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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  ; c; w; Q- w( Y6 A7 F4 M

同事之间的相处之道

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! P, A8 ~# a/ t$ n% ]" O; W1 W/ A

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

" w& q+ T& r3 h% v. T

$ F+ D u, I& z: X( {0 H

 

8 @* B$ ]+ Q# A o4 t5 i* F3 n7 H

1.树立男女平等的意识

+ ^/ N3 r( ? s j$ U! q

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

7 _- K9 Q2 U! g

 

5 G; t! n! ?" E$ v

2.规范礼貌的称呼

) d5 y2 U: H9 M. I1 g

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

* v* {6 t6 y0 b2 F( j+ T

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

7 w3 K+ P1 M4 T5 e: T7 G, g0 @+ X

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

6 ^) c+ z/ o, o0 c' @

 

# I$ P4 w0 ~$ |3 C) S

3.言行谨慎

1 @- w" i4 Z4 g1 s/ d; Z* e2 \& h

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

+ N# ?8 {( l+ T$ v

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

1 }& s5 p7 {) n2 F" f# o5 w. Q& \

 

- u" j) m7 I- ^! z% G

【举例】

$ H- y! ~2 J" N, L1 g6 w

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

1 t: w1 z! w- [: J# c$ W5 |8 ^/ a

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

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, Z9 o# Z7 S, c+ y

 

' ?3 l2 W& L* C }% o

4.工作积极主动

4 u6 Y% k# m, f

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

! J' ^: u7 v! y' l' u& m/ i8 i

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

1 t3 R' g3 K, N0 m5 n3 K9 ~5 ~$ |1 C7 S

 

* T: v) T6 ~$ y; O

【举例】

# b: M2 b/ u- n) u$ d/ j& {0 y

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

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" |8 V2 i& @! i+ _& {0 T4 _5 r

5.遵守公众礼仪

* |; y. r/ Y6 X8 y

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

* L% y( G* c) {( \ F4 w/ Y$ J% C

 

' Z) J3 ?% k. g; V; i2 N

6.慎重对待办公室恋情

9 J& z* Q9 B6 r& O% O% J; a& u& ]

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

& d; ~6 Z" r: V' o ^

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

* N' x5 }7 Y$ ~- g

 

$ q6 |* F/ m( n7 Z/ y; w

【自检】

+ e Z5 S. G0 U6 a% }- g% E/ a

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

O) y6 Q) k: d1 o/ N* P" K6 w0 J$ o

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

* C/ r. f; {/ j, G8 r7 H

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

4 L4 ]3 q# ^0 \, ?8 p! z" g

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

6 l3 W+ i. l% h% W, k: q$ p

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

0 b' b7 [8 _% E' w: h+ O. t8 L

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

# S. x/ U/ N, M' H2 ^( @# l

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

; `! }9 q' [3 J3 g

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

' m% i( n, W+ F2 \: z

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

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做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

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' ^2 C6 w0 _, |. \% N

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* }% C# q* }5 \0 u

 


( l% I. \# b- W

 

/ \- E; L1 g. O/ O" V* z

要有敬业精神

& I% ^* S# K: `) C! w' b0 {1 B

 

+ h0 w8 t' J% B8 }

1.端正工作态度

8 c* w0 o4 M1 Y- ]; U2 [

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

2 \: V0 f6 u/ R/ |' q$ A

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

. X* X8 H* h% ], _

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

, @* O: n2 Z. b! m, h, W) ?5 r

. y w. I0 M$ K& w, J* G" f* J

 

& d/ X5 z D1 _$ M: t, R

2.树立专业形象

0 S- d1 T9 g$ N+ v0 d$ d

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

, i; ^& V/ ~% s- A1 u

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


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0 k4 z! G' I; d" j. c

指令的接受与汇报

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+ E8 e* g! Z4 r+ B6 V4 r I, A

指令的接受

8 L4 B+ p+ \/ X$ I7 J/ O- y8 {

 

6 Q; }# @ K8 J( y, T: q- ], Y

1.接受直接上司的指令

K9 T6 G2 v1 g! y

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

) m: d2 l, Y! _ m7 ]6 L

?清晰地响应,并即刻前往

& u$ K V0 k+ E$ d4 M V

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

# n1 t! P+ x) C4 @5 l3 G) P

?向主管询问应办事项

, d R/ o5 w/ Q4 A2 r: W8 s0 }& d9 J

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

$ P, Y5 u- ?- B

?逐条记录应办事项

6 {* ^0 e: L7 S$ E# j. J" m2 ~

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

/ X1 K. d( K/ j% e$ h

 

7 U) ?9 t9 |8 l. I

【举例】

6 }8 _* G8 ]8 f% W

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

3 ?% S5 }4 @1 [ t5 B

 

