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众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。 ; a" f9 g! @1 g) a
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一、会议记录3要素
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1、准备工作细致到位(前期)
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
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+ m2 M( R- ]2 T/ T2 Z# O决议等做到心中有数。
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 6 V6 \! h9 N7 R/ m' {. H
8 h; |& L# H) u 记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
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: w' C( e" X& o H, y$ K2、记录完整真实 % J3 L! w9 e' I% s; {# h7 Z
+ M# P$ K4 C: }1 _ 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 4 K' f+ T: `' N5 t! v, j( g( c+ h
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6 K5 a; j! F0 k$ G# Y真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
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! T' @- K F6 k$ H* c# ~5 { 3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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2 O- ]* r j* `) Y 一是对记录内容查漏补缺;
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实; 1 [0 ?9 F7 q' I7 q4 Q) J
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% @* ~5 v0 q0 ^5 `三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。 ! @/ i4 b* ?, t0 I$ t& z+ o
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0 x) f9 P5 _. J0 y+ |; f. F二、电子邮件4提示 $ p7 Y- }0 @- h- x1 f
) [' b# c6 Y, o 1、信箱名称 # g( @$ r w0 e$ S
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0 r, _' Y5 Y6 X& _. F首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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$ v0 Q% [% ^% z/ z) R9 w$ W3 I2、邮件标题
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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3、邮件正文 $ h' V, g- \1 f0 ~# e4 \1 `
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 % J6 r' g/ f) Z* A6 P/ |3 r' |
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行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。
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* u$ k2 I: O6 m' `6 e4、邮件附件 1 B$ G: o& z8 h3 K. ?
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- D! y( [! _5 N, R名称清晰规范,注意反复核查。
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# _8 H9 s, v, i) p3 S注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。
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" h& M8 l4 H P' O! |三、负分公文5宗罪 : b$ {: M7 q! ?* [' b M
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2 @# x( y# f7 d* ~1 ?; k' E为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 ; Q9 H- t' |* e
* ~2 \: Z6 h. }" a7 d& l1.文种选择错误 , S' c* x _ T; b
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公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 1 F8 F9 C3 [4 p) |
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f- X$ L# S6 w( `公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 , A: I4 v1 u5 e1 c/ W0 ~/ w* S3 ^
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(1)文种选择的重要性 ! O- R& V- j1 `" h6 F
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* X8 P+ {$ K& X& f7 A" j在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 / F- K: {( h0 ^( \+ t
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$ t( M/ N1 A2 j3 g: i: R公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 1 O! d0 S! u6 x3 {; l( l6 C
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(2)常见错误例子
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& u. a& v) M2 [* P. x7 ta.错乱 # m. i, s. e' ]# H
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如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。
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5 i5 r" e- u. `b.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。 0 i" B1 }2 p6 R/ a" U2 ~
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c.非法
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超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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d.重叠 5 A5 W; a1 g# ]6 D9 |" h
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故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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# p5 m( a$ [5 k2.重要信息重复或者失误
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“一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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3.核心词汇使用混乱 8 M: e6 p, _" }$ V# A
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蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 P% C, p9 P" I( G7 P2 }6 c2 A S
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( t2 }5 L- Y& R" A% ~4.内容冗长,关键信息严重滞后
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特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。 0 M; A: W1 c8 |: }3 n) ~/ @) J
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5.修饰性词语贫乏单调 * m! X+ @! B9 ^1 b) ~& A9 f
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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四、结语
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9 j; N% x; `2 r+ U4 t3 u$ y希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up! & a0 O0 m. P9 v" C D+ U' Y: ?
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