能上具有较强的指导性。特别是部署和布置工作，批准和转发文件等，都需明确处理问题的目的或指导思想、原则、方法和要求等，阐述说明需要做什么、如何做、怎样做等。通知一般都较为侧重具体部署，因而其指导性十分明显。

3、行文方向的不确定性。通知一般作下行文，多为上级机关向下行文，但在平行单位之间、不相隶属单位之间也可使用通知，即其也可作平行文。作为平行文时，只能表述告知性或周知性的内容。重要的通知，一般在下发的同时，还要抄送上级机关。

（三）类型

通知大体上可划分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知四大类：

1、批转通知。批转下级机关公文，常见的有如下几种情况：

（1）批转重要的行政措施。领导机关认为下级机关或所属部门在其主管或归口管理的业务活动中所确定的重要行政措施，需要有关部门或下级机关贯彻执行的，可用批转通知下发。

（2）批转带有普遍性的重要事项的解决意见。一个或几个同级机关，就有关其自身业务范围内的重要事项的解决，提出处理意见，要求上级机关指示、批准，上级机关认为问题带有普遍性、处理意见比较准确、可行的，通过使用批转通知，告知所属的机关遵照执行。

（3）批转需引起各地重视和执行的重要问题。上级机关对下级机关或所属部门上报的请求上级支持和协调的问题，以及上级机关认为下级机关或所属部门上报的问题带有普遍指导性的，需引起各地重视或执行的，也常用批转通知。这种批准通知使用上较为普遍。

2、转发通知。用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级等的限制，只要符合规定，均使用转发通知。一般而言，需转发的公文，都应当是对本地区、本部门、本机关或者本系统有指导意义或借鉴意义的。尤其是对不相隶属机关繁荣公文，本级机关特别要具备虚心学习、见贤思齐等胸怀，确有作用的，就应予以转发。对上级机关的公文，特别要认真研究，要本着求精勿滥的精神，区别处理，使所转发的公文确实发挥作用。

3、传达通知。用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。主要有：

（1）印发通知。本级机关制定的规章制度，需要下级机关或所属部门执行时以通知的形式印发或颁布。

（2）单项事项通知。要求下级机关或所属部门周知或办理的事项，如启用印章，调整、撤消机构，依据形势不同对下级或所属部门提出不同要求的通知等。

（3）会议通知。以通知召开会议的有关事项为主要内容。一般性的会议，包括时间、地点、内容、出席对象即可。大型、重要会议则要详细通知。

4、任免通知。任命和免去干部职务，在地方行政机关用通知。如既有任命又有免去干部职务的，通知标题中要有“任免”字样；只有任命事项没有免去事项的，只标“任命通知”。只有免去没有任命的，只标“免职通知”。

（四）写作

通知一般包括标题、主送机关、正文、落款等四个组成部分。

1、标题。由发文机关、事由、文种组成，有时只用事由、文种构成。

2、主送机关。指公文的主要受礼机关，应用全称或规范化简称。

3、正文。一般包括三方面内容：第一、引据。叙述通知的起因由来、背景依据等。第二、主体。也称事项，要清楚的表述有关内容、要求等。第三、结语。一般依据事项内容、要求等的不同而异，如“按照执行”、“参照执行”、 “研究试行”等等。

4、落款。包括发文机关和成文日期。

5、写作要求：

（1）明确行文目的。首先要明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么、属于哪一类等，以确定如何写作。其次要确定写作的范围和对象，针对问题，解决问题，依据实际工作需要确定写作范围和对象。

（2）抓住主要内容。不同类型的通知，写法不同。但是，突出重点，抓住主要内容，是写好通知的关键，切忌喧宾夺主，冲淡主要内容。

（3）文字表述准确。首先，受文单位名称要规范；其次，应说明的情况、应执行的事项、有关的时间、地点、条件等，都要作到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。

