秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。
, i2 p; u+ V: b1 D+ c3 U2 S, o$ d$ [9 Q( C7 F/ m/ s
* W* K4 ~. C7 ?7 ^9 [9 a 一、如何办好领导交办事项& k8 c" a( ^# O" B4 U
) K9 L+ R& w( R+ r# G
) p/ G0 x5 ^% A2 g; u P b
4 l5 Y3 ]& w* d3 ~$ q (一)接受工作任务要弄清"三要素" y& \8 Q! z' [; C
4 T. r# |* N2 |
# i* K5 `" N7 L+ V/ I9 b& W1 f7 G
# B8 t) q# d/ j) A5 T# Y3 ]9 p 领导交办工作任务,大体都有"三要素":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把"三要素"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
- I2 t, \4 A" H9 d* F$ B# g
; b2 U- v6 I# E+ F0 `' @! f' p' k: o2 A
1 } Q/ N" S! N; J' u E$ O/ R: s
(二)优化办事成果"三比较"。
) h8 O4 t7 X' w8 c5 A0 V* T c' A) ?! c) D, w6 G+ Z# r
/ M* p/ T# g1 ]' c8 b7 f: R) C& j4 J) \) W
办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。
/ k4 P. m6 N$ B) B' v" r+ R2 D! {5 q" _% {+ h9 f1 w5 J4 |4 |
, K+ Q! ^8 x3 W t7 H w [8 u
( u- f9 ^; L% z& Y" ?5 @1 U' } (三)把握好办事"三形式"
9 e6 f s, G9 ^. r, n, I- K
/ v. q# ~" U5 b4 ?% c" w7 l; r; G" O8 l: A) ?3 D
6 x$ @( z( e) r1 k- o 办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。+ R; T T- |# O
" r9 y' C2 l A* q% e7 a) ~
g& w3 a, H. I) v1 S
6 K! j" ~% ` K% d9 t; _/ B
(四)检验办事效率"三标准"" j4 c4 [! Y0 C) x5 H9 f
( r0 d- H9 @) J9 I$ N$ z' m. \3 V! y: m4 l2 {
0 U# |2 q5 B3 }. S, g( \ 秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。+ j- a0 K. h+ V" c
0 x# q, a) U+ v( ? I
0 s i9 J. |7 m$ {: ~% S/ j) g/ s" Y) U: _
(五)向领导复命"三注意") z- {, }# j, ?4 P3 ~
/ ?: B5 ]8 m6 O, M! b- @, A
9 r2 B% F4 b% e; x. l) R$ T2 l0 c1 ^
工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。
4 Z6 I4 m+ X4 I8 F! H1 a" n, |$ R% ^7 c' H( Q( W: @, w- r6 A
7 V" ?8 ^: t6 L: B# r% v7 S3 N$ S! _6 M# w9 w# M% g
二、如何办好请办事项4 h( k/ z9 @7 Z O8 l; b
1 y1 i, O5 L( I. Q% s7 e" v
4 k8 q2 r1 ~) X2 Z% Z% o! G
6 F3 E; g% |* i, P1 V& Z 做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
; M, S. h' j( u8 _! Q0 t
' m3 {1 i8 L/ I1 o8 s# ]' i& |+ x2 \
7 x6 x0 H; H9 \% z H8 {2 H (一)精心准备,提出合理建议: Z8 x7 ?, R5 A3 x' q. ~2 W) w7 L
5 a5 L2 r7 n$ V3 N
; O0 V; R+ n- K' l" O8 [/ U9 ?, c( s$ ^4 h. E. b
(二)讲究方法,选择适当形式
" s% H* U. H3 _, f7 D' y- L8 g7 x1 o% y( G7 R
* c3 R3 o2 G7 p/ J9 P7 e) S4 ?( a; y+ B. w* N
(三)注重程序,坚持逐级请办4 }# n- f* V2 ~. K j
6 @7 J1 m! Q. Y2 R3 F# j6 A1 n4 D( h/ Q( E! w
; {' m, [+ a E$ h& j$ `
(四)提高艺术,优化请办效果
( R! V: x' \. C- Z- E
: X5 i- ~9 ?0 }; j" a$ P I5 ?4 h* a" a
9 G, L6 _7 \! h; A2 h/ ]
(五)以缓应急,避免紧张出错 |