老秘谈如何做好机关公文的审查修改

4 S: _% X: ~. P' g* I0 p. T审查修改，简称审改，具体有三层含义：一为审查义，即审查错误缺点；二为改正义，即将错误缺点改为正确；三为修饰义，即润饰提高，使其臻于完善。以往对于公文处理的研究，只谈审核，而忽视了审改这一重要环节。审改公文不同于审核公文。审核公文是秘书层面的工作，一般公文可由秘书人员审核，为领导者简政；重要公文则需要领导者亲自审改。由于工作性质不同，所处的位置不同，秘书人员及相关部门起草、审核的公文不可能完全满足领导者和发文机关的工作要求，需要领导者认真审查、修改，切实把关，使之臻于完善，因此，审改公文，是重要的领导工作，关系到公文质量的提高与公文效益的发挥，领导者应当予以高度重视。审改公文，主要有思想内容、表现形式和运作程序三大方面。
?    一、思想内容的审改
?    审改公文，从来都是将思想内容放在第一位的。根据吴新元先生的公文建构理论，主旨、依据和分旨是构成公文思想内容的三大要素。审改公文的思想内容，也就是审改公文的主旨、依据和分旨。
3 F; A3 Y3 s( o0 V, v% r. ^# q?    1．主旨的审改
  B& m4 i0 b- b: y9 i8 k?    审改公文，首先要审查主旨，看主旨表现得是否正确、鲜明、深刻，各层次、各部分的观点有无偏颇、不当、模糊之处；围绕主旨，政策思想、政策见解的表述是否鲜明突出；阐述的道理是否合理、深入、透彻、精辟。通过审查，要将错误改为正确，将模糊改为鲜明，将肤浅改为深刻。
?    关于公文主旨的审改，特别是关于理论、方针、政策方面的问题，审改时更要慎之又慎。在这方面，毛泽东同志为我们提供了范例。《在延安文艺座谈会上的讲话·结论》第五部分，初期发表于《整风文献》，有这样一段：“他们想：什么无产阶级思想，还不是那一套?他们是哪里知道要得到这一套并不容易，有些人就是一辈子也没有共产党员的气味，只有离开党完事。当然还有一种比这更坏的人，就是组织上加入的也是日本党、汪精卫党、大资产阶级大地主的特务党，但是他们随后又钻进了共产党和共产党领导的组织，挂着‘党员’和‘革命者’的招牌。因此……”收入《毛泽东选集》时，作者删去了“当然还有一种比这更坏的人 ……挂着‘党员’和‘革命者’的招牌”一句。删句中所列情况不具代表性，不在整风范畴之内。如此极易混淆两类矛盾，造成界限不清。这种删削增强了主旨的政策性，保护了大多数。
# ?4 m& E! G- X: D1 h?    公文主旨突出的特点是策令性，它是党和国家的指挥信息。因此，审改时要特别注意法律规范，要敲定政策界限，要瞻前顾后，立足长远，避免失误。邓小平同志审改公文，很注意这一点。据《邓小平年谱》（1975—1992年）①记载：（一九七八年）九月三十日，邓小平审阅中共中华全国总工会党组送审的《中华人民共和国工会法修改草案》，将《修改草案》第三条中的“中国工会在英明领袖华主席为首的党中央领导下”一语，改为“中国工会在中国共产党领导下”，并注明：“根据毛主席的教导，在章程、法律这类性质的文件，以不写个人为宜，故在第三条作了一点修改。”之后，华国锋批示：“同意小平同志所提修改意见”。
; C- U" ^+ k) R  R?     2．依据的审改
?    公文的材料，是支持主旨、印证观点的依据，是公文的基石。审改依据，也就是审改材料。针对材料不真实、不典型、不充分、不精练这五方面问题予以审改，以实现主旨与依据、观点与材料的有机统一。
?    毛泽东同志对公文材料的审改，同样是极为审慎、讲究的。1929年12月，他为红军第四军第九次党的代表大会起草决议《关于纠正党内的错误思想》。1948年晋冀鲁豫中央局编印的《毛泽东选集》上册收录此文，1952年人民出版社出版的《毛泽东选集》第一卷亦录入此文。后文经作者修改校阅。两文相较，新版本删去原9个问题中的8个，约2／3篇幅，使材料更加集中，内容更加精练。其保留部分，各种修改多达220余处。在《关于单纯军事观点》一节，原版本先讲“单纯军事观点的来源”，次讲“表现”，后讲“纠正的方法”；新版本则将前两部分调整位序。这种变动符合人们的认识规律，是合理的，科学的。
?    3．分旨的审改
9 X# y$ E& @+ A+ f?    公文是重实际，讲落实的，在表述上，主旨是要通过分旨、通过具体的措施、办法来予以体现的。党政机关公文处理的法规都规定，公文所提措施和办法应当明确肯定、切实可行，如提出新的政策、规定等，不仅要切实可行，还要加以说明。这是公文措施、办法即公文的分旨审改的基本标准。
