行政公文写作技巧

行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。
　　公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。
　　公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。
　　一、 标题
$ n3 p2 c* Z; j8 M; m8 [" e　　1． 规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种
　　――用于重要、庄重的公务
% R+ b9 s- N: u, b　　2． 灵活式
' a. Y! o& E/ i+ d/ m　　A 二部分：一是发文机关＋文种
$ ?+ Q. F' [: ?. k1 V- J　　（以上标题下可加时间）
9 [, K" I1 j9 s+ w3 w9 C　　二是事由＋文种
7 w" B4 i! ?: p/ M5 e　　三是“转发+始发机关及原通知标题”
0 |& @7 a, c% ~　　Ｂ 一部分：只有文种
. [# K! C0 ?+ b* D9 Q　　――常是不大重要的公务，带周知性
　　★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。
　　二、 正文
　　1．主送机关 （面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）
& [+ w2 I- X/ R# P! q5 ^+ i% G, q　　2． 正文
　　A． 原由：一是依据：
) F6 q( q% }6 Z3 |3 D. i　　# 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等； 常用“目前…”类时间状语 ；简介人物及事迹
7 Z0 m; r8 d+ c9 F* Q# {6 L* ~　　#文件： 常用“根据…”；往往是一句话
　　# 意义：议论：常用“是…”
　　# 作用 ：常用“将使…”
1 y" T3 C: c* K0 J1 [6 \% \( H, b+ T　　二是目的：常用“为…”原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。
　　B 事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题 或用句子表达）
$ x6 B2 F* U! E. l　　1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。
% ]! S/ I& v$ p# ~. F) F, |, P: H　　并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。
  P% M, E) y" ]- a, J, `$ Q　　2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。
- W! @; M+ Z% P  U. H4 ^8 H: R　　注意：自此以下常运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。
3 h8 u8 x) c; ]8 L% o　　C 结尾：（可以不要）常见有：
1 G: @; x# ~6 f' Q3 L　　一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。
( M. g, c7 Y" B# X5 V5 H　　二是希望、号召类。
6 N" B1 m$ [3 _9 ?5 D5 o0 [' W) w　　从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。 来源:考试大-秘书资格
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- z1 w; N! \# ^) _5 d; g7 a4 V" Z请示模式
　　请示是向直接上级请求指示、批准的公文。 必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。
$ C& e% M, l9 ^/ o) M. M　　【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。 如：《×××学校关于创办＜校园文学＞报的请示》。可以省去发文机关。
　　【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。只写一个，如需同时送其它机关， 应用抄报（在文末左下角写明）形式。
6 I. O, x& z. @5 ~' a4 w+ f$ Q　　【正文】1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）。
. f; j3 j: l4 [- a　　2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由， 提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况， 提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。
/ T+ q: n( c& ^- r4 `　　3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。
3 z+ n0 Z: ~: m5 A　　【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。
1 k# W. z; V+ B; Z3 \7 v& l　　【印章、发文时间】
) f" x# l. {5 C: T　　报告模式
　　报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。
- P, u) E2 J' h/ r# W: l! ^/ \5 n　　【标题】一般是：“事由＋报告”。
　　【主送机关】与请示相同。
　　【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便， 把报告大致分为二种：
　　一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。
- E% m: }9 M7 k  X+ r　　1.情况简述：工作时间、地点、背景、 条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、 说明式（用“为了…”）等。百字上下。
　　2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。 成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和贯通式。
　　3.经验教训：要有观点、看法和规律， 又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。
　　4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。
4 E' ~3 O: m3 K8 G　　二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题， 特点是专项、特殊，一事一报。
; E3 Y/ B5 o: K9 l; o" L0 ]　　1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委， 事项的起因和经过。
　　2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验， 或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。
( A; V, c  p, \6 s　　3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。
- H- q6 g& X+ S　　【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请求相同写法。最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。
　　通知模式
　　通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。
* c! ^1 |3 w8 ], L　　【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”。
　　【主送机关】直接上级。
3 B; a0 f0 V9 {' v5 ^$ T　　【正文】
& u$ v% g: E5 Y/ @0 {4 U9 j; }4 G　　发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）＋批语”。 如：“现将《＊＊＊办法》发给你们，请认真贯彻执行。”
　　事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知）
. a3 W+ U4 x5 z! H; y+ d　　会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等
5 V1 q1 }  s2 w7 b$ A　　任免通知：格式固定
　　【附件】可有可无
　　【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。