办公室工作规范与技巧培训班讲稿：公文写作基本规则

主讲人：姬瑞环 中共中央办公厅电子科技学院教授，中国高教学会秘书学专业委员会理事，

国家秘书职业资格鉴定专家委员会委员培训专题内容
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( \9 F% v) I, e# t$ s! o0 |4 \第一专题：公文写作基本规则
$ P, |0 }3 c, j, N# Q第二专题：常用公文起草要领
+ S# x, j/ {6 o  S; H第三专题：办公室建设与管理

, r3 b8 o8 X4 ?# v7 _" }' x% p第一专题：公文写作基本规则

9 M- `( ]3 m* n6 a一、认识公文写作的特点
% p/ ]# ?: K7 Ua公文写作的根本特点：规范性强
受领导之命，代机关立言。“以文辅政”
' {) B. i+ s& Q) q目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。
% K6 _4 v; U  f% B; W内容：真实地反映事实，排斥文学手法。
格式：具有规范体式，符合公文格式标准。
表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。
时限：在领导规定的时间内完成任务。
0 R+ E# q2 V6 h& j; H# Z* z* w1 i二、遵循公文格式规范
( J# O" s* V+ v/ {1 W5 g依据国家机关公文格式标准（GB/T9704-1999)
& \/ _2 B  l: t8 z! `9 ]8 X4 E4 O- U眉首：发文机关标识；发文字号；密级与保密
期限；缓急时限；签发人标识；份号。
  O/ I4 M: [% v2 x主体：标题；主送机关；正文；附件；生效标识；
7 t8 ^4 L- Z( h. E$ K! p成文日期；附注。版记：主题词；抄送机关；印发机关；印发日期；印数。
2 E, H* G' f7 z  `0 h, k; ~  |0 \三、公文写作基本步骤与方法
' ^1 s7 n: m- R- @（一）做好准备工作
思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行
文目的？主题？文种？公文重点？
& N5 j3 e; i5 o" u7 h2 u材料准备：围绕主题收集材料。
: z1 r3 [# V4 _8 D& a方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方
式，拟制提纲，确定各部分的基本框架。
（二）正式起草阶段（操作要领）
6 B% U: G4 t& `+ x0 a0 p* w  f拟写规范标题；
设计好开头和结尾；
安排主体结构；
2 C( i4 I& M0 N6 }( t7 `确定表达方式。
' ]; E2 T+ \; y" n6 w7 ]- J* w注意事项：
（1）接受任务后抓紧办理。
1 z, w' e2 ]- g& l* C  Q+ X* R（2）根据提纲有条理地写作。
$ w( s6 s0 O% S8 m$ G6 w" {1 ~（3）联合发文做好协商工作。
（4）处理好材料和观点的关系。
（5）遵循公文格式规范。
& ~- }% i" X2 n* `  F) U5 t# _（6）符合文字表达规范。
0 W' ~/ ?# G& ~$ m: `: r三、公文写作基本步骤与方法
" W4 J( `. l& Z1 o0 Q/ _（三）加工修改阶段作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。范围：
审读内容：主题、观点、材料、数据等。
推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒
方法：
拟稿人读改法；
+ H" S9 }0 v; f请人代改法；
; n1 _# z# q8 I6 j集体讨论法；
; W$ s' u- k; b, R冷处理法。
四、公文写作的基本要求
（一）目的明确，行文有据，主旨单一。
; H5 [5 i1 |0 D5 E1 L+ [# Z& K1、明确“为了……”；
2、明确“根据……”；
1 }! B- i, c. P, x$ [) `3、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？
' t  B3 P' @! c（二）内容合法、务实、符合领导意图。
1、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章，
这是制定决策和发文的根据。
2、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。
$ p6 L. G5 j, ?( G3、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）四、公文写作的基本要求（三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。
准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）
鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）
- l; D3 b7 O5 n+ S5 g; b简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）
得体（文体要求、书面语言、术语规范）（四）合理组织语言。
表意清晰；合乎事理；搭配合理；
9 H* a8 ~$ K+ e+ W成分完整；语序得当。
组织修改
五、把握公文写作的基本规律
; i( x9 ^3 ?3 P6 c5 B（一）提高逻辑思维水平。
常用思维方法如下：
* w/ f' d6 _( a' i& n模式化思维（从不同文种角度思考）
对象化思维（从收文机关角度思考）
辩证思维（全面、发展、变化地思考）
% R: C% c1 P" @; D! j散点思维（多角度地思考）
求同存异思维（思维与领导趋同）
) \6 ^% O) Z- z+ K（二）找好角色定位与行文角度
1 G, n, B$ T8 W, o总原则：受领导之命，代机关立言。
- K( a3 G# N1 j1 {7 @, s, ^* `代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；
5 y# r" K6 a1 J+ w( E对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；
区别文稿应用范围，内外、上下有别。
（三）符合行文的逻辑（严谨性）要求题文相符，首尾呼应，前后贯通横向（并列）结构
, J$ k  A; B5 E7 t& B& s. y没有严格的顺序要求，重要内容前排。纵向（递进）结构
务虚到务实或务实到务虚
  j& O/ F5 ^% w0 ^8 g提出问题——分析问题——解决问题
为什么——干什么——怎样干纵横结合结构（总结、领导讲话稿）因果结构（查清问题的调查报告）总分结构（外在的表达形式）五、把握公文写作的基本规律
（四）认真处理好三种关系
: J; ^( J( Z5 J1 P% }/ a9 E/ w作人和作文的关系
' T2 ~. R6 }$ E7 x先作人，后作文。文如其人，人如其文。
' @: y9 J3 \; M# b/ [) R+ `3 [有定法和无定法的关系
文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。
: a6 z, ]: o$ p" K. f# W文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习运用和掌握规则。
3 O/ f* |' o' `3 x文中无我和文中有我的关系代表机关发言，不能有“我”的看法。
反映个人修养，有时要突出体现“我”的看法。
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1．规范性公文的结构

