一段：发通知( u- i6 d! N) e/ P: k' ]& v
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议9 Z) z/ u5 M8 g+ _; k9 i( b. l
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二段：抓落实
+ q& l" U6 M/ U& b发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查
" z+ D6 v6 u7 O2 F* U发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备
s" r$ Z& o2 T, Y发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议8 U2 K; v1 K( m) I; w& Y
: z7 C& ~6 B: n* J6 k$ z+ J9 ~" k五段：细准备
2 V! V- a" u3 U, Z发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录" Q" V" d" W, i* |
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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# X& }/ m! M( r2 O* ~# |( `1 {七段：发记录) r: T1 m( X' [* S: y' P9 d
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员8 W" u) s* ~# c6 g7 |; k
& D3 r: ^" X8 D+ Z, U八段：定责任
9 ?# X+ c W9 i* h7 [3 @" K将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理6 Y/ S+ g r' _1 I/ _ i/ i" ?
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九段：做流程7 ^. }# o" d: ]1 f* G
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系0 `) q+ J3 D; \5 l" Y. g" U* |; h
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