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负分公文5宗罪

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二猫 发表于 2017-4-7 10:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“345”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成会议记录3要素电子邮件4提示负分公文5宗罪三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
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' g6 H5 I* H$ N- u8 w) {8 U
$ x/ W4 O' [1 ?9 R

, a8 S/ Y7 H, p3 |/ i! q; w9 ~ { 2 B3 E; Z5 `# w& Z0 ]- q0 l. [
一、会议记录3要素
9 m ?0 p6 ~/ u! t 7 T& m& o& e: F2 x9 N$ ~) B
1准备工作细致到位(前期)
. ?0 T! H5 J. d9 n; |/ I% e 9 t- ^) }3 B' Z" P1 S
      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
- Z u q' E* K6 F$ m+ b; E 7 c6 l* X- \5 A3 M
决议等做到心中有数。
& _1 r/ m3 n9 L# T# } 7 t7 H! @3 j& Y
      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
% w2 R6 Y/ _" Y: H/ `: L 7 e5 r2 [5 d; @6 @; ]
      记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
% ]( y9 _; @3 c O$ |: t ! M% ]) k2 l& d, U: L( }4 M
2、记录完整真实
) f* V+ d& y# D9 t $ z9 ?$ G& L3 }, E& ~+ U
      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
0 A+ T) s; b0 `6 C9 V" @) q" o- c6 o* d9 ^

      # N4 h% u( U2 q# Y真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。

* X) A- p8 }; x* V1 A+ f# L 9 h! U1 F* D8 u6 k7 @+ b7 L
 3、整理准确及时
$ d. c) a/ v' D8 B" i3 U " [5 a( X1 T* B) E/ H

     9 G* v% `9 M. l- z' C5 v! c* d3 s 会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

5 ?& e' l( O- m9 P ' t+ F: Q. r9 n7 y
      一是对记录内容查漏补缺;
/ Q0 w4 |/ s2 L# {- d* o: Q4 R ! t8 u. k$ k; Z3 }, ~5 y& e

      % K8 P' f1 I/ t- s: G二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;

5 q$ L3 I" M/ a+ p8 F! l+ ^% E1 [5 l( t2 W5 f

     * R# F' l" k6 Q/ h. ^ 三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。

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0 h. K4 A+ ~6 q6 H4 ?2 _& \6 E* R
二、电子邮件4提示
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 1、信箱名称
7 |0 y8 d8 ^+ \8 `/ w1 U1 c( P% R' } ?$ r( n% V6 M+ K9 N

       5 R5 f! w6 I" M7 {首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像奶油小草莓等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

6 G: u' L0 p D- o/ ~) P' r5 B. P9 `, m& T% F& e. [ w) r
 
3 [' ^2 W" n* |! Y# d: w G ( t1 {- t" \: \! e4 C4 u! X4 {
2、邮件标题 
3 U+ x3 Q# @" W& ~$ g # E# M- w* K! K, {0 D& {
       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
6 Q4 s4 i! x5 v - n6 a+ F. j- Z9 A3 P
      
; h+ P- w Y# W/ w! e# m; W- f* O. a2 J/ i
 3、邮件正文 
9 ]( T/ O* M4 p ' X4 x1 s* m. {0 Z3 p

      $ k' {6 ~4 N/ J" ` 邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

3 a0 O# q2 D7 m% x, y4 v7 A' v+ w2 I4 x: S5 |

      2 B" Y G- g) x* n 行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。

J( ]' X+ {. x* _( {# n0 E) i5 y 3 |' C, b8 h: C& y* Q r, h
 
* y8 [( U5 g9 }3 B0 @! z - k; u% [9 }! V% E( f3 `( C. @
4、邮件附件
' [% A2 c0 T. j1 c& S7 ]' o/ @ ' N( ^& H) H7 z7 n) n. M

      9 p' l( H3 z8 y v' ~! s 名称清晰规范,注意反复核查。

0 o2 B6 p4 [- g3 ]# m4 m 7 R3 E+ A3 V L' _8 ?

