一个部门的办公室,工作职责远远不止是“担负着上情下达、下情上报、对外交往、综合协调、参与政务、搞好服务、管理事务等繁重的工作。”,而且要做好领导的参谋与助手,协调领导进行工作安排,进行有效的沟通与协调等,虽然每个人每天拥有一样多的时间,但是从经济学的角度看,每个人的“时间价值”都不相同,时间价值的另一个关联词是“效率”,所以,如何有效地管理时间,就成了办公室提高工作效率的关键。
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/ ]3 I9 _) E' @3 B. f) O. Z' S近日,本人有幸拜读了《水煮三国》一书,内容主要讲的是三国的故事,说的是管理的学问,作者成君忆用“大话三国”的文笔娓娓道来,看似荒诞不经,其实大有深意,他以古寓今,庄谐皆备,妙语迭出。在拜读《水煮三国》后,再审视我们忙忙碌碌的办公室工作,颇有心得。; E3 K! B# m6 F+ x
' K' E) b* E0 _" f& W. Y《水煮三国》第十四章“让时间快速增值的锦囊妙计”,谈到关于时间的管理,概述如下: v' I! j) `& u( K5 k
. Q6 ?3 o. R: R1 z* B, R3 Y刘备每天总是被一些琐碎的事务弄得团团转,常常是顾了这头顾不了那头。诸葛亮认为刘备需要掌握必要的时间管理技巧。( g. k- G1 M) T9 m
, Z" F! v- C0 A @诸葛亮说:“有关时间管理的技巧。大约可以分为高、中、低三个层次。低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录,在忙碌中自行调配时问和精力。中层次的管理技巧强调行事历与日程表,反映时间管理已注意到规划的重要性。高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理,按轻重缓急进行优先解决。” J2 r8 t1 {( X
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刘备说:“如此说来,我还是一个只会使用便条的低层次的时间管理者。可是,我怎样才能掌握高层次的时间管理技巧呢?”/ W) A( a5 h# k/ e8 q' c9 A, u, m
) N/ |: A" e2 e# ?% D3 b& g, v这时,书童已将石块、碎石、细沙、水和一只大铁桶准备妥当。诸葛亮笑道:“高层次的时间管理技巧就在这只大铁桶里面。”
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诸葛亮说:“这只铁桶最大的容量,象征着在一段时间内,一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务,石块象征着重要、但不紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说,一边画事务分类表给刘备看。1 A0 K* j8 l7 l& ^' q
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% F3 C3 v3 ^7 ? 紧 急
8 E {8 {# S" S6 H8 h 不紧急
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重 要
+ N# h* A4 T6 l0 D, c$ K A(碎石型的事务)
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& \; a$ [3 n7 v·危机
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8 R1 Q/ Z9 o T4 S* o! P# w+ g- A·急迫的问题5 M& D$ q% T* P
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·有期限压力的计划8 D* b1 d0 q! x; _& g; H
B(石块型的事务)
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·发掘新机会
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·规划' t9 \; ]0 i9 B! v% k8 t4 Z
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·改进产能# c i; Q" `4 a) B+ d
: Q/ v0 n* j- M( S·建立伙伴关系7 O, ]: P2 @% r8 Y5 e2 F
* a' m2 k' f" l1 w, G·防患于未然
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不重要- w7 [9 v& W1 e: h' H$ b1 m
C(细沙型的事务)
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·不速之客的接待
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·某些信件、文件、电话的处理
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·某些会议的出席
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·某些必要而不重要的会议、活动
, A+ N+ X% s: |7 h3 \ D(水型的事务)6 H1 T$ y' G) v0 b# Z
0 J3 @8 a# f; S+ E3 ~) ?·一些可做可不做的杂事
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6 F% `+ F. P4 y: B) W( x5 Q·一些不必要的应酬
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! N+ G; x9 C$ e1 O% K. F/ w·有趣的活动
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“你通常偏重于处理哪一类事务呢?”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答:“当然是A类。”
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诸葛亮继续问道:“那么,B 类事务呢?”刘备说:“我也知道B 类事务相当重要,可就是没有时间顾及”% Q, n) _# O* B; w
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诸葛亮问:“是不是像这样?”他把铁桶中装满碎石,然后,那块石头怎么也装不下去了。
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+ q' [' Y$ u& R) } R“是这样。”刘备点点头。
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诸葛亮又问道:“如果换一种装法呢?”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时,他停下了来,问:“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”
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“是。”刘备回答。
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+ {4 G* ?6 l( q( d“真的吗?”诸葛亮问。随后,他不紧不慢地抓起一把碎石,放在已装满石块的铁桶表面,然后慢慢摇晃,然后又抓起一把碎石…不一会儿,这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”诸葛亮又问。0 `) J( K& d0 a r
1 Z! ^0 w# |, h5 U4 M0 V0 W4 R7 ?- x“还……可以吧。”有了上一次的经验,刘备变得谨慎了。& R, l, Q+ {, L
! D- ^7 G0 h1 l# S. R“没错!”诸葛亮一边说,一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后,铁桶的表面就看不到细沙了。诸葛亮再一次间道:“现在铁桶装满了吗?”8 a" _. P- F/ j5 z, O
0 h0 w; T8 [1 e, z0 {( I还…没有。”刘备虽然这样回答,但心里其实没底。
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[4 v" g* G* I0 H“没错!”诸葛亮一边兴奋地说,一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了,诸葛亮抬起头来,微笑着问:“这个实验说明了什么?”
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2 r7 v' D% L( G6 _2 q% J灵感像闪电一样从刘备的脑海划过,他惊奇地说:“我明白了,这就是您所说的分类处理、优先解决吗?”
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