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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
. g6 s; t0 j- h- K. ?. n1 k: I 做会议记录，写着写着笔没水了；
3 k a. m' X7 k 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
; @+ V" E0 I) b+ E5 ^; s 用胶水时，找不到刷子；
4 `6 k7 f; S' h8 m8 }* Q3 _3 K 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
" k; g9 R4 k, m0 S6 N& A 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
/ V* D- g, [& g4 F! v 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
% E1 N0 u( d' c: b2 U4 N 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
- j9 J! t+ T3 j* o) j2 O" E 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
% M& N4 {* R" v7 n( ^; ]' ? 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
1 C: J) A$ u! y* d: W 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
5 d- A l8 |8 o+ i6 M 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 {, [* ^; Y4 P3 [' I% W3 f
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
8 E4 a; t0 x p) k' F: M) e 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
; }- _9 u7 J8 Z9 {3 a0 a! | 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
( j- e S9 w( v: P 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 . j* b" }! R8 t7 b0 |
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
# [) V$ B9 p7 ?$ {6 ], [ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ; A0 |0 [* K& d1 E1 y1 E
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
5 ?: k# b) p7 U: ^% D+ W+ ^ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
4 H; M5 {+ w; `) I" m% e# Z 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 7 B9 ]# {0 g+ g1 W/ I" }
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ; f! l* g9 u( n! l7 W$ w6 I
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
( d* F; S0 d( O+ u 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 " U( R" D% ]) g" I* _
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ; V6 @- Q6 D$ A& v& j; c- v
9、与本职工作有关的表格。
) `& F" h6 X; u) ~3 m3 f; Z0 S 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。7 \. P+ o+ l$ E! A5 ?8 Y1 o
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