一段：发通知
+ n' v9 h5 _/ c- f$ i2 Z- [) u; d W用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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二段：抓落实
4 ~# ^7 W3 v$ ?3 X% W发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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! P4 N6 V) j: T0 i! J三段：重检查
5 A& H' ~2 r1 U发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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w2 m4 W1 o2 y0 b/ f四段：勤准备7 O( B" [4 L8 K1 }( R: a7 v; s2 l
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议+ {3 B, u- T/ [% s
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五段：细准备
: T+ v8 R) X+ E) A9 C: M+ M发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录
( F% ]/ i# _2 w7 @2 q3 K# y发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）6 l# E0 W" m5 F. W5 i* |% m0 K
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七段：发记录- q, @" J' I {; m2 G) l' y+ p
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任/ I, Y ]( P; U4 N/ R( v
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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( t* N+ K/ Y8 I8 r1 b九段：做流程8 ]3 s, ~7 b- ?, a1 j
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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