（五）注意事项

1、不能超越职权，给不相隶属机关发文。不相隶属机关之间商洽或协调工作，一般用函的形式。这方面，滥用如错用最常见的，是一些行政机关需召开业务上没有关系的单位（特别是一些科研机构、事业单位等）开会时，往往以会议通知的形式发出，这实际上是一种越权行为。正确的做法应是发出邀请函，在函中讲明会议的内容，邀请其参加。

2、不能混淆公文与事务文书。公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书，事务文书则是就某一事务的晓喻性文书，两者不能混淆。如将有的经常将向公众告晓的“启示”误为“通知”。

3、不能向上级发通知。通知属下行文，主送单位是下级机关或所属部门。平行或不相隶属机关需了解的，可用“抄送”的形式，对上级机关只能抄送，不能主送下通知。

4、不能与通告混淆。通知和通告时有混淆，因此应认真辨析其差别。从受文的对象上看，通知的对象一般是行政机关，通告的对象是社会公众。从行文要求上看，通知处需周知的外，有些还需办理或执行，通告则主要是要求遵守或周知。从公文的意义上看，通知的事项只局限于受文机关知照或执行，通告的事项则具有普遍意义。

老秘书 · 发表于 2012-1-7 11:06:16

通知格式：（指示性通知）
北京积水潭医院关于××××××的通知
各科室：
××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××。
北京积水潭医院二○○五年三月十日

例文(指示性通知)
国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知
国发(1996)×号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:
改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。
中华人民共和国国务院
一九九六年十二月十六日

通知格式：（会议性通知）
关于×××××××××××××××会议的通知

各职能处室：
定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：
会议议题××××××××××××××××××××××××××××。
参加人员××××××××××××××××××××××××××××。
会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。）
会议地点××××××××××××××××××××××××××××。
有关事宜（一）××××××××××××××××××××××××××××。
（二）××××××××××××××××××××××××××××。
（三）×××××××××××。
联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。
北京积水潭医院
××××年×月×日

例文(会议通知)
关于召开全区宣传部长会议的通知

各市委宣传部，柳铁党委宣传部：
定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：
一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我老秘网区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。
二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。
三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。
四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。
五、有关事项
（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。
（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。
（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。
联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。
中共广西壮族自治区委员会宣传部
二○○三年九月四日

《通知》写作要点
通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题：制发机关＋事由＋通知。
二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。
三、结尾：三种写法：㈠意尽言止，不单写结束语。
㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。

刘华广律师 · 发表于 2012-1-8 15:10:59

提示: 作者被禁止或删除内容自动屏蔽

老秘在线 · 发表于 2012-1-11 14:37:31

通知

一、概说
　　通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。
二、写法

　　通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样。

　　（一）发布性通知

　　法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。

　　（二）指示性通知。

　　上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。

　　（三）传达性通知。

　　这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。

　　（四）转发和批转性通知。

　　上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发型通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。

　　上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转型通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。

　　（五）会议通知。

　　会议通知要求以极其简短的文字，写明会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等）。

（六）任免通知。

即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。

　

　

国务院中央军委关于成立中央绿化委员会的通知

国务院中央军委

关于成立中央绿化委员会的通知为了贯彻全国人大五届四次会议《关于开展全民义务植树运动的决议》，动员全国各方面的力量加快绿化祖国的进程，决定成立中央绿化委员会（名单附后）。办公室设在林业部，下设城市组（在国家城建总局），农村组（在林业部），部队组（在总后勤部）。

中央绿化委员会名单（略）

　

　

例文：

　

　

　

××市人民政府关于×××等职务任免的通知

市政发〔2005〕18号

　

市人民政府决定：

      ×××，×××任××市人民政府市长助理；

免去×××××市人民政府市长助理职务；

      ×××任××市人民政府办公厅主任；

免去×××××市人民政府办公厅主任职务；

免去×××××市房产管理局副局长、××市住房制度改革委员会办公室副主任（正局级）职务；

免去×××××市土地管理局副局长职务

　

