中国科学院公文处理知识问答

1. 常用公文种类有哪些？
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; u0 L! N% H6 m  u5 |9 ~: q" @- v" h答：中国科学院常用公文种类主要有：

（1）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
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5 v8 P! Y4 F5 M  k, ?4 G7 Q9 v* \（2）通知。适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度，传达要求下级机关（单位）办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。通知一般包括转发性通知、一般性通知、指示性通知、会议性通知、任免通知等。?
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（3）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（4）报告。适用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或有关主管部门的询问。

4 K. _1 ]) e% y+ K（5）请示。适用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。? （6）批复。适用于答复下级机关（单位）的请示事项。?
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' l% h2 `9 W3 A) G8 n# [4 c2 G' N（7）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。?

, o; C# j) V0 b9 Y! T( j（8）函。适用于不相隶属机关（单位）之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。?
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& V: v2 z0 [* N（9）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
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$ G8 q+ `/ m" O* z2. 如何进行收文办理？

答：收文办理指对收到公文的办理过程,包括登记、签收、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。院机关通过智能交换箱系统完成收文登记、签收、拟办等环节。

（1）签收。院机关工作人员收到公文后，收件人在发件人的文件登记簿签字，以示收到。签收是公文运转的第一个环节，必须认真负责。特别要注意以下几点：一是检查来件是不是发给本部门的，如有错投，要及时退回；二是检查来件有无破损、拆封，如发现这类现
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象，要及时查明原因；三是清点收件总数与清单上是否一致，如有不符，在未查明原因之前，可暂不签收；四是经清点、检查无误后方可在发件人的文件登记簿上用钢笔或签字笔签署本人姓名和收到日期。
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（2）登记。登记是将所收到的需要登记的公文，按照规定要求进行登录。登录内容包括：收文日期、收文编号、来文机关（单位）名称、来文标题、去向等。每一个文件的处理过程都应在登记中留下一条清晰的运转轨迹和完整的办理过程。?
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. K3 o' I% m, c（3）审核。收到需要办理的公文，各部门办公室（综合处）应当进行审核。审核的重点是：是否应由本部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及院的有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用是否规范等。
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（4）拟办。是指各部门对收到的公文提出初步的处理意见，供领导同志在批办时参考。拟办是发挥参谋助手作用，节省领导同志工作时间的有效措施。收文中并非全部需要拟办，对于院属各单位或院外单位送院机关参阅、知照性质的公文以及一般性简报、刊物、资料等不需要拟办环节即可处理的公文，可以按规定分发处理。需要拟办的公文主要包括：中共中央、国务院及其各部门要求贯彻执行的公文、各省市机关要求协商办理的公文、院属各单位报院机关审批的公文以及院机关各部门报院领导审批的公文。?
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* B4 o0 C) l; N0 q* z拟办的公文作为办件，首页必须使用《中国科学院机关公文批办单》。报文部门主要领导或分管领导应签署“拟办意见”。?拟办意见是否准确恰当，对领导批办、公文运行和机关工作效率有直接影响。撰写“拟办意见”要注意以下几点：一是对上级机关（如党中央、国务院）要求贯彻落实的公文，要根据文件要求和需要落实的问题，提出拟请哪位领导同志批示，由哪个部门承办和如何办理的意见；对院属各单位报送院机关的请示性文件，要根据所请示的问题和要求，提出由哪个部门承办和如何处理的拟办意见。对请示的问题，需要几个部门承办的公文，在提出“拟办意见”时要写明主办部门或主办人，并请主办部门牵头与其他部门商办；三是“拟办意见”的表述，文字要准确，观点要鲜明，书写要工整。“拟办意见”要写在《中国科学院机关公文批办单》上，切忌在文件上随意乱写。四是“拟办意见”要附上有关资料、政策依据和背景材料一并呈送，供领导批办时参考。
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( r( n# s+ |- Y5 H（5）批办。是主管或分管领导对收文的处理所作的批示。批办是在拟办的基础上进行的。一般应注意以下几点：一是要针对来文提出的问题和请求，明确指出处理的原则和方法，是否同意来文所提出的“拟办意见”，有什么补充和修改意见；二是批办要及时，承办部门要明确，不能多头批送，避免造成责任不清，互相依赖，影响公文及时处理；三是批办人要在批示意见后面签署自己的姓名和日期。?
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( ?' X1 D4 V6 a+ w: n( j/ _+ B（6）承办。是机关有关部门或有关人员对应办复的公文进行具体办理的过程。承办是请示性收文处理的最后程序，又可视为发文处理的开始。承办工作直接关系公文处理的质量和效率，反映院机关的作风和形象，是公文处理中的关键环节。?

