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邀请书的概念与结构

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世纪秘书 发表于 2012-8-3 07:02:50 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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1、邀请书概念
8 L6 M8 g. F( L% U* B  邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。# f; N+ D7 c3 V
: {) Q# b! c; I5 e" K8 v. s8 c
  2、邀请书的结构8 p! C* z% m) O8 {
  J* @7 @7 K, q/ L- q: G8 i& y
  邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。 0 Z6 v: k4 v. x2 P3 B

% ~4 j9 G/ _+ Y  (1)标题 ( H1 w# j4 g3 ~# ^! b2 [1 z

: }* e* j( t+ i9 r: g; O  第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。
0 M  e  _2 G+ R$ J( r
1 O( V$ T0 X  B, r  (2)称谓
8 r1 L! c/ E# a) \+ A+ s2 }
! z9 p4 f2 i& p* @  换行定格写被邀请者姓名或单位名称。 4 j2 `' D/ l& {/ a! M

1 v+ F* B7 F. |" o1 ~  (3)正文
# W8 r/ ?* w( C: Z* t! [, R
8 H, G* ?0 a: Q9 s* T: ~% w1 r  这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 " Z; i& }% L( t, U- H' {: n* R6 n
! n2 K9 h  t5 q8 @" _$ h
  正文应特别注明的内容:4 Y: [: Z" U% J2 W& L. \" v2 y1 V
1 u  ]: ?, ^* i% I
  附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
) I; T3 O! Q0 v+ T, C# c! @3 D* K3 n
% ^5 d1 P: s- ^8 c  宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。9 B% R/ q) ^% _; Z- |
9 e+ h$ }7 I+ |- a4 _
  特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。
% y' \/ z4 y# V1 n& E; _+ B" L5 E/ G) x6 n% b
  (4)结尾
3 S1 N6 R0 C+ g$ z' p+ m  R' P5 |2 ]- F
  结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
0 i0 @' d9 ^" I% Y
) v; k/ w; t; C9 j% E! q* h  (5)落款 8 N( q5 t2 z9 m0 g

+ ^' O* ]# u0 D. l0 c# H  在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。  D8 l" {6 _5 m; d- M+ ~

8 Y( r9 q7 _/ J9 R7 C0 I0 ]4 C  3、发信时间 0 S) f! m" B% U: f

: E3 z2 @  b# Z0 a3 J: M- M) w9 A  通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。
  W( j2 w4 h6 S  S: f9 Y3 T) ^3 \$ n
  4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)" E1 ~) d8 v* Q$ k- {1 W4 R
3 }+ o, l" a6 m" i/ e1 d
  邀请书
! R& {7 |! N0 d& ~2 A6 \+ m
" t1 {* F4 m8 c1 y' Q* W  ××大学校长:* ]+ c: M5 B/ V8 o4 G) g1 z7 Q& |# E

4 \# S+ P' T+ C      今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。
" Z7 F) [9 i% o8 y8 v* f# f3 B/ Z5 ]& Z+ R% l
  敬请光临3 x3 `9 P) F( r3 F% i

) Y* P6 v( i) S& a# y0 S7 }3 z9 L                                                   ××学校40周年校庆筹备组
2 @$ ^5 a2 i8 ^: C' g2 ^- @% d) N  \" `5 W8 e- M, m+ w; S4 q
                                                                ×年×月×日* e2 ]. j' B3 W; h1 u, W& [
5 b- F9 ^) P  ^7 T
  5、对邀请的回复6 Z, t. [7 t7 V$ ?8 p, F# M
+ [) g; d6 e5 @
  对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。* g4 T# k$ K! t4 X+ _
6 s3 C. \5 E" G) b# G7 ?+ _( U" b$ a
  基本内容包括:
! m) f+ G& k9 O' r  ]' q
8 q# [7 z" O1 U( l  (1)感谢对方的邀请。5 ]$ O1 u+ Y' r. f( n

, N& D6 |' I7 B' C  (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。4 P; [* u" ^( L0 y9 n, i5 E
% G& l- Z2 l: y9 E% [0 n$ O
  (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。! d4 |5 C# ]; G1 U4 h2 b  [

& E6 |. ]; f" I! L" H  如:
2 }6 h4 `' r4 T3 Q1 i! c) |
' ^8 H7 M% C: ?' v% @9 R( r  答复函
1 g8 ~! V& r% D1 r, W7 v6 q/ e# y, D
6 A0 M9 f% k& X) z9 f  ××先生夫妇:, p5 R2 R; B% B0 q. w5 w& }
" Q- X) a* ~8 H
      非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
- l, C( F3 [5 a
/ L( @  |1 v: y* |  p9 o  此致
- L) o9 t- P) P) {" ~+ ]2 r+ W
                                 敬礼. @0 X/ c$ ]* d" Q+ l, ?9 o

: ^$ ~- t& x; P3 f# x6 d$ W                                                         ×××* `: L2 W! U% b
" L8 N' W0 J0 Y4 k- p% g3 ?
                                                      ×年×月×日3 A" |& a' V/ r* K6 Y# x5 l/ s2 K

' Z! V; k- R, C* X, D) C
 
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