                                                   2005年3月2日（盖章）

贵州老秘 · 发表于 2012-2-10 09:01:58

评析一篇基层单位的指示性通知

不同的文种有不同的写作要求，这是因为不同的文种有不同的作用。同一公文文种虽然有共性的写作要求，但各篇公文会表现出不同的形态，这是因为它们所针对的具体情况不同，所要解决的具体问题不同。因此，写作公文首先要考虑的是它应产生的作用，在行文对象已定的情况下，选用什么文种、采用什么写法，都应据此确定，而不应抛开这个根本去选择文种，去考虑某文种的写作要求。这篇例文的优点就在于它处处体现力求解决实际问题的基本原则，因而也就符合该文体的具体写作要求。

例文特别突出的一个优点是：文种选用正确。

选择文种是公文写作的一个重要环节，如果文种选用不当将大大减弱公文的效力，进而给相关工作带来不良影响。例文的制文单位——××××××学校（以下简称“×校”）创建了校内办公信息网，要在网上传递文字信息，这是一项全新的工作，必须认真布置。学校为此下发公文，这个文种应该是指挥性的。而指挥性文种不只一个，究竟应该用哪一文种呢?芽有一个指挥性文种是指示性通知，又称指挥性通知，是上级机关向下级机关布置工作，做出指示，而又不适宜用其他指挥性文种时使用的。我们分别用“上级机关”和“下级机关”来称呼指示性通知的发文单位和受文单位，这是就国家行政机关而言。基层企事业单位内部并不存在上级机关和下级机关，但是，这些单位内有自己机构，机构中有上下级之分，上级组织也需要传达要求其下级组织办理或执行的事项，所以，基层企事业单位有时也需要使用指示性通知。×校就是一个基层单位，它要向校内的各科室、各教研室布置工作，作出指示，而又不适宜用“命令”、“决定”等其他指挥性文种，那么选用指示性通知就是最合适、最有效的了。

从内容上看，例文开头部分的主要特点是：说明缘由简明扼要。

除批转、转发性通知和任免通知外，一般通知的开头部分都要写通知缘由，即交代发布通知的原因、目的、依据和意义。指示性通知的缘由是较为复杂的。它一般不用“为了”、“根据”这样的惯用语开端，而是先说明发布通知所针对的情况，再由此引出发布通知的目的，最后写惯用的过渡语。这就是说，要比其他通知多写一段说明当前情况的文字。这段文字虽然是必不可少的，但也必须简明扼要，因为后面的通知事项才是文章的主体，当前情况写得太多，就会喧宾夺主。例文中这一部分的文字只有两句，前一句说明了办公信息网正式启用的具体时间，后一句说明了该网启用后学校文字信息传递工作的变化。这两点正是所说明情况的关键，因为这两点最能体现下文所提一系列要求的必要性。接着，例文用一句话概括说明了发文目的，写出了通知缘由的另一方面内容，再用过渡句收束本段。尽管例文针对的是一项全新的技术性很强的工作，但通知缘由还是写得简明扼要、干净利落，可见作者能分清主次，牢牢把握住了力求实效的原则。

例文主体部分的突出特点是：指挥性表现充分。

指示性通知的主体部分要写通知事项，主要是布置工作任务，阐述工作意见、措施、办法以及应注意的问题，一般是分段或分条列项写。例文主体部分的内容和结构正是如此。值得注意的是，这一部分表现出十分有利于此文指挥作用发挥的一系列特点。

一、主旨明确。例文的主体部分共写了八个事项，这八个事项都与全文的主旨即标题中的事由——“做好网上传递文字信息工作”密切相关，没有一个事项游离于这个中心。因此，文章的主旨并未因事项较多而变得模糊。

