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网友提问：
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- L6 [7 J% g/ F" a- O6 t3 n现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
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3 i) ]) y3 z3 s) s8 g; \2 {会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 ' s) N* h7 S: D3 q
. G) G" g4 s' }3 @/ I# w' K3 A/ p
●使会议开得卓有成效 C$ V. }( u2 a- u- B9 r
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
* U. v' s# { Q { 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 9 X- G0 [& }7 h
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 + U' _) U2 ]# P( B! j M5 B
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
7 V4 j1 A7 ]7 f$ F, k# ~ 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 3 G" o( v' ?: ~) H
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
+ U* x& n0 R# ^+ t* W8 I1 t2 E 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
( A( G1 h+ X" B, K6 ~6 Y: P4 s 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
4 v; H _$ o7 L" {+ T1 b 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 ' [& }$ i A4 E5 L' n
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
: \) K% O8 k- H! {% r 10.信息要加以选择，避免过多。 ( k2 ?5 z$ ]3 t! n
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 1 x. R/ d0 T, l4 c0 R* v6 ^) }5 N
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 # v _2 d; x2 _
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
4 j" o3 W& L$ G 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
' G( d j+ P% P* D' s 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 + ]" E: x. ]" j3 O) `7 A% Z
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
0 Y* j! t% o% W, _' `+ u; u 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
K. \( C+ ?; e. i* Q 18.会前先拉几个盟友。
4 ^' p* ~ ^: F/ s 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
. K# Y- r) e6 Z' L7 C) G3 r$ ~/ h 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
+ l/ }$ G. m% ]3 V ●会议准备 ' W/ D. l( C8 n& F. H+ [5 P
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
P/ ~1 ~3 Q# ~5 w* K# C( n 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 ' ^! ^3 Y9 |$ w" i+ Q& h
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
5 _# F1 {7 b! C( w# D& w 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
( A4 Y8 B% ]+ S0 L6 H5 @) y: E 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 5 W* I3 Q8 S+ v0 ?, V( D
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 ; h3 n+ n) r/ V I3 e# y. k9 Z
26.任何议程变动都必须通知主持人。 ) W( S& N' @3 }9 y+ G# V
27.议程要尽可能短小简单。
9 u4 E- T0 G; s' l8 h4 [ 28.尽量将议程限制于一页纸上。
/ F k% n$ Q) N% C6 k* W 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 ' _& s- t! g5 A. J% e+ Q5 g. L
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 4 u4 [& U# v. @' F" ]' G2 a) _
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
. a3 G+ O, C5 B( G+ K 32.必须将电话转移出会场。 + D% O' k. {% I& C" t
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
( C8 U0 S {; `7 u3 ?# H 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
% K0 r3 k! [* S0 r% @ 35.要找个确保没有干扰的会场。 " W! [# }( Y5 R8 Y% l4 H) h
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
- i' f+ w) {; [* g 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 6 Z0 a) R- U) A/ n$ u% u
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 # y" a4 R0 k! _
39.座位之间应有一臂长的间隔。 ( Q8 ?# o) n" o5 N3 `
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 , b) k* b l/ Y. b2 B: h7 e
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 4 u; M0 [, Q0 x. d$ y/ m
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 - y: l4 Z6 l! v# G8 ?! ?
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
7 s6 F2 U+ u( v$ H: R& y 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
; i+ q- g* D4 h7 C4 C( B" B 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 ! v' k( p2 v9 ]2 K) N, b4 k+ f( y
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 6 O- E' m& C) p, f
●出席会议 . Z: R* h7 v9 `6 Z) S
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 ' Z5 J2 A, X5 Q$ l% q' s
47.会前拟出自己的发言稿。
- N2 L7 X1 @8 K 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 ) u2 z2 O5 Z. i, Z4 a5 k
49.要保持积极的脸部表情和音调。
3 a; b6 X Y' e6 R; }2 q 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 " ~0 z( q3 |0 j) ^
# w5 [1 a* s$ T" E) H
51.开始发言前先作深呼吸。 # P) }, P4 G5 c0 @
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 4 N* ]4 V9 I7 ?4 w8 Y4 Y: w1 J
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 & C4 P; b6 c! K+ m
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
$ c- a8 H2 L4 ?# }( i 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
% ]' x% z' x$ c7 G 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
/ [5 ?! l, W m8 x 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
$ l& |0 c7 y: I) l$ _8 K; h 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 4 A) G2 p( B# z7 s2 r+ f
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 9 y% ~& u) X; b$ @3 _. U# E+ q
60.必须按照议程顺序作会议记录。
% u' S8 e' b3 I! K4 ~ 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 * m( N' g$ o2 u+ x1 l
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
! Z* l* s# _" Z3 f' \# [ 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
! k: b" ^, G( k5 T: Z ●主持会议 7 T8 A% _$ ]: g% J$ t: W' p* W0 X
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 ' m- H+ U7 M \
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
, G+ N1 t+ f8 S! G 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 & ] { a, H. T$ j% W! @6 B
66.尽量于会前认识新来者。 5 S6 W) ~5 ^# [
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 - o0 ~% i! G' T/ t2 S! `
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
- k T2 l: W7 ~+ t, d2 t, T 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
. \% |5 p6 p0 f) ?9 ~1 b 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 3 @0 r7 v8 n0 N6 T' ~9 m1 [
71.要制止支流辩论和私下交谈。
% I: o; N( \5 }8 H& O( Y* A; B- ? 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
& C0 S( m7 |) c+ Z+ @3 j! Q 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 7 X6 q* _3 l4 v- Z( r: I$ G; j
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
" q6 a6 D Z [" a 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
6 ~) o$ q4 R X# o f% w" W6 [: ~7 o 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
r3 O3 O$ {; T& N% z- I1 @. o 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
! ]8 F" g" V: D8 t8 C) S% G/ P 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 : |+ ?3 |5 w: O6 \
79.必须清楚每次会议的规则。 " { N6 Y- W, Q: D
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
9 k7 m0 J& G+ {0 S) r: J; { 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
* \& o8 f/ G0 r# I1 D' \ : b' A/ y& B9 r' u' \
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