0 C* q$ A' H% j3 H/ G做好承办工作，应该把握以下三点：一是承办人员接到交办文件后，要认真阅读文件内容，弄清是否属于自己主管业务范围的问题，如果不属于自己承办范围，应及时退回交办部门或交办领导，并说明应由何部门何人主管等情况；二是要弄清文件处理的时限要求，如果在时限要求内确实无法完成，应立即向交办部门或交办领导说明理由；三是要讲求效率，抓紧办理，保证质量。?
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（7）催办。是将收文中的办件批请有关部门办理之后，为使文件得到及时办理，对承办部门进行适时催问的过程。做好催办工作，不仅可以提醒承办部门及承办人在规定的时限内将事情办结，而且可以使领导同志及时了解文件承办进展情况，对提高公文运转效率具有

重要意义。?
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2 Z* k- E( H  ?) @# N做好催办工作要注意以下两点：一是送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公厅或部门办公室（综合处）要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。二是催办公文要有登记，登记内容包括：收文编号、收文日期、来文部门（单
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位）、来文号、公文标题、份数、主办部门、批办意见、领导批示、承办情况等。?
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  h$ V- b  I7 E* i" ]9 E+ V3. 如何进行发文办理？

答：发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。
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+ w/ y2 I7 u) Q. {! j（1）草拟。是起草文件的初稿。草拟公文应当做到：
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1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
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9 \$ N! G0 Z; r5 v; {5 z2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。?
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3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关（单位）的行文关系确定。?
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3 B0 V1 F4 k% i( F6 k4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。?

  \  s. Q5 g$ O* @6 Z5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。?

4 B1 F$ Y7 A3 X# }; I6）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。?
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7）应当使用国家法定计量单位。?
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: i& s( `9 H$ M) x8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。?
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9）公文中的数字、除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。?
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5 T, |: G. @# L5 P拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，拟稿部门应当主动与有关部门协商。

( B' q9 M  A5 ]$ k3 M* `5 @, q2 _: m0 E（2）审核。是指对拟稿在送交领导审批签发之前的审核。通常指由院办公厅或各部门办公室（综合处）对文稿的内容、格式等所做的全面审核检查工作。审核包括两类情况：一是以院或院党组名义发文，由主办部门办公室（综合处）核稿人（核稿员由办公厅备案，并
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经过培训）核稿，部门负责人审核后，送办公厅文书处核稿，经办公厅或党组办领导审核后按审批权限和领导分工，报请院领导审核签发。二是以部门名义发文，由各部门办公室（综合处）核稿人负责对本部门拟稿进行审核后，报送本部门负责人签发。?
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5 Q  Y- E3 f4 m& ?核稿人应当从以下几个方面对文稿进行审核：?

1）有无必要发文，行文关系是否恰当。?

# W& [& r5 Y) L2）是否符合公文的审批程序，需要与有关部门会签的，是否经过会签。?

3）文稿内容是否符合法律、法规、规章，党和国家的方针、政策以及院的有关规定，所提措施和办法是否切实可行。?

7 l0 x: R* F- _4）文种使用是否正确，公文格式是否规范。?

/ N% `  ]* h7 Y5）层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表述是否简结、通顺、确切。?
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  m* G2 C7 [6 B7 e; g6 j核稿中发现问题或存疑，应及时向拟稿人进行了解，也可直接约请拟稿人共同修改，必要时可作退文处理。??
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（3）签发。是领导对拟发文件的送审稿签署表示核准的意见。签发是文件形成的最后一个关键性环节，文件经过领导核准签发后即具有法定效力。签发是领导人履行职权的一种形式，因此，签发人必须只是对自己职权范围内的有关文件，才有权签发，不得越权签发文件。我院制定的审批签发权限如下：?
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6 m6 V0 }  p& f9 W# |( U1）上报国务院的请示、报告，由院长签发；政策性强、涉及面广的重要公文，由院长或主持工作的副院长签发；党务事项所形成的重要公文由党组书记、副书记签发。?

