新手从事公文写作应当注意哪些问题？

借问，公文写作貌似很高深，作为一名新人，在从事公文写作中应当注意哪些方面的问题？
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公文是具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。
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（一）公文的行文原则

8 U! l' l8 p4 P/ X( R1、依法行政的原则；
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% D" V; v1 c& b2、职权相符的原则；

2 X4 Y1 u! F) G! \% [) X3、党政分开的原则；
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4、请示一文一事一头的原则；
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5、逐级行文的原则。

2 V4 z5 o2 s8 t5 W# }3 N0 A（二）公文的文种

文种就是公文的种类，它是公文的名称。

1、请示与报告

& R2 ?6 l$ P* G“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。
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“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
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; d: i: B" x5 Q+ z. M. w/ ?2、公告与通告

8 C' s" c1 m" N# h“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
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8 ]1 c9 O' S/ H! [0 ?5 r5 G“通告”适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项。

9 o& q3 B. m0 Q1 ?. L& d, |3、决定

“决定”适用于对重要事项或者行动做出安排，奖惩有关单位及个人，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

( f% X  x7 U4 C4、通知

“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知的事项，任免人员。

  s& J5 ]" Z) {5、通报

“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

6、意见

6 V! i; j, {2 P2 ]# f“意见”适用于对重要问题提出见解和处理方法。
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7、批复
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3 R* ?/ Q; {6 C: j. t# N“批复”适用于答复下级机关的请示事项。
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8 z$ |  Q- V7 Z0 u' e8、函
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“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请批准和答复审批事项等。
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+ K" Q' A7 C$ W1 X+ [- c9、会议纪要

. ?3 l+ ^* w- D: j“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（三）公文的格式

% j" i7 u7 D2 H' U公文格式是人们在长期实践中逐步形成的，并由权威机关以法规形式确立下来，它既是一种约定俗成，又是必须遵守的规范。

9 i( }9 j# X/ X/ f; g1、标题

0 @3 y7 {" v5 ]+ _公文标题有四种：
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⑴ 发文机关+事由（公文主题）+文种。如《中共中央关于整党的决定》。
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⑵ 事由+文种。关于×××××××××的通知。

4 n" u+ W. T, `) \" o⑶ 发文机关+文种。如《中华人民共和国外交部公告》。

⑷ 文种。如公告。

" ?+ V$ x; |& u7 ?: F草拟公文标题要注意的几种情况：
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① 公文标题一般不用标点符号。
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② 防止“通知”接龙。如转发××××××通知的通知。

% w: Q; ?8 B7 o- W" `③ 关于对×××××××××问题的批复。“关于”、“对”都是介词，不能重复使用。
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1 U! n+ y: y' B$ N: k6 ~. [- x- e④ 标题要准确简要地概括公文的主要内容。

) O  {+ i" f/ f; z0 s0 b+ _& E⑤ 正确使用文种。

* U+ E% z. I. o3 ?0 d! Q2、主题词

主题词是由于公文计算机管理的需要，根据公文的中心内容概括的规范化的名词或名词性词组，以便以后按公文的主题进行检索。

& W7 y9 b+ a/ l/ g2 C$ X  q8 G标注主题词应注意：
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; G+ t2 D0 o6 N9 l6 F/ Z: B7 r0 ?* ]⑴ 主题词应当准确地反映公文的内容特征和归属类别，不要与标题混同。
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* M9 o% y; h; U7 x. h+ S1 N7 M& f2 [⑵ 标引次序应根据主题词的含义从大到小，从内容到形式，最多不超过7个词组。第一层是类别词，即明确属于哪个类别；第二层是类属词，是反映公文具体内容的词；第三层是文种，如通知、批复等。

7 _+ a- N, s2 O* s⑶ 当词表中找不出准确反映文件内容的类属词时，可只标引类别词。
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⑷ 上报的公文，应标注上报机关主题词表所规定的主题词。

3、签发人

签发人是发文机关批准发文的人。
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4、成文时间

成文时间就是文件生效的时间（有的公文如法律、法规的执行时间另有规定），一般就是公文的签发日期，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文签发后因故没有及时印发，时间超过20天的，成文时间可由秘书部门确定。电报以发出日期为准。
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行政机关公文的成文日期必须使用小写汉写，如二○○四年六月六日。党的机关公文用阿拉伯数字标注成文时间。
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' k5 a9 c$ Z3 ?: {5、抄送机关

抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。这里应注意几个问题：
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9 `% b" c( K- t# C8 ]; q$ K: J! Y⑴ 特殊情况越级行文，应当抄送越过的上级机关。
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⑵ 请示不得抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。

1 T# [* z/ v& {⑶ 抄送机关排列顺序为：党委部门、人大部门、政府部门、政协部门、军分区、法院、检察院、人民团体、事业单位、企业单位。
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⑷ 抄送机关不分上级或下级，一律用抄送，不分“抄报”、“抄送”。

) Q4 [2 Q2 @/ b" Z( y$ Q⑸ 不要自己给自己行文。领导代表本机关签署发出文件，然后自己又成为接受者，这就是自己给自己行文。

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