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网友提问：
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7 F7 b; L, V. D* l1 t现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 4 Y. M! s1 V% B/ [, l+ P
1 s: t/ R( h6 L0 a% J! s
老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 5 ?# P# Y3 v9 d
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●使会议开得卓有成效
1 F2 c; I' F- {3 h 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
/ `+ q" J, F5 y 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 8 K3 }, l Z8 O, F7 v
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 3 x. ]% x$ w( Y6 d G) I+ H
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 ) _1 {+ o" T, ?6 i# Y* l/ z6 O
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
4 g2 n3 H; H$ R 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 + y9 g! s7 Y: M) E' J# J; F
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
T3 I R3 S9 u9 t5 m$ E0 n 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
' X8 W) }# _7 ^( ~+ I 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
$ H! m; w% h# F, ~0 v7 ~, J 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 , L/ o$ G/ G2 ?6 Z, p
10.信息要加以选择，避免过多。
' l9 r$ L p" _9 A 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 7 X1 i% \: _: v5 S" D! C. X
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
( R$ w* a* \: d* h8 K 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 1 @6 d# z5 D+ r' _) E
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
4 n% s. T9 f+ q 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 7 t Z* \* M2 ?+ i9 K+ \
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 3 T4 E+ v$ i% w" X4 p& r, r
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
: Z8 w7 [ i/ A 18.会前先拉几个盟友。 * \/ b2 Y# d' p" K& c6 k
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 ( p: z2 m1 ?, }+ u D: R1 x7 D
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 5 Y& h# m8 ~6 R
●会议准备 2 V& J4 s" w- E% ^8 u2 j
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 ' U, Z5 z& s& b! z: {! ^
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 9 m) @* ~* N8 u# Y, E) ]# ?$ b
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 8 `1 ~7 Q$ c1 n' ^2 M/ ~
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 ! ~) B* o0 s: @6 n
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
6 I1 e7 T2 D% ~2 ] 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
6 t, R" v% @- N5 F+ [ 26.任何议程变动都必须通知主持人。
]1 b9 n# _- ~+ [ 27.议程要尽可能短小简单。
; P3 W9 I; c+ r8 K5 M G 28.尽量将议程限制于一页纸上。
) c, t- V% h% V3 e5 z4 X 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
; ~' R& ?* A' c b2 G0 A3 f( Q5 l 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
0 \0 p* L# ~1 K7 k2 V* c8 ]) [0 O4 G 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
6 {, B+ \4 [4 `2 U+ s7 }3 {, O 32.必须将电话转移出会场。 ' \0 r% ^+ H' T( ~7 Q3 ?
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 $ ?" Y, s# p, B5 e3 C& O7 `; b% U
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
0 N4 Z2 e7 A+ S# T" `4 I5 U 35.要找个确保没有干扰的会场。
. L) V+ x2 W5 q6 ~) M) g 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
, A* i$ G; w- o, p+ J 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 5 T [3 G* G& F1 r
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
4 n1 x! H; V) t 39.座位之间应有一臂长的间隔。
3 \0 d/ Y: |( T* ]. W 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
- m3 F+ n$ Q& j7 N/ x/ V 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 8 e& \2 ~* e5 }7 |. N
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
5 [% w0 h3 Z$ p6 ? 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 3 E* w! {! @( |
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 " r9 c" U5 `$ K( m5 b$ F: z& z2 v! G
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 # Q; [! U* {/ y1 t% p$ B6 I
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
* h' g% Q' M7 d& c3 E4 p' t" ~ ●出席会议 : F+ p& N2 I$ z
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 8 { d' P5 J. ]3 @7 C
47.会前拟出自己的发言稿。 ! [6 _1 F0 U# z q8 P( k" ~
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
6 t0 }: K( x) C2 E; {/ v6 H 49.要保持积极的脸部表情和音调。
6 C' G- m/ h9 I 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。
5 s1 Q5 B8 T9 S! |4 H% R 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
& s# }0 W" ^" z: U6 r) _( r$ a$ L5 a 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 4 g; t2 I: W2 r/ d# f
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
5 y" B0 [ c, Z) `% X! g 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 $ v! Y; @3 l# ^
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
8 [% R- H; V8 F0 ?9 \ 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
+ j/ S3 [. Y# m5 @4 Z1 D |- R* x 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
. R/ b+ B# O' U 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 D& o2 C7 `' r: f2 e" J
60.必须按照议程顺序作会议记录。 / E$ r% Q' C5 r8 a9 a
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 + L- ?, E7 [6 y; T
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 3 S& V& s6 `: u) O8 a% f7 p
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 % E# S% O( }0 _; I4 t& q4 B0 N( }" e
●主持会议
* h- T9 ?, u5 _8 O# A" b 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 4 i0 n" {( }6 q! h1 k
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 0 E7 A) q$ k* e M. @0 v! f- t
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 % a* c4 y! U& X
66.尽量于会前认识新来者。
! P1 ?! d x" Z. v! O" j$ ? 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
7 _! \9 E$ m3 q# z! ]! L 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
( g5 d2 X3 ~; d5 K( [$ F0 C* E- r5 N( { 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 7 d$ }0 u- J0 S1 }1 ^( J2 }
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 : i- L( f6 S2 r0 w' P
71.要制止支流辩论和私下交谈。
0 P4 p) _5 y- L1 @0 @% g* ? 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
" E4 x1 Y% Q3 f7 R 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
8 v8 C0 S8 v4 } 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
1 e/ n! p, `: p: z- K! S1 R8 f( W3 U 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 5 N4 {) ^: B( L; q. ~
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
, m6 C+ {9 N2 Z- P& Q* ^3 b 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
4 [4 b9 v/ |* [2 r 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
' U1 @0 ~% d0 p9 W/ d8 }) g* Q 79.必须清楚每次会议的规则。
% u& O! y2 F2 M4 v3 B% Z3 Q& r/ U; A 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
4 }4 i2 b' K+ W" \7 B 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 % P! N: J1 c3 U# B" k
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