2）内容属于院领导分管范围的公文，由分管院领导签发；如涉及其他院领导分管范围的，需由有关院领导会审后签发。?

% E: t0 k$ u; o0 z$ n9 k# D4 p1 G3）有关经费、人事教育、外事出访、干部任免、基建项目、监察审计等方面的公文，按照院领导的分工，实行主管领导“一支笔”审核签发。若院领导出差不能及时审核签发，应提前授权其他院领导代签。?
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( [- W7 m8 w$ E+ w7 I+ k4）内容已经院长办公会议决定的和属于履行手续的以院名义的公文，经院长、副院长授权，可由秘书长、副秘书长签发。?

, ?# X& Z* r( H( m$ G5）以办公厅名义发文，由办公厅主任、副主任签发，重要事项，由办公厅主任核报有关院领导同意后签发。?

" q9 y9 `3 e+ Y6 C6）以部门名义发文，由各部门局长、副局长或其他局领导签发。

（4）复核。是指公文正式印刷前，办文部门应当进行的审核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
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8 ^3 l" o1 X" ?; Z( K（5）缮印。是指对外发出的文件，根据领导签发的定稿，经过打印和印刷而制成的正式文本。经过缮印的文件是发文处理的最后成品，因此，缮印工作必须认真、细致，保证质量。做到文字准确，字迹清晰，格式规范，卷面整洁、美观大方。??

（6）用印。是指在制成的公文上加盖机关印章。机关印章是代表机关职权的凭证和标志。公文上加盖了印章，才能产生相应的效力。用印时要注意以下几点：一是检查原稿已经领导签发，有领导签发的，才能在制成的公文上加盖机关印章。二是单一发文印章，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文印章，当需要加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间；当需要加盖2个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文时间和正文之间

, D9 k- S, y  z1 n  [。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。?

（7）登记。登记是将所发出的需要登记的公文，按照规定要求进行登录。登录内容包括：发文日期、发文编号、发文机关（部门）名称、发文标题、主送机关（单位）等。?
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5 X! G2 K0 A$ `/ I' m（8）分发。是指文件印刷后进行分发和装封。通过ARP公文系统已送达院内单位的公文不再发纸制文件。纸制文件分发时要注意以下几点：一是书写信封不能使用铅笔。单位或个人名称要准确。急件要注明限定时间，密件要注明密级。二是分装时要核对文件份数是否准确。三是检查文件是否漏盖印章，防止未盖印的文件发出。四是检查文件的主、附件是否齐全。五是版头发文机关与印章名称是否一致等。

4 m$ C, i$ f. _4. 发文应该注意的问题有哪些？

7 X/ z3 s, P! W/ r! n: Q答：行文是指以通报情况、请示问题、商洽事务等为目的的文字往来过程。行文应该注意以下几个问题：
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（1）根据精简文件的原则，要严格控制发文数量范围，可发可不发的不发，除重要工作、重要规章和重要会议必须以院名义或办公厅名义行文外，印发一般会议通知和会议纪要、商洽工作、询问答复问题等应当使用函的形式（便函）。讲话、资料等可在办公厅及各部门主办的简报、刊物上印发。凡无保密内容、可以通过网络或电话进行信息传递的，不要再发纸质文件。?

（2）行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。?
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: P4 Z! R2 r/ q; b（3）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。?

（4）部门之间未经协商一致，不得各自向下行文。?

（5）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；“请示”应当逐级上报，不得越级。?

（6）“报告”不得夹带请示事项。?

( w0 A$ o. {# F" i（7）上级机关向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级机关。??

( r3 s6 w0 N! X5. 如何进行文件传阅？
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9 x4 `) ?) Q) d' C, q0 k答：根据《中国科学院公文处理标准》，院机关各部门将收到的公文按阅件和办件分别处理。?

在传阅顺序上，阅件一般先传主要领导、主管领导，再传其他领导；办件则应先传主管领导、其他领导，再传主要领导。?

