1、邀请书概念 $ i6 ]0 ?' {" j( O
邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。
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2、邀请书的结构
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+ r* U/ B5 Z7 @) ~5 L 邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。 6 p9 Z* G: _5 i$ V0 D
1 g8 } y0 b2 D" F) p8 L5 k7 [6 _ (1)标题 5 A Y h# W: Q, \( F. C' F b
1 y2 @' I" M, V/ H' N1 U" h# Y 第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。
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(2)称谓
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: A+ f p9 h. T& z3 X0 S3 N 换行定格写被邀请者姓名或单位名称。
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; ^2 I9 _4 H! Y (3)正文
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这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 6 S' }! i: D: {: S0 t& o" _
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正文应特别注明的内容:2 h4 \; `4 J" m$ i# v4 }" X3 N N
|% ]& i3 C& S4 O- d 附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
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宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。, E) O5 R, P, s/ W2 u* f! a G; ]
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特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。
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(4)结尾 # z# E( j, d7 ]! z) m3 H
5 b6 d1 L( X! J# b 结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
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(5)落款 4 ?+ }9 m. A( U; |: z c1 d
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在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
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3、发信时间
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6 s9 g8 P% E+ @; z6 U% W+ G* u& Y 通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。! ^! w1 ^9 V: F6 F5 G( ^% R
/ s H) n$ B; ^; S 4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)
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邀请书
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××大学校长:* W) _. |+ _2 A7 B2 ^3 W/ m7 Y; f
/ F( e3 M5 i0 P4 q2 ] 今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。& t! N6 _0 f& G% f4 C
/ l. o0 Z# k5 p. S8 C7 D; o 敬请光临% e; }/ y/ c, H5 f i
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××学校40周年校庆筹备组
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8 u( Q$ j- \: v* k: \4 v. p/ C ×年×月×日+ O' ~. Z% {0 C4 Z, d, m4 m
% S2 Z1 [# N9 N 5、对邀请的回复" c1 R* c A/ t# R0 v8 j( v
+ K4 X5 K! l# g7 r 对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。" n* A! R4 U" m
/ z# T* ? u) X, u4 P* s* h8 l 基本内容包括:
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: }( S: ^: w# U (1)感谢对方的邀请。/ W7 K& g! Z2 {, m/ w7 {$ N" Z% b$ p
! O0 g- F( }7 v8 V (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。% X; O" h" w: w# j/ z: c
; ^9 ~. E0 A7 ?: B- T% i* {& R (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。" y2 O- f5 Y. n, r
/ Y. R) w! E; h w: x 如:
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* g1 }2 e# r- P) F& U' N5 C4 D 答复函
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××先生夫妇:
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* L3 q6 _5 c5 ]3 J0 K1 {1 L 非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。" t& n7 I. W, ~* A2 j' z9 a
) d9 L- X$ N* U$ O7 O% q 此致
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敬礼. K ?7 H# i, U1 o% O# I
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×年×月×日 y0 Y9 }0 L& I) ^$ c7 @! M3 q
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