二、具体可行。例文中的八个事项都是具体、明确的说明和要求，没有任何抽象的说明、空泛的议论和缺乏可操作性的要求，因而便于受文单位贯彻执行。

三、条理清楚。例文中的八个事项并不是随意排列的。第一个事项说明邮箱的使用方法，这是因为大家都会使用邮箱是做好网上文字信息工作的基础条件。在此基础上，第二个事项从保密角度对如何发送信息作出指示；发送要求明确了，接下来就是落实责任人的问题，因为学校无法保证每个教职员每天都能定时打开邮箱查看并不只是发给自己的邮件，同时也不能任由教职员们随意发送邮件，于是第三个事项即对各部门、各教研室提出了指定兼职信息员的要求；信息员应该做那些具体工作呢?芽第四、五、六这三个事项，分别从计算机维护、打开邮箱时间、信息处理三个方面规定了信息员的职责；信息员开展工作，既应接受所在部门的领导，也应接受学校信息管理部门的领导，所以第七个事项提出了上报信息员名单的要求；上述事项落实后，网上传递文字信息的工作便可以有序地进行了，但人们在工作中可能还会遇到某些问题，而一旦遇到问题应该知道找谁解决，所以第八个事项明确规定了负责解决这些问题的部门。可见这八个事项是针对网上传递信息工作开展过程中将要或可能出现的问题而逐一提出的，先后有序，不可随意颠倒。

四、措施周密。通过前面对八个事项排列顺序的分析，我们已经可以看出例文所提措施之周密。如果我们深入到各事项内部做更细致的分析，就会进一步认识到这一点。例如：第一个事项的主要内容是说明邮箱的使用方法，随后，例文又提醒用户保护帐户密码，并以丢失密码后果自负相警告。有了这样的提醒和警告，并不能绝对保证用户不丢失帐户密码，那么一旦丢失了怎么办?芽另一种情况是，用户有保护密码的意识，未丢失也要新建一个自己认为更可*的密码，这又怎么办?芽此段的最后一句说明解决这两个问题的具体方式，可见其周密性。

上述特点决定了这个通知是一个实用性很强的文件，必能对×校的网上传递文字信息工作切实起到指挥作用。

附：

××××××学校关于做好网上传递文字信息工作的通知

各部门、各教研室：

学校决定从２００４年３月１日起正式启用办公信息网。办公信息网开通以后，学校的文件、校讯、事务通知等文字信息将通过该网发送，不再制成纸质材料。为保证这一工作的顺利进行，现将有关事项通知如下：

一、学校服务器内为全校每位教职员设立了一个邮箱，并为教研室主任以上的干部开设了ＷＷＷ帐户，每个邮箱都有自己的用户名和密码（ＷＷＷ帐户的用户名和密码同邮箱是共用的）。用户名的命名规则是使用人的名字的汉语拼音全拼，如“杨光赤”的帐户名为“ｙａｎｇｇｕａｎｇｃｈｉ”，该帐户名是不可更改的。为了保证信息的安全，每个帐户都有对应的密码作为用户口令，用户要使用邮箱和ＷＷＷ帐户必须知道自己帐户的密码，帐户密码可自行更改。用户有责任保护自己帐户密码不被他人盗用，因帐户密码丢失造成的后果一律由本人负责。新建或丢失帐户密码的用户可与计算机系××联系（电话３１１０２－８０６）。

二、学校办公信息网与国际互联网连接。为做好保密工作，学校要求所有下发的文件必须直接发送到教研室主任以上干部邮箱中去，其它文字信息可网上发布。

三、网上传送有关文件等文字信息是一项要求标准高的全新工作。各部门要落实责任。学校要求各部门、各教研室都要指定一名兼职信息员具体负责此项工作，确保网上传送的文字信息及时准确，万无一失。

四、各部门、各教研室的信息员应保证本部门的计算机随时处于可用状态，严禁用办公用计算机进行与工作无关的操作，防止计算机病毒的感染与扩散。对因非工作原因造成系统或硬件损坏影响正常工作的，学校将追查当事人的责任。

