公文写作经典语录, j/ Y5 g0 q# v6 s- e
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1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系，如：通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等；专用公文是企业内部使用，一般不与外界有联系，如：会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。
5 B t( L2 ?. M2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报，譬如：以公司的名义上报报表省公司，一些事情需要请示省公司，公司下发一些管理办法，对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部，以部门的名义发文，一般不对外，包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿，部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。- o7 z* `& }. o6 v+ p V. l
3、 文件与电子函件的区别：电子函件用于工作历时较短，日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调，以分公司下发的管理办法一定要用一级文件，以部门下发的管理办法可以用部门文件，千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c
7 X; \2 u' `. i. C4、 上行文与下行文与上级与下级的关系，这里所说的上下级关系，一种是组织系统关系，一种是业务系统关系。对上级用上行文，对下级用下行文，上行文如请示、报告等，下行文如通知、通报、决定、意见等，向同级部门或不相隶属关系的单位，则用函。: ^* g- E9 U" T9 d6 A8 N0 k
5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源，应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y& E( q' i# e I4 c' _3 U
6、 用于向上级汇报工作、反映情况等，可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l/ w9 Y( ~* P% j
7、 用于向上级反映工作意见，请求给予支持，可用意见。
* d1 m% `8 |" t8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项，不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。
) e2 M, b# S3 ^: }% }* ^9、 公文的标题制作三要素：（发文单位）+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J8 ` l9 z2 B' E* Y y
例：（网络运营部）关于召开第三季网络运营分析会的通知
) x( K9 M$ c$ O* j" e: [: D注意：文字务必准确、简要，一般不用标点符号（法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号）% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c
4 A ]7 |. @$ n6 K10、转发文标题制作四要素：转发（批转）+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S
1 P' J! n5 I% R6 m例：转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
) f& d; M4 d- W注意：转发公文应避免使用重复用语和相同的文种，遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关，取最先发文单位。 二是另拟标题，转发情况在正文中说明。8 u @' }" \. I0 k0 o! T" G
例：“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法（试行）〉的通知》的通知”; Z% e0 v3 f9 ?0 B
压缩改为：转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法（试行）》的通知》" Z2 ?; Q3 ?; R; W
11、主送单位：受理单位、主办单位。抄送单位：主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理，二级文用抄报。- X9 V1 L2 A9 `5 r
注意：无论主送单位还是抄送单位，应使用全称或规范简称，两个以上主送或抄送单位，应按行政区域、行政机关的排序，先大后小，先外后内。
5 m' [# e5 ?5 e8 c& h: Y5 P: X9 x12、公文内数字除了固定的词语或成语外，要用阿拉伯数字，但落款要用全称中文。
4 `8 l2 [% P1 ` R* t13、句中较短的平级的词和短语用顿号，并列复句内部分句间用分号，在分号与句号之间，分号与分号之间至少有一个逗号，在提示语的前后，表示提示下文或总结上文的用冒号。
/ d8 D2 }3 p) k4 }14、请示的标题：关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P) Q# W7 W) W- z+ c' W7 [
编写的守则：导言+主体+结尾
# \3 n/ b: r" y0 \6 Z1 q9 ]# K 导言：开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简单。例如成本支出请求，要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号，价格，购置或维修的原因，如果不购置或不维修会出现什么样的情况，有多严重。- ]" r% }# d3 q- Q* o: O m1 [
主体：内容突出，事项集中，条理清楚，要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示，要写哪个部门鉴定必需购买或维修，这笔费用的单价是多少，数量是多少，几时做预算，什么时候付现，是否有2套解决方案，如果有2套方案，你则重建议用哪一种，为什么？/ @; x, h: E" j
" u# d8 w6 ? ]$ K( m O0 U1 x 结尾：是一个固定的模式，妥否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。以上请示，望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?) q# V q; E5 ~1 d7 r
注意：请示的主送单位一般只写一个，请示应事前请示，不越级请示，如提出2个以上方案，应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R }! q8 L- w N+ C
15、批复的标题：关于+事由+批复5 V R5 ^- ^* {& i
编写的守则：开头+正文+结尾
0 g7 p/ d1 m. m, Y. j& t5 i9 q 开头：你单位《关于XXX的请示》（XX[2009]XX号）已收悉，经XX部门审核，同意XXXX，现就相关事项批复如下。
7 m& U: m: U) o' F! n 正文：做出明确的答复，同意什么，不同意什么。1 d% z, t0 \# w j; Q
结尾：从上级单位的角度强调一些事项，可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~
& m0 I; F4 c9 @1 d- ] 注意：在做批复公文时，要认真核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。批复针对性要强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。请示内容较多的，可分条列项地答复，对不同意的事项，应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
