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政协办公室是服务政协委员会、常委会的办事机构,具有"办事、办会、办文”的功能作用,政协的各项工作都要通过这一机构的运作来组织实施。也可以说:"政协办公室工作不是中心,但要服务中心;不是大局,但又牵动大局;办公室工作无小事,但又必须从小事做起。”服务是办公室工作的主题、主体和主调。 一、概述
* s* h1 u2 G/ I% ?# B4 ^7 a4 s4 { 办公室工作,就是服务,定义上讲是协助领导集团、领导人办公的,做工作的,服务的。从形式上看:即办文、办会、办事。机关办公室设4个科室:: N" ^, Q& p$ U" {: Y
1、秘书科——上传下达,文件材料处理,领导卫生服务,会务服务等。, } @# x5 I0 h3 I Z& i8 N
2、行政科——来宾接待、办公用品配置、固定资产管理、财务管理、安全保卫、维修管理等。 Y$ U4 x+ l8 @4 [8 c
3、人事科——工资调整、人事档案、编制管理、年度考评、办理出国(境)手续等。9 t/ ~0 l/ m- P. G
4、老干部科——组织学习,探视慰问,报刊订阅,医疗费报销等工作。6 j. c3 H& s& L' c! d
从上面职能看,也都是办事、办文、办会的。
% a' P8 ^7 @* k5 L 二、办事 g- ?1 w+ w/ H1 u0 [5 f& Q
即一是办具体事,二是当参谋。也就是在为领导办事的同时当参谋。
- X. P, I7 T/ A 办事:即收集信息、调查研究、督促检查、会务协调、信访接待、打印递送、值班接洽、会议服务等。3 [1 s* g U0 b# l" X1 I5 w# }- ?
(一)基本要求:
# d0 d2 J, b9 d! Q; w' b, ]( N 1、做到"四勤”:手勤、嘴勤、腿勤、脑勤。
; K5 T. ?4 H6 G! y 2、做到"四得”:说得、苦得、忍得、干得。
' { J9 ~# q+ m8 D% b 3、做到"四心”:热心、用心、精心、真心。
' V6 k9 X, W8 P4 N (二)注意事项:讲程序,学会及时汇报,及时反馈。做到:4 n2 |' B) V- }( N. H! E h {. Y
①保密(慎言)$ {2 X. y9 _' O" t
②有礼貌(学习礼仪)
% n& i/ Y0 s; |! q+ e ③高标准(与四大机关的称谓相一致)
; ]" _2 V* F; y6 v i ④当好参谋(办事中体现参谋的作用和职能)& P( {9 R6 T3 S0 ]- `' N
三、办文
+ G$ w! J& M1 y7 p' P 机关办文包括:起草、打印、递送、收发、登记、注阅、注办、催阅、催办、拟文、核文等(由江付彬主任专题讲解,略)。
& |: E0 D& ~# l# ?- k (一)基本要求:高效,即准确、迅速。准确与速度相统一。
" H8 `* K- Z) f% v3 C (二)注意事项:
% r7 S0 F1 e7 s( l4 e) Y3 m 1、程序:一般程序,执笔人——部门负责人——主管副秘书长——秘书长——印刷装订。
2 w |+ @0 u5 B/ D 2、规范。一是用纸规范(A4、B5);二是标题数字规范;三是简报中出现的领导要规范;四是字体要规范。
% {! H% F+ r4 ~) X! z- b 3、畅通。一要能找到人;二要愿接受任务;三要及时"出货”。
- |4 b$ Z( t9 |/ v- [ 四、办会
7 {) d1 S" D4 t 会议的概念:聚众议事。即有计划、有组织、有领导地进行商讨,以解决某种事项达到某种目的的聚会。2 ~# x, l9 ^& `7 ?% D, Z
(一)会议的分类3 G: B, j( W3 R
1、按规模划分:特大型会议1000人左右;大型会议400人左右;中型会议100人左右;小型会议50人以下。) z {0 k+ ~% h- O% w2 j- \
