九段秘书区别

一段：发通知
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议

1 \8 j: _) i/ w5 x1 S: b. g# Y0 I二段：抓落实
% N* z5 Y, h% c发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到

5 x$ ~$ d* S; \% Q三段：重检查
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间

四段：勤准备
5 s$ `; g/ F8 N; N/ T发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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& V1 @  e' ~5 [. f. m2 S" _' C五段：细准备
. P& x. c* K( K9 N3 l5 E发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）

, o7 o+ S: y( E2 l& l9 _4 g六段：做记录
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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: P! T8 W6 K4 u八段：定责任
! F/ [& x: ]* L" ?0 r+ K, g! |4 h将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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$ P% d4 n+ U2 u九段：做流程
. J( T/ D' G% F8 [- M+ Z把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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