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一.总则
; b2 X- o9 c& D/ W9 T8 O! O5 v! k 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 : S! S. L6 ^. h6 a
本办法适用于全公司各部门。 " f" b; `8 I5 a
二.对外接待范围 2 }- h. s; t# V. [6 d
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
4 y2 S' v3 J) _- ]) i; P 接待的对象分为内宾和外宾。
1 d5 a. W9 @( y. Q4 k9 u/ e1 u 三.对外接待部门 5 X4 V) I* T2 c4 e8 @
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 : |/ V, n% J$ h# f' O6 @
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
& R0 f# @+ e, X9 Q 四.对外接待原则
i5 a' A% _$ J+ B. _ 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 4 k( e1 U7 q: U7 A' I
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
1 o2 P" \9 G M+ j 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
6 A/ |2 ~6 a0 N: T 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
/ L, L( ]* u% M2 w, ~3 N 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
5 j0 T3 p" X7 p$ l$ x4 B& k 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ! G4 ?+ A$ V& ?; C" L
五.接待规格的确定。 " O0 ]8 D. O, l6 T$ D
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 , Y" z8 @0 E5 z& r% b i& a4 S
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
8 N& J8 v0 g/ z% f4 J5 B9 { 六.接待礼仪 , ^3 f! g6 F$ w2 G2 r3 {! O
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 / O8 B7 O8 g3 E- v
2.接待：主动起迎，问明来意。 ; S( A) Y1 ]. S) K7 P) C! _3 {3 Z
3.安排交谈地点：
+ ]) w& S; K u' {7 y ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 0 g0 V6 Q: Y* I& {
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ; ~- N) b. H! |$ X( s! A1 Y8 b' j0 H
⑶切忌让客人久候而无人问津。 $ B/ N' }2 C1 O
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 4 U4 N# K5 B. a" E! d/ m6 r! n/ M5 H
七.引见。
' R3 a% {, J( l7 n( o 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ( y$ Q9 I j/ B A1 V, Y$ j
引见顺序； $ a7 g7 H( t& I9 f9 e1 {8 m
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； & ~2 r; o$ N$ x) @: M9 [8 t2 T$ \
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； # T" ]6 r4 J) _: m# A8 [" {; k
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
6 Q9 I6 f0 m0 t$ r ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ) L, F, |, G' I1 f' o
八.行路。 0 P: R& h7 {$ `( O+ V4 A2 f
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
) W+ v( ]! I A/ \ 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
$ R5 v8 A% T) w# t 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 , r2 {# d8 i6 m2 ?
九.其他。
! W+ j. P- P/ P) o 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 0 n1 C" I8 d# t
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 8 T; K c* I$ K& h( u( { m. N
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
: K, \! @" K% u: W9 A 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
( J% c7 J% J# K ㈠接待内宾。 ' z$ R2 X( |3 `7 f8 z4 r. v
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 * p4 v7 F/ q9 D8 E% c
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 ( E# o: y \% y& l8 H# x
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
# Y( X" Z* p/ V2 p# F( E, F n; G" ` 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
9 ]8 I- k* y" g% p% N% { 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
: p, T; R; y. p' m* b% i 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
; h* N' z# @9 m* G 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
k4 Y w# x5 {* } 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 . ]' K$ ~/ N8 a1 k# {
㈡接待来宾。
3 s2 f/ @+ j7 g7 N* E 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
3 H+ p* M# x7 V' J8 Z 迎送。 4 I7 K" o: @! n1 R* H! e! P
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 " x P/ E& ^: B: U0 X1 c% ~
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
5 v7 l% o( Q; V( T q( \ 会见会谈。 5 I* c, X# l4 K/ T
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 # [0 h- m7 G0 ?# k
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ) K6 c) [/ h% f; C
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 $ y( H, r2 d$ e7 @" _
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
# a/ {8 \" A/ n# ~: l: a 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
# \0 w. o# }& p" Q, j4 ~7 U6 q 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
! {& m" W2 q. M$ S8 {0 C* b3 o9 E 宴请。 5 \, }+ E- ^, R# k
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 $ R" W* _7 h3 O' R. p. J
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
, G2 o9 n: C }/ { 文艺晚会。
2 d j0 B) Y. ^5 `$ B& C 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ) x1 x& I Y4 [, l* m) |2 n1 F
参观游览。 0 G3 |$ S9 E* y8 z4 m$ w G: E
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 2 d" v; n3 l+ F: u7 c; R) h
接待标准
9 }( {* Z' l+ r d# N5 g+ ^+ E ⑴用餐标准。 ) P! r( a( E7 v* _0 O8 h' f/ }
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
6 U; R# j+ h6 ?3 i, V3 z: b 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 # S% m/ S$ {( a* ?. l9 s( R
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
' x. ?0 `' @& p" ]/ L 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
9 s% w5 g# ], w( @/ A5 h 5、常客 员工标准
. C. B" G) X' H; r5 J: K (2)住宿安排。
& q# ?/ u2 A$ {8 i9 s 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 % l3 o7 e/ f$ j" D, k- N
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 * J: v" g: T; ?5 X& p. k6 O
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。; d- `- \, N$ D! t
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