 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
2 F* B( w3 j( e 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
" M7 e% U3 i! _; p" p7 N一、分步安排，按序进行 , R0 j2 i5 H C2 u+ w8 m. Z
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
4 }3 d+ M; M4 q ^二、主次分明，突出重点
7 F' l+ X) U% g4 P; T2 Y# u. n$ V口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患
& @# A3 E) d- Y/ [% v- ^ Z6 T 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
5 Z* |- n. [2 R+ a. k) c/ s 口头汇报提纲（可根据需要增删）
7 K0 X- o& Z( o1 p& j) y1 `( C 一、情况分析
' B1 k" i9 d* _' n# N; p0 t. T6 [ ㈠听众
: \# X& }/ R1 {' z" Q8 d! Q9 B6 H ⒈人数？ ! k7 h8 S/ o! {6 `' f
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ 0 k8 `8 y$ w$ \
㈡目的与种类 : G/ D% ~0 N; W9 a$ N X
⒈通报情况？ 4 I3 Z6 l. v' Z* c2 @) n6 n
⒉形成决定？ 8 j2 w- Z8 Y: Y x' a# n
⒊审查重要细节？
# B: o C" J1 V7 N! u% t2 c; Q ⒋协调统一行动？
9 l' r& k: ], _/ g; S ㈢主题 - ^; Y6 }: A0 [) `4 ]1 @! t% ]
⒈具体题目是什么？
) z8 C$ J9 w! H9 Z! m( D Y ⒉涉及多大范围？
+ K+ Z" X: K" `; u% k$ R# L& S1 S ⒊拟用多长时间？
4 W* W) d5 J% }5 Y" n ㈣设备
8 U2 w. N) P: U9 k% K0 }" S ⒈汇报在何处举行？ ( }1 l+ n/ T! A. U' }
⒉需要作什么安排？
3 W) I h# I' D6 `6 A8 t: h% i+ [( [" w ⒊视听辅助器材有哪些？
; y+ z5 Z1 Y( i7 i2 b4 _4 v3 j9 J ⒋有何不足之处？
: I/ F! T; I: T9 n ⒌需要采取什么措施克服不足之处？ ) o- T9 F1 G7 c z3 z' M
二、写出初稿
, u% G" Q9 ]! T$ K4 i9 x ㈠搜集材料 4 @' p# l) i5 ^% [7 ^. S8 |
⒈认真研究。 7 O& u, {- S' B- z: |
⒉熟悉主题。
6 H6 o: L+ z. ? \8 u ⒊搜集权威性意见和事实。 ' a, \) k& P9 K" ^6 ^ V
㈡草拟初稿 | 
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