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九段秘书区别

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天下一秘 发表于 2013-8-7 09:15:49 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一段:发通知" u% z- E! U4 Z! c" O  i! C
用电子邮件或在黑板上发个通知,然后准备相关会议用品,并参加会议$ }  r5 d4 ^- J$ _0 D

1 \8 j: _) i/ w5 x1 S: b. g# Y0 I二段:抓落实
% N* z5 Y, h% c发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到/ V0 Z# `- D- h/ C! k) w- z: Q4 u

5 x$ ~$ d* S; \% Q三段:重检查( F- Q" Q. L5 N; s: d% l
发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间- C" }, S, ?* g" o# I9 l  c
5 a- l9 Z% ]: X) v# T& @( g% K
四段:勤准备
5 s$ `; g/ F8 N; N/ T发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议
  L& {$ s" K6 E% y
& V1 @  e' ~5 [. f. m2 S" _' C五段:细准备
. P& x. c* K( K9 N3 l5 E发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)1 Q6 K6 ?8 I3 t; {9 W

, o7 o+ S: y( E2 l& l9 _4 g六段:做记录/ M2 Y) m$ @- z8 Y& L# F
发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)
0 D$ R, Z0 L7 M8 e! L8 q$ d# m! W8 R1 y* V2 I1 A; K2 k
七段:发记录! h( \4 m7 u5 L9 ^9 n* J+ l
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员
+ o; Z/ K; m5 z+ H; V4 f
: P! T8 W6 K4 u八段:定责任
! F/ [& x: ]* L" ?0 r+ K, g! |4 h将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理
( L! E# n/ |/ ?3 V- V- [1 X$ w
$ P% d4 n+ U2 u九段:做流程
. J( T/ D' G% F8 [- M+ Z把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系
$ F2 |) b4 O$ E& Q0 ^
 
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