秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就“办事”的学问作一番探讨。 6 T1 {2 D* ^. j0 V5 r2 K4 a
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一、如何办好领导交办事项
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2 O: J& m& d/ v( t1 x, o (一)接受工作任务要弄清“三要素”' E! J$ _. v+ e4 M2 A; f# W. l
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领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容——办什么事;二是时限——什么时间完成;三是要求——工作质量,注意事项等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,为把事情办好创造前提条件。4 Z( \' E1 r4 P* g8 c7 M
+ b1 M7 L, D" H: b" [1 I (二)优化办事成果“三比较”
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办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。4 b9 o) I1 Y# Q
8 L/ f; s$ e V! J6 B (三)把握好办事“三形式”
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办事可能出现三种形式:
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1.单一办事——在同一时间内完成一项工作任务;! D2 f2 s/ t9 o
6 r \+ } p8 ] p 2.交叉办事——同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;
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3.穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
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( H2 [* w" K. s (四)检验办事效率“三标准”
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- a+ m! b" U9 l; l2 d 秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:
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l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;
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+ \( t0 t) n7 r0 a% g 2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;+ j5 ]+ ` f. M
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3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
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(五)向领导复命“三注意”
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二、如何办好请办事项4 H9 A- C# q! B$ r& C2 L! v1 Y3 f
7 A( ~- e& k2 b( x, C( X 做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。2 i( b+ f5 Q; x' ~- R5 Z
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1. 精心准备,提出合理建议。& U8 g% R3 X. }2 ]* W7 D7 |* _
0 ~+ K& u/ L' s) O" m1 s! a7 s 2. 讲究方法,选择适当形式。 + i- L. ~. J% \3 V+ M1 {
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3. 注重程序,坚持逐级请办。
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4. 提高艺术,优化请办效果。
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5. 以缓应急,避免紧张出错。 |