. G3 C* n* e8 N0 }! P?    周恩来总理改稿，很注意分旨的明确肯定。1950年2月14日，毛泽东和斯大林在莫斯科克里姆林宫签订了《中苏友好同盟互助条约》。条约文本是苏方草拟的，中方工作由周恩来总理直接领导。他将草稿交给代表团和大使馆同志，要大家研究、斟酌、修改。原文中有一段：“缔约国一方一旦受到第三国的侵略，另一方得以援助。”周总理认为语气不够肯定，没有表明条约应有的作用。经深思熟虑，将“得以援助”改为“即尽全力给予援助”。这一改，语气肯定，规定明确，准确地表明缔约国双方共同反对第三国侵略的坚定立场。经长时间讨论甚至争论，这改动的几字最终获得通过。
5 |5 F+ b; _/ A) b& u3 Y6 M?    邓小平同志改稿，很注重分旨的准确、简明、可行。1977年9月19日，他在同教育部主要负责同志的讲话中说：“你们起草的文件写得很难懂，太繁琐。关于招生的条件，我改了一下。政审，主要看本人的政治表现。政治历史清楚，热爱社会主义，热爱劳动，遵守纪律，决心为革命学习，有这几条，就可以了。总之，招生主要抓两条：第一是本人表现好，第二是择优录取。”②
: i! n$ Z% D4 V?    二、表现形式的审改
; J8 e; x; T: P2 L  Q5 m4 }" T6 U?    形式是为内容服务的，其状态直接关乎服务的效果，审改时同样不可忽视。公文表现形式的审改包括结构、语言和格式的审改三个方面。
" h. v0 h# B' \7 K- M$ ?6 V?    1．结构的审改
?    公文的结构，既有一般文体的共性问题，又有自身的个性要求。就前者而言，审改时，主要看层次是否清晰，段落是否得当，过渡与照应是否合适，详略、疏密是否符合公文内容与表达的要求。就后者而言，主要看标题要素安排如何，其事由表述是否准确，是否揭示全文，文字精练度怎样；正文三部分设计是否合理，引据、结语是否完成各自任务，主体是否展示主要内容。按此要求逐一审查、修改，使整篇公文结构严谨，条理分明。
?    1981年3月24日，《关于建国以来党的若干历史问题的决议》原稿结构方面的调整、修改，陈云同志在同邓小平同志的谈话中，提出了一条非常重要的意见，增加“建国以前二十八年历史的回顾”，把毛主席在六十年中间重要关头的作用写清楚。这样写，毛泽东同志的功绩、贡献就会概括得更全面，确立毛泽东的历史地位，坚持和发展毛泽东思想，也就有了全面的根据。邓小平同志对陈云同志的建议非常重视，向邓力群同志转告了陈云同志的意见，说：“这些意见很好，请转告起草小组，并报告胡耀邦。”起草小组根据陈云同志的建议，在邓小平、胡耀邦同志的领导下，经过努力和反复斟酌，最终拿出了一个使得各方面都满意的稿子。在原来的稿子里，解放前的历史，写得比较简单。修改后的稿子，将解放前的内容“建国以前二十八年历史的回顾”从几百字增加到3000多字，概述了从中国共产党建立，历经北伐战争、土地革命战争、抗日战争和全国解放战争由胜利、失败、再胜利、再失败，到最后胜利的28年的艰辛斗争，由此得出的结论，就把毛泽东的历史地位和毛泽东思想的指导地位给牢牢地确立了起来。③
?    2．语言的审改
?    “工欲善其事，必先利其器。”作为工具的文字、词语、标点符号等，在公文审改中占有重要位置。这种审改，首先要准。要看文稿的概念、结论是否确切地表达了发文机关的思想，对各项政策、法令的陈述是否准确、清楚、无歧义。对是非的判断，用语是否恰切。其次要顺。即用语合乎语法，不可搭配不当，省略不该省略的成分。其次要精。简洁精练，是公文语言的较高要求。这就务必剪去闲文，凡重复、多余的字、词、句、段一定删去。总之，对语言文字的审改，要仔细斟酌，着力润色，使其变含混为准确，变冗繁为简洁，变晦涩为明晰，变阻塞为畅达，更好地为表现主旨服务。
    ?毛泽东同志审改公文，注重准确，要求严格，一丝不苟。1949年2月，毛泽东亲自部署的“绥远起义”正在进行。基本就绪后，董其武等人拟写通电起义稿。傅作义先生看后，通过电台呈毛泽东审阅。针对文中涉及蒋、李、阎三人，毛泽东阅后指示：“要把蒋、李、阎的名字写出来。”并说：“这是历史文件，免得后人不知蒋、李、阎是谁。”傅、董随即修订，写上了蒋介石、李宗仁、阎锡山的名字。由此可见，毛泽东修改公文不仅求文字准确，而且想到未来，不为后人留下历史悬案。这一点对所有的公文工作者，都极有教诲意义。
