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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  3 u+ G1 s, b r9 v4 o# J& a- p4 P

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

( a) L# T5 o; ?( C* i

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



) M1 A r( s% K9 T4 y9 R' t! `; f

 

' y1 `+ O# j I* @$ V

 

! x! G/ q% d! t j1 C

引言

& K/ f" x; {5 _9 }, S

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


& d6 Y7 X2 M7 ^

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

" i: w Q. w. `, q1 V1 V

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



+ @" u2 Z4 Q, v k `

 

5 E6 i; y( Q: Q: j2 O7 [

秘书的自我定位

; J3 Q. ~9 E( o. Z

 

1 C% {2 P8 p( J3 s7 G! Q

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

/ S3 u1 \/ y- J q: d

. b( a3 X1 L0 K

 

0 ?- }& J, n A7 {7 I. j- U

1.秘书的工作内容

4 J5 s$ X6 j. l: P q: T z5 s1 m) g

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

4 Y2 V' a' a4 X: {9 \

?辅助决策

m& }! c3 ~6 n7 k3 M! i: W5 ]

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

0 T7 O. w, N9 @& Q- W! r/ x0 P

?调查研究

$ s6 t+ f* x3 Y" ?- p& D, ?

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

; t+ L4 B8 i* `5 r+ e

?收集信息

7 i+ J( u/ b) ?/ h* ~2 E

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

. J' T2 K( Q" }0 l9 _, p

?文书处理

# p3 q' L6 v+ K: A( f4 j/ t

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

5 a( P* D* Y: }4 ]; U# ]

?会务准备

9 t- ^, I P5 t! D1 t- ?: P

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

) }6 `7 y; O4 [& u, o

?公关工作

3 B/ D1 X3 s, \) }! d

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

/ T1 W2 Y1 w0 i. A4 ~# g9 U

?档案管理

6 d5 n z, ]1 I% Z8 s, }

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

% r4 j' E; A! D* F( { t

?工作日程安排

# c6 G3 }5 I1 W7 s, W- }5 o

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

, z6 u* D7 X# v# c: {& @: u0 r

?查办工作

" x6 g4 v- w8 Q! W$ X

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

. Z3 l& ?$ [# X( L5 r% `% p2 C

?接待工作

; o3 Q+ p; F' c" y) h1 z Y7 z7 _

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

9 ~$ e, o B2 H* l8 S+ `/ |

?行政事务

. y2 t. f& T8 u6 c, v& X) h9 T

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

, T" n& J, D9 n2 }

?保密工作

+ q. l$ I1 u" N, u" o7 M3 |

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

1 ?) q" @0 U; I! h" W2 K

 

X+ W* l* Z$ J2 J' R

2.秘书应该具备的能力

! h ~* [2 v4 j6 G1 u

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  6 h% d' W- s: ?9 w

 

+ @' E5 x4 r( N# ^. v% y5 z1 u" Z# z

; }" `+ W6 z/ B# E P

 

0 |* d" x: v% h% l; ^

【自检】

7 G; ?' M9 ?5 X5 l( @. \; b

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

8 j) r6 r% g3 z7 Z+ j2 e% r

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

, o* a$ Q) L2 ~' F+ f& C

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

! t3 e6 v$ Y; O3 j

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

; e; t" P, J- `3 G/ N* `% M

 

# C; Q! _: J3 G, P7 _& ^& q

 

3 m5 v- Z1 K) j, B

人际关系与沟通技巧

# F3 Z' B# }& ]/ f, n+ K

 

7 K8 E6 z8 }; e' J5 V u

认知人际关系

( @6 U l4 k7 y: j) a5 \& ?4 }4 U

 

# z, C% o4 z$ e/ x7 W, y& L

1.增进人际互动

9 V+ L( p$ u" Y+ v& R, c$ k

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

, D, X" A: L. ?3 q, E

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

, @( ?$ q; ^" b1 w# M) c

+ ], h4 M6 U5 W" w; f- A

 

5 [9 {4 U9 b7 v9 C. o$ [& f* A

2.人际交往的流程

4 U5 }3 C' N# i

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

?/ N8 C2 x+ o9 A0 T

' w8 |$ y& {& L- V6 A9 F

图1-1   人际交往的流程图

" G# j0 _: A! {7 `7 Q

 

3 ?4 X" F7 \ W, O6 i. M4 G

3.人际交往的四种态度

. o- _& b1 `; B" V

人际关系有四种交往态度:

: k& p4 h, O! P" L

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

9 T& K) t0 F2 l

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

! E' u6 R! ~2 ?4 O8 `8 `

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

& E# a/ `8 ^8 R$ i+ s% W

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

- D2 f$ K. C: |2 J( P$ N7 u, }6 ]# |

 

