办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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8 w: o" e2 o, y! Q6 w5 G加强办公室建设与管理
: `/ m  \0 ]' D( I  ?
" f+ Q( g# {' ~/ _: l6 B5 g  l一、办公室人员岗位认知与基本职责
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& O" g. t% C0 o; |# @二、加强办公室建设
9 G4 h7 J7 o/ t. |* P
" R6 S; N% A) J三、办公室办会工作基本规范

6 H% N! |1 ^& }' n/ J: F; H# U. j7 J四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

( Y/ P+ h' ^1 L! z" c* D, D# I0 j（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
( o" \+ o9 S0 E" g2 d  f
' d& S' a* H& e4 i% ]$ g" }, J联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

; {% d0 G2 @* u5 w+ a7 m, a职能定位：

% F- i  O* D9 ~% T8 H! J# e行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：

4 h2 J, A4 L2 }2 w& S$ h: T# t按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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4 p1 ]4 r) u( K" f. G9 z按内容分：

4 P5 E6 a& @  b" G1 D% |- Q( J办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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; O4 X# I+ V& s  v) F: V综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

" z0 f! J' c+ H三）办公室人员角色定位

' P7 S% p! h% |) V办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

9 O1 J7 c4 m9 o* x2 [# u, S（四）办公室工作对人员的要求
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* R3 @9 D) h, u* I1 b  @5 z2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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: x2 P3 O2 K* J一、要讲事业心和责任感；
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- D) j3 D4 a7 h4 Q9 e+ w二、要认真细致；

! }# b7 S5 v3 f6 N. {( s三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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2 c4 E- }6 g6 {" e6 i6 y1 {- `四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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! E+ o/ c* z# u0 m" |1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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4 s  s9 ~. c6 d' `- @政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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* e! F* y+ z! h( ^调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

, u2 U, C: G' A1 z思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

2 f9 |3 P* o7 K3 |6 x6 U; C3、心理素养

5 ~* Z3 y/ y6 W5 |& t/ k6 i心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

: ~! `8 K" M: B3 Q: t( l% ]调控力(控制情绪的能力)。
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8 g6 ]! M: u6 z: k, I" r9 j意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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. x! H! a7 s( k7 h* M7 _: _4、角色意识

  Y6 g4 s7 G- G) ?' ^8 e# c做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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( b3 o( \9 t4 v6 `责任意识

# K( D/ R* a8 `- I4 j/ n创新意识
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奉献意识
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% L5 Z# A' N1 A: o0 v信息意识
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程序意识
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6 s" W) W1 p* f学习意识

1 e& t3 z* ?2 n（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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  p! u1 A. u% }% [4 x4 }: e0 e+ |7 C2 X& e他是否了解你的目标和意向?

1 _5 G( x) h( r! k他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

' e0 z: w7 \$ y- a8 Y8 ~; |$ ^2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

) ]$ R6 ^, }$ g9 h7 v9 e/ p3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目
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; [( u5 Z; {, J4 [) ~5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

0 |" @8 }0 o( G( o9 D能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?

) ]9 M+ a4 o, W: y2 w2 X他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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4 W7 r& C# R# [& l% Q能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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7 g6 c& y( H4 y4 \+ d9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

9 J& P* O, `2 @2 z6 R- e: ]10．他在危急关头是否沉着冷静?

' K" J5 {8 t6 |' O4 }- E当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?

& P/ m& e* z# k6 Y你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

; ~4 `4 g/ M' t/ Y0 Y而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

3 @1 T( r' u  A9 I14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?

4 q, L# ~  A' X) o9 S. @能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?

6 ?. f' x6 I! y) h+ y8 ]' u! L是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

' N, ~! v8 `7 y2 z( z4 i# e19．在调研工作中他是否称职?
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: A+ {) |% A$ J( k能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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$ F! c: A6 ~4 Y5 |2 T6 W/ C20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……

+ H. [, u+ q: c6 k8 i1 E9 H二、加强办公室建设

: D, \2 ^" H' `5 E（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作

7 A# R) e$ p( j- T! \' r/ J$ ]3、努力营造和谐人文氛围
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8 @( ~$ O$ Y6 H7 o1 I4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象

良好的电话形象
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良好的文字形象

/ J) o% B5 Q$ G5 ^6 V" N良好的语言形象
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# @' l8 g9 P( ?0 ]' [5 O- i3 i' G二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2 A! ^# ^0 H& M+ q& Q2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

$ n1 a" t% T2 {3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

7 s$ W7 }* R4 b  a% K' B6 M4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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# z4 K( I; d5 i6 M: w0 f/ X5、随时让同事知道你对他的感激；
$ N9 `8 d) `- `; m1 U) o: m7 L0 a
. s$ t+ ]3 h' F! i/ C6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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' ^" }$ b& q% Z1、设立会议承办部门和服务机构

0 h& W' t+ l$ X+ Z9 C0 f4 l2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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  x" g1 N( j% h% G7 m! D! M7 C（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容
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% f) }; b; x- b$ W! s* q, A' a会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件

5 k" N' T: s3 z/ Z) i: ]6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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8 ^& t" U4 p2 S* p8 P+ ~主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~