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网友提问:
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& L1 |4 U" G. P5 y' | U# u现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作? 0 s i! i3 U/ J8 q
! n3 A1 o+ a- t( O0 a老秘回答:
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% _3 m3 G/ e- M# Y! U会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效 ! E7 v- i, }3 V
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。 ' G6 D% A7 \8 s% H
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
' K) h) ?* P9 g7 N2 x' ?1 N$ ^ 2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。 ; ~' i2 y3 a$ o8 _+ K
3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。 ( x" w# _+ J! q: c( R
4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。
, A x4 o, V/ k" J 5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。 / u. ]( M/ |" u' s
6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。 7 b5 ~8 K4 p. J3 k& j- Y
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 ( i8 ?7 U( I; B4 F. l: E& m2 U
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
' Y/ ~; d7 @+ N8 L) ^% _2 I* P 9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。 - @$ t8 Q" i; w
10.信息要加以选择,避免过多。
9 x) ]1 e, [% e) N) _ 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
; |0 `% a% D6 ^! b; l' R7 ? 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
6 E$ P4 E! I5 Y/ _, r 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
! |) Q/ I3 w# `# l) J 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
& g$ f8 c. h4 U9 u+ K" L 15.会议要尽可能小,以免分散注意力。 1 i5 G" V1 Q3 Q5 o7 x }+ K
16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。 5 T# @# ]* t3 H1 I9 t5 p! O
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
) H0 t& D+ B* ?) x 18.会前先拉几个盟友。
( F' ^% M/ Z% W! H& w7 w 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 % C7 I1 m" D1 F' H. J
20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。 0 ?+ {' v3 u+ a* q' m! w
●会议准备
1 Q8 h) E# a# F- @0 R! s) g: N 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。
/ d- l3 y" t* c3 H! s 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
( t/ Z7 C2 l: t i/ x; n# U- \ _ 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 % |& S. |! ^2 p. C
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
& ^+ l, ?' d/ S; v! D) j 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
" f* c6 s: Q& \* U4 ~ 25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。
" ^7 ?! R H5 ?% B" S6 Q& k0 y 26.任何议程变动都必须通知主持人。 ( g% |2 C$ A2 l& o+ r
27.议程要尽可能短小简单。
3 B' G m! m0 R0 c8 A 28.尽量将议程限制于一页纸上。
8 [1 m* s) L$ p. Y9 \5 i* K. R 29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。 1 S: K0 O+ _4 j0 A$ }8 i# _
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 ! M" k3 I9 X" S. f+ q* d. m* y
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
1 p% W; ]( f7 [, U9 C6 v# ^ 32.必须将电话转移出会场。 4 w4 g6 b+ o; u% \
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 . b7 R% x, N* D
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
0 \1 G" p* D1 _( O 35.要找个确保没有干扰的会场。 0 ^2 i8 w) d3 _3 W0 ^4 [
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
2 T; f! B" ?% H' ?) S# T 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 0 M5 S$ S# H& e$ Z4 F6 l
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
. v/ u+ K" {( e 39.座位之间应有一臂长的间隔。 ; G7 J2 C0 W' k
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 ' W4 {/ Q% U. ^1 m
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
5 s9 R5 ]& Y! i' o8 s+ L! T8 P. [ 42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。 + x* `( U# I0 g9 M' A$ P* A1 }
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 % C! L0 W- B* w7 C I
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
' q* M; t# a2 G( Q4 h 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
, R$ b% r( A+ @ 46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。
7 d/ v' E/ c+ J' D) x) ? ●出席会议
/ r1 b. o) s! S j0 S: c 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。 p- Y" s1 S. ]( S' F! ~. h
47.会前拟出自己的发言稿。
7 t' ]2 i9 G. k1 t 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 $ ~" E0 k4 @$ U: y
49.要保持积极的脸部表情和音调。 x% N7 ^3 A/ I1 f
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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- _1 ]; m8 |/ E. j \ 51.开始发言前先作深呼吸。 ( X* ?) m7 j2 z$ `3 |/ \
52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。 : M; r e7 B8 ~; b3 }
53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。
) V# A9 h! z- x5 _% b+ _ 54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。
' x5 L: f& W3 j+ D2 Z& \ v 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 7 U9 U5 w6 o1 I
56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。
2 Q9 T6 l1 a/ c9 X9 x* O 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 1 ~( H: ?* o* R. v- V
58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。 8 _; \. Z+ [7 ~' H
59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。
4 u, ` A4 [+ r9 j( r8 h; g 60.必须按照议程顺序作会议记录。
2 N! X7 }, _6 h* [ a q8 e 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 ' {' z4 V2 o2 D% h2 }
62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。
" F/ N& l; V- _: _2 Z2 J 63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。 " k v( `& I+ v/ ^( w+ ]
●主持会议 ( f q3 P. d9 N# m0 }5 f* Q9 _
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。 7 K- G- z; ?+ w
64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。 / S) N ~" _- E
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
% ]5 V3 G0 y/ ~! V' |- y( Z8 E( q 66.尽量于会前认识新来者。 8 r2 T" W9 S/ D& Z, U! S0 J
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 " D! r; O/ T4 |- j! a3 ]
68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。 - Q* s/ `1 p4 j5 H! }2 ]
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 7 F, y& i) J0 T
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 , V. D9 R k: l5 c# G
71.要制止支流辩论和私下交谈。 % h1 g6 I! ~( t% P! j) v: f. _
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。 ; ?9 F" s! A& d7 c! y8 X6 ~' g% X
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
! D( M: [% ?+ d5 x8 q: I- d 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
0 G$ }+ S6 E( I t h, T: k3 |# H8 I 75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。 0 O) {+ N* w+ t) V
76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。 . c+ E: X4 ]. ^4 c: b
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
H, x$ g- [/ U# K6 j 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
' V. o' e0 z; D& V) X& O 79.必须清楚每次会议的规则。
7 `) }# ^/ Y6 J7 Q4 N, T7 x 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。
4 T; g1 {8 S- x0 H 81.要改变会议气氛,须先改变议题。 1 W, u M8 p# s: a
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