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来文通知或领导安排4 P/ ~# G H- s) b! F& q
一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。
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7 J/ m4 J& Y, \% r5 f3 L* ~与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜/ F. V. ]1 K u O7 X
确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。 / `9 b# q H; T2 @
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制定接待初步方案1 l6 J3 H; `9 q8 u, g5 D
向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容:
2 n0 d+ Y: u- j: ^* i; y 一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
$ B3 l" Q3 P+ p' D6 @' t 二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等); 5 B u" {" r+ m2 C& c( X
三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等); . @7 S2 B! ~" z1 J7 O G
四是对方人员名单;
& K) v7 c- F" I 五是我方陪同人员名单;
5 p! k, v( O3 m7 u" q% u( ]4 F% X! O 六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
; l. u m* {* m3 P, v 若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。 ' z- c E! c1 M0 Z# P/ u6 L
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3 h5 o0 w! f3 q与对方进行沟通,修改、确定接待方案5 y& ^/ I8 y/ U& W" M1 V
按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。 2 r- |* G h3 \! C! m
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1 }3 t) S1 o& s3 J迎接、引导(或接机接站)/ M* ?) ~! j9 M) @3 t6 K6 n2 x
向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。 3 p/ S+ b4 w6 b9 p$ n4 A+ J
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按路线参观
% O% l2 k- s7 q 要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。
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1 o" {$ i: a# W) f! J召开会议$ z0 @5 D9 }6 }
如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。 6 z1 O$ a+ W% Y+ Z e8 x! V, F
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用餐# g* ^- f5 e5 E$ o' J& [: F8 p2 m
要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。
$ a+ I1 D; Q) Y: k) m 一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆;
* O/ [/ Z2 H9 l3 S2 h7 Q 二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用;
, S, V! \) E ^3 A 三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
5 n& z; Q; R% K2 e* ?0 j6 J 四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待);
( i( v" Z- C5 z( z4 x 五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。
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# u- y g5 [9 Z/ a住宿
% f1 R0 S1 L; s6 y4 C 若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
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: L1 C9 r: c$ N2 w2 w* S h送机送站6 X W8 j3 n* z1 y! G# C
若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。
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与对方联系人联系,听取意见建议1 J* A7 g% J: [; R+ l& Q7 y$ u
及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。 ; T! O1 j' R5 @
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召开总结会,分析、改进4 i* Q, D Y: x8 T4 J
组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。
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