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0 E3 D2 p; {8 g7 C- A 同事之间的相处之道 * M5 q' A& u0 A& N! ^% ]3 h
- ~5 Y$ V7 x. K: q( Q8 m" \- }1 }与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。 , l) [9 s. V$ X# ~0 T# \6 l
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/ n3 I$ _. [$ o+ B. _1.树立男女平等的意识 6 A) u; O; h" y7 B$ _6 P0 b5 v# {
在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。
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2.规范礼貌的称呼 6 M1 d5 k& u; q( @
对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。 v& l4 d; T7 }: Y. M w
上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。
: ~7 w$ ^. w: r如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。
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3.言行谨慎 : | a8 e" ?/ G$ [, Q0 x$ A
不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。 # V+ |: c8 W3 K- N9 `9 R
喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。
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! F: B& }# k! V, n, V【举例】
1 P# E9 H) E$ J秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。 2 s7 r3 N4 A# D( G( Y" H
有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。 : c9 r+ x+ j0 @
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( G8 B; A; o! J( i4.工作积极主动 " W4 h8 E% z7 o% R4 Z
认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。
9 l# F) X% r' l+ r在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。
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# F5 S) |6 B4 o【举例】 4 j* _/ G, i% t, O
小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。 7 a! O l* y2 v3 R7 r
5 E6 ]4 k; i# u$ V5.遵守公众礼仪 6 A4 U' Y- `" s) K, \- C
办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。 # f, d' ~/ W/ c
* Y& J Z: G* J+ F6.慎重对待办公室恋情
8 X# c* y6 b5 n6 ~6 u( s0 L% Z- \$ l办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。
) l- {* u% Y' [2 q此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。 5 L$ ]/ F, p; a8 e* N
5 v1 O$ ]0 z( [- T1 M( {% g【自检】 ' E, Q8 [4 _. |# u" d: i
秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。
! R( V7 E0 `3 S$ O* Y' G(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?” . u7 G5 ?% r" [7 K7 i; {& |, W! j' W
回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。
! x9 d7 _5 I1 o0 B. d7 t- J回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。
* ?" d: q {8 |3 i. r7 E3 X$ L& `(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。 8 w# u6 p0 l/ h# N! f- _! X
做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。 8 H& D0 `8 K, X$ ]
做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。
. c: k- c1 I; c0 M: Z(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。 & [. }' ~( p" v0 U, g3 {. ^; g
做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。
) h; U1 X9 r3 S, h做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。 7 N, v( j& P |4 O! ?2 i* }
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+ p1 K! L! G5 O要有敬业精神
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* r+ H# i8 p7 h/ _6 z1.端正工作态度
( a( [2 Z0 K! C. A4 b' K工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。
, N5 w# L% {, y/ B事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。
9 B3 ]8 g$ C# ^8 L$ d当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。 4 U! \. [9 Z& U/ b% n7 P* s# J- {
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7 S2 C U# c% ~2.树立专业形象 2 z8 X3 L% R3 r8 d, i6 Z1 l$ l
我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。 ' m+ z1 w3 N6 [/ K/ ^
需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。 9 ?( x- T8 o( H, Q' W$ B1 q
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指令的接受与汇报 8 [4 w" v( z! q( i# w. i
; i1 s4 f% u- j0 K指令的接受 4 f. d, J) f5 Q2 Q* o
3 X: z$ U: A7 j; w% C1.接受直接上司的指令
- x1 V% I4 F" `% ~" b+ x' `% o一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:
% c9 W. Z6 O' @; d+ [3 ?3 A, ]?清晰地响应,并即刻前往 + Y4 Y, w- m/ ~# C. R0 w! t2 A6 W3 M
听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。
6 `' ~' E3 Y$ Y; i+ J) r C?向主管询问应办事项
2 @: q' P1 D: a$ I8 s. H! U在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”
' T, {1 b3 b" S5 z$ J, q y v?逐条记录应办事项 4 f0 U9 {$ D0 t+ ^# R( ` f
对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”
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【举例】 * H9 @3 E$ R, e. }. v
林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。 D% w# @& b' V' l6 q/ [: X
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表2-1 在接受指令时的注意事项
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1 H3 ?+ h6 g6 v4 i+ L! v* } 准备纸笔,方便记录重点 | 5 `* `& y, p' b& ?/ W
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' h0 b' {( L% w1 p 接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 | $ c3 H" P5 \/ |% x8 Y. ?, V% p
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, ?; k7 z" r. y& z" n. _7 G 听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 |
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( t5 z7 h1 Y! F! n" U' m 如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 |
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; Z9 N: K3 |) G1 K 如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 |
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2 b: n. n2 Q+ k: n- ^ 不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 | - f/ X' p4 O" g: y4 w* P
3 a6 I! g, u1 `7 b# u2.接受其他部门主管的指令
+ a6 w- x$ r# p一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。 * o' D3 _- E q- P# `
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【自检】
6 @8 @2 V3 C3 V+ _/ Q' d分析下面的案例,回答问题。
1 c5 [# T, X) `& S8 q7 G8 Z+ Q' s秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。 . T$ ]# C2 R e! x$ r
小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?
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: h, |" b' b* c4 n7 Y指令的汇报
, K- j. @( o' y1 P秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。
! Z* h& _: U o& k4 Y9 d% J1 ~* D?汇报的时间
: G/ o3 D1 F, h' _) h5 d P9 D何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。 ! Y# W" l& W* Z2 C" f. g( P$ b
?汇报的方式
5 e3 z% K* E! G1 c如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。 % v3 q8 i- U. `1 c
6 ~* p# f6 L6 }表2-2 汇报工作时的注意事项 3 r3 F* z0 C! h
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要主动进行汇报,而不是等上司来发问 | ! S# ]" P" [4 N+ q
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报告的三大重点:简单、明了、具体 | o e- x/ S* u- t7 [% c0 ~3 F5 U3 X
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+ G% j/ P0 r8 [" c$ G% t( g 汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 |
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牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 |
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O4 j0 ~ q H4 H 工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 |
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' _7 {' h% i4 N 6 | ; q9 L$ Y: Z* H
% K; k' ^' r/ l4 l 对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 |
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对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 | - [3 W0 ]" J, N% j- c# W4 {* Y$ w: H
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【举例】
% f9 D, H$ e9 |: O( B# |$ l林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”
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6 b4 f2 w5 J) M% a1 K【本讲小结】 ! q6 b- s: [6 g
本讲介绍了办公室礼仪。首先, |