; o! r3 m7 I1 l G

表2-1    在接受指令时的注意事项

" }" v+ N+ j* S* h0 @1 z$ ?
6 ?" I! _6 y- H, p( r6 `( H a - p! H$ d% V7 u0 x( T9 B9 ]! t# E8 _. K8 W& ?9 m [8 H3 y3 `: H3 @ Y- ^( U2 r' ^# J$ B2 {6 i. g }/ a# Q6 S; s) U6 j: ^5 Q) v; k% d' T8 C% C0 z. a( d9 j) J! ]$ k5 L) c% B2 D% ^, `# [% A8 [. }& p" m: d& M, [3 c# X6 G3 E! ?: |) l+ X4 P5 V/ f7 v( |) B7 ]( L( l9 g& J: F2 F( p6 r; y( I0 v1 x* t9 {' y7 L4 Z/ f. ?; I# y9 q: d4 Y: w/ M+ ?; B# }' `( E* o$ @( m* x% W* ]) p9 ^, F2 }% Z& d$ i+ |$ [, z1 @1 G! A2 ] w/ m7 N3 `, C) z5 }5 u3 J0 H* R- g5 ^2 d. C! N6 b" }0 p1 s
6 ?, o+ s: G) j6 a

1

/ w. b" T1 L. p+ @# Y

准备纸笔,方便记录重点

2 K8 P' q) N, z9 _- M4 W; i6 ]0 n, S% t0 G

2

2 d5 l" z( ? d, [

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

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3

( d. ?! Z- i/ H

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

/ x: B( x0 `" e! e- R

4

' {2 @0 L/ o" X8 {; b" |5 |

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

a" O: g( o: h/ ^! e. v4 {

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0 M6 S: }, _; H3 ]' k1 H, X) E. k

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

4 d( L3 h9 l' i+ H( ^9 D

6

{1 t. V {3 [) _+ |

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

- r8 Q; D/ J' f; Y, j \! S

 

8 _& [0 l! k- D! F2 I) r

2.接受其他部门主管的指令

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一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

6 z) {) o+ l4 H4 y- o, Z

 

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【自检】

1 |% K7 M* ~. Y- q% J& @, h5 x

分析下面的案例,回答问题。

m- w7 I F' \/ q" K

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

( l$ m# H t) S% X2 |- Z1 u

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

7 P; s7 x" Z3 e; P4 X% H: f

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) v& @5 U/ g5 @7 o- E9 P' ~# E1 n+ U

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6 T' k3 ~0 v7 Y! J1 X

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$ f8 ]. q2 _: [, I9 Y& y1 g

 

+ F/ B) p: i z# _8 _

 

8 S/ E$ b7 B$ g, h" a( O

指令的汇报

8 s* G/ u( H6 ]% [4 n' L. F! o

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

" z& H3 X# h& j. F2 g# @& H( i* ~

?汇报的时间

6 l( n0 l% j9 W

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

, n% M3 c+ U. G; O: ?+ _8 P" N

?汇报的方式

" {, q1 m+ H( y! m5 e' s

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

I( @: x L8 I' \# E8 F

 

' s% I! _, p( p9 ]

表2-2    汇报工作时的注意事项

+ w* w$ Z$ [7 ]% ?# H0 W: c
" }4 l0 n1 p: p7 Q1 L% C# _2 {- Z2 _; X1 E% R% @: ` y6 j/ {/ v4 A7 P9 X( [4 J$ k- y6 [4 ~/ W% R! e) J$ d- G/ _5 H8 v t& w0 P0 y. K7 `/ K* W# _, F3 G( o8 {% U# w3 i, v i3 |6 _5 n, V k A. ~- b! f+ C) A3 q8 B7 ?( }$ _! R' Y8 W4 M6 e; E0 {# {3 e- ?1 Q: o! u! D( Z/ Y7 E* _& B5 Z6 u( ?) f& i+ c# [5 c6 J0 q6 K3 {2 k+ |) X4 S# i* D; _. h. n% r# S! I! ~, F0 s5 H- |5 q3 q9 {& V9 q5 G# I6 O! f, s% Q1 Q8 |1 n" |' H! l: C$ \1 l. r; S* v3 ?) j9 a5 N r7 e9 ~8 V8 `$ i- Y) P! ^2 @/ W- W, `& e% V% Y9 r/ A" {9 E) d- X2 z0 N) H7 g& p& i- O% i0 B& ]6 l: S2 E+ {, \: x# u+ A7 ^4 }4 G! V; c, x' g6 P4 E& s8 v& F1 l" `4 A
" k7 T5 I) v X* ~

1

6 O9 ?' U8 m/ ]

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

1 N9 H! ]3 U1 h F( g* @

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5 u3 q( M7 K! z0 n

报告的三大重点:简单、明了、具体

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3

/ o: w" Z/ C; Y! Q" e, F3 L0 D

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

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4

2 {7 P+ c$ r8 r7 l

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

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1 C: u1 |& v2 f1 L

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

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! }4 @; `1 U3 @2 A$ n) C, h4 f

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

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* F* k: Z; H5 b$ c

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

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b1 F& Y. F4 d" P" _ o# j

【举例】

8 h6 C! c5 x5 M' T& Q( J$ p* }% p

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

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【本讲小结】

, v7 f5 V5 E# s( Q$ C/ u

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测( i4 u3 }- s5 V* z4 a& {  F& [) O
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

: j3 ?) ]8 k" v! b# A- R

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

& {# r7 W+ T( b( q8 Z( r

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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