五、各部门、各教研室信息员每天至少打开邮箱两次（上午９点、下午３点）。各部门发布开会通知，必须有一定提前量，避免误事。

六、各部门、各教研室信息员必须保证发布和接收信息的及时和严谨，并通知有关人员及时阅文、按时参加会议以及切实掌握有关文件、通知要求等。同时要及时清理无效信息，保证网络信息的真实和有效。

七、要求各部门将信息员名单于３月１０日前报学校办公室。

八、在实行网上传送文字信息工作中遇到的具体问题，请及时与学校办公室和计算机信息工程系联系。

西安小秘 · 发表于 2012-2-22 14:55:12

关于加强中小学（幼儿园）校车管理工作通知

各中心校、市直学校、幼儿园：
为切实加强全市校车的安全管理，严防校车安全事故发生，确保我老秘网市中小学师生生命财产安全，根据省公安厅、教育厅《关于贯彻落实<校车标识>国家标准的通知》精神，结合我老秘网市实际情况，现就做好我老秘网市中小学（幼儿园）校车管理工作，提出如下要求，请认真贯彻落实。
一、加强领导，明确任务
各中小学、市直学校、幼儿园要结合本地工作实际，明确工作重点，制定出有针对性和操作性的整治工作方案。根据道路交通安全等法律法规，制定和完善校车安全管理制度。各级各类学校要进一步明确在校车安全管理中应履行掌握校车状况、了解驾驶人员情况、熟悉行走路线、落实看护人员及每次学生上下车交接制度的义务，并承担不履行义务的责任；驾驶人员要进一步明确有关校车车窗透明度、校车标识标牌设置、核载人数、车辆及司乘人员保险和整治超速、超员、疲劳驾驶等方面的要求。各级教育主管部门要切实做到制度、措施、责任、督查、考核全面落实到位。
二、落实责任，深入排查
按属地管理原则，各中小学、市直学校、幼儿园主要负责人为所管辖学校校车排查整治工作和日常管理工作的第一责任人，分管领导为具体负责人。各中小学、市直学校、幼儿园要主动取得当地交管部门的支持与配合，联合对管辖的中小学、市直学校、幼儿园接送学生的车辆经常性地开展拉网式排查，做到对接送学生车辆底数清、情况明，不漏一校，不漏一车，不漏一人，并及时将排查情况上报当地公安、交通管理部门。
三、加强教育，广泛宣传
一是各中小学、市直学校、幼儿园按照《中小学公共安全教育指导纲要》要求，将交通安全教育纳入教学课程，采取张贴宣传画和挂图、举办交通安全知识讲座等多种形式，开展以“关爱生命、平安出行”为主题的交通安全专题教育，帮助学生掌握安全乘车常识，养成良好的交通习惯。
二是利用广播、校讯通等多种途径以及致家长公开信等形式，向中、小学生及其家长宣传乘坐超员、超速及非法营运车的严重危害。
三是定期对校车驾驶人员开展安全教育。利用集中授课、分散自学等方式，组织管辖校车驾驶人员学习交通安全法律法规，强化交通安全意识，杜绝交通违法行为。
四、建立台帐，严把年审关
各中小学、市直学校、幼儿园一是要建立健全无校车标识车辆的台帐；二是要建立健全有校车标识车辆的台帐，内容包括校车生产日期、核载人数、运行里数、驾驶人员资质、行驶路线等基本情况。管理台帐包括电子档和纸质档两种，并送交当地教育和交管部门备案。三是要督促学校校车及时年审，保证校车安全检测率达100%。达不到安全标准的校车要报告交管部门立即停运，直到整改合格为止；达到报废标准的车辆，要立即报废。
五、加强源头管理，加大督查暗访
一是所有校车都要按照省公安厅、省教育厅要求，统一喷涂专用校车标识或设置非专用校车标牌，非专用校车车身也要逐步统一喷涂为规定的颜色。
二是定期对校车安全性能进行检测，发现隐患立即整治。
三是校车在运载学生时，要落实专人随车陪护，负责车内学生安全管理、秩序维护及上下车安全保护等。
四是校车出发前，各校（园）监管人员要到位督查，严禁超员车辆上路，从源头上把好安全关。
五是各中心校要不定期对辖区内校车安全管理落实情况进行暗访、督查，及时对校车违规运行的学校和个人进行批评教育，责令限期整改、写出安全承诺书等。
六是加强与公安部门的协同配合，积极开展校车安全路查路检工作，有效整治校车超员、超速和驾驶人疲劳驾驶等违规现象。
六、积极开展文明交通示范学校创建工作
按照《济源市教育局济源市公安局“文明交通示范学校”关于在全市中小学开展评选“文明交通示范校”和“文明交通先进个人”活动的通知》，积极开展文明交通示范学校创建活动，把校车安全制度建设、教育培训、源头管理、隐患整治及安全行车等工作落实情况作为评定交通安全示范校的重要依据，各中小学、市直学校、幼儿园共同努力，全力推进校车安全管理工作深入开展。

