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. E! {9 Z( L6 f; Z* j- y1 q3 a( H 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：( P& z" B. R: K9 c3 W
做会议记录，写着写着笔没水了；
% |+ l9 d+ h o. n 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
. q9 Z. v/ X3 d! z% ~& h 用胶水时，找不到刷子； 7 b! U2 X8 x9 H& {3 w7 o* s2 p
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
6 G; T: h+ s; ^4 j 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
! C, P! m; j8 P1 r 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
8 h7 t% c3 s4 a) \$ g1 S! { 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
% K9 |( L) B" R: [7 _' ]' T 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
% f2 h/ S2 _) ]- [' j 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 4 t4 q! u) }* d# O% H, j! u
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 4 k& Q( S$ d l
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
3 N8 X, j6 i# O; Z' m! t% e 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
) D; S0 e1 @, T( y4 G: J l 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
7 E% M8 i7 w6 n6 T8 W$ Y8 Q 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 3 O1 A5 f1 E2 R" j, v1 F0 h
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
- N, \5 c4 b' G, T1 ` 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
) F! I* t: w6 l; k 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 : U# \7 i9 @- T% k. ~5 s0 p
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
# C& k# I5 ?4 ^7 n 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
1 o1 ?. V) u7 `2 [! t# ^/ H3 ?$ x 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
- J- ^: G( Z o. c 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 : k! y4 y4 p- b" Z! K
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
" T- D$ u! v: l0 \ 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
4 m6 z# x4 I' k 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
1 u) H: n( F3 m0 P/ ^ 9、与本职工作有关的表格。 # L' h" t B9 d# k4 i
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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