2 v7 o) I' S& W4 w# z3 m1 j& @16、通知的标题：关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B6 E4 ?/ n: [; @- r- j7 |' A
编写的守则：导言+正文+结尾$ J! _, ] [8 X. ~
导言：发通知的原因，就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G# a( ^ k% I5 q+ v7 C
正文：通知事项# h" U% ]2 g: [( q$ n; Q7 F
结尾：以上通知，请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O+ e7 i) P$ I. X
注意：通知适用于发布（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，职务任免、岗位聘任等，因此，主送单位要准确、清楚，严忌错漏。导言简洁清晰，高度概括。正文明确具体，针对性和可行性要强。" [( E0 Q! |7 S3 O5 @. O
会议通知的模版：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等- w) p- G5 d! T+ K
培训通知的模版：培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s6 X" k& g* L5 d: d
17、报告的标题：关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?1 `8 |$ O0 |" r3 k
编写守则（三段式）： 情况——做法——问题（意见）
* x- W( T {" ? B; f& j3 J# V 情况——问题——建议
6 R; \& g5 I4 U# Z+ Q# ~; l （只选其中一种或两种写） 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i$ |; R6 R: |8 E+ |" o4 R0 o! G
情况——原因——责任及处理意见. L4 Y g2 q5 G3 f( H; f
注意：报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此，在写的时候，要注重时效，情况真实，不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准备确无误。拟文时，要语言简洁，篇幅短小突出重点，层次分明，不要夹杂请示事项。如果重大事件报告，要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d
8 o V; ?6 _9 g# v3 A2 N' R 报告与总结的区别：报告在表述方式上大量使用叙述，情况、事实点绝大部分文字，只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示，对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m
8 N$ k1 I! b( \3 b" O3 n 报告与请示的区别：两者都是上行文，对上级行文，但报告不要求上级批复，请示则要求上级批复，报告是事中或事后行文，请示是事前行文，报告的结尾用“特此报告”，请示则一般用“妥否，请批示。”
1 Q2 N8 H" x3 c% F3 J( G18、函的标题：关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H1 L* E, }) v7 _9 z+ l
编写守则：开头+正文+结尾
6 h) ?* s: v7 k开头：简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S0 K+ ^% n( I& L. g+ H
正文：逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x4 F, P3 R$ j- D; T L
结尾：“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。/ P7 s' X# j) j1 C6 P' S) o
注意：拟写函时要注意措辞，因为彼此的地位平等，语言要朴实谦恭，议论说理要适度。另外，撰写复函时，要就别人在函中提出的问题回复，不是函中提出的不问题，尽可能不要在复函中出现，不然就有画蛇添足的嫌疑。
' _; {2 @; W0 G w5 k8 k9 H6 [19、决定的标题：关于+事由+决定5 D% L8 b: o( k/ h! V5 f3 j
编写的守则：导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [4 ]) A' D, u0 t0 a
导言：写明决定的原因、目的、根据、意义，语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f
) X8 h. X: N7 I( O) O2 Z& l主文：阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。
# [4 q/ c/ n, [结尾：提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y
$ {. G! a& u% J* }20、通报的标题：关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T/ r6 r9 d# |: G6 h7 D
编写的守则：导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k& M) i4 N2 z3 K# l! g
导言：介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^( _8 ~3 D' x, `$ `" P
正文：分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L% n! Q) l/ X+ _. x$ e* {* |0 K
结尾：写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g
" x* e: a0 H+ d7 V& y注意：通报只适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性，因此，用词要严谨，注重写实，掌握分寸。
+ c5 Z x9 Q) E" X4 j21、会议纪要的标题：关于召开+会议名称+纪要7 K) ~) K; r9 W9 o2 ^
编写的守则：会议概况+会议内容+结束语3 T$ f- i2 E4 Z
会议概况：开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P
; n' U; a9 l5 o; v. K# l( e% B3 ^会议内容：会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A
& {0 w4 I9 x, p# e+ E结束语：希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s w4 s7 V$ k( E5 R# O. W s
22、备忘录：和会议纪要非常相似，区别只在于会议纪要是决策性的事项，而备忘录是非决策性事项，只是相关部门共同约定的事项。
9 q; v6 a9 a! x5 T23、工作联系单：和函的撰写相似，是部门之间工作联系的一种公文，拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况，并在工作有调整时要及时告知。
) F* f: Y* H4 }. a e4 |24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”，每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |
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