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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

$ [2 I& ]% M. _ e2 \5 @7 k3 Y+ c

 

7 F7 b; L, V. D* l1 t

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

4 Y. M! s1 V% B/ [, l+ P

 

1 s: t/ R( h6 L0 a% J! s

老秘回答:

; L, B) n5 |* N$ W5 Z R' i% X* F

 

1 m& \6 g; {8 l9 C( f4 G0 R! i

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

5 ?# P# Y3 v9 d

 

( j4 J' |- M2 {0 U6 a0 H

●使会议开得卓有成效

1 F2 c; I' F- {3 h

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

/ `+ q" J, F5 y

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

8 K3 }, l Z8 O, F7 v

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

3 x. ]% x$ w( Y6 d G) I+ H

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

) _1 {+ o" T, ?6 i# Y* l/ z6 O

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

4 g2 n3 H; H$ R

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

+ y9 g! s7 Y: M) E' J# J; F

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

T3 I R3 S9 u9 t5 m$ E0 n

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

' X8 W) }# _7 ^( ~+ I

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

$ H! m; w% h# F, ~0 v7 ~, J

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

, L/ o$ G/ G2 ?6 Z, p

  10.信息要加以选择,避免过多。

' l9 r$ L p" _9 A

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

7 X1 i% \: _: v5 S" D! C. X

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

( R$ w* a* \: d* h8 K

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

1 @6 d# z5 D+ r' _) E

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

4 n% s. T9 f+ q

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

7 t Z* \* M2 ?+ i9 K+ \

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

3 T4 E+ v$ i% w" X4 p& r, r

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

: Z8 w7 [ i/ A

  18.会前先拉几个盟友。

* \/ b2 Y# d' p" K& c6 k

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

( p: z2 m1 ?, }+ u D: R1 x7 D

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

5 Y& h# m8 ~6 R

  ●会议准备

2 V& J4 s" w- E% ^8 u2 j

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

' U, Z5 z& s& b! z: {! ^

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

9 m) @* ~* N8 u# Y, E) ]# ?$ b

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

8 `1 ~7 Q$ c1 n' ^2 M/ ~

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

! ~) B* o0 s: @6 n

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

6 I1 e7 T2 D% ~2 ]

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

6 t, R" v% @- N5 F+ [

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

]1 b9 n# _- ~+ [

  27.议程要尽可能短小简单。

; P3 W9 I; c+ r8 K5 M G

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

) c, t- V% h% V3 e5 z4 X

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

; ~' R& ?* A' c b2 G0 A3 f( Q5 l

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

0 \0 p* L# ~1 K7 k2 V* c8 ]) [0 O4 G

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

6 {, B+ \4 [4 `2 U+ s7 }3 {, O

  32.必须将电话转移出会场。

' \0 r% ^+ H' T( ~7 Q3 ?

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

$ ?" Y, s# p, B5 e3 C& O7 `; b% U

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

0 N4 Z2 e7 A+ S# T" `4 I5 U

  35.要找个确保没有干扰的会场。

. L) V+ x2 W5 q6 ~) M) g

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

, A* i$ G; w- o, p+ J

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

5 T [3 G* G& F1 r

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

4 n1 x! H; V) t

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

3 \0 d/ Y: |( T* ]. W

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

- m3 F+ n$ Q& j7 N/ x/ V

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

8 e& \2 ~* e5 }7 |. N

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

5 [% w0 h3 Z$ p6 ?

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

3 E* w! {! @( |

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

" r9 c" U5 `$ K( m5 b$ F: z& z2 v! G

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

# Q; [! U* {/ y1 t% p$ B6 I

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

* h' g% Q' M7 d& c3 E4 p' t" ~

  ●出席会议

: F+ p& N2 I$ z

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

8 { d' P5 J. ]3 @7 C

  47.会前拟出自己的发言稿。

! [6 _1 F0 U# z q8 P( k" ~

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

6 t0 }: K( x) C2 E; {/ v6 H

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

6 C' G- m/ h9 I

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

8 q8 k" y& G' n2 ~$ A9 ]
1 Q( W" Y! I# W5 |% I% z

  51.开始发言前先作深呼吸。

5 s1 Q5 B8 T9 S! |4 H% R

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

& s# }0 W" ^" z: U6 r) _( r$ a$ L5 a

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

4 g; t2 I: W2 r/ d# f

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

5 y" B0 [ c, Z) `% X! g

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

$ v! Y; @3 l# ^

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

8 [% R- H; V8 F0 ?9 \

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

+ j/ S3 [. Y# m5 @4 Z1 D |- R* x

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

. R/ b+ B# O' U

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

D& o2 C7 `' r: f2 e" J

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

/ E$ r% Q' C5 r8 a9 a

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

+ L- ?, E7 [6 y; T

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

3 S& V& s6 `: u) O8 a% f7 p

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

% E# S% O( }0 _; I4 t& q4 B0 N( }" e

  ●主持会议

* h- T9 ?, u5 _8 O# A" b

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

4 i0 n" {( }6 q! h1 k

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

0 E7 A) q$ k* e M. @0 v! f- t

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

% a* c4 y! U& X

  66.尽量于会前认识新来者。

! P1 ?! d x" Z. v! O" j$ ?

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

7 _! \9 E$ m3 q# z! ]! L

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

( g5 d2 X3 ~; d5 K( [$ F0 C* E- r5 N( {

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

7 d$ }0 u- J0 S1 }1 ^( J2 }

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

: i- L( f6 S2 r0 w' P

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

0 P4 p) _5 y- L1 @0 @% g* ?

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

" E4 x1 Y% Q3 f7 R

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

8 v8 C0 S8 v4 }

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

1 e/ n! p, `: p: z- K! S1 R8 f( W3 U

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

5 N4 {) ^: B( L; q. ~

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

, m6 C+ {9 N2 Z- P& Q* ^3 b

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

4 [4 b9 v/ |* [2 r

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

' U1 @0 ~% d0 p9 W/ d8 }) g* Q

  79.必须清楚每次会议的规则。

% u& O! y2 F2 M4 v3 B% Z3 Q& r/ U; A

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

4 }4 i2 b' K+ W" \7 B

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

% P! N: J1 c3 U# B" k

  

" T4 U& ?+ K7 d; f1 P! X& k

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。( \. b) K& V" t$ ~3 e; t# S0 C

, R; K- d: I$ p  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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