办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

* |2 H7 Y. C O# w. M% ~- cmso-font-kerning:0pt">2012 ( K' h( Q) `& S% B2 ~font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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( X4 r, _- Y, i) wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容7 ^3 |6 Q, D, c- L! j3 Z# \3 hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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; O5 C/ w. j( pmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。$ n6 K" G- b Q- l+ N color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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: P( s$ K4 R1 B9 jmso-font-kerning:0pt">1. % H/ F2 N# s" ?/ k+ Y2 G# I2 W' k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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4 z: J5 |- d7 A( E mso-font-kerning:0pt">2. 5 g) G. `& n( a7 N5 I: s 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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! r$ r, E; m, i8 _: j! ^mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。+ J, Y% u9 z4 _1 `color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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2 k3 O3 s5 b4 s. {$ hmso-font-kerning:0pt">1. 8 h7 J4 h- a# |* ]' ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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1 y1 o' [# ], Y, [% \) ymso-font-kerning:0pt">2. 7 _& Y7 X7 A3 d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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7 u1 u3 Q, _2 B; y% e& ^& a9 v mso-font-kerning:0pt">3. ; c! j- V7 d1 I( M- n' m" K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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s9 |+ n8 t$ N7 X& h3 R' wfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; * t3 i; {, y/ \( ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。5 O% ^" }# {6 _ mso-font-kerning:0pt">

3 G2 E- K3 D7 V _mso-font-kerning:0pt">1. # P% I3 W. s- \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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( _* g; ?. z( R* s2 J mso-font-kerning:0pt">2. / F4 m3 O. |2 Q) L宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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5 E b9 {1 A, k( f/ E6 u mso-font-kerning:0pt">3. 7 r; F3 b; m6 V( ^- a' o) z f6 Y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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/ D! i: S% \) G% M7 C0 S, s mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。+ n. X5 r' w/ f1 Z' m4 L) c color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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) {6 H( I/ x) L/ u mso-font-kerning:0pt">1. " `- ]0 d k3 u" F) B2 u1 \9 X7 j 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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# q* r4 t/ F! F: g# J2 Tmso-font-kerning:0pt">2. ) {# e+ j' k; o2 p) {宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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' E: r5 x: C5 _2 O mso-font-kerning:0pt">3. & u+ N! W5 n6 O7 m, g l3 Z 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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. A+ J) u, A) R5 n mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。. r. e% u9 W7 Q F% J& q% _color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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. `+ e& r$ [& L& A( x- \ font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考1 e" X8 `6 w7 ~% T' Hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

0 g3 R9 b6 x* Y3 ~* J J$ v3 T4 H& b2 Y1 ?5 u

$ v+ i0 [ ^9 v5 G5 r2 W 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: 0 X1 ?( @4 H/ A$ ~2 J0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

) v2 q3 w$ [- A, S1 S; s+ m1 j8 B6 W; b9 ~( f P* B0 u3 b/ |5 ocolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: ' z0 h. {& e1 ?2 Y; _AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 $ a0 a; N+ r" j color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: / G& \& n' s' P2 L) j4 V* [% `0 WAR-SA">）

一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

谢谢楼主，学习中，这是好东西！

三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用

三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用