二○一一年十一月二十五日

隆回秘书 · 发表于 2012-6-19 08:33:30

1.通知的含义及特点
　　通知:是用于批转下级机关,转发上级机关和不相隶属机关,发布规章,传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项,任免和聘用干部等使用的一种公文。通知通常是下行文或平行文。通知具有以下特点:
　　①执行性。通知的事项一般是要求下级机关予以办理或执行。有时也用于不相隶属的同级机关。
　　②时效性。通知的事项一般都有一定的时间限制,不容拖延。有的只在一段时间内有效,如:会议通知。
　　④ 广泛性和灵活性。通知的应用不受等级限制,一切机关、单位、团体都可用通知来告知、传达某种意向或事项。在所有公文中,通知的应用范围最广,使用频率最高。
2.通知的种类
　　从性质和内容上划分,通知大体可以分为布置工作的通知、发布性通知、转发、批转性通知、会议通知、任免通知、知照性通知、事项性通知。发布性通知:国家机关发布(或废止)有关规定、办法、实施细则等规章和发布有关重要文件时使用。此类通知一般简短、精炼。转发性通知:一般在上级机关、同级机关或不相隶属机关发来的公文,需要下属单位知晓或执行时使用。批转性通知:是批准下级机关的公文,再转发给下级机关或有关单位贯彻执行时使用的公文。知照性通知:向有关单位告知某件事情、交待有关事项、不需要办理或执行时使用的通知。会议通知:以召开某次会议的有关事项为内容的通知。一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到事宜及有关要求等。任免通知:是上级机关任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下达,而不宜用任免命令时使用的一种公文文种。指示性通知:是上级机关对下级机关布置任务、指示和安排时使用的一种通知。由通知原由、通知内容和执行要求三部份组成。是一种下行文,有较强约束力。一般性通知:除上述各类通知外使用的关于一般事项通知,叫一般性通知。一般由基层单位发布,内容具体、单一。
3.通知的写作要求
　　①通知是下行文,具有较强的执行性。通知事项应写得清楚明白,易于执行,使受文单位能正确理解并准确执行。
　　②通知的语言要求准确。当通知对象为平级时,应注意缓和语气,用告知性语言。
　　③注意转发性通知和批转性通知的区别。转发性通知一般是在转达上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文时使用;批转性通知是批准下级机关公文、再转发给下级机关和有关单位贯彻执行时使用。未经"同意"或"批准"的公文不能批转,可用"批复"等形式处理。转发、批转性通知的标题要注意简洁,避免"通知的通知的通知"标题出现。
　　④会议通知应注意其时效性。根据其受文范围,可通过报纸、电台、电视等形式发布,函送时一般应注明"会议通知,即到即达"、"紧急"等字样。

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老秘谈常用公文“通知”的写作方法

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