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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

7 v' g( `: y8 N$ B& V

 

- L6 [7 J% g/ F" a- O6 t3 n

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

1 O7 T! q) W9 Z

 

' |& e6 ?- G7 Q/ S4 I

老秘回答:

( ~" n& V0 E+ {0 I1 `

 

3 i) ]) y3 z3 s) s8 g; \2 {

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

' s) N* h7 S: D3 q

 

. G) G" g4 s' }3 @/ I# w' K3 A/ p

●使会议开得卓有成效

C$ V. }( u2 a- u- B9 r

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

* U. v' s# { Q {

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

9 X- G0 [& }7 h

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

+ U' _) U2 ]# P( B! j M5 B

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

7 V4 j1 A7 ]7 f$ F, k# ~

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

3 G" o( v' ?: ~) H

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

+ U* x& n0 R# ^+ t* W8 I1 t2 E

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

( A( G1 h+ X" B, K6 ~6 Y: P4 s

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

4 v; H _$ o7 L" {+ T1 b

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

' [& }$ i A4 E5 L' n

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

: \) K% O8 k- H! {% r

  10.信息要加以选择,避免过多。

( k2 ?5 z$ ]3 t! n

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

1 x. R/ d0 T, l4 c0 R* v6 ^) }5 N

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

# v _2 d; x2 _

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

4 j" o3 W& L$ G

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

' G( d j+ P% P* D' s

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

+ ]" E: x. ]" j3 O) `7 A% Z

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

0 Y* j! t% o% W, _' `+ u; u

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

K. \( C+ ?; e. i* Q

  18.会前先拉几个盟友。

4 ^' p* ~ ^: F/ s

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

. K# Y- r) e6 Z' L7 C) G3 r$ ~/ h

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

+ l/ }$ G. m% ]3 V

  ●会议准备

' W/ D. l( C8 n& F. H+ [5 P

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

P/ ~1 ~3 Q# ~5 w* K# C( n

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

' ^! ^3 Y9 |$ w" i+ Q& h

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

5 _# F1 {7 b! C( w# D& w

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

( A4 Y8 B% ]+ S0 L6 H5 @) y: E

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

5 W* I3 Q8 S+ v0 ?, V( D

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

; h3 n+ n) r/ V I3 e# y. k9 Z

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

) W( S& N' @3 }9 y+ G# V

  27.议程要尽可能短小简单。

9 u4 E- T0 G; s' l8 h4 [

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

/ F k% n$ Q) N% C6 k* W

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

' _& s- t! g5 A. J% e+ Q5 g. L

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

4 u4 [& U# v. @' F" ]' G2 a) _

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

. a3 G+ O, C5 B( G+ K

  32.必须将电话转移出会场。

+ D% O' k. {% I& C" t

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

( C8 U0 S {; `7 u3 ?# H

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

% K0 r3 k! [* S0 r% @

  35.要找个确保没有干扰的会场。

" W! [# }( Y5 R8 Y% l4 H) h

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

- i' f+ w) {; [* g

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

6 Z0 a) R- U) A/ n$ u% u

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

# y" a4 R0 k! _

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

( Q8 ?# o) n" o5 N3 `

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

, b) k* b l/ Y. b2 B: h7 e

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

4 u; M0 [, Q0 x. d$ y/ m

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

- y: l4 Z6 l! v# G8 ?! ?

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

7 s6 F2 U+ u( v$ H: R& y

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

; i+ q- g* D4 h7 C4 C( B" B

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

! v' k( p2 v9 ]2 K) N, b4 k+ f( y

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

6 O- E' m& C) p, f

  ●出席会议

. Z: R* h7 v9 `6 Z) S

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

' Z5 J2 A, X5 Q$ l% q' s

  47.会前拟出自己的发言稿。

- N2 L7 X1 @8 K

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

) u2 z2 O5 Z. i, Z4 a5 k

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

3 a; b6 X Y' e6 R; }2 q

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

" ~0 z( q3 |0 j) ^
# w5 [1 a* s$ T" E) H

  51.开始发言前先作深呼吸。

# P) }, P4 G5 c0 @

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

4 N* ]4 V9 I7 ?4 w8 Y4 Y: w1 J

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

& C4 P; b6 c! K+ m

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

$ c- a8 H2 L4 ?# }( i

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

% ]' x% z' x$ c7 G

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

/ [5 ?! l, W m8 x

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

$ l& |0 c7 y: I) l$ _8 K; h

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

4 A) G2 p( B# z7 s2 r+ f

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

9 y% ~& u) X; b$ @3 _. U# E+ q

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

% u' S8 e' b3 I! K4 ~

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

* m( N' g$ o2 u+ x1 l

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

! Z* l* s# _" Z3 f' \# [

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

! k: b" ^, G( k5 T: Z

  ●主持会议

7 T8 A% _$ ]: g% J$ t: W' p* W0 X

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

' m- H+ U7 M \

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

, G+ N1 t+ f8 S! G

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

& ] { a, H. T$ j% W! @6 B

  66.尽量于会前认识新来者。

5 S6 W) ~5 ^# [

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

- o0 ~% i! G' T/ t2 S! `

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

- k T2 l: W7 ~+ t, d2 t, T

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

. \% |5 p6 p0 f) ?9 ~1 b

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

3 @0 r7 v8 n0 N6 T' ~9 m1 [

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

% I: o; N( \5 }8 H& O( Y* A; B- ?

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

& C0 S( m7 |) c+ Z+ @3 j! Q

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

7 X6 q* _3 l4 v- Z( r: I$ G; j

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

" q6 a6 D Z [" a

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

6 ~) o$ q4 R X# o f% w" W6 [: ~7 o

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

r3 O3 O$ {; T& N% z- I1 @. o

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

! ]8 F" g" V: D8 t8 C) S% G/ P

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

: |+ ?3 |5 w: O6 \

  79.必须清楚每次会议的规则。

" { N6 Y- W, Q: D

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

9 k7 m0 J& G+ {0 S) r: J; {

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

* \& o8 f/ G0 r# I1 D' \

  

: b' A/ y& B9 r' u' \

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。1 Z$ E0 W8 r) Z, @+ h
& ~$ s2 t: b$ U% o/ L" l' z5 e* U( ]
  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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