8 ?* @) ?$ q8 y6 W* M

1.影响人际交往的客观因素

- j3 J5 K2 a% n2 b+ j6 `6 @+ V

?时代背景

% y* \; W1 ?# u; E' D1 x6 ^

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

' t6 J- S& ? A# ~2 I. S) K2 \

?生活压力

9 `, E- u$ c4 Q% A7 \

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

( A, z6 [6 A& f- L$ X; z

?环境的阻隔

# L, W1 `, b" W. o+ M

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

. q$ D$ @; u3 w1 I. {

?角色定位

" N# i! |- L/ H& d+ E1 I1 Z5 a

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

" {; m9 ? g, o5 T3 y% R

 

, \0 K2 `5 H7 x# n( }

2.影响人际交往的主观因素

' U/ b$ E* W2 {0 O: d" s6 G8 ]

?人格特质

2 W1 F) _8 G& S$ b' h/ [

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

8 h E% `( V' t7 P. K+ d& l

?认知的差距

- n, z4 p5 s% I0 |2 ~$ h- v$ K

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

; x0 ?3 E# Q4 o, G+ }2 J3 I

?态度习惯

- U6 }4 s; a% f8 @8 X7 l# p

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

1 x L m* m, M" l2 V

?沟通协调

7 S" o2 @, J* l0 c, g, u0 t4 y

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

" a# f4 _: d2 Y5 [( j. u

?利益冲突

: c. c ^1 S8 ~8 O5 }

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

' y' U- |; E R J8 n% w

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

6 m, t$ }! k# H2 d* h# c

 

3 ?2 C! s2 J$ Y0 L2 D0 s: [- J

【自检】

. S2 H( _+ ?2 d& ^6 x9 x3 B+ I. O

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

* k$ D4 Y1 m2 `7 m5 f% D+ P* @

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

- _) P3 g+ x3 o% h2 H! v

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

7 l; I: I; T) z& \ \! M

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

' s0 \) k, n h! v B

P/ \/ b& ? a, ], r

见参考答案1-2

- |; N# ^% b( D

 

( a/ c- X) r5 x0 ^

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

2 H. {3 T+ `/ b0 T

 

! X& H" ~$ L+ K9 d2 n; Y0 U/ _

1.促进人际关系的技巧

6 c6 T0 K9 }9 e; X% d$ M E

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

" }% b: l* u, V2 H$ J0 G4 P. I

?守信用

z n* J7 ^/ m2 y; z4 p$ H( P: o

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

& K! {6 t: T) N7 \( W! o6 v8 }

?说好话

& S1 p" @# C6 l% e* ~5 `

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

7 e: {! O9 T# R# [6 L* R

?勇于认错

9 b! I9 h: p7 v% I# ?

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

% G1 u! c6 b5 q

?尊重他人

) W9 k0 ]. Q$ M$ M/ A- F

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

( U/ u; m4 T! e0 E3 `6 h

?欣赏别人

7 T! L& ]7 ~( f

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

, R- B' X j" t) p" B

?善于倾听

( j: U! m# _4 N/ F, i; G$ w( i1 m; I

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

# [" t2 n* {) Z! s$ z% v

1 C7 `$ u4 l h+ X

?重视仪表

6 y9 e4 I+ k4 \1 t- j1 j( M. Y

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

! `7 s+ X! j7 U6 m; c

?运用语言表情

( ?$ _% D" \1 [& G8 J- z+ K7 b' v

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

' K0 f: H& p. P( d4 i: V

?运用肢体语言

* S% V. H2 |4 ^4 U

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

* `! T4 j% V3 C& `0 J$ Q4 d( d

 

- {* ~' F% b5 X+ _' J6 Y1 Z b) m0 K

2.人际交往失败的原因

o1 n# g0 @6 g/ @! x" d

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

, S% n: m" @4 ]: V4 V

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

% w9 |: b! r, \# B

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

D/ g$ p# s2 B; B5 a7 e5 Z! I

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

, h0 u3 ?% `$ k' T! G0 H* w" e

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

7 y' {$ _$ i. V

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

2 J. [9 m7 C) e, G! c

 

3 g) v# A' D* l8 v+ O: J+ O% h

职场人际关系的建立

, i1 m- A' G# [

 

$ {7 n/ p8 u" ^& W- p3 S

1.如何与上司相处

. z p5 C9 i# y% Q; K3 D6 ]

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

0 F9 a* j: Y& A, T7 x2 O( Q& w

 

4 C6 F" i3 g0 T( b/ h

2.如何与同事互动

; b" F" T4 \4 b% q0 C( w2 L2 X

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

$ M* U9 Z5 Z9 Z& G1 l8 x6 d4 y

 

% Q! o+ O- v2 c7 _

3.怎样与客户建立良好的关系

- X% m- A! j+ L0 ~

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

/ a3 H$ _1 L+ r/ d! ^( H {

 

: S$ Z' S+ J/ i

【本讲小结】

3 w8 N- j" b6 Z; x& _9 U, g0 c

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

9 U |# G7 p5 g, @. s2 A; o

 

( M6 M, z9 E1 w/ A3 Q

【心得体会】

" |# J/ E2 `0 G3 @+ j

____________________________________________________________

# g! l8 v, w, u# G: _4 G

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! @- Q/ F9 _! c1 R2 l+ P" n7 C

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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