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邀请书的概念与结构

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世纪秘书 发表于 2012-8-3 07:02:50 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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1、邀请书概念
9 s) O5 V- ~# r+ h$ w- X  邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。1 J3 d7 p, J. H

1 g' g8 M8 @" i0 N: N- ^8 {7 B- M  2、邀请书的结构. h' k2 p; T: T  a/ n( M

( c: W* {) U$ O6 p" o  邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。
' \2 y. X2 j9 ~5 O3 i" {
/ x! q* M4 t: a4 U9 ]9 o  (1)标题 ; I- }# O0 a9 R( o5 x

5 ^! Z5 E2 x' a+ T  第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。
" [5 u1 i. a& f" S& r' [0 ~0 d! ]4 m/ \/ I- s$ ]; c8 a0 V
  (2)称谓 + ^6 W% H* |% g0 m

% [/ \: N+ Z% c) B3 x5 H: C# ]  换行定格写被邀请者姓名或单位名称。 " W4 K8 j; p2 G4 J$ o9 j- I

% q0 y8 W$ O* ~! [) Y* F  (3)正文 * i1 X6 @4 E% _+ u

& c. J% ]" M* E% O2 d& L) M( p  这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。
; C) n% J! h4 K; ~- C. d; |! _3 q0 W  D* f* L* T; e
  正文应特别注明的内容:
- a' r- S& M2 k" D* U$ `
5 B! q& z: u% y7 A) @  附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。! w' z$ {0 E1 w- a

3 X9 ~, \( i4 F! K& `4 I' n' B  宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。7 U1 V  w* j8 F2 A6 ]2 \! [

! [/ o5 Y( ~+ N7 U0 R  特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。
- u( u- D0 |  [, }9 ^* f) p9 x" C: S7 [, D$ y2 g
  (4)结尾
5 `, u# Q# ~4 Q( ]7 S1 k( |
* [, G! @4 n) \1 u% n9 D  结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
0 `# E- ?" ]9 S! S6 {0 N: A/ ~/ R7 ?# |' R8 \6 K
  (5)落款 ) S4 A/ J2 X4 |% V2 a" X+ R, ^
  C7 r+ a$ j, A6 ?1 G) M* {0 _
  在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
" O8 c8 S) `/ Y' E: ]# K7 B* q$ [# C# w0 f' b$ x
  3、发信时间
7 A: {. O7 m  H1 K% v8 I8 e/ L$ ^) g" V& q% \0 ~
  通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。
5 ]4 y! X- N$ Z( ^* X' O- B6 V" I3 F
  4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)$ \* [3 p1 D2 K* T: ?3 ^. ?  S0 D

$ C! }) c7 i2 ]  H8 R: h  邀请书6 l) t! E' a0 c# ~5 n
8 T  T- x) e" B, x9 g2 l* X+ O$ C  m
  ××大学校长:
2 p/ m  N, t2 f! p
  v0 |% X: _8 r- a/ Z1 S      今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。/ y1 S! u9 O' H/ v# h+ H

, B* y( T; m( f3 p  敬请光临
* b+ H5 E$ V4 ]5 [, b
+ p8 o: X! i3 F0 f, |9 i                                                   ××学校40周年校庆筹备组
( \7 l1 E2 U8 C4 H  h9 S  J* g# @' x$ @4 c
                                                                ×年×月×日
5 s; e, _9 Z; q* P" F' l
* z" b" R  k( ^  5、对邀请的回复
! U) U) A8 h* o2 T1 _5 P/ v# {# k, ~# S1 E. Q0 _" r
  对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
; T* n: g6 G7 ^- j: e5 F. C, f) l0 p9 S& [
  基本内容包括:
7 Z8 T8 b" K/ y5 T/ F
. F( Q! }& m4 _; I8 R  (1)感谢对方的邀请。
+ }3 a' [5 j8 W7 J5 v1 W& T2 j0 h7 W( n0 r0 F+ F: S0 [/ b
  (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。. i# z- W, q6 u/ b, b

8 R: n, O; \6 w4 M) @. c  (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。* @$ [: g7 G4 C, @9 S

6 k) l9 P8 O. E9 |& q  如:  [5 X" O3 ~/ x- N

8 M9 H& H4 p+ u  答复函
+ d( i. n8 C; K7 D! O' v& ?% r' x6 z) F. d
  ××先生夫妇:5 k& |7 N$ u+ x6 f! Z$ F

  T! I7 p9 k  u7 i- P3 C      非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。$ [' R; T+ M( m& W
# X* }$ S4 X; @$ O/ V
  此致
: V) D; ^4 A0 s: v6 ]% o0 ]# S, P. C8 i8 K& d) g
                                 敬礼
9 n1 c6 A: ?7 z7 V6 Y/ F" `4 H' J' V; D% f) F# C4 n
                                                         ×××* D( U+ r$ B) u7 S: m
! Y  O4 N$ X' a* V' S
                                                      ×年×月×日
2 z0 _6 u2 \4 M! q% W" h( N. x4 [# i7 s! _1 D9 U) H! ]% t
 
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