      ( m1 x# y t5 c% c" ^ 注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

" Z9 |5 U: U2 A6 N {3 o / T9 R: v" h& A; d1 G

      & E! q) ^& E' Y Y) E \3 g7 }3 f 提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。

8 u; v) R& D- K. G7 e6 w0 z* K ' v Y2 K$ W( R* {
 
, \8 R, L! l3 O' o4 V" X1 w 6 \2 H6 ?6 h9 Z
 
+ U/ j3 p# T6 I7 ^+ n! B6 P9 z: @8 k: P& Y7 N2 d* X# c
三、负分公文5宗罪 
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1 s* z4 N# H: ]1 V
$ |7 ^' D5 U) k& P. a3 a6 ]

8 R {6 J; e. w0 a4 |! O 6 _# u7 w3 k5 z. l- P) U* R6 C
为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 
0 B0 j, D: u X % ]/ J2 w8 u( j3 ^* w, D
1.文种选择错误
0 d/ T( w% B- h+ f2 K% Q) x 9 o& m2 A3 a4 A5 h7 C1 p
       公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
: w% [9 }, @/ s( u1 ] * b* P9 S; m+ _, T

       : L6 g: T2 _0 C* F0 f8 x! f公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 

: |) T6 E+ H( ~* k9 ]5 N6 i3 Y$ V* o" b& J% |% D0 {
   1)文种选择的重要性
5 C& E% U7 \; y; i4 u& F7 k# |& B" C

       6 D& h3 G1 P$ M9 R( |- k! e, ]9 n在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

! W$ E% c3 O, F0 M; f b1 t* g# P3 r, Q! Z: K

       g4 _- V' r/ M X6 q 公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

: h# n; s) y2 t % j7 w) B& _" d$ u$ h

  9 V w; p) x. Z4 u 2)常见错误例子

/ ~7 @. \" ^/ e5 X 7 c0 i! y C$ \+ {8 q" z; i7 R

       4 }6 _7 x' O2 q5 [0 w+ }$ Y a.错乱

* e% M+ R& O: t5 X' _1 I # b; Z7 m. t6 E, G

       ' e& C+ H- S. j0 W9 S. R 如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。

$ `3 b8 x* ?* a / D( j+ j; N4 Y% G) F, ?. ^4 n6 S

       8 c- ~. e! {) Q: C; [. j/ F b.缺失

/ m8 r; m3 u# n, s% d# X9 o3 n 9 D; n: P" Q h: [7 `9 @
       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
+ m: P' N- S$ n6 x) [& o4 g# p- F( g* j/ w) M8 o G1 b* ]( S4 o/ a. ^

       7 O* G0 g6 P( R0 u c.非法

* q2 s$ ~. @' ^6 H% b6 ]; o( d + R: D! T7 B& q2 `

       " H& o: o& J' l6 ?' v超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

% m5 w; V: c4 D, Y+ ?5 j9 |/ R5 | ! H- e. R" G9 j& s+ w

        ! I& {/ Y: Y9 J* Sd.重叠

- p q" E; T: l ; j1 K# k! U+ p' h

      - [. e" g' ?9 N, P+ U4 ~ 故意把多个文种重叠,让经办人难以处理请示报告。但当然也有例外,比如关于印发《XXX意见》的通知

/ S3 q: _: h3 R7 @ 6 ?, Y6 R* r/ F) C4 b
 
" z8 `8 r0 ?7 f! c W6 a0 u* D % w6 E( Y4 S0 m% H, d- R
2.重要信息重复或者失误
* i" F5 }$ q' _2 v7 f$ p# P- G0 B$ A4 j0 N7 N7 S- L- ^: t* W2 {

      ; ]& Q2 t p7 B3 c" P. `  “一轮红日映朝阳,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。

" ?7 B3 c8 W$ A3 L& N @ # ]$ l5 w% v: M, H, d' W( U
 
3 Z9 h5 M9 A; p, K6 j % M5 I' E9 y4 ]" ~$ y, d
3.核心词汇使用混乱 
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      9 C$ k4 p. {7 v& w+ G8 o4 {+ s5 j$ `& U' [ 蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

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4.内容冗长,关键信息严重滞后
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       x3 J$ Z% g7 a特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。

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5.修饰性词语贫乏单调
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       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑用户友好,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取让全篇都能打进读者的脑筋
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四、结语
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      & B; x5 _; U% S( U( `" h' C0 B/ Y 希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!

1 t0 O' y z- O& \9 s6 g , h# o, d: e" {" ]% P% v. D
 

 
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