2、按内容划分:决策性会议;告知性会议;建设性会议;执行性会议;立法性会议;专业性会议;动员性会议;纪念性会议;外事性会议;综合性会议。
1 q# g/ _4 s" N% C* v, p 3、按会议性质划分:各级代表大会;各级代表会议;各级常设委员会议;各级各部门各单位领导成员会议;工作会议;各级协商会议;各种专门会议;各种学术会议;座谈会;干部大会;群众大会;国际会议。% N* x# ?, E ?8 K, `
4、按会议密级分:绝密会议;保密会议;秘密会议。+ w) _# T* z* M
5、按主被划分:主动式;被动式;平衡式。
1 j. Y0 [9 A+ r4 k' c (二)政协常用会议
6 f3 Z8 g1 I, |( a4 c, `4 J9 G$ \ 委员:全体委员会;预备会;常委会;主席团会;小组召集人会议;大会发言;联组讨论会;专委会工作会;视察、调研汇报会;委员培训会;座谈会。6 Z/ Q4 l A8 n* d2 L7 a
机关:党组会;主席会;市政府、政协联席会;机关全体干部职工会;秘书长办公会;秘书长联席会;专题学习、动员会;党支部会议;党小组会议;专题报告会;主题演讲会;讨论会;临时碰头会等。
3 _4 Y" G( V. Q! O x0 ~ (三)会前准备
, M8 k8 \/ l3 r9 W/ h1 N2 f 1、确定会名、会议宗旨、会期、出席人员范围、出席人数及分配。! I( C3 J- }/ c
2、经费预算。
$ `+ m( s* s. V% n9 T 3、确定地点。
& W8 x2 K1 H9 v/ Z" e8 y: N 4、印刷会议有关票证(请柬、出席证、列席证、记者证、工作人员证、车辆通行证,有时还有选票、会议或文娱活动入场券)。
, n! x, `4 @1 K, b, R8 `7 K 5、成立筹备机构并明确各自职责分工。
5 j! i& n6 {" ^ { 6、确定会议议程和日程安排。(议程:会议上讨论的程序。日程:从早到晚做的事情。)
5 V- `2 g, l' J* V* J 7、人员通知。% M! \8 y2 {! g& k! o: Y5 s: O
注意:(1)语言表达要恰当、准确;(2)多种方式同时进行(书面、短信、电话),确保通知到人;(3)对特殊人员要采用特殊的通知方式;(4)注意统计汇总并及时向有关领导报告通知情况。
! M( q& K. |( n9 n) t9 S 8、会场布置。; H8 h; x7 R! Z0 H3 q
场外:欢迎标语、标牌(气球、气柱、彩虹门)、赞助宣传、红地毯、欢迎礼仪(军乐队、盘鼓队、礼仪小组)。
' s8 @! Z8 H. l 场内:会标(背景墙、横幅)、座次、台形、音响、道具、礼仪服务、茶水、录音、花卉、装饰品布置、附属物布置(投影)。% J& D* i9 i; e# Q
9、会议材料。- U7 ~6 V ~: I
10、制定安保及保密方案。
" D! |6 S: {$ ]. D9 Y7 ~/ f4 a8 o9 w 11、后勤服务。. L/ L, M6 H+ n- ^/ D! R2 Q
(1)住宿(按机关有关标准,在定点宾馆、饭店安排)。
* P: U$ M+ K4 q, H (2)宴会(正式宴会、便宴):人员选定、餐标选定、地点选定、摆台(座次)、餐桌礼仪(敬烟、敬酒、让茶、出入顺序)。" A6 k) i0 l# I) O
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五、体会( G2 u- f) x" e3 t" n2 U
办事,要考虑周详,不出纰漏;办文,要做到字斟句酌,精益求精;办会,要做到认真细致,服务一流。总之,做好机关办公室工作,要有平静的处事心态、优秀的人格品质、较强的工作能力。文/丁少革
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