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' \& k4 U( p% o' u 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
2 u- e3 m; M# O- C# N! H( G: E 做会议记录，写着写着笔没水了；
$ ~ x% K2 T9 [+ T& L, J 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； * U& U. C: j8 `( [+ ~ X
用胶水时，找不到刷子； 5 Q1 Y, n1 q& T
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； * Z: T8 G3 q4 O r @' j
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
. ^1 |- b3 G$ W2 K 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ( r! l! P7 g- {- P1 V" B& U
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
' f' }( W* k$ `! F& h4 G7 O: d( X 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
$ p6 H {$ M7 K2 `7 s8 h 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
0 u- }$ U8 _; U6 G 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
& C0 v* [* R! }$ S8 k 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 / e0 S- g" F7 J" d! `( H! P
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ' q* _2 W3 T' p# X
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 3 _" O- T4 G5 R! R6 g
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 2 b( _1 G2 d( }
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
4 u3 ^8 M/ S4 o; D. R 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
8 \6 ^$ E' i6 L/ m7 c+ O 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 , i- K5 U: G/ H5 _
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 4 C8 U6 P. B" V# @* K1 ]: M* R- W. @
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 - K6 \1 H. R$ m( M5 R
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 " F9 h, ?" M8 M6 c% t L3 y* E
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 - a+ o) e# t9 I3 ]- w5 J! ~" m
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
- w0 }& t. d, h4 `4 @3 {9 ~+ s 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
+ v7 u- E4 i* i# C2 r& a" ]' X+ m 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 # q6 i4 F; }3 B" e/ ]
9、与本职工作有关的表格。
% j$ c( |4 }2 t c2 J- `- B 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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