7 R& H2 A; v$ H2 g    ?刘少奇同志对重要公文的审改，讲求字斟句酌。有这样一件事：1945年3月31日，刘少奇同志亲笔修改了《关于修改<中国共产党章程>的报告》草案，其中有一句：共产党员在一定会议上可以批评党内“任何”同志。这句话中的“任何”二字分量是十分沉重的，因为有了这两个字，党内所有高级领导人都有被批评的可能。党的章程中要不要这两个字，有分歧意见，刘少奇同志对这两个字也是圈掉了又写上，写上又圈掉，这样推敲了多次，最后还是写上了。他把这件事写信向毛主席报告。毛主席认为应写上“任何”二字，并表扬了刘少奇同志这种字斟句酌的精神。④
?胡锦涛同志审改公文，在准确的基础上，非常讲究策略。2005年1月18日晚，外电报道8名福建平潭人在伊拉克被绑。以前遇到此类事件都称为“绑架”、“劫持”，外交部有关司局在向上级请示时也是这样写的，但胡锦涛总书记在批示上改为了“挟持”，这样一改，使工作人员感觉到解救过程要注意策略，避免使用有负面意义的词刺激挟持者。正是因为这样，这8名人质在我外交人员斡旋下，被成功解救回国。⑤
?    3．格式的审改
?    格式规范，是公文区别于其它文体的独特之处，对于公文格式的审改，是领导者审改公文的又一重要内容，诸如文种选用是否恰当，行文关系是否合适，包括主送机关、抄送机关所列是否齐全严谨，附件是否注明，各种附加标记是否填好，各项格式要素的书写位置是否规范，等等，都不能疏忽。
# v' k' m+ o5 \  A! }* \/ H    ?周总理对待自己审改的文件，不仅在内容上极其认真负责，而且对于文件的形式和格式也非常注意。凡不符合要求的，他都纠正过来，或者提出问题，批在文件上请有关同志注意改正。根据规定，凡是提经会议通过或者批准的文件，应该在标题下面加注“×年×月×日××××第×次会议通过(或批准)”字样。所以，提会前一般都在文件上印上了“(19××年××月××日政务院第××次政务会议通过(或批准)”。可是由于种种原因，有时也有遗漏。这种情形，周总理发现都会及时加上。例如，1949年12月，在中央人民政府委员会第四次会议上通过任命了大行政区、省、市人民政府共27个单位的负责人。提会的《各项任命名单》中没有标明各单位的顺序号，通过后、正式发布前，总理在“各项任命名单”题目下加注了“中央人民政府委员会第四次会议通过”，还为每个单位加上了顺序号，从“一”“二”……一直加到了“二十七”。⑥
: ?. ?$ b. c2 r?    公文格式，有些看上去好像是细枝末节的事，但“一枝一叶总关情”。倘稍有不慎，轻则影响公文的严肃性，重则影响公文的处理，难以达到目的，因此，应当像周总理那样认真审改，绝不能马虎。
) k& A2 w: l$ p- W( z" o4 g8 M! Q?    三、运作程序的审改
?    公文运作是有严格、规范的程序的，严格、规范的程序有助于确保公文运行的质量和效益，公文文稿应当正确反映这些程序，对于反映公文运作程序问题的审改，同样是领导者审改公文的重要方面。
1 G( z% {9 @4 ]  z% N  g8 y    ?周恩来总理对于反映公文运作程序问题的审改，很讲究法度，注意准确、恰当。1950年3月，中华全国总工会向政务院报送了中国搬运工会第一届代表大会关于设立搬运公司、废除各地搬运事业中封建把持制度的建议。同时，劳动部报送了关于废除各地搬运事业中封建把持制度暂行办法草案。政务院第二十六次政务会议讨论了这两个文件并作出了决定。政务院关于这两个文件的决定草案中写道：“批准”中国搬运工会第一届代表大会关于……的建议，并“通过”关于废除各地搬运事业中封建把持制度暂行处理办法，即予公布施行。对此，周总理审批的时候，把“批准”改为“接受”；把“通过”改为“批准”。这种改动，不仅文字表达准确，而且更符合政务院同工会、同劳动部的关系，更能正确地表现公文运作的规范程序。工会是人民团体，非政府所属部门，它向政府提出的建议，政府不能批准或不批准，只可接受(采纳)或不接受；而劳动部是政府所属的部门，和政务院是隶属关系，它向自己上级提出的报告、请示，只能是批准(同意)或不批准。5月，政务院第三十一次政务会议又讨论并批准了劳动部报送的《省、市劳动局暂行组织通则》，在通则的最后一条中又写了：1950年××月×日政务院第×次政务会议“通过”字样。会上讨论时，周总理指出：这种文件不能叫“通过”，只能写“批准”。文/张志华