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网友提问： / K# `5 J* O+ R. Z. |- ?2 x
1 T" _/ l1 l) I6 Q! {- h0 h: b现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
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( T, z( z# v/ {% F- m: p会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
$ u& }6 |+ b/ ]. {8 k1 ^ 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 ' M% q8 N; |4 E# M8 S3 H
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
) C. t; e( @4 r9 d! A! A, y* ]+ G. Q 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
/ x: a, z, p/ i4 l: \ V 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
( U* Y% B7 P: [3 `6 b" @. J# O% x) c 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
" E9 _ n5 E$ D( X 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 M2 q+ A4 B" v
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 1 t! w0 b: Y1 }* s% T' r, T
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
, H, U* a8 G1 R" v6 a# Y 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
6 Z6 k1 i; {9 Z1 n 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 ; V6 a! `5 C( D9 X! r
10.信息要加以选择，避免过多。
) S$ D7 p m K/ F: _ 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 4 u0 z/ r- ], f8 P/ W! T) J
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
2 h% d' h/ n+ [0 \$ Y9 G 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
0 g; {. i1 K- J 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
9 G7 y0 g) f& t1 ~3 i 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
' T3 Q) W8 C3 q% Y) ]% ~ 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
$ K/ Z0 q3 M z% U6 J! w; Z 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 , S) d: h7 L3 X& y
18.会前先拉几个盟友。 " Y/ `; G* [; t$ Z, I$ ~
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
- A% Y, U0 h+ l) ]8 `# L+ K 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 2 ^ V; W( ?0 F; ?/ G r2 S
●会议准备 & C- y( b8 }- A4 B5 l! z) u
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
& R0 ~, N0 [6 k7 ?3 V3 G3 T 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 ( Y4 {: [6 H5 ^# b
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
) O0 \) N- ^0 ~/ C( g, p% w# V# S 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
! @8 N6 z# q( w( k y- e 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
6 A# |2 x; V! o. ?$ A& L' j 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 $ n+ D* }3 i* U% W- \
26.任何议程变动都必须通知主持人。 7 }- V, }5 q( J- A# C+ t- b5 }) w. d
27.议程要尽可能短小简单。
" T3 |+ Z2 S* d6 h& C/ {' H4 S4 u E 28.尽量将议程限制于一页纸上。
% }6 P) t3 r2 Z" w( R 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 ! l% q e2 A1 b+ H0 o" t
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 ) G$ [4 B! s3 A* s8 g* e1 D
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
- x: a2 d$ p* }/ Y7 N 32.必须将电话转移出会场。
5 P/ Y( }; D# N0 \- c- K B( @2 u 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
" z( w1 M1 R% W4 W5 d/ U5 R 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
; X) z/ E `/ }: F% X! [+ B 35.要找个确保没有干扰的会场。
) e/ I7 W2 i4 Y" f& C6 J6 w; C 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 : w) _8 e4 `9 g/ U
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
% l$ a/ h: P, t; K- u9 e 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 ! }+ O# N: V- j% D. _
39.座位之间应有一臂长的间隔。
# f& \3 u2 d7 P+ @* }) B6 f 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
5 t% F& [) j9 ~7 s% t3 g6 j7 f" ] 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 , R+ K5 _8 ?5 t8 }
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ( g. `" @# c% m" L2 d7 h' N
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 0 A1 |, j2 S5 @9 e/ g
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 9 L8 h0 _% ]& i& A
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
# z' @7 n! H/ c- P% @+ u) g 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 1 [% A4 h+ b) O6 {& T
●出席会议 ' I/ ?8 u% g. E
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
' r/ W* W$ W1 w/ j& s 47.会前拟出自己的发言稿。 1 P8 T* j, |$ C6 m
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
: j6 P, C: J. z c% E 49.要保持积极的脸部表情和音调。 6 X2 f# a" C& F, x
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 ' f) c8 H: y. B! p2 _) `: w
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51.开始发言前先作深呼吸。
% ], y/ e/ z- v; |3 j' u8 U8 q6 b 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 7 \$ p x7 e* K5 t1 a% Y
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
: s+ T2 ~. n' N% ` 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 8 B! i% R/ ?. @4 P* p
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 [0 l0 r( f: [. o0 [; l Z: _: [8 D
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
) _4 J1 ^7 l$ p1 y9 m' { 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
8 Z2 M+ d% W$ ^+ \3 I# }) z0 w 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 5 U& D t7 n- R+ L
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 . ~/ t* w. G0 e
60.必须按照议程顺序作会议记录。 8 {9 c$ q) b1 Z
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 ! Q5 z# e9 G5 a6 K4 \" U6 z
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 $ [* M J- ?: _% O8 c
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 6 ~/ b' f0 F' n# q
●主持会议 * h8 @* ~; ?- c+ B$ K0 q
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
4 E9 z Y* U% o$ N$ l" @3 O 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
& R8 j: {0 F6 y* e8 X 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 ( @( u, d" B9 Q& n' l# X
66.尽量于会前认识新来者。 . a- z9 q& w- G: \
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
# |9 n9 m% W2 G, N4 ?" d! I 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
. R) G+ O+ b% @# y4 A9 J# F 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
$ Z, S4 i# t0 p7 ?# [ 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 + y, a3 E% \5 N6 U! ^1 L; K
71.要制止支流辩论和私下交谈。 & B$ J# q% u/ a! }/ l! H3 q
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 ! E _4 B8 t& R
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
: o' `* p# k9 ~% [1 x5 c 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 ' M& P* ]5 p0 K3 ^! a
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
" i/ q/ _$ A5 P 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
, q1 y& E2 t O2 V 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 " F, a" A3 c" q+ N2 K# }" r! ~2 D
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
, ]& I$ ?+ \8 y8 e2 [: T8 K# y4 e' i 79.必须清楚每次会议的规则。
$ k$ \, A( V8 |* Q# i 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
/ t. ]- [! e7 h8 m' @" k" ^ 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 - J4 L/ E) W' {: j& r
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