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九段秘书区别

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天下一秘 发表于 2013-8-7 09:15:49 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一段:发通知
+ n' v9 h5 _/ c- f$ i2 Z- [) u; d  W用电子邮件或在黑板上发个通知,然后准备相关会议用品,并参加会议
5 D5 ^$ |; l; r" z0 m. g, @" v7 M) a$ y% r
二段:抓落实
4 ~# ^7 W3 v$ ?3 X% W发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到
# b- d: j! x/ W! x
! P4 N6 V) j: T0 i! J三段:重检查
5 A& H' ~2 r1 U发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
4 e; ~8 X7 I& |
  w2 m4 W1 o2 y0 b/ f四段:勤准备7 O( B" [4 L8 K1 }( R: a7 v; s2 l
发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议+ {3 B, u- T/ [% s
' f+ ~/ r! r  f7 `! T
五段:细准备
: T+ v8 R) X+ E) A9 C: M+ M发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)
: C0 U/ n4 i4 L7 x! g: t. O( D% {0 i+ f' w8 R6 q& p
六段:做记录
( F% ]/ i# _2 w7 @2 q3 K# y发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)6 l# E0 W" m5 F. W5 i* |% m0 K
6 u: B" ~1 J+ G* `) P+ _' g
七段:发记录- q, @" J' I  {; m2 G) l' y+ p
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员
3 r" g2 r2 s% \' P; `8 O$ J1 ~+ @6 V8 L% j
八段:定责任/ I, Y  ]( P; U4 N/ R( v
将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理
  A+ H7 j9 R( A6 l0 I% u- p0 @0 \7 f
( t* N+ K/ Y8 I8 r1 b九段:做流程8 ]3 s, ~7 b- ?, a1 j
把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系
0 }3 A# a/ |, f% r0 B; w0 O. @# e, x
 
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