+ m+ t9 Q8 ^3 q5 _5 j为保证文件传阅迅速、安全进行，ARP系统内收文一般应以电子文件形式直接传递；纸制公文不能横传，一般情况下应该在办公厅或部门办公室（综合处）和领导之间作轮辐式传阅，以避免失控、遗失。文件传出后，要及时了解和掌握文件运行情况，根据领导工作安排调整传阅顺序，并经常查看传阅情况，对紧急文件要及时催阅，加快文件运转。?
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+ f+ G7 i% D* J3 r, e( d% g6.文件形式与函的形式的主要区别？

答：文件形式与函的形式主要区别：一是用纸格式不同。文件形式是指文件版头必须用红色标注发文机关名称+文件，即“×××××文件”字样，“×××××文件”下方标注发文字号，发文字号下方标注一条红线；函的形式是指文件版头使用标注红色发文机关名称的公用信纸，发文字号标注在信纸的武文线下方，标题右上方。二是公文要素不同。与文件形式相比，函的形式不必标注“签发人”和“版记”（即不必标注“主题词”、“印发机关和印发时间”）。三是公文用途不同。根据《国家行政机关公文处理办法》和《中国科学院公文处理办法》规定，函的形式主要用于处理商洽工作、询问和答复问题等日常事务，由于其具有简便易行的特点，目前在国家行政机关之间使用频率很高。
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7.机关各部门以办公厅名义发文（函的形式）应具备哪些条件　

答：根据《国家行政机关公文处理办法》中关于“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”的规定，我院机关各部门在与院外单位处理商洽工作、询问和答复问题等日常事务时，需要以办公厅的名义对外行文且大量使用函的形式。对这一类文件，其基本办理程序和要求如下：

; L0 v: v& u4 L* d: W& f院机关各部门以办公厅名义发文（函的形式），发文部门首先在ARP系统点入“公文管理”—“新建公文”—“发文”—“中国科学院办公厅函”，认真填写发文标题、主送单位等，拟好文件内容后，按照发文稿纸设置的报送程序逐一传送。
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8.联合行文会签和系统内发文会签有何异同？
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答：会签是公文处理过程中常见的程序，部门之间会签文件时，除主办部门另有时限要求外，相关部门一般应在7个工作日内予以回复。会签主要有三种情况：一是联合发文如何会签；二是本系统内有关部门联合向下行文如何会签；三是本系统内有关部门请示事项中涉及其他部门职权的发文如何会签。根据国务院办公厅有关规定，联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。我院作为主办机关的联合行文首页必须使用中国科学院联合发文用纸。协办部门或被涉及部门可在中国科学院发文稿纸“会签”栏内签署意见即可。
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& g& ?* p  l) l6 h9.文件标题的基本结构和撰写要求是什么？
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答：标题由发文机关+事由+文种组成，俗称标题“三要素”。我院系统内部行文，通常将“发文机关”省略，对外行文一般应标注“发文机关”即：“中国科学院关于×××××的××（文种）”。

根据《国家行政机关公文处理办法》规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但在以下几种特殊情况下建议使用标点符号：
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（1）公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号。例如：《关于印发“创新2010”组织实施方案的通知》（此标题为虚拟），其中“创新2010”属于具有特定含义的词语，应当用引号标注。　　

（2）公文标题或标题中的某一部分需要注释或说明时,用括号。例如：《关于印发〈中国科学院×××办法（试行）〉的通知》，其中“试行”是对《办法》施行状态的说明，它与办法同为一个整体，不宜分割，即不能将括号里的内容写在书名号之外，如不能写成“《中国科学院×××办法》（试行）”。
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8 {+ V8 F% ?" G7 z（3）公文标题中出现书名、报刊名时要用书名号。例如：《关于做好〈中国科学报〉发行工作的通知》（此标题为虚拟）。　
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10. 主送单位为“院属各单位、院机关各部门”的发文的发放范围
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答：只发给院直属事业法人单位（一级法人单位）、院机关部门，以及由国科控股核定的全资、控股企业，共计160个单位（详见《关于院文件发放工作有关事项的通知》，2009年11月12日）。

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