( `7 I$ Y+ v; V/ J3 r/ u    规范性公文，如章程、条例、规定、规则等，在结构方式上，几乎都是条款式结构，这是规范性公文所具有的突出的严密性在结构方式上的体现。具体说，规范性公文的结构有以下几点：

    (1)规范性公文从总体结构上看，一般包括标题、发布或通过批准日期、内容的章节、正文几个部分。规范性公文的标题一般由内容和文种两部分组成，发布或通过批准的时间，一般注在文件的标题之下，并用括号括住。

& n! @0 H- E, e: l' `    (2)规范性公文的正文结构一般包括：制发公文的目的、依据、范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、实施日期、实施程序、有关说明等。
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    2．规范性公文的写作要求

    (1)一致性。规范性公文的内容与形式必须与法律、其他法规、规章以及党的方针政策，上级机关与同级机关的有关规定保持一致；与自己制定的并尚有执行效用的其他有关规定保持促进一致；与制定机关的职权相一致；本文件的上下文之间，对同一概念的表述词语相互一致。
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% Y7 }& N& |! ?3 y- U8 F9 Y    (2)严密性。规范性公文结构与语言表述必须完整齐全，严谨缜密。明确地阐明约束的对象及程序、范围；清楚地交待有关职责、权利、义务的规定与时限要求；所提各项要求应有切实可行的检查衡量指标。语气坚决肯定，避免使用“一般”、“大概”、“似”等不确定的词语，表示范围时不用“等”字表述未尽事项；尽量不用“暂”、“拟”、“准备”等词语修饰意图与要求。

    (3)条理性。规范性公文的层次分明，理序顺畅，分类合理，主题突出，排列合理有序，只有维护条理性，才能保持各部分内容的系统性与连贯性，避免出现脱节现象。

    (4)简明性。规范性公文必须明确周详，便于理解、记忆和执行。以说明的表达方式为主，不讲理由、不作议论分析、不作详尽的列举和解释。文字尽量简洁精确、高度概括，言简意明，要尽量少用生僻的术语，不用令人费解的词句，便于理解。

    (5)稳定性。规范性公文一经公布生效就应在一定时期内都具有可行性，不能朝令夕改，变化无常，为维护这种稳定性，在写作前应作充分的调查研究，发扬民主，广泛吸取各方面的意见与建议。

    (6)连续性。规范性公文之间具有必要的继承关系。为维护这种连续性应在新文件广泛收集与查阅有关文件并认真进行分析对照，如确需以新的规定取代既有规定时应明确原有文件的废止。