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办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

* |2 H7 Y. C O# w. M% ~- cmso-font-kerning:0pt">2012 ( K' h( Q) `& S% B2 ~font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

. F5 t/ v3 q+ I7 i7 k W+ h4 a# j6 B& @

( X4 r, _- Y, i) wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容7 ^3 |6 Q, D, c- L! j3 Z# \3 hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

$ R7 w8 ^0 v- V j ) H4 j! `1 O5 t0 ^9 X) K( d4 z1 t

; O5 C/ w. j( pmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。$ n6 K" G- b Q- l+ N color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

: z& `+ j* T4 X% Q4 _ 3 P: X! w8 f. x& _- s" l' s

: P( s$ K4 R1 B9 jmso-font-kerning:0pt">1. % H/ F2 N# s" ?/ k+ Y2 G# I2 W' k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

8 Z( v8 b6 r" D/ G3 r* q8 E3 r" {+ Y# W! [# U. J; I

4 z: J5 |- d7 A( E mso-font-kerning:0pt">2. 5 g) G. `& n( a7 N5 I: s 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

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! r$ r, E; m, i8 _: j! ^mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。+ J, Y% u9 z4 _1 `color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

2 L/ z" k& o& W1 q/ r$ g1 E% D% ^1 B( B9 a

2 k3 O3 s5 b4 s. {$ hmso-font-kerning:0pt">1. 8 h7 J4 h- a# |* ]' ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

' m0 C, Z! N) Q 0 a4 U# v7 c! t9 H. ~" u

1 y1 o' [# ], Y, [% \) ymso-font-kerning:0pt">2. 7 _& Y7 X7 A3 d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

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7 u1 u3 Q, _2 B; y% e& ^& a9 v mso-font-kerning:0pt">3. ; c! j- V7 d1 I( M- n' m" K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

3 m( n r' z* @, Q! g6 x" T 6 W; K0 j- Z+ H' z0 M5 i$ g2 H

s9 |+ n8 t$ N7 X& h3 R' wfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; * t3 i; {, y/ \( ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。5 O% ^" }# {6 _ mso-font-kerning:0pt">

% e: t% W- C1 d# b + `2 D) v( `8 h* G" X

3 G2 E- K3 D7 V _mso-font-kerning:0pt">1. # P% I3 W. s- \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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( _* g; ?. z( R* s2 J mso-font-kerning:0pt">2. / F4 m3 O. |2 Q) L宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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5 E b9 {1 A, k( f/ E6 u mso-font-kerning:0pt">3. 7 r; F3 b; m6 V( ^- a' o) z f6 Y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

# I( y; v6 a6 l4 y: g, `# p+ K 8 Z% o' J7 E3 i1 O" \, E

/ D! i: S% \) G% M7 C0 S, s mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。+ n. X5 r' w/ f1 Z' m4 L) c color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

8 d6 \+ r' O1 ^0 l( [# f, m& G+ R; D5 b: X

) {6 H( I/ x) L/ u mso-font-kerning:0pt">1. " `- ]0 d k3 u" F) B2 u1 \9 X7 j 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

' h- E$ N0 ` t4 ] \9 ] + @: ?1 ^1 O6 y$ X: [

# q* r4 t/ F! F: g# J2 Tmso-font-kerning:0pt">2. ) {# e+ j' k; o2 p) {宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

u* A0 V, w0 y' Y. U J% ]: Z8 o0 o# Z

' E: r5 x: C5 _2 O mso-font-kerning:0pt">3. & u+ N! W5 n6 O7 m, g l3 Z 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

: k! z3 X7 Z: W: m" w, M6 a4 [: n, T% O

. A+ J) u, A) R5 n mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。. r. e% u9 W7 Q F% J& q% _color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

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. `+ e& r$ [& L& A( x- \ font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考1 e" X8 `6 w7 ~% T' Hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

0 g3 R9 b6 x* Y3 ~* J J$ v3 T4 H& b2 Y1 ?5 u

$ v+ i0 [ ^9 v5 G5 r2 W 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: 0 X1 ?( @4 H/ A$ ~2 J0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

% m# ` y1 \* @, Q. i ) v2 q3 w$ [- A, S1 S; s+ m1 j8 B6 W; b9 ~( f P* B0 u3 b/ |5 ocolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: ' z0 h. {& e1 ?2 Y; _AR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 $ a0 a; N+ r" j color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: / G& \& n' s' P2 L) j4 V* [% `0 WAR-SA">)

 

精彩评论4

正序浏览
tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。' O1 h9 _6